Informatiemanagement

1. Informatiemanagement Executive MBA 2008-2C 11 maart 2009

2. Voorstel voor een agenda • Wat is informatiemanagement? • Wat is informatie? • Vooraf gestelde vragen • Geschiedenis van ICT en IM • Relatie ICT en business: alignment • Managementinformatie en besturingsfilosofie • Beveiliging • Keerzijde van ICT • Trends • Information economics • Onderwerpen voor de volgende keer

3. Wat is informatiemanagement?

4. Een definitie • Informatiemanagement is een vakgebied binnen het management. Het houdt zich bezig met de wijze waarop organisaties nu en in de toekomst op een effectieve en efficiënte wijze in hun informatiebehoefte kunnen voorzien.

5. Management Business Informatie Technologie Strategie Inrichten Gebruikers Leveranciers Uitvoeren Afbakening informatiemanagement Informatie- management

6. Business vragen • Wie zijn onze klanten en wat willen wij voor hun betekenen? • Hoe kunnen we ons onderscheiden in de markt? • Welke onderdelen kunnen we uitbesteden? • Welke autonomie geven we onze business units? • Hoe kunnen we de efficiency van onze processen verbeteren? • Sluit onze cultuur aan bij de propositie in de markt?

7. Informatie vragen • Kan ik de time to market vergroten m.b.v. ICT? • Hoe kan ik met ICT mijn onderneming onderscheiden? • Wat levert ICT mijn onderneming eigenlijk op? • Loop ik met ICT geen risico's in de continuiteit? • Sluit ICT voldoende aan op de wensen van gebruikers? • Worden mijn processen voldoende door ICT ondersteund?

8. Technologie vragen • Kiezen we voor 'state of the art' of 'proven technology'? • Met welke technologieen kunnen we ons onderscheiden? • Hoe onderhouden we onze kennis van technologie markt? • Op basis van welke strandaarden ontwikkelen we onze infrastructuur? • Kiezen we voor integrale pakketten of voor 'best of breed'? • Hoe gaan we om met onze 'legacy' systemen?

9. Kennisatlas: management van ICT Van organisaties Van ICT naar organisaties kijkend naar ICT kijkend Vakinhoudelijk ICT-managementcyclus Ondernemen met ICT 1. Bepalen strategie - informatiestrategie - Electronic Commerce ICT-trends en - strategic alignment - interorganisatiesystemen ontwikkelingen - prioriteitsstelling Informatie- en 2. Ontwikkelen van plan Managen met ICT procesanalyse - informatieplan - besturen met ICT - investeringsselectie - performance-management 3. Realiseren ICT-comp. Architectuur en - managementinfosystemen - ICT-assessment infrastructuur - datawarehouse/mining - pakketselectie - besturingsfilosofie - ontwikkelmethoden • kennismanagement Kwaliteitskenmerken - ICT-projectmanagement • businessiIntelligence van ICT - auditing 4. Migreren De ICT-functie Uitvoeren met ICT - management of change - (de)centralisatie - BPR - migratiestrategieën - (out)sourcing - procesinnovatie - gegevensconversie - vitaliseren - documentaire infosystemen . 5. In stand houden -ERP - gebruik en beheer - beveiliging Bushoff/Dekker

10. Wat is informatie?

11. Informatie? René Magritte, 1929

12. Aspecten van informatie? • Eigenschappen van informatie • Teken (herkenbaar) • Gegeven (semantiek en syntaxis) • Informatie (interpretatie) • Kennis (wijsheid, niet meer waardevrij) • Afbeelding van de werkelijkheid • Waarde van informatie in het economisch verkeer • Informatie is macht • Informatiehonger, onzekerheid en ambiguïteit • Betrouwbaarheid, wat is betrouwbaarheid? • Niet-rationele factoren

13. Vier informatieparadoxen voor een toezichthouder of commissaris Besturend orgaan Bestuurd systeem teken data infor- matie kennis

14. Besturend orgaan Paradox 1: Informatie-hongeren toch teveel Bestuurd systeem • Besturingsmodel (De Leeuw) • Wet van Bestuurlijke drukte (De Leeuw) • Te weinig informatieverwerkende capaciteit in het besturend orgaan (Galbraith) • Te veel informatie, te weinig hersens (Lewis) • RvT en RvC zijn altijd verantwoordelijk voor de eigen informatievoorziening (NL wetgeving)

15. Paradox 2: Informatie heeft als doel waarheidsvinding, maar is zelf het tegendeel • Informatie is een afbeelding van de werkelijkheid, maar is geen werkelijkheid • Onbetrouwbaar en dus mogelijk: • Onjuist • Onvolledig • Niet actueel • Onbetrouwbaar door: • Fouten in bronnen of verwerking • Interpretatie bij verzender en/of ontvanger • Manipulatie of fraude • (Persoonlijke) belangen waardoor kleuring ontstaat

16. Paradox 3: We willen volledigheid, maar zien slechts het topje van de ijsberg • We willen de echte info, maar krijgen we die ook? • Re-ifing (collectieve herconstructie van de werkelijkheid) in spreadsheets, management rapportages etc. • We zijn ons bewust van 2K bits van de 400.000K die we per seconde verwerken (Artnz, What the bleep do we know) • De rationele kant is overbelicht • Business Intelligence versnelt de productie, maar het is de vraag of de scope wordt verbreed en of de absorptie toeneemt

17. Paradox 4: Op zoek naar diepgang, met als resultaat oppervlakkigheid Een teken onderscheidt zich van de rest van de werkelijkheid. Het is herkenbaar, zonder dat er regels over bestaan. Data of ook wel gegevens zijn gestructureerde verzamelingen, met afspraken over semantiek en syntaxis. Management informatie komt vaak voort uit het verticale datamodel (zie besturingsmodel). Voorbeeld 17 0C Informatie is veredelde data, waar interpretatie aan is toegevoegd, waardoor beslissingen mogelijk zijn. Voorbeeld Het is nu 17 0C, terwijl we weten dat onze klanten 22 0C de ideale temperatuur vinden, dus… Kennis is de sublimatie van bovenstaande plus de combinatie met de totale levenservaring (wijsheid). Het hebben van kennis is niet meer waardevrij. “Het verplicht tot handelen”. Het gaat niet meer om het dashboard, maar om het zicht door de voorruit.

18. Aanbevelingen • Zoek als RvC of RvT naar balans tussen rationele en emotionele informatie • Zorg ook voor onafhankelijke bronnen (accountant, OR, medewerkers-meetings etc.) • Stel het minimum aan verantwoordingsrapportage vast, en evalueer deze regelmatig, en wees hier resoluut in • Wees attent op signalen buiten de standaard rapportages (spanningen of juist euforie, zonnekoning-gedrag etc.) en vorm geen vooroordelen, maar stel een vraag • Evalueer de informatie-uitwisseling

19. Vooraf gestelde vragen (1) • Visie ontwikkeling mbt informatiemanagement • Wat kan informatiemanagement voor Tauw betekenen? • Welke kennis/vaardigheden moeten bij lijnmanagers aanwezig zijn over IM? • Definitie van IM • Stel je wilt je een beeld vormen van IM binnen een bedrijf, waar en hoe te starten? • Tot welke breedte en diepte dient een manager over technische en inhoudelijke inzichten te beschikken om informatie goed te kunnen managen?

20. Vooraf gestelde vragen (2) • Wat zijn succesfactoren voor de implementatie van een management informatiesysteem? • Vaak wordt zonder gebruikers adequaat te informeren een nieuw systeem geïntroduceerd, hoe komt dit en hoe te voorkomen? • De mogelijkheden van ICT gaan vaak de competenties van gebruikers ver te boven, krijg je dan ‘survival of the fitters’? • Welke hoofdstukken van het ontvangen studieboek?

21. Vooraf gestelde vragen (3) • Hoe ziet IM eruit zonder ICT en omgekeerd? • Hoe ziet ICT management er uit zonder management van de informatievoorziening? • Hoe organiseer je een effectieve participatie zonder dat dit budget in systeem kwaliteit wordt opgegeten? • Als er sprake is van eilandautomatisering; hoe leg je bruggen tussen de eilanden? • Informatiemanagement is vaak intern gericht, hoe krijg je dat weer extern?

22. Geschiedenis van IM en ICT

23. De geschiedenis van ICT (1)

24. De geschiedenis van ICT (2)

25. De geschiedenis van ICT (3)

26. De geschiedenis van ICT en IM(4) handhelds mainframe PC techniek W W W Mobile computing microprocessor minicomputer RFID CITRIX Open source Standaard pakketen assembler COBOL 4GL Drie-lagen SOA ontwikkeling Relationele databases Client server Web-enabled watervalmethoden RAD OO In het land der blinden Ivoren toren Cost centre Outsourcing Smart sourcing techneut ICT-organisatie 1960 1970 1980 1990 2000 2010

27. Alignment: een écht IM-thema

28. Business ICT De business strategie is onduidelijk Gebrek aan ICT awareness bij de top Wordt alleen maar gestuurd op kosten Veel te veel autonomie bij de business! ICT kost veel en levert weinig op! We worden steeds afhankelijker van ICT ICT moet je overlaten aan professionals! Het moet het doen als 'water uit de kraan'! Externe domein Die techneuten begrijpen ons onvoldoende Het duurt allemaal wel erg lang Wat kost dat wel niet, al die dure speeltjes? Als ik thuis een PC installeer, dan... Ze geven onvoldoende aan wat ze willen Ze doen toch wat ze zelf willen We worden nauwelijks betrokken bij projecten Ze hebben nooit tijd voor nieuwe projecten Interne domein Alignment: Signalen dat er wat aan de hand is...

29. E X technologie - T bereik E systeem - kern - R competenties competenties N Strategische aansluiting Strategische ansluiting I organisatie - N structuur T werk - kennis en tools en kennis en E vaardigheden processen vaardigheden methoden R N Inrichting v.d. informatievoorziening Inrichting v.d. organisatie Functionele integratie Functionele integratie ICT ICT - -- strategie strategie Bedrijfsstrategie Bedrijfsstrategie E E X X technologie technologie - - T T bedrijfscope bedrijfscope bereik bereik E E kern kern - - systeem - ICT- R R ICT - aansturing ‘governance’ ‘governance’ competenties competenties competenties aansturing N N Strategische ansluiting Strategische ansluiting I I organisatie organisatie - - architecturen architecturen N N structuur structuur T T werk werk - - en tools en tools en kennis en kennis E E vaardigheden vaardigheden processen processen vaardigheden vaardigheden methoden methoden R R N N Inrichting v.d. v.d. informatievoorziening informatievoorziening Inrichting v.d. v.d. organisatie organisatie Functionele integratie Functionele integratie HENDERSON, VENKATRAMAN, IBM SYSTEMS, JOURNAL 1993 HENDERSON, VENKATRAMAN, IBM SYSTEMS, JOURNAL 1993

30. Business en ICT alignment • Business strategie bepaalt richting ICT • Top mgt definieert strategie • ICT mgt vertaalt naar ICT • Monitoring op kosten • Kennis en informatie intensief Strategic execution Business ICT Business strategy Business strategy IT strategy IT strategy Extern domein Organizational infrastructure Organizational infrastructure IT infrastructure IT infrastructure Intern domein

31. Business ICT Business strategy Business strategy IT strategy IT strategy Externe domein Organizational infrastructure Organizational infrastructure IT infrastructure IT infrastructure Interne domein Business en ICT alignment • Business strategie bepaalt richting ICT • Top mgt zijn technologie visionairs • ICT mgt vertaalt naar ICT ontwerp • Monitoring op 'state of the art' technologie • ICT is 'business' (zo'n beetje...) Technology transformation

32. Business ICT Business strategy IT strategy Business strategy IT strategy Externe domein Organizational infrastructure Organizational infrastructure IT infrastructure Interne domein Business en ICT alignment • Technologystrategie bepaalt richting ICT • Top mgt zijn business visionairs • IT mgt technology watchers • Monitoring op product leadership • ICT is onderscheidend in de markt Competative potential

33. Business ICT Business strategy IT strategy Business strategy IT strategy Externe domein Organizational infrastructure IT infrastructure Organizational infrastructure IT infrastructure Interne domein Business en ICT alignment • Technologie strategie bepaalt richting ICT • Top managers bepalen prioriteiten • ICT Managers geven richting operatie • Monitoring op marktconformiteit • ICT is ondersteunend en standaard Service level Stäter

34. Business en ICT alignment • Afstappen van de gedachte 'one size fits all': • Strategy execution • Technology transformation • Competitive potential • Service Level • Alignment begint bij bewaken 'strategic fit': • Huidige status alignment • Kenmerken van de business • Ontwikkelingen ICT-markt • Kennis en competenties mensen • Vanuit 'strategic fit' richting geven aan: • Human resources • Samenwerking • Besturing • ...

35. Business en ICT alignment Enablers Inhibitors “the best possible use of ICT resources to meet enterprise business objectives” Bron : Luftmann, Papp, Brier

36. Business en ICT alignment Communication Human Resources Metrics Technology Governance Partnerships Bron : Luftmann, Papp, Brier

38. Besturingsfilosofie en managementinformatie

39. Waargenomen output Basale besturingsvormen (1) Norm Feedback Besturend orgaan Stuurmaatregel Bestuurd systeem Input Output 3D.1

40. Norm Feedforward BO Waargenomen Stuurmaatregel input BS Input Output Basale besturingsvormen (2)

41. Drie richtingen in vergelijkingmet kengetallen Vroeger Toekomst Nu Eigen organisatie Eigen organisatie Eigen organisatie Verbetering of verslechtering Normen en prognoses Intern Beter of slechter Vergelijkbare organisaties

42. Managementinformatiesystemen Strategie Beleid Richten Tactiek Beheersing Inrichten Operatie Dagelijkse activiteiten Verrichten Transacties Ad-hoc vragen Robert van Head

43. IM-methoden om managementinformatie vast te stellen Extern Intern Ad hoc Specialist Klant Geen Top down Bottom up Standaard- pakketten Vanuit TW Flexibel Vanuit strategie Vanuit processen en data Branche/ discipline Verbeter- meters SQL/ retrieving tools BSC/KPI’s/ BPM Informatie- analyse

44. Informatieanalyse • Bepalen ongestructureerde verzameling, bijvoorbeeld: • formulierenanalyse • interviews • precedentie-analyse • CRUD-matrices • Bepalen uitbreidende informatie: • besturing • tracking/tracing • business intelligence • managementinformatie (bijvoorbeeld BSC of MA) • Bepalen semantische aspecten: • de regels of procedures, hoe geïnterpreteerd moet worden, bijvoorbeeld: bepaalde waarden, bepaalde constraints, consistentie, etc. • Normaliseren

45. Informatieanalyse: normaliseren • Eerste normaalvorm: splits alle herhalende groepen in aparte bestanden • Tweede normaalvorm: splits alle velden af die niet functioneel afhankelijk zijn van de volledige sleutel • Derde normaalvorm: splits alle niet-sleutelvelden af die niet functioneel afhankelijk van elkaar zijn • N.B.: • Voorbeeld functioneel afhankelijk: • lengte is functioneel afhankelijk van persoon, omdat bij een • persoon maar één lengte hoort. Omgekeerd is er geen • functionele afhankelijkheid omdat bij één lengte meerdere • personen kunnen horen.

46. 3. Relevante informatie elementen 4. Control variabelen 5. Management- rapportage Besturingsinformatie Strategie Structuur 2. Bedrijfs- processen 1. KSF’s Van Snellenberg en Nijhuis

47. Managementinformatie en besturing • Wat zijn de elementen: • Visie op mensen in organisaties • Visie op beïnvloeding • Visie op toestandsinformatie • Doel van besturing: • Effectief en efficiënt handelen bewerkstelligen • Richting geven aan dat handelen • Besturingslast minimaliseren

48. Visie op mensen in organisaties • Interactiewijze van aansturing: • rationeel/emotioneel • overall sturend/zelforganiserend • draagvlak/top-down • vertrouwen/controle • richtinggevend/randvoorwaardelijk • Afbakening en indeling van aansturing: • taak/functie/mensgericht • resultaatgericht/procesgericht • aspectbenadering/integraal

49. Macht Politiek Persoonlijk Informerend Layering Centrale regie Formeel Overload aan info Intern (gesloten systeem) Eenheid van bevel Balance of power Groepsaansturing Competitiegericht Gericht op innovatie Motivatie Rationeel Instrumenteel Directief One size fits all Zelfsturing Wandelgangen Focus t.a.v. info Extern (interactie) Diversiteit Concentratie van macht Groepsaansturing/individueel Synergie en binding Gericht op beheersing Visie op beïnvloeding (1)

50. Visie op beïnvloeding (2) • Verantwoording, transparantie, toezicht • corporate governance • betrouwbaarheid • onafhankelijkheid • Reporting en sturingsstructuur • mandatering • frequentie • standaardisatie