Die Vertretung der Wohnungs- eigentümer durch den Verwalter in der Versammlung

1. Die Vertretung der Wohnungs-eigentümer durch den Verwalter in der Versammlung Referent: Prof. Dr. Martin Häublein Universität Innsbruck

2. Stellvertretung in der WEV - Grundlagen • Praxisrelevanz des Themas • Anders als in Ö. gibt es in D. keine Regelung im WEG. → Die Wohnungseigentümer können ihr Äußerungs- und Stimmrecht entweder persönlich oder durch einen Vertreter ausüben. Weist der für den Wohnungseigentümer Einschreitende seine Vertretungsbefugnis nicht durch eine darauf gerichtete, höchstens drei Jahre alte, schriftliche Vollmacht oder durch eine dieses Einschreiten umfassende Vorsorgevollmacht gemäß … nach, so ist sein Handeln nur wirksam, wenn es vom Wohnungseigentümer nachträglich binnen 14 Tagen schriftlich genehmigt wird. (§ 24 Abs. 2 öWEG) • Dennoch ist Vertretung in der WEV auch in D. zulässig. • Als Vertreter können handeln: Andere Eigentümer, Nichteigentümer oder aber der Verwalter. • Beachte: Teilweise ergeben sich Beschränkungen aus der GO Prof. Dr. Martin Häublein Universität Innsbruck

3. Der Verwalter als Vertreter von Eigentümern in der Versammlung • Doppelte Relevanz der Problematik: Der Verwalter als Vertreter und Versammlungsleiter • Grundlagen der Stellvertretung (§§ 164 ff. BGB) • Abgabe einer eigenen Willenserklärung • im Namen des Vertretenen • innerhalb bestehender Vertretungsmacht → Liegen diese drei Voraussetzungen vor, wirkt die Erklärung des Vertreters unmittelbar für und gegen den Vertretenen • Der Unterschied zwischen rechtlichem Können und rechtlichem Dürfen bzw. Außen- und Innenverhältnis • Für den Umfang der Vertretungsmacht kommt es sehr auf den Einzelfall an. Dazu ein Muster … Prof. Dr. Martin Häublein Universität Innsbruck

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5. Worauf man als Vers.-leiter achten sollte • Stammt die Vollmacht tatsächlich vom Eigentümer? • Nach zutreffender Ansicht ist der Verwalter als Leiter der WEV nicht per se verpflichtet, vor jeder Versammlung das Grundbuch einzusehen. • Freilich hat er die Möglichkeit hierzu, weil er ein berechtigtes Interessen i.S.v. § 12 GBO hat. Er sollte im Zweifel Einsicht nehmen, wenn er Zweifel an der Zusammensetzung der Gemeinschaft hat. • Probleme entstehen in der Praxis häufig, wenn das Wohnungseigentum mehreren Personen gehört. • Bedarf die Vollmacht einer bestimmten Form? • Von sehr großer Bedeutung sind ferner Weisungen durch die Eigentümer. Wie wirken sie sich aus? • Schließlich relevant: Bestehen Interessenkonflikte des Verwalters? Prof. Dr. Martin Häublein Universität Innsbruck

6. Miteigentum am WE-Objekt • Grundsatz: Steht das Eigentum mehreren zu, muss die Vollmacht von allen Eigentümern oder aber zumindest im Namen aller erklärt sein. • Vorbehaltlich der sogleich noch zu erörternden Schrift-formfragen, können sich Anhaltspunkte dafür, dass ein Miteigentümer auch für die anderen handeln wollte, aus den gesamten Umständen ergeben (§ 164 I 2 BGB). • Abzulehnen ist die von manchen Gerichten ange-nommene Vermutung, Ehegatten handelten stets für den anderen mit und seien dazu auch berechtigt. • Beachte: Auch wenn eine Eigentümer zugleich seinen Miteigentümer vertritt, bedarf er einer Vollmacht. • Um die gebotene Form geht es jetzt. Prof. Dr. Martin Häublein Universität Innsbruck

7. Anforderungen an die Form der Vollmacht • Obwohl Vollmachten nach § 167 II BGB grundsätzlich formfrei sind, resultieren Formerfordernisse in der Praxis häufig aus der Gemeinschaftsordnung. • Selbstverständlich muss jeder Verwalter den Inhalt der jeweiligen GO kennen, wenn er die Versammlung leitet! • Selbst wenn es an einer solchen Regelung fehlt, hat der Verwalter § 174 BGB zu beachten, der lautet: Ein einseitiges Rechtsgeschäft, das ein Bevollmächtigter einem anderen gegenüber vornimmt, ist unwirksam, wenn der Bevoll-mächtigte eine Vollmachtsurkunde nicht vorlegt und der andere das Rechtsgeschäft aus diesem Grunde unverzüglich zurückweist. Die Zurückweisung ist ausgeschlossen, wenn der Vollmachtgeber den anderen von der Bevollmächtigung in Kenntnis gesetzt hatte. Prof. Dr. Martin Häublein Universität Innsbruck

8. Was will § 174 BGB und was folgt daraus? • Ziel: Derjenige, demgegenüber die einseitige Handlung (Stimmabgabe) vorgenommen wird, soll Gewissheit über das Bestehen von Vertretungsmacht erlangen. → Verstoß gegen § 174 BGB führt zur Unwirksamkeit der Stimme. • Die h.M. verlangt Vorlage der Vollmacht im Original!!! • Der Grund hierfür liegt letztlich in § 172 II BGB: Die Vertretungsmacht bleibt bestehen, bis die Vollmachtsurkunde dem Vollmachtgeber zurückgegeben oder für kraftlos erklärt wird. • Wird eine Vollmachtsurkunde vorgelegt, kann man also auf den (Fort-)Bestand der Vertretungsmacht vertrauen. • Gerechtfertigt ist das aber nur, wenn vom Vollmachtgeber er-wartet werden kann, dass er die Urkunde im Fall des Widerrufs aus dem Verkehr zieht, was bei Kopien nicht der Fall ist. Prof. Dr. Martin Häublein Universität Innsbruck

9. Wer kann den Vertreter zur Vorlage einer Urkunde auffordern? • Nach h.M. kann jeder auf der WEV anwesende Eigentümer den Vertreter zur Vorlage einer Vollmacht auffordern und die Stimmabgabe zurückweisen, wenn sich der Verwalter nicht entsprechend legitimiert. • Achtung: Ein Geschäftsordnungsbeschluss, der trotz Zurück-weisung durch einen Eigentümer die Mitwirkung bei der Abstimmung zulässt, wäre m.E. nichtig! • Gem. § 174 S. 2 BGB scheidet ein Zurückweisungsrecht aus, wenn der vertretene Eigentümer die anderen davon in Kenntnis gesetzt hat, dass er den Verwalter bevollmächtigt. • Außerdem kann eine Zurückweisung im Einzelfall gegen Treu und Glauben verstoßen. Prof. Dr. Martin Häublein Universität Innsbruck

10. Treuwidrige Zurückweisung • Eine Treuwidrige Zurückweisung liegt etwa vor, wenn in der Wohnanlage eine tatsächliche Übung bestand, dass sich bestimmte Vertreter (Ehegatten) gar nicht legitimieren müssen oder Telefax/E-Mail-Vollmachten genügen. • Grund: Der Vertretene kann dann nicht mehr reagieren und seine Stimme verfällt. • Der Versammlungsleiter muss pflichtgemäß darüber befinden, ob Gründen gegen die Zurückweisung sprechen. • Ist dies nicht der Fall, darf er den zurückgewiesenen Vertreter nicht zur Abstimmung zulassen. • Fordert der zurückweisende Eigentümer auch das Entfernen aus der Versammlung, kann er sich insofern auf den Grundsatz der Nichtöffentlichkeit der WEV berufen. Prof. Dr. Martin Häublein Universität Innsbruck

11. Rechtslage bei Bestehen einer Formvereinbarung • Ausgangspunkt: Inhalt der konkreten GO! • Ist dort von einer „schriftlichen“ Vollmacht die Rede, bedeutet dies gemäß § 126 I BGB „eigenhändige Namensunterschrift“ des Vertretenen. • Auch derartige Klauseln in der GO verfolgen in der Regel den Zweck der Nachprüfbarkeit der behaupteten Vertretungsmacht durch die Anwesenden. • Daher meine ich, dass auch insoweit nur ein Original in Betracht kommt (nicht Telefax oder Kopie). • Entgegen dem OLG Düsseldorf (ZMR 2005, 56) gilt das auch, wenn ein Miteigentümer einen anderen (z.B. seinen Ehegatten) in der Versammlung vertritt. Prof. Dr. Martin Häublein Universität Innsbruck

12. Unterschied zu § 174 BGB • Bei Bestehen einer Formvereinbarung hat der Verwalter als Versammlungsleiter die Amtspflicht, über die Einhaltung der GO zu wachen. Anders als in den Fällen des § 174 BGB darf er den Vertreter also selbst dann nicht zur Abstimmung zulassen, wenn ihn niemand zurückweist. • Als Versammlungsleiter muss der Verwalter das Vorliegen formgerechter Vollmachten von sich aus prüfen. • Hat der Verwalter dies bislang anders gehandhabt, ist er gehalten, die Eigentümer auf seine geänderte Einschätzung hinsichtlich der aus der Gemeinschaftsordnung resultierenden Pflichten vor der Versammlung hinzuweisen (s.o.). • Umstritten ist, ob die Stimmabgabe wirksam ist, wenn eine Überprüfung unterblieben ist. Ich meine ja, sofern die Vollmacht tatsächlich besteht (s. Häublein, ZWE 2012, 1, 4). Prof. Dr. Martin Häublein Universität Innsbruck

13. Der Umfang der Vertretungsmacht • Wie eingangs erwähnt bindet nur ein Handeln im Rahmen der dem Verwalter erteilten Vertretungsmacht den Eigentümer (§ 164 I BGB). • Welchen Umfang die Vertretungsmacht hat, ist durch Auslegung der Vollmacht zu ermitteln. Ist diese dem Verwalter gegenüber erteilt worden, kommt es darauf an, wie dieser sie redlicher Weise verstehen durfte. • Redlich in diesem Sinne ist nur, wer sich gleichsam in die Position des Vertretenen versetzt, nicht aber der, der die Erklä-rung nur unter dem Blickwinkel der für ihn günstigsten Bedeu-tung interpretiert, etwa um seinen Aufwand zu minimieren. • Der Umfang der Vertretungsmacht wird in der Praxis durch die konkrete Vollmachtsurkunde bestimmt. Prof. Dr. Martin Häublein Universität Innsbruck

14. Die Bedeutung sog. „Weisungen“ • Hierzu hat das Kammergericht 1997 entschieden, „dass die Bevollmächtigung nach ihrem gesetzlichen Leitbild eine Übertragung des rechtsgeschäftlichen Willens auf den Vertreter ist, der im Außenverhältnis regelmäßig nicht eingeschränkt ist.“ • Das trifft allenfalls für sog. Gattungs- oder Generalvoll-machten zu, nicht aber bei einer Vollmacht für eine konkrete Versammlung (Spezialvollmacht). Zum Schutze des Vertretenen schlagen die im Wortlaut der Urkunde zum Ausdruck gebrachten Vorgaben für die Abstimmung im Zweifel auf das Außenverhältnis durch. • Im Übrigen müsste der Verwalter sich an Weisungen auch halten, wenn sie nur das Innenverhältnis beträfen. Denn er begeht sonst eine Pflichtverletzung. Der organisatorische Aufwand bei der Abstimmung wird also nicht erhöht. Prof. Dr. Martin Häublein Universität Innsbruck

15. Widerruflichkeit der Vollmacht • Der Vollmachtgeber kann die Vollmacht jederzeit ohne Angabe von Gründen widerrufen (§ 168 S. 2 BGB). • Das gilt m.E. selbst dann, wenn sich die Vollmacht des Verwalters aus der GO ergibt. Gelegentlich stößt man etwa auf die Regelung, der Verwalter sei berechtigt, dass Stimmrecht abwesender Eigentümer auszuüben. Ohne die Widerrufs-möglichkeit wären derartige Klauseln unverhältnismäßig. • Der Widerruf bedarf selbst dann keiner Form, wenn die Vollmacht nach der GO formbedürftig ist. • Die Vollmacht kann daher kurz vor oder im Extremfall sogar auf der Versammlung, z.B. telefonisch, widerrufen werden. • Ein Ausschluss des Widerrufrechts im Vollmachtsformu-lar wird meist gegen § 307 II Nr. 1 BGB verstoßen. Prof. Dr. Martin Häublein Universität Innsbruck

16. Auswirkungen fehlender Vertretungsmacht auf die Wirksamkeit der Stimme • Ausgangsüberlegung: Man muss unterscheiden zwischen • der Wirksamkeit der Vollmacht, • der Wirksamkeit der Stimmabgabe • und der Wirksamkeit des Beschlusses. • Zur Erinnerung: Eine rechtmäßige, vorherige Zurückweisung gem. § 174 BGB macht die Stimmabgabe unwirksam. Der Verstoß der Vollmacht gegen eine Formklausel in der GO führt demgegenüber m.E. nicht zu deren Unwirksamkeit. • Fehlte dem Vertreter infolge Widerrufs der Vollmacht oder weil diese inhaltlich die konkrete Stimmabgabe nicht deckte die Vertretungsmacht, handelt er als Vertreter ohne Vertretungsmacht („falsus procurator“). Prof. Dr. Martin Häublein Universität Innsbruck

17. Handeln ohne Vertretungsmacht • Zu den Rechtsfolgen bestimmt § 180 BGB: 1Bei einem einseitigen Rechtsgeschäft ist Vertretung ohne Vertre-tungsmacht unzulässig. 2Hat jedoch derjenige, welchem gegenüber ein solches Rechtsgeschäft vorzunehmen war, die von dem Vertreter behauptete Vertretungsmacht bei der Vornahme des Rechtsgeschäfts nicht beanstandet oder ist er damit einverstanden gewesen, dass der Vertreter ohne Vertretungsmacht handele, so finden die Vorschriften über Verträge entsprechende Anwendung. • Ergänzend heißt es in § 177 I und II BGB über Verträge: (1) Schließt jemand ohne Vertretungsmacht im Namen eines anderen einen Vertrag, so hängt die Wirksamkeit des Vertrags für und gegen den Vertretenen von dessen Genehmigung ab. (2) … 2Die Genehmigung kann nur bis zum Ablauf von 2 Wochen nach dem Empfang der Aufforderung erklärt werden; wird sie nicht erklärt, so gilt sie als verweigert. Prof. Dr. Martin Häublein Universität Innsbruck

18. Praktische Konsequenzen • Grundsätzlich ist die Abgabe einer Erklärung, die nicht von Vertretungsmacht gedeckt ist, unwirksam. • Allerdings wendet die h.M. § 180 S. 2 BGB entsprechend an, mit der Folge einer Genehmigungsmöglichkeit. • Das bedeutet, dass der vertretene Eigentümer die Stimmabgabe genehmigen kann, wenn keiner der anwesenden Eigentümer der Mitwirkung des vollmachtlosen Vertreters widersprochen hat. • Das muss auch dann gelten, wenn die Überschreitung der Vertretungsmacht bei der Abstimmung unerkannt blieb. • Wurde die vollmachtlose Vertretung offengelegt und ihr nicht widersprochen, sollte der Versammlungsleiter die Feststel-lung des Beschlussergebnisses aussetzen. • Er hat dann den/die betreffenden Eigentümer unverzüglich nach der Versammlung zur Genehmigung aufzufordern. Prof. Dr. Martin Häublein Universität Innsbruck

19. Auswirkung auf die Beschlusswirksamkeit • Genehmigt der Vertretene die Stimmabgabe nicht fristgemäß, ist seine Stimmeunwirksam. • Für die Rechtsfolgen kommt es darauf an, ob sich die Stimme auf das Abstimmungsergebnisauswirkt. • Hat der Verwalter die unwirksame Stimme mitgezählt, wird ein Gericht den angefochtenen Beschluss infolge der unwirksamen Stimmabgabe für ungültig erklärt, es sei denn, es steht fest, dass die Mehrheit von dieser Stimme unabhängig ist. • Teilweise wird vertreten, weisungswidriger Gebrauch der Vollmacht mache die hierauf beruhenden Beschlüsse weder anfechtbar noch nichtig. • Das erscheint nur richtig, wenn sich die Weisung ausschließlich auf das Innenverhältnis bezieht, was m.E. die Ausnahme ist. Prof. Dr. Martin Häublein Universität Innsbruck

20. Pflicht zur Ausübung des Stimmrechts? • Einige praktische Bedeutung hat auch die Frage, ob der Verwalter verpflichtet ist, die Vollmacht zu gebrauchen. • Geht dem Verwalter das vom Eigentümer ausgefüllte Vollmachtsformular zu und lehnt er die Ausübung des Stimmrechts nicht dem Eigentümer gegenüber ab, kommt regelmäßig ein Auftragsverhältnis zustande. • Aus diesem resultiert die Pflicht des Verwalters das Stimmrecht auf der WEV auszuüben. • Grund: Mit der Erteilung der Vollmacht hat der Eigentümer zum Ausdruck gebracht, dass er die Wahrnehmung wünscht. • Ausnahme: Wenn der Verwalter den Umständen nach annehmen darf, dass der Auftraggeber bei Kenntnis der Sachlage die Abweichung billigen würde (§ 665 BGB). Prof. Dr. Martin Häublein Universität Innsbruck

21. Von der Ladung abweichende Beschlussfassung • Ein Ermessen des Verwalters kann vor allem dann im Interesse des Vollmachtgebers sein, wenn andernfalls die Gefahr besteht, dass die Stimme infolge der Weisung nicht ausgeübt werden kann. • Ob ein solches Entscheidungsermessen bei geänderter Antragstellung besteht, muss unter Berücksichtigung der gesamten Umstände entschieden werden. • Um zu ermitteln, ob die Stimmabgabe von der Vollmacht gedek-kt ist, muss der Verwalter sich fragen, wie gewichtig die Ände-rung des Beschlussantrags aus der Warte des Eigentümers ist. • Im Zweifel sollte die Abstimmung eher unterbleiben. • Nach h.M. bezieht sich die Vollmacht übrigens im Zweifel nur auf die in der Tagesordnung ausgewiesenen Beschlussanträge. Prof. Dr. Martin Häublein Universität Innsbruck

22. Hinweise zur Gestaltung von Formularen • Um Auslegungsprobleme zu verringern, kann sich der Verwalter in der Vollmacht das Recht vorbehalten, von den Weisungen abzuweichen. Eine solche Regelung sollte aber unbedingt klar erkennbar sein und ferner auf Fälle beschränkt werden, in denen es zu einer modifi-zierten Antragsstellung kommt. • Ferner sollte man dem Eigentümer die Wahl überlassen, ob er von dieser Möglichkeit Gebrauch machen möchte. • Eine weitere Barriere für die Ausübung des Stimmrechts kann aus § 181 BGB (Verbot des Selbstkontrahierens) resultieren. Es sollte eine Befreiung vorgesehen werden. • Fehlt eine solche, sprechen gleichwohl gute Gründe dafür, einen konkludenten Verzicht auf den Schutz des § 181 anzunehmen. Prof. Dr. Martin Häublein Universität Innsbruck

23. Relevanz von Stimmrechtsausschlüssen • Ist der Vertretene vom Stimmrecht ausgeschlossen, kann der Verwalter ihn nicht vertreten. • Wichtige Ausschlüsse nennt § 25 V WEG: Vornahme eines die Verwaltung betreffenden Rechtsgeschäfts mit dem Eigentümer oder Einleitung/Erledigung eines Rechtsstreits gegen ihn. • Ist der Verwalter Eigentümer, darf er etwa bei seiner Entlast-ung oder Abberufung aus wichtigem Grundnicht mitstimmen. • Nach h.M. gilt das entsprechend bei einer Vertretung. • Anders – aber falsch – OLG München (ZMR 2011, 148) • Ein Stimmverbot besteht aber dann nicht, wenn der Eigentümer das Stimmverhalten vorgibt (Weisung). • Geht es um die Verwalterwahl, darf er ebenfalls abstim-men (s. BGHZ 150, 46; OLG Hamm ZWE 2007, 40). Prof. Dr. Martin Häublein Universität Innsbruck

24. Erteilung von Untervollmachten • Ist der Verwalter vom Stimmrecht ausgeschlossen, droht die Stimme zu „verfallen“. Es kann daher im Interesse des Eigentümers liegen, die Stimme auf eine andere Person „zu übertragen“. • Zur Unterbevollmächtigung ist der Verwalter nur dann berechtigt, wenn die Vollmacht diese Befugnis enthält. • Auch hier ist eine Auslegung geboten. Es empfiehlt sich daher, eine ausdrückliche Regelung in das Formular aufzunehmen. • Fehlt eine Regelung, ist eine Unterbevollmächtigung m. E. statthaft, wenn der Eigentümer den Verwalter trotz des erkennbaren Interessenkonflikts bevollmächtigte. • Der Verwalter kann die Person auswählen, darf ihr aber keine Weisungen erteilen! Prof. Dr. Martin Häublein Universität Innsbruck

25. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Prof. Dr. Martin Häublein Universität Innsbruck