elektroniskt bevarande f rstudie i j rf lla kommun l.
Download
Skip this Video
Loading SlideShow in 5 Seconds..
Elektroniskt bevarande - förstudie i Järfälla kommun PowerPoint Presentation
Download Presentation
Elektroniskt bevarande - förstudie i Järfälla kommun

Loading in 2 Seconds...

play fullscreen
1 / 26

Elektroniskt bevarande - förstudie i Järfälla kommun - PowerPoint PPT Presentation


  • 215 Views
  • Uploaded on

Elektroniskt bevarande - förstudie i Järfälla kommun. FALK:s konferens 27 maj 2010 Susanne Strangert susanne.strangert@jarfalla.se , Anders Thoursie, Jenny Wilhelmsson. Uppdrag f örstudie.

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about 'Elektroniskt bevarande - förstudie i Järfälla kommun' - ezekiel


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
elektroniskt bevarande f rstudie i j rf lla kommun

Elektroniskt bevarande- förstudie i Järfälla kommun

FALK:s konferens

27 maj 2010

Susanne Strangert susanne.strangert@jarfalla.se, Anders Thoursie, Jenny Wilhelmsson

uppdrag f rstudie
Uppdrag förstudie
  • Initiativ från kommunarkivet
  • Förankrat i central systemägargrupp (SÄV*)
  • Syfte: Ta fram beslutsunderlag kring…

…förutsättningar för övergång till långsiktigt elektroniskt bevarande i Järfälla kommun med hjälp av mer eller mindre automatiserade arkivprocesser

*SÄV = SystemÄgare Verksamhetssystem, kommungemensamma system

f rstudie
Förstudie

Förstudie, ca tre månader, t o m mars -09…

utförd av kommunarkivet, konsultstöd

kommungemensamt perspektiv (slutarkiv)

verksamhetsbehoven i fokus, 10 verksamhetssystem

workshops med ca 15 deltagare, verksamhet/IT/arkiv

3

f rstudiens resultat
Förstudiens resultat…

bra redovisning av arkiv- och lagringsbehov m.m.

”e-arkiv” kom upp på agendan

gjorde förvaltningarna delaktiga

…men, det fanns behov av fördjupning kring…

- definitioner, t ex ”e-arkiv”, ”mellanarkiv”

- vägval

- inriktning på fortsatt arbete

4

f rdjupning
Fördjupning

Fördjupning, ca ett år, t o m juni -10*

utförd av kommunarkivet och IT-styrningsfunktionen

kommungemensamt perspektiv

arbetsform workshops – kommunarkivet/IT-styrning

avstämning aktörer som har/utvecklar e-arkiv

* Nuläge; fördjupningsrapport utsänd på remiss t o m 11 juni 2010.

5

inneh ll
Innehåll

Fördjupningens omfattning

  • Definitioner (e-arkiv, system för bevarande m.m.)
  • Scenarioanalys / vägval
  • Vem har ansvaret?
  • Vissa problemområden

Överväganden

  • Lösningar i marknaden
  • Samverkan som strategi kring e-arkiv?

Slutsatser

Rekommendation

syften med system f r bevarande e arkiv
Syften med ”system för bevarande” (e-arkiv)

Uppfylla lagstiftning och regelverk

Leva upp till kommunens e-strategi

Få ordning och reda på arkivering av kommunens informationshantering (fysisk och elektronisk)

Uppnå synergieffekter, ex. gemensam lagringsplats

7

slide8

Vad åsyftas… ”e-arkiv”, ”mellanarkiv”, ”slutarkiv”?

Definition finns för vårt behovsområde: System för bevarande

Adapter

Verksamhets

applikation X

”Verksamhetssystemets egna arkiv”

Mellanarkiv…

  • ”Generella arkivkrav” (inkl krav på processer/rutiner)
  • (Internationella standarder)
  • Ej specifika/myndighetsstyrda tekniska krav

”Mellanarkiv”

  • ”Generella arkivkrav” (inkl krav på processer/rutiner)
  • Internationella standarder
  • Myndighetsstyrda krav - Riksarkivets föreskrift/-er:
    • specifika tekniska krav
    • krav på processer/rutiner

”Slutarkiv”

System för bevarande

”Slutarkiv”

8

slide9

Inledning – beskrivning av komponenter

9

Strukturen i bilden är lånad ur Jönköping kommuns e-arkitektur

slide10

Scenario 1 – EN kommungemensam lösning för både mellanarkiv och

system för bevarande

Adapter

Kommungemensamt mellanarkiv

Kommungemensamt system för bevarande

10

slide11

Scenario 2 – EN kommungemensam lösning för system för bevarande (inkl minimikrav på gränssnitt/leverantörer)

Mellanarkiv ?

Mellanarkiv ?

Mellanarkiv ?

Adapter

Kommungemensamt system för bevarande

11

slide12

Systemspecifikt

Systemspecifikt

Systemspecifikt

system för

system för

system för

-

-

-

bevarande

bevarande

bevarande

Scenario 3 – Minimikrav på verksamhetsspecifika systemleverantörer,flera mellanarkiv och system för bevarande

Mellanarkiv ?

Mellanarkiv ?

Mellanarkiv ?

12

vem har ansvaret scenario 2
Vem har ansvaret?…scenario 2

System/applik.

E-arkiv

System för bevarande

Myndigheter

Myndighetsgräns

Arkivmyndighet

15

specifika problemomr den exempel
Specifika problemområden, exempel
  • Informationens livscykel i Järfälla – behov av en metamodell*
  • Närliggande område - informationssäkerhet
  • Fyra dilemman kring arkivering av elektroniska signaturer och signerade dokument

*Metamodell = En konceptuell modell. Den beskriver en metod från ett visst perspektiv eller aspekt. Koncept = Övergripande idé kring ett behovs-/problemområde.

verv ganden l sningar i marknaden
Överväganden* – lösningar i marknaden
  • Egenutveckling eller standardprodukt(leverantörsutvecklad)
    • Hur ser marknaden ut? Vilka lösningar finns…
      • Standardprodukter (IDAinfront, Formpipe, Documentum m.fl.) – alla är av typen ”verktygslåda”, dvs kräver anpassning och vidareutveckling
      • ”Egenutvecklade”
  • … eller ”egenutvecklad…men i grupp/samverkan”(SLL/REDA.. Sambruk ?)
    • Väcker frågor som:
      • Lämplig samverkansform…utifrån rättsliga förutsättningar
        • T ex gemensam nämnd eller kommunalförbund…
      • Initiativtagare och efterföljare …
      • Är anslutande kommuner/myndigheter tillräckligt många? Eller rättare sagt…
        • Förgreningar – tappar kraft från grundansatsen?
        • Finns uthålligheten i kravställandet?

* Preliminära överväganden till dess fördjupningsrapporten är fastställd.

17

verv ganden samverkan som strategi
Överväganden – samverkan som strategi?
  • Samverkan är lämpligt kring regelverk och ”best practice” gällande rutiner mm
  • Samverkan är (sannolikt) EJ lämpligt vid upphandling och införande av system för bevarande (om inte… kommunalförbund)
  • Omogen marknad, lösningar utvecklas och förändras (ingen direkt stabilitet/dominans i närtid).

* Preliminära överväganden till dess fördjupningsrapporten är fastställd.

18

slutsatser
Slutsatser*
  • Regelverk och rutiner behöver etableras oavsett om system för bevarande införs i närtid.
  • Vid realisering av en lösning bör det vara scenario 2 som utgör Järfällas vägval (men gärna med möjlighet att ”växa in i” scenario 1).
  • Mycket talar för en lämplig och kostnadseffektiv standardlösning i marknaden, men noggrann analys/utvärdering behövs.

4. Järfällas strategi för samverkan bör gälla regelverk, rutiner och utredningsfrågor. Inte teknisk samverkan.

* Preliminära slutsatser till dess fördjupningsrapporten är fastställd.

rekommendation
Rekommendation*

Etablera ett projekt som ska resultera i:

  • Tydligt och ”modernt” regelverk med rutiner för dokumenthantering och arkivering
  • En begrepps-, informations- och arkivmodell samt metamodell* för informationens livscykel i Järfälla.
  • En intressentanalys för Järfällas kommungemensamma system för bevarande.
  • Klargörande av framtida förvaltningsorganisation (storlek, kompetenskrav, ansvarsfördelning, resursbehov).

* Preliminär rekommendation till dess fördjupningsrapporten är fastställd.

*Metamodell = En konceptuell modell. Den beskriver en metod från ett visst perspektiv eller aspekt. Koncept = Övergripande idé kring ett behovs-/problemområde.

rekommendation forts
Rekommendation*, forts

E) En marknadskartläggning / -inventering av tekniska lösningar lösningar som finns på marknaden (motsvarande scenario 1

och 2).

F) En utbildningsplan för förvaltningarna.

G) Delta i Sambruks projekt” Elektroniskt bevarande”, etapp 2.

*Preliminär rekommendation till dess fördjupningsrapporten är fastställd.

definitioner 1
Definitioner (1)

Elektronisk handling =

Upptagning för automatiserad behandling i enlighet med

2. kap. 3 § tryckfrihetsförordningen (1949:105)

Ur: Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (RA-FS 2009:1) respektive tekniska krav för elektroniska handlingar (RA-FS 2009:2)

Elektroniskt arkiv (e-arkiv) =

Myndighetens elektroniska handlingar oavsett format med tillhörande dokumentation, som anses arkiverade i enligt med arkivförordningen eller Riksarkivets föreskrifter.

Ur: Riksarkivets rapport angående elektroniska arkiv (e-arkiv), bevarandeexemplar och system för bevarande - bevarande av elektroniska handlingar hos myndighet, 2008-12-11, Dnr RA 22-2007/3552

definitioner 2
Definitioner (2)

Bevarande = ”Förfaranden och åtgärder som syftar till att säkerställa att autentiska dokument bevaras tekniskt och innehållsmässigt.”

Ur; SS-ISO 15489 – 1, Svensk, internationell standard för dokumenthantering

24

definitioner 3
Definitioner (3)

System för bevarande =

  • System som används för att säkerställa bevarandet av elektroniska handlingar.

Överföring till bevarande =

  • Överföring av elektroniska handlingar till system för bevarande, bevarandeexemplar eller överlämnande till arkivmyndighet.

Ur: Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd för elektroniska handlingar (RA-FS 2009:1) respektive tekniska krav för elektroniska handlingar RA-FS 2009:2

definitioner 4
Definitioner (4)

Om system för bevarande:

  • ”System för bevarande ska hantera myndighetens elektroniska handlingar, med tillhörande dokumentation, som överförts till bevarande och som lagras i format för bevarande och via integrerade system kan förvaltas och vårdas så att de kan återsökas, tillhandahållas, administreras, migreras dokumenteras samt överföras till nya databärare.”
  • ”De uppgifter som tillkommer i hanteringen av de elektroniska handlingarna i systemet ska kunna överföras till format för bevarande.”

Ur: Riksarkivets rapport angående elektroniska arkiv (e-arkiv), bevarandeexemplar och system för bevarande - bevarande av elektroniska handlingar hos myndighet, 2008-12-11, Dnr RA 22-2007/3552