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Noah's Top-Ten PM Strategies

Noah's Top-Ten PM Strategies. “ 본 글은 Kelly R. Slone, PMI Annual Seminars and Symposium, September 2000 의 발표자료를 PM 사업부에서 번역한 것입니다 . ”. Noah's Top-Ten PM Strategies. 서문

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Noah's Top-Ten PM Strategies

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Presentation Transcript


  1. Noah's Top-Ten PM Strategies “본 글은 Kelly R. Slone, PMI Annual Seminars and Symposium, September 2000의 발표자료를 PM사업부에서 번역한 것입니다.”

  2. Noah's Top-Ten PM Strategies 서문 오늘날 비즈니스의 세계는 복잡하기만 하다. 현대 비즈니스 세계는 유동적이며, 하루가 다르게 테크놀로지가 변하고, 고객들이 산업전반에 걸쳐 정보를 얻고, 이해를 얻게 되는 등의 변화가 지속적으로 발생하는 곳이다. “보다 양질로, 보다 빠르게, 보다 저렴하게” 신드롬이 시장 전반에 퍼져나가는 시점에서, 현대 프로젝트 관리 전사들은 매끈한 소프트웨어 일정점검 도구와 핸드폰으로 무장하고서 복잡한 프로젝트의 세계에서 살아남을 수 있도록 나름대로 프로젝트를 제어하고 지휘하고 있다. 테크놀로지의 진보는 우리들 각자로 하여금 프로젝트 관리자로서 프로젝트 실행에서 나타나는 다양한 상황에서 보다 반응적이고 책임을 질 수 있는 존재로 되는 것 뿐만 아니라, 프로젝트 자체에 대해서도 보다 해박한 지식을 가질 수 있는 존재가 되는 것이 가능토록 해준다. 테크놀로지의 이점은 결코 부정할 수는 없다. 하지만, 그것이 우리들이 보다 탁월한 프로젝트 관리자가 될 수 있도록 할 수 있는가? 프로젝트 관리자는 프로젝트 일정을 계획하고, 실제진척상황을 점검하며, 이메일 더미속을 힘겹게 헤쳐나가기 위하여, 다른 일을 하기에 더없이 좋은 시간임에도 불구하고, 그 시간에 스스로를 컴퓨터 모니터 앞으로 끌고 가서 앉게 만든다. 그래서 컴퓨터로 날려버리는 시간들이 실제로는 보다 더 나은 일에 쓰여질 수 있음을 쉽게 잊어버리게 된다. 프로젝트 자체가 특별한 것이기는 하지만, 결국에는 사람과 관련되어져서 이루어지는 것이기 때문이다. 가장 훌륭한 프로젝트 관리자는 스스로 담당해야 할 일들에 있어서의 기술적인 문제들과 프로젝트 관련자들에게 보여야 할 리더십간의 균형이 중요하다는 것을 이해하고 있다. 대부분 프로젝트 관리자들의 성과수준은 얼마나 적절하게 팀을 통합하여 이끌고, 의사소통 수준을 원활하게 유지하며, 구성원 관계를 원만하게 구축하느냐에 달려 있다고 볼 수 있다. 이 세상 최초의 프로젝트 관리자라고 부를 수 있는 노아는 리더십을 수행하는데 아주 효과적이었다. 그리고 그는 일련의 방식들에서 배가 가라앉지 않고 홍수 속에서 떠다닐 수 있도록 했던 “방주(lifeboat) 전략”이라는 것을 보여주었다. 이 전략은 오늘날에도 여전히 유효한 방법이며 오늘날 프로젝트 관리자들에게 많은 교훈을 제공하고 있다.

  3. Noah's Top-Ten PM Strategies 방주 1 –노아는 비전을 이해하고 그것에 대해 의사 소통하였다. 비전. 그것은 프로젝트 관리자들의 존재 이유이다. 하지만, 또한 비전은 종종 쉽게 잊혀지기도 한다. 강력한 프로젝트 관리자로서 우리는 항상 프로젝트를 기업이 목적하는 최종목표에 초점을 맞추어야 한다. 그리고 비전이 무엇인가에 대해서 이해를 하는 것의 일부는 비전이 아닌 것이 무엇인가를 이해하는 것을 의미한다. 프로젝트는 비전을 지원해야 한다. 노아는 자신의 비전이 단순히 방주를 만드는 것이 아니라는 것을 잘 알고 있었다. 노아의 비전은 인간 8명과 17,600종의 동•식물들을 홍수로부터 구하는 것이었다. 방주를 만드는 것은 지상의 선택된 생명을 구한다는 비전을 실현하기 위한 것이었다. 비전은 프로젝트 존재의 근거를 제공하고 프로젝트 관리자는 고객집단뿐만 아니라 자신의 기업이 가지고 있는 비전에 대해서도 명확하게 인식하고 있어야 한다. 그리고 나서 프로젝트가 어떻게 그 비전을 지원할 수 있는지에 관해 외부의 관련자들과 심도 있는 의견교환을 하여야 한다. 비전에 대해서 의사소통을 하는 것에 있어서 중요한 것은 프로젝트 구성원들과의 지속되는 대화이다. 이는 단순히 프로젝트 시작미팅에서 어떻게 프로젝트가 기업의 비전에 맞추어 진행될 것인가에 대해 5분간 발표하는 식만으로는 충분하지 못하다. 물론 프로젝트 관리자의 임무는 이것을 포함해야 한다. 무엇보다도 비전을 의사 소통한다는 것은 연속적인 과정이어야 한다. 기업의 총수가 지속적으로 종업원들과 비전을 공유하듯이, 프로젝트 관리자도 역시 주기적으로 어떻게 프로젝트가 조직의 목적을 달성하고, 조직이 보다 경쟁력을 갖추고 강하게 성장할 수 있는가에 대해서 널리 전파해야 한다. 여러분의 비전을 파악하고 그것을 주기적으로 의사 소통 하도록 하라. 방주 2 –노아는 계획을 갖고 있었다. 많은 프로젝트는 프로젝트를 성공적으로 이끌 수 있는 계획을 구체적으로 세우지 않고 실행되어지고 있다. 문제를 해결할 수 있는 구체적인 방안이 있어야 한다. 노아와 그의 팀은 주어진 비전을 달성하기 위하여 계획을 마련하였다. 노아의 계획은 10달 동안 그의 가족들이 지낼 구체적인 내용뿐만 아니라, 어떤 동물을 실을 것인지, 어느 정도의 식량을 담을 것인지에 대해서도 포함되어 있었다.

  4. Noah's Top-Ten PM Strategies 그는 처음단계에서의 철저한 계획만이 나중에 재앙을 최소화할 것이라고 생각했다. 세부적인 계획은 프로젝트에 관련하여 참여하고 있는 모든 인사들로 하여금 무슨 일들이 벌어질 것인지에 대하여 구체적으로 예상할 수 있게 한다. 하지만, 이보다 더 중요한 것은 이들이 프로젝트의 실시가 나와 관련되어 있다라는 의식(ownership)을 가지게 하는 것이다.그리고 그렇게 함으로써 무슨 일들이 실행될 것이며, 언제 프로젝트가 완료될 것이며, 잠재적인 문제는 어떻게 나타나서 어떻게 해결될 것인지, 그리고 정보는 프로젝트 기간동안 어떤 식으로 교환될 것인지에 대해서 명확하게 규정할 수 있다. 그럼으로써 고객들은 프로젝트로부터 기대할 수 있는 것들과 거기에서 수행될 것들에 대해서 명확하게 나름대로 머리 속에 그림 그릴 수 있게 된다. 이런 구체적인 계획이 없이는 모호함이 결과에 좋지 않은 영향을 미칠 것이며, 프로젝트가 운영되는 동안 계속해서 곳곳에서 발목을 잡을 것이다. 고객과 프로젝트 관련인사들이 프로젝트 시작을 독촉할 때, 적당한 시간이 프로젝트 계획에 할애되도록 하는 것은 프로젝트 관리자로서의 책임이라고 할 수 있다. 경험이 없는 프로젝트 관리자들은 신규 프로젝트에 대한 지나친 낙관론에 휩싸인 나머지 이 중요한 단계를 그냥 지나치기가 십상이다. 그러나 계획을 하는데 투자되지 않은 시간들은 결국에는 더딘 진행속도, 마감시한을 어김, 과잉비용지출, 각종 위험, 팀 구성원들간의 원활하지 못한 의사소통, 그리고 프로젝트 목표가 제대로 서있지 않음으로 해서 최악의 경우 다시 일을 해야 하는 등의 다양한 비효용으로 나타나게 된다.최소한 프로젝트에 할애된 시간 중 20%는 계획단계에 투입되어야 한다. 프로젝트를 성공적으로 이끌 수 있도록 하는데 중요한 계획에의 시간 투입비중을 더욱 늘리도록 한다. 여러분의 팀과 더불어 계획하는데 시간을 할애하라. 방주 3 –노아는 보다 높은 권위(하나님)에 응답하였다. 그는 자신의 프로젝트가 하느님, 즉 외부의 후원자 도움 없이는 실현하기가 어렵다는 것을 알았다. 그래서 언제 홍수가 날 지에 대해서 대비하면서 하나님에 대한 강한 유대관계를 가지려고 노력하였다. 효과적인 프로젝트 관리자는 프로젝트 후원자가 제공하는 리더십과 영향의 중요성을 잘 알고 있다. 그리고 그는 후원자가 제공하는 것들을 프로젝트가

  5. Noah's Top-Ten PM Strategies 제대로 진행되고 나아가고자 하는 방향으로 나아가도록 하는데 활용한다. 후원자를 가지고 있음으로 해서 이들과의 열린 의사소통과 강력한 비즈니스 관계를 구축할 수 있다. 이는 후원관계를 계속해서 지속할 수 있게 하며, 프로젝트의 지속에도 필수적이다. 후원관계가 없다면, 프로젝트는 곧 자원이 고갈될 것이며, 급격하게 관심을 잃게 될 것이다.이는 프로젝트의 성과가 인정되는 것을 바라는 프로젝트 관리자의 입장에 보았을 때, 여간 걸리는 일이 아닐 수 없다. 후원자와 좋은 관계를 가지도록 하라. 방주 4 –노아는 진실을 이야기했다. 진실은 아름답지 않았다. 그러나 노아는 그의 동료들에게 진실을 있는 그대로 이야기했다. 사실을 생각해보자. 방주를 만들기 시작했을 때 노아는 대략 500살 전후였다. 이 방주는 그와 그의 가족들이 120년을 더 살 수 있도록 건설되고 있었으며, 결과적으로 기차 522대의 수용능력을 갖춘 20,000톤급의 규모였다. 그리고 방주 주변에는 아무런 물이 없었다. 그런 까닭에 그가 말하는 내용을 들으려고 하는 사람이 항상 있는 것은 아니었다. 하지만, 그는 끊임없이 진실을 이야기했다. 모든 프로젝트 관리자들은 종종 진실이 쉽게 전달되지도 않고 쉽게 받아들여지지 않는 상황에 직면하게 된다. 대부분 프로젝트 관리자는 프로젝트 성과와 관련해서 실수를 한다. 성실한 프로젝트 관리자가 프로젝트의 현재조건 들을 자신의 개인적 가치와 동등하게 인식하기 때문에 프로젝트가 어떤 반대에 부딪쳤을 때 이를 받아들이기가 매우 어렵다. 그러나 대부분의 고객들과 관련자들은 프로젝트 관리자의 변함없는 성실함에 존경을 보낸다. 믿음은 진실함의 초석이 마련된 환경에서 생겨날 수 있다. 비전을 지원한다는 것은 비전에 대해 기득권을 가지고 있는 사람들에게 프로젝트 수행의 좋은 점, 나쁜 점들을 모두 알려주는 것을 의미한다.프로젝트 관리자가 성실함을 확인하기 위해서는 바람직한 수준보다 못한 사실이 나타나는 경우에도 기꺼이 프로젝트를 지속할 수 있어야 한다. 지속적인 진실의 전달은 프로젝트 팀이 성실함을 견지하고 있음을 보여주는 예가 될 수 있다. 프로젝트 관리자가 감정적으로 대응하지 않고 진실로 반응한다는 것을 팀과 외부 관련자들이 알 수 있는 환경을 조성하라. 성실함을 보여주고, 진실을 말하는 것을 존중하라.

  6. Noah's Top-Ten PM Strategies 방주 5 –노아는 폭력적인 저항에 부드럽게 대처하였다. 사람들은 노아가 미쳤다고 생각했다. 노아의 이웃들은 그를 조롱하였으며, 그의 친구들은 그를 도와줄 것을 거절하였다. 하지만, 노아는 곧 닥칠 홍수에 대해서 이야기하는 것을 계속하였으며, 그리고 이웃들의 생명을 구해주려고 하였다. 갈등은 모든 프로젝트에 있어서 나타난다. 우리가 알아야 할 것은 프로젝트 가운데 나타나는 갈등 가운데에는 유익한 것도 있다는 사실이다. 생산적인 갈등의 최종 결과는 프로젝트의 성공, 의사소통의 원활한 기능, 그리고 문제에 대한 단호한 해결책을 제시하는데 있어서 커다란 투자가 될 수 있다. 그러나 갈등이 비생산적인 것이 될 경우, 이는 프로젝트가 초점을 잃어버리고, 퇴보할 수 있게 한다. 극단적인 갈등을 다루는데 실패하는 것은 프로젝트 팀과 프로젝트 자체에 손상을 가져오게 된다. 갈등이 나타나게 되면, 팀 구성원들의 관심사항은 선택적인 것이 아니라는 사실을 확실히 하도록 하라. 사람이 아니라 문제에 초점을 맞추도록 한다.팀 구성원들이 동의하는 바를 확실하게 지원하도록 한다. 그리고 이들이 갈등을 통해서 문제의 해결책을 탐색하도록 도와준다. 만약 관리자가 일정수준의 믿음과 존경을 쌓으려는 일련의 노력을 기울였었다면, 갈등은 큰 손상을 가져오지 않을 것이다. 건전한 갈등을 두려워하지 말라. 그리고 비생산적인 갈등에 대해서는 여러분의 방식대로 해결책을 찾도록 노력하라. 방주 6 –노아는 책임을 위임하였다. 노아는 이 모든 것을 다 할 수 없었다. 노아는 부인, 세 아들과 세 며느리의 도움을 받으면서 일을 하였다. 프로젝트의 책임영역 가운데 관리자가 담당해야 할 과업들은 어느 정도로 있는가? 너무도 많다. 그것은 바로 이 많은 것들의 대부분이 좋은 프로젝트 관리자들이 통제를 해야 할 것들이기 때문이다. 그러나 프로젝트 관리자가 모든 분야에 있어서 전문가가 될 수는 없는 노릇이다. 효과적인 프로젝트 관리자는 자신의 주위에 (1) 자신보다 더 많이 알고 있는 사람들, (2) 자신의 의견에 항상 찬성만 하지 않는 사람들, (3) 프로젝트 수행에 있어서 주인의식을 가지고 있는 사람들이 있도록 한다.

  7. Noah's Top-Ten PM Strategies 대부분의 개인들은 자신의 업무환경에 기여하고 싶어하는 욕구를 가지고 있다. 개인들은 자신들의 일의 질이야말로 자신들의 능력을 반영한다고 생각한다. 만약 프로젝트 관리자가 처음부터 이들과 함께 어떤 수행을 하면서, 어떤 성과수준을 기대한다면, 프로젝트 팀은 자신들에게 요구되어지는 능력과 달성해야 할 목표를 잘 이해할 수 있을 것이다. 만약 프로젝트 관리자가 팀 구성원들이 주인의식을 가질수 있도록 한다면, 우리사주 주식매입과 같은 활동이 나타날 것이다. 그리고 이렇게 우리사주를 구매한 팀 구성원들은 보다 더 열심히 자신의 능력을 펼쳐보이려고 할 것이다. 여러분의 팀 구성원들이 주인의식을 가질 뿐 아니라, 프로젝트에 기여할 수 있는 여지를 가질 수 있도록 하라. 방주 7 –노아는 폭풍우를 맞았다. 방주의 히브리어는 이집트어의 관(coffin)과 관계가 있다. 그리고 방주는 거기에 들어간 이들에게 관처럼 느껴졌음에 틀림없을 것이다. 비록 40일 밤낮으로 내린 비의 이야기가 우리에게 친숙하다고는 하지만, 노아와 그의 가족의 현실은 10개월간 방주 안에서의 서로를 돌보는 삶으로 제한되어졌다. 효과적인 프로젝트 관리자는 이런 어려움을 헤쳐나가는데 있어서 진솔한 대화를 유도하며,

  8. Noah's Top-Ten PM Strategies 프로젝트 팀은 프로젝트 내용이 자신들의 힘을 넘어서는 상황에 이르게 되면, 열정이 가득찬 정신으로 자신들을 한데로 묶을 수 있는 리더십을 요구한다. 그리고 사람들은 프로젝트 관리자로부터 어떤 이끌림을 받기를 원한다. 프로젝트 관리자들이 하는 동기 부여적 언어들은 시간이나 돈의 관점에서 거의 비용이 들지 않는다. 하지만 동기부여의 말은 프로젝트를 전혀 다르게 만들 수 있다. 팀이 어려움에 처했을 때 팀이 그것을 극복할 수 있도록 도와주는 동기 부여적 힘을 발휘토록 하라. 방주 8 –노아는 자신의 팀을 지원하였다. 노아의 방주에는 노아가 구하고자 하는 생명들이 있었다. 이들이 없이는 노아는 신이 내린 비전 “결실을 맺도록 하라. 그리고 번식하여 지상을 채우도록 하라”를 성공적으로 이룰 수 없었다. 그는 자신의 역할이 프로젝트를 수행하는 것에 그치지 않고, 팀 구성원들 –생명체들 각자가 해야 할 일들을 지원해주는 것도 함께라는 사실을 이해하고 있었다. 진정한 프로젝트 리더는 관리자의 모토가 “나를 위하여 종업원들이 할 수 있는 것이 무엇인가?”가 되어서는 안되며, 대신에 “어떻게 내가 도울 수 있는가?”가 되어야 함을 인식하고 있다. 프로젝트 관리자는 팀의 업무활동에 있어서의 장애요인을 제거함으로써 좋은 환경을 제공하여 가능한 효과적으로 그 안에서 일할 수 있는 환경을 만들어 주는 조력자이다. 프로젝트 관리자로서 역할은 프로젝트 팀 구성원들의 활동을 관리하는 것이 아니라, 지원하는 것이라는 점을 확실히 알아야 할 것이다.보다 나은 리더가 된다는 것은 여러분의 역할을 지원자로 이해하는 것이다. 방주 9 –노아는 감사를 드렸다. 그는 그의 팀 구성원들에게 보다 좋은 것을 주지 못하였다. 그리고 아무도 프로젝트가 끝난 후에 호화로운 유람선 일주휴가를 가자는 의견에 무심했다. 하지만 그는 이들이 감사하고 있음을 확신했다. 방주에 갖혀 있던 몇 개월동안 무사히 남아있었다는 사실이 바로 그 증거라고 생각했다. 그는 어떻게 감사해야 할 지 알았다.

  9. Noah's Top-Ten PM Strategies 많은 프로젝트 관리자들은 개인들이 무엇인가 변화를 가져왔다는 사실에 대하여 감사의 마음을 가지고 있다는 사실을 잊는다. 팀 구성원이 무엇인가 좋은 공헌을 하였을 때는 주저하지 말고 고맙다라는 말, 그리고 칭찬과 격려의 말을 하라. 뿐만 아니라, 팀이 달성한 성취수준에 대해서는 일정한 보상을 하라. 보상은 결코 비쌀 필요는 없다. 2시간의 점심시간이나 지역 어떤 행사에 참석할 수 있는 티켓등은 좋은 보상이 될 수 있다. 여러분의 팀 구성원들 개개인의 관심사항을 살펴보자. 예를 들어서 골프를 좋아하는 사람에게 반나절의 휴가와 골프 한게임을 무료로 즐길 수 있는 티켓을 주는 것도 효과적이다. 팀 구성원들이 한 일에 대하여 감사하라. 그리고 그들에게 보상하라. 방주 10 –노아는 프로젝트의 종료, 무지개가 뜸을 축하했다. 만약 노아와 그의 가족이 홍수가 끝남을 축하하는 의식을 거행하지 않았다면 참 실망스러울 것이다. 무지개는 노아와 그의 가족들의 프로젝트 성공에 기울인 노고를 보여주는 상징이었다. 프로젝트 구성원들은 프로젝트 일들에 몰두했었기 때문에 성공에 대한 축하를 잊기가 쉽다. 성공적인 프로젝트 관리자는 어떤 성과에 대한 축하가 그 일의 결과에 대한 이정표이자, 인정이라는 것을 믿게 된다. 어떤 일의 종결을 밝히는 것은 팀에게 있어서 매우 중요하다. 예를 들면, Y2K팀 구성원들이 1999년에서 2000년으로 넘어갈 때 보다 많은 노력을 기울여 일할 것을 필요로 했던 많은 기업들은 이들이 가족, 친구들과의 연말 파티를 포기해야 함을 잘 이해하였다. 그래서 한 기업은 프로젝트 사업이 무사히 종결되자, 이들을 위하여 화려한 파티를 준비하였었다.

  10. Noah's Top-Ten PM Strategies 만약 여러분의 재정예산이 충분하지 않다면, 여러분은 하루의 휴가를 통해서 야외로 야유회를 떠난다는 식의 다른 형태로 프로젝트의 종료를 축하할 수 있을 것이다. 프로젝트 종결을 의미하는 어떤 형태의 축하 행사이던지, 반드시 축하행사를 할 구체적인 계획을 세우도록 하라. 만약 이런 구체적인 축하행사 없이, 팀 구성원들이 해산되도록 내버려둔다면, 프로젝트 관리자로서 효과적으로 프로젝트 관리를 하였다고 볼 수 없을 것이다. 여러분 팀 구성원과 더불어 축하하라. 결론 이상에서 프로젝트 관리자가 프로젝트의 목표, 궁극적으로는 조직의 비전을 달성함에 있어서 사용할 수 있는 유연한 전략들을 살펴보았다. 프로젝트 업무가 제대로 달성되는 것과 거기에 관련 있는 사람들을 이끄는 것간의 균형을 유지하는 것이야말로 성공의 지름길이라고 할 수 있다.균형을 유지하는 것은 또한 외부 관련자, 고객, 팀 구성원들, 그리고 기타 영향력있는 인물들과의 끈끈한 관계를 유지하는 것은 프로젝트 관리자로 하여금 거친 풍랑의 험한 바다와 같은 비즈니스 세계에서 안전하게 떠있을 수 있게 한다. 사람들의 요구를 파악하고, 이들의 요구와 프로젝트 요구를 잘 맞추도록 보다 많은 시간과 노력을 기울여야 할 것이다. 끝.

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