Microsoft Access 2003 数据库管理软件

1. Microsoft Access 2003 数据库管理软件

2. 数据是信息的载体，常见的数据形式有3种类型：数据是信息的载体，常见的数据形式有3种类型： • 数值型数据 • 字符型数据 • 特殊型数据 如：声音、图象、视频等。

3. 数据库的定义 • 通俗的说法：数据库就是计算机外部设备中存放数据的“仓库”。 • 一般定义：数据库是为实现一定的目的按一定的组织方式存储在计算机中相关数据的集合。 举个例子：每个人都有很多亲戚和朋友，我们常常用一个笔记本将他们的姓名、地址、电话等信息都记录下来。这个“通讯录”就是一个最简单的“数据库”，每个人的姓名、地址、电话等信息就是这个数据库中的“数据”。我们可以在笔记本这个“数据库”中添加新朋友的个人信息，也可以由于某个朋友的电话变动而修改他的电话号码这个“数据”。不过说到底，我们使用笔记本这个“数据库”还是为了能随时查到某位亲戚或朋友的地址、邮编或电话号码这些“数据”。

4. 数学模型 数学模型：是对数据库如何组织的一种模型表示。 目前常用的数学模型主要有： • 层次模型（早期数据库使用） • 网状模型（早期数据库使用） • 关系模型（目前被广泛使用的） • 面向对象模型（新型的正在逐步发展的）

5. 关系模型 关系模型是将通过一组具有相互联系的“关系”，将相关的数据集合在一起所表示出来的一种数学关系模型。 所谓“关系”是特指那种虽具有相关性，而非从属性的平行的数据之间按照某种序列排列的集合关系。

6. 关系模型 甲,女,9:30,教师,阅读期刊 乙,男,10:20,公务员,借书 丙,男,11:25,职员,阅读报纸 丁,女,12:10,学生,查阅资料 例：有一组数据如右所示 如果把这些数据组合在一起，就构成某天、某图书馆来馆人员的基本情况表。

7. 关系模型 数据间的“关系”是平行的，不代表从属关系，可以用一张二维表来表示它们之间的关系。 表中的每一横行，称为一个记录（record)或一个元组。 表中的每一竖列，称为一个字段（field)或一个属性。 一般在表中的第一行（即每一列的最上面）标示字段（属性）的名称，也称为字段名。

8. 关系模型的性质 关系模型的逻辑结构是一张二维表，是由行和列组成。 • 在一个关系中，同一列数据项要具有相同的数据类型。 • 在一个关系中，各列的顺序可以任意地排列。 • 在一个关系中，不允许有相同的字段名。 • 在一个关系中，不允许有完全相同的记录行。 • 在一个关系中，记录的顺序可以任意地排列。

9. 关系数据库 关系数据库是依照关系模型设计的若干个关系的集合。 在关系数据库中，称一个“关系”（一张二维表）为一个数据表文件（简称表）。 一个关系数据库由若干个表组成，一个表又由若干个记录组成，而每一个记录由若干个以字段属性加以分类的数据项组成。

10. 数据库管理系统的定义 • 数据库管理系统（Database Management System） ，简称为DBMS，它是为数据库的建立、使用和维护而配置的软件。

11. 数据库管理系统的软件产品 • 市场上可以看到各种各样数据库管理系统的软件产品，如Oracle、Informix、Sybase、 SQL Server 、Access 、FoxPro等。 • 其中，Oracle、Sybase数据库管理系统等适用于大型数据库；SQL Server数据库管理系统等适用于大中型数据库；Access 、FoxPro数据库管理系统适用于中小型桌面数据库应用系统。 Access是目前世界上很流行的桌面数据库管理系统。

12. 数据库系统 数据库系统是指使用数据库技术统一管理、操纵和维护数据资源的整个计算机系统。 它是由4个部分组成的： 计算机硬件 软件（包括数据库管理系统和相关的应用软件） 数据库 人员（包括系统管理人员、开发设计人员和用户）

13. Access2003数据库窗口的使用 • 窗口左侧包含两个方面的内容，上面是“对象”，下面是“组”。“对象”下分类列出了Access数据库中的所有对象； • 而“组”则提供了另一种管理对象的方法：我们可以把那些关系比较紧密的对象分为同一组，不同类别的对象也可以归到同一组中。 • 组中的对象只是真实对象的快捷方式。将组中对象删除，只是将对象在组中建立的这个快捷方式删除了，这并不影响这个对象及其里面的内容的完整。它仍然存在于数据库中。

14. 创建数据库

15. Access数据库中的主要对象及其关系 • 数据库中的主要对象 • 表：存储数据 • 查询：查找数据 • 窗体、报表、页面：获取数据 • 宏、模块：实现数据的自动操作

16. 表的创建 创建一个表，包含以下字段： 学号（自动编号，主键） 姓名（文本，8） 高考总分（数字，长整型） 是否团员（是/否） 出生年月日（日期/时间） 个人简历（备注型）

17. 字段的数据类型 • 在Access中有“文本”、“备注”、“数字”、“日期/时间”、“货币”、“自动编号”、“是/否”、“OLE对象”、“超级链接”、“查阅向导”十种数据类型。 • “文本”类型：最多存储255个字符。 • “备注”类型：可以存储65535个字符。 • “数字”类型：又分为整形、长整形、单精度型、双精度型，其长度由系统分别设置为1，2，4，8个字节。 • “日期/时间”型 • “货币”型

18. 字段的数据类型 • “自动编号”型：用来存储递增数据和随机数据的字段类型。自动编号类型字段的数据无需输入，每增加一个新记录，Access 系统将字段的数据自动加1或随机编号。 • “是/否”型：用来存储只包含两个值的数据的字段类型（如：是/否或真/假或开/关）。 • “OLE对象”型：用于链接和嵌入其他应用程序所创建的对象，如：电子表格、word文档、图片、声音等。 • “超级链接”型：用于存放超级链接地址的字段类型。 • “查阅向导”：用于存放从其他表中查阅数据的字段类型。

19. 字段属性的设置 • 文本格式符号：“-” 表示右对齐；“!” 表示左对齐； • 输入法模式：随意、输入法开启、输入法关闭； • 输入掩码 ：给“文本”或“日期”型字段输入内容时的某种特定的格式； • 标题：一般情况下都不设，自动取这个字段的字段名； • 默认值： • 有效性规则： • 必填字段：必须填写的重要字段； • 允许空字符串：指字段里能否存在“零长度字符串” ； • 索引：决定是否将这个字段定义为表中的索引字段； • Unicode压缩：是微软公司为了使一个产品在不同的国家各种语言情况下都能正常运行而编写的一种文字代码，通常选择“是”。

20. 表与表的关系 • 在Access中，同一个数据库中的每一个表都具有相对的独立性，各表之间又可以相互关联，表之间的这种联系是依靠每一个独立表内部的相同属性字段建立的 。 • 若要建立表间的关联关系，就必须给表中的某字段建立主键或索引，才能够建立表间的关联关系。

21. 设置主关键字 主关键字（主键）：就是一个字段或多字段的集合。 主关键字段的值是区别表中记录唯一的标识。 一个表如果设置了主关键字，表中的记录存取顺序就将依赖于主关键字，并且不允许输入与已有主关键字段值相同的数据。即主关键字段是不能有重复值的。

22. 定义主键的操作： 在“表”结构设计窗口，选定字段后，利用“编辑”菜单中的“主键”命令；或用右键单击该字段所在行的任意位置，然后选择“主键”命令。

23. 创建索引 索引是按索引字段的值使表中的记录有序排列的一种技术，索引虽然是一种记录顺序的重新排列，但是不改变表中数据的物理顺序，而是另外建立一个记录索引顺序表，指明了表中记录按照某种要求排列的顺序。 表中字段创建索引后，有助于加快数据的检索、显示、查询速度。 一般情况下，一个表可以建立多个索引，每一个索引可以确定表中记录的一种逻辑顺序。 在Access中，除了OLE对象型、备注型数据及是否型字段不能建立索引外，其余类型的字段都可以建立索引。

24. 表中字段建立索引的方法（一） • 在表结构“设计”窗口，选定要建立索引的字段，打开字段“属性”的“索引”下拉框，进行选择： • 无：表示该字段无索引。 • 有（有重复）：表示该字段建立索引，且该字段的值是可重复的。 • 有（无重复）；表示该字段建立索引，且该字段的值不可重复的。 用这种方法创建的索引，其索引名与索引的字段名相同，其记录顺序按索引字段值升序排列。 例：给表ssbm中的教师编号字段创建索引

25. 表中字段建立索引的方法（二） • 在表结构“设计”窗口，打开“视图”菜单，选择“索引”，在“索引”窗口，确定索引名称、索引字段、排序方向。 • 并定义以下参数： • 主索引：若选择“是”，则该索引字段为主键。 • 唯一索引：若选择“是”，则该索引的每个值都必须是唯一的； • 忽略Nulls：若选择“是”，则排除带有Nulls值的记录；

26. 建立表间关联关系 在Access中，同一个数据库中的多个表，若想建立表间的关联关系，就必须把要建立关联的两个表，以相关联的字段建立索引，通过索引字段的值来建立两个表之间的关联关系。 • 两表之间的关联关系的主要类型： • 一对一 例如：表zrqk 与 表xlqk • 一对多 例如：表zrqk 与 表jssk • 多对一 例如：表jssk 与 表zrqk

27. 两表间 “一对一”关系 即在两个表中选一个相同属性的字段作为关键字段，把其中一个表中的关键字段称为原始关键字段，该字段值是唯一的，而另一个表中的关键字段称为外来关键字段，该字段值也是唯一的。 两表间 “一对多”关系 即在两个表中选一个相同属性的字段作为关键字段，把其中一个表中的关键字段称为原始关键字段，该字段值是唯一的，而另一个表中的关键字段称为外来关键字段，该字段值可以重复。

28. 两表间建立“一对一”关系 首先要确定父、子表的关联字段，然后定义父表中关联字段为主键或有索引（字段值无重复），以及子表中关联字段为主键或有索引（字段值无重复） 然后，打开“工具”菜单，选择“关系”； 在“显示表”窗口，将表添加到“关系”窗口中； 在“关系”窗口，将一个表中的相关字段拖到另一个表中的相关字段的位置； 在“编辑关系”窗口，选择“实施参照完整性”，在按“创建”按钮，两表中的关联字段间就有了一个连线，表明两表间有了关联关系。

29. 两表间建立“一对多”关系 首先要确定父、子表的关联字段，然后定义父表中关联字段为主键或有索引（字段值无重复），以及子表中关联字段为主键或有索引（字段有重复值）

30. 实施参照完整性:禁止输入父表中无匹配记录的子记录，也禁止删除与子表有相关记录的父表记录实施参照完整性:禁止输入父表中无匹配记录的子记录，也禁止删除与子表有相关记录的父表记录 • 选定“级联更新相关字段”，则当更新父表中的相关行时，Access会自动更新子表中的相关行 • 选定“级联删除相关字段”，则当删除父行时，子行也会跟着被删除。

31. 查询的创建与使用 查询是专门用来进行数据检索,以及进行数据加工的一种重要的数据库对象。 查询是通过从一个或多个表中提取数据创建而成的； 查询不仅可以重组表中的数据，还可以通过计算再生新的数据。 每次使用查询时，都是从创建查询时所提供的数据源表或查询中创建记录集。所以，查询的结果总是与数据源中的数据保持同步，只要数据源中的数据是最新的数据，每次使用查询，查询的结果也是依据数据源最新的数据组织查询结果。

32. 查询的创建与使用 • 在Access中，主要有以下几种查询操作方式： • 选择查询 • 参数查询 • 动作查询 • 交叉表查询 • SQL查询

33. 创建选择查询 例1：使用“简单查询向导”，将数据库(jszkxg)中的表(zrqk)、表(ssbm)作为数据源，创建查询。 例2：使用“查询设计器”，将数据库(jszkxg)中的表(jssk))作为数据来源，创建查询（skqk查询）。

34. 创建参数查询 参数查询是选择查询的一种特殊查询。是把选择查询的“准则”，设置成一个带有参数的“通用准则”，当运行查询时，由用户随机定义参数值，查询结果便是根据参数而组成的记录集。 参数查询是通过查询设计器创建的。

35. 创建参数查询 例1：使用“查询设计器”，修改数据库(jszkxg)中的查询（skqk查询） ，把普通的选择查询修改为参数查询。 步骤：在“选择查询”窗口，打开“查询”菜单，选择“参数”，输入参数名称（如JSBH）和参数类型，并按“确定”； 在“选择查询”窗口，修改字段准则，如：在“教师编号”字段的准则中输入 [JSBH]

36. 创建动作查询 动作查询是在选择查询的基础上创建的,它不仅具有选择查询、参数查询的特性，还有对数据源中的数据进行更新、追加、删除的功能，以及在选择查询基础上创建新的数据表的特性。

37. 创建更新查询 在数据库操作中，数据的维护是一个经常性的操作，除了对个别数据项进行简单的数据更新外，有时对于一些数据要批量修改。对于大批数据的改动，可以借助于更新查询来完成，避免手工修改的误差，达到事半功倍。

38. 创建更新查询 例：更新数据库(jszkxg)中的表(zrqk)的“年龄”字段对应的数据，将年龄字段值都加1，定义更新查询名称为（zrgx查询) 注意：更新查询的结果，是对数据源中的数据进行物理更新，因此在设置更新条件时，要做到准确无误，以免造成重大损失。

39. 创建追加查询 这里所说的“追加”的概念，不仅是单个记录的追加，而是一批记录的追加。 使用“追加查询”的前提是要有两个拥有共同属性的字段的表，追加就是将其中一个表中的全部记录或部分记录加入到另一个表中。 例：已知数据库(jszkxg)中有表(ssbm)和表(ssbm1)，将表(ssbm)追加到表(ssbm1)中 。

40. 创建删除查询 使用“删除查询”可以将数据库中的无用数据一次性删除。 注意：这种删除操作一旦执行，删除掉的数据是无法恢复的，所以要谨慎从事。 例：使用“删除查询”，删除数据库(jszkxg)中表(ssbm1) 中 的部分数据 “所在单位”为“五系”的记录。

41. 创建生成表查询 使用“生成表查询”，可以使查询的结果成为一个新表。 这个新表可以是数据源表的一部分，也可以是数据源表修改后的结果表，还可以是多个表创建的新表。 例：根据数据库(jszkxg)中的表(zrqk)、表(ssbm)、表(xlqk)，创建一个表。

42. 使用表 记录的定位：利用记录定位按钮或“编辑”菜单的“定位”。 记录的排序：在“表”浏览窗口，选定要排序的字段，利用“记录”菜单的“排序”命令。 表中列的冻结 表中列的隐藏 表中记录的筛选

43. 使用子表 • 当两个表建立了关联后，通过关联字段就有了父、子表之分，只要通过插入子表的操作，就可以浏览相关表中相关的数据了。 • 使用子表的操作步骤如下： • 打开数据库，打开父表； • 打开“插入”菜单，选择“子数据表”；添加子表； • 在表浏览窗口，单击“+”按钮或“-”按钮，可以打开或关闭子表； • 打开“格式”菜单，选择“子数据表”，可以删除子表与父表的嵌套关系。 例：将表(zrqk) 与(jssk)建成父表与子表嵌套关系