Présenté au Comité consultatif sur les activités commerciales à la frontière (CCACF)

1. Mise à jour sur les Initiatives de l’allégement du fardeau de la paperasserie et de la simplification des activités Présenté au Comité consultatif sur les activités commerciales à la frontière (CCACF) 4 et 5 novembre 2008

2. Objet • Mise à jour sur l’Initiative de l’allégement du fardeau de la paperasserie effectuée à l’échelle du gouvernement et dirigée par Industrie Canada (IAFP). • Mise à jour sur les progrès réalisés par l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) dans le cadre de l’Initiative de simplification des activités (ISA). • Activités du Groupe de travail de l’ISA de l’ASFC (ISAA) et prochaines étapes. - Partenariat entre l’ASFC et les entreprises - Activités à ce jour - Améliorations des affaires éventuelles - Simplification et rationalisation - Amélioration de la communication et de l’interaction - Institutionnalisation de l’ISA. - Rôle futur du Groupe de travail • L’ASFC et le futur de l’ISA

3. 1. IRP : Rapport d’étape • Le budget de 2008 a réaffirmé l’engagement annoncé dans le Budget 2007 de réduire de 20 % les exigences documentaires imposées aux entreprises et a établi l’échéance en novembre 2008. • En vertu de l’IAFP, l’ASFC s’est engagée à réduire de 20,5 % les exigences et les obligations figurant dans ses règlements, politiques et formulaires (éliminant ainsi quelques 1 600 obligations) • Les secteurs de programmes à l’AC et dans les régions ont examiné et analysé, de façon indépendante, les exigences figurant dans les programmes et les documents de politique associés en vue d’identifier les sections pouvant être allégées.

4. 1. IRP : Rapport d’étape (suite) • Cela a été réalisé en : • Éliminant les exigences désuètes, non essentielles ou en double. • Simplifiant certains processus. • Révisant certaines politiques et formulaires complexes de façon à les rendre plus clairs et plus faciles à comprendre. L’ASFC a dépassé son objectif de 20 %!

5. 2. ISA : Au-delà de l’IAFP et le partenariat entre l’ASFC et les entreprises • L’ASFC a mené la simplification des affaires une étape plus loin que l’IAFP. • L’ASFC continuera de réviser les Mémorandums-D, les formulaires et les politiques en vue de réduire la paperasserie au cours des prochains deux à trois ans. • L’Agence s’est aussi engagée à apporter des modifications à ses processus et programmes commerciaux en vue d’offrir de la clarté et une certitude accrue aux entreprises, et de faciliter la tâche aux clients pour respecter leurs obligations en matière d’observation tout en réduisant les coûts en temps et en argent engagés par ces derniers.

6. 2. ISA : Au-delà de l’IRP et le partenariat entre l’ASFC et les entreprises (suite) • Bon nombre d’initiatives complémentaires sont déjà en cours. Elles visent à simplifier et à rationaliser les processus commerciaux. • Le Groupe de travail de l’ISAA a été créé lors de la réunion d’octobre 2007 du CCACF afin d’assurer que les commentaires de l’industrie sont considérés dans la simplification des activités. • Coprésidé par la Fédération canadienne de l’entreprise indépendante (FCEI) et l’ASFC, le mandat du groupe est le suivant : « Réduire le fardeau administratif imposé par l’Agence des services frontaliers du Canada sur les entreprises en éliminant, réduisant, clarifiant et simplifiant les formulaires, licences, règlements, politiques et procédures. »

7. 3. Groupe de travail de l’ISAA : Activités à ce jour • Les membres du groupe de travail comprennent aussi des représentants de : • L’Association des courtiers et intervenants frontaliers internationaux (ACIFI) • L’Association canadienne des importateurs et exportateurs Inc. (ACIE) • La Chambre de commerce du Canada (CCC) • Les Manufacturiers et Exportateurs du Canada (MEC) • La Société canadienne des courtiers en douane (SCCD) • Les membres du Groupe de travail se sont rencontrés chaque quatre à huit semaines dans le cadre de séances de collaboration en vue de discuter des questions relatives à l’ISAA. • Le partenariat est considéré comme une « pratique exemplaire» en vertu de l’IAFP mené par Industrie Canada.

8. 3. Groupe de travail de l’ISAA : Améliorations éventuelles des activités • Le Groupe de travail a mis au point des moyens destinés à : • Simplifier, rationaliser et réduire les exigences imposées sur les petites et moyennes entreprises (PME); • Améliorer la communication et l’interaction avec les PME et les autres clients commerciaux; et • Institutionnaliser la simplification des activités au sein de l’ASFC. • À cette fin, le Groupe de travail a identifié plusieurs améliorations éventuelles des activités.

9. 3. Groupe de travail de l’ISAA : Simplification et rationalisation • Simplifier, rationaliser et réduire les exigences imposées sur les petites et moyennes entreprises (PME) • Offrir des services électroniques plus nombreux et améliorés. • Automatiser le B2; • Automatiser la filière commerciale du B15 • Émettre les avis de cotisations de pénalité en vertu du RSAP par voie électronique (courriel); • Permettre l’envoi des demandes de décision et des répliques par voie électronique (courriel) ou par télécopieur; • Permettre le transfert électronique de fonds directement des importateurs et des courtiers; • Accepter des compensations; • Fournir des formulaires électroniques qui peuvent être complétés et sauvegardés.

10. 3. Groupe de travail de l’ISAA : Améliorer la communication et l’interaction • Améliorer la communication et l’interaction avec les PME et les autres clients commerciaux : • Mettre en oeuvre un Programme de service à la clientèle robuste; • Publier des normes de service; • S’assurer que les renseignements requis de la part des clients sont à jour, clairs, exacts et faciles d’accès; • Renforcer ses processus pour l’équité et les plaintes; • Augmenter la transparence et la communication; • Répondre aux clients en temps opportun.

11. 3. Groupe de travail de l’ISAA : Institutionnalisation de l’ISA • Institutionnaliser la simplification des activités au sein de l’ASFC : • Nommer un champion d’un niveau égal ou supérieur au vice-président pour diriger le processus de l’ISA. • Demander l’avis des entreprises, le plus tôt possible, lorsqu’on élabore des nouvelles politiques et des nouveaux programmes. • Créer et mettre en œuvre une liste de contrôle de l’impact sur les petites entreprises – une « lentille de simplification des activités » destinée à aider les agents de programme et de politique lorsqu’ils élaborent des nouvelles politiques et procédures. • L’ASFC a besoin d’un système qui permettra aux clients d’identifier les zones d’incompatibilité opérationnelle.

12. 3. Groupe de travail de l’ISAA :Institutionnalisation de l’ISA (suite) • Créer et publier régulièrement des mesures de la performance, p. ex. : • Examens et établissement de rapports périodiques sur le nombre d’obligations imposées aux entreprises en vue de mesurer les progrès réalisés. • Décomptes publiés des exigences imposés par les politiques et les formulaires. • Créer et mettre en oeuvre un moyen d’évaluer la simplification des activités dans les « Chartes de projet ».

13. 3. Groupe de travail de l’ISAA : Rôle futur • Le Groupe de travail veut continuer de collaborer avec l’ASFC afin : • De surveiller l’avancement des travaux touchant l’initiative de simplification des activités et arrêter des mesures de succès. • De participer au développement d’une culture d’amélioration continue et de feedback tels qu’ils se rapportent à la simplification des activités. • De se faire le champion de l’initiative de simplification des activités pour les groupes non représentés au sein du groupe de travail, mais faisant partie du CCACF ou du CCSFC. • Servir de lien opérationnel pour l’ASFC.

14. 4. L’ASFC et le futur de l’ISA • En ce moment, la v.-p. de l’admissibilité est la « championne » et le point focal de l’ISA. • Dans le cadre de ces rôles, elle : • Prouve que l’ASFC s’est engagée à être un leader en ce qui a trait à la simplification des activités. • Se fait la championne des entreprises en vue de s’assurer que les préoccupations de ces dernières sont prises en compte par l’ASFC. • Offre une fenêtre et une plate-forme au sein de l’ASFC permettant d’aborder et de discuter des questions touchant les défis/problèmes liés au commerce, au service à la clientèle et aux activités. • Assure un contrôle permanent de la simplification des activités au sein de l’ASFC et elle assure la coordination des questions touchant plusieurs points en matière d’activités. • À l’heure actuelle, l’ASFC analyse les améliorations éventuelles des activités recommandées par le Groupe de travail de l’ISAA et détermine les prochaines étapes, y compris les plans d’action..

15. Simplification des activités Questions, commentaires, suggestions, discussion