Evolución Tecnológica en la función y legislación del notariado peruano

1. Evolución Tecnológica en la función y legislación del notariado peruano Dr. Mario Romero Valdivieso

2. Agenda • Introducción. • Tecnologías para el cambio. • Prestación de servicios de Fe Pública por instituciones estatales. • ¿Quépuedehacer el Notariadofrente a un escenariocomo el planteado? • Elementos de valor de la Fe Pública en el mundopapel y el entornodigital • Conclusiones: El Notario en el futuro.

3. Introducción • La evolución tecnológica ha constituido un reto asumido por el notariado a efectos de, a la par de las innovaciones que se van produciendo en este contexto, responder a las expectativas de modo eficiente, cumpliendo con los objetivos de eficacia, economía y celeridad, todo ello rodeado de aquello que concede y brinda, a diferencia de otras entidades, la función notarial: seguridad jurídica. • En la legislación nacional peruana, el Decreto Legislativo 1049, Ley del Notariado, y su Reglamento, entre otras normas especiales, han recogido aspectos tecnológicos a efectos de rodear al documento notarial de la tecnología necesaria que garantice su extensión y validez. Se ha mantenido, sin embargo, indicaciones obsoletas que, con motivo de la promulgación de la nueva legislación, debieron ser superadas, es decir, la referencia al instrumento público notarial, debiendo ser ampliada a la alusión de “documento notarial”, pues en éste se encuentra contenido aquél pero incluyendo cualquier soporte distinto al papel, por ejemplo, soportes magnéticos, electrónicos o digitales. • La experiencia obtenida a lo largo de los últimos años, ha significado que la ciudadanía, entidades particulares y el propio Estado, sigan depositando la confianza en la función que desarrolla y brinda el notario, cuya función está dotada ahora de mecanismos tecnológicos.

4. 38 años 13 años 5 años Tecnologías para el cambio 14 años

5. CATEGORIAS DE PERSONAS EN LA ERA DIGITAL

6. Prestación de servicios de Fe PúblicaporInstitucionesEstatales

7. REGISTRO NACIONAL DE IDENTIFICACION Y ESTADO CIVIL RENIEC • Cuentanen suorganigrama con un áreadestinada a la innovacióntecnológica. • Pocaapertura a compartir los beneficios de lasimplementacionesquerealiza a costosrazonables (Bases de Datos). • AcreditacióncomoEntidadCertificadora del estadoperuano. • Posibilidad de realizarprocesos de intermediación digital porsímisma. • Dispone de recursossubvencionadospor el Estado y tiene el monopolio de la identificación de los ciudadanos.

8. Superintendencia Nacional de los Registros Públicos - SUNARP • Partidas Electrónicas como técnica de la inscripción registral. • Interconexión. • Partes electrónicos. • Constitución de empresas en línea.

9. SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE ADMINISTRACION TRIBUTARIA Sunat • LibrosElectrónicos. • Interconexión. • Programa de Constitución de empresas en línea.

10. ¿Quépuedehacer el Notariadofrente a un escenariocomo el planteado?F o d a (Fortalezas – oportunidades – debilidades – amenazas)

11. Fortalezas • Presenciade despachosnotariales a nivelnacional. • Confianzaganada en algunossectores de la ciudadanía. • Seguridadjurídicaquebrinda el documento notarial. • Preservacióndel documentopúblico a lo largo del tiempo. • Fuenteconfiable de referencia (fuente de informacióndisponible y confiableparaterceros). • Fuenteimportante de informaciónpara el Estado en susprocesos de fiscalización. • Funciónsujeta a control: responsabilidadfuncional, administrativa y penal.

12. Oportunidades • Mejorarla prestación de susservicios. • Ingresara la prestación de serviciosdisponiblesdigitales de maneraeficiente (entornos paperless empleando firma digital). • Posicionarsecomoinstituciónpuente de acceso y líder de prestación de serviciosdisponiblesdigitalesconfiables. • Convertirseen promotor del uso del comercio y gobiernoelectrónicosegurosmediante la creación de serviciosdisponiblesdigitales. • Ser consideradosagentesactivos de apoyo al Estado para la luchaanticorrupción.

13. Debilidades • Carenciade prospección/visiónplasmada en un plan estratégico integral. • Escasadifusión de la importancia de la funciónnotarial. • Escasaexplotación del hecho de ser una red con presencia a nivelnacionalparala integración de sus servicios. • Percepciónnegativa de sufunciónporuna parte de la ciudadanía (sobrecostoinnecesario, susservicios no añadenvalor a la operación, lobbistas, etc ). • Queno se genere el consensointernonecesariopara la realización de los cambios.

14. Amenazas • Pérdidade vigencia e importancia de los serviciosnotariales en el mundopapel. • Desconocimientociudadanoen relación a la importancia de la función notarial. • Incrementodel número de FedatariosInformáticosJuramentadosque no seannotarios (compartendeterminadasfunciones de fepública en el nuevoentorno). • Incrementode serviciosdigitales en donde no intervengan los notarios y queseanrealizadosporempresasespecializadas en el empleo y manejo de Tecnologías. • Establecimientodel notariadolibre (se compartiríantodaslasfuncionesnotarialestanto en el mundo real como en el virtual).

15. Portanto, el Notario …. • No debiera ser ajeno a los cambiosque se gestan en la sociedad de la información. • Redefinir la funciónnotarial a efectos de trasladarconfianza y seguridad en el nuevoentorno. • Trabajar con unametodología (planeamiento) sobre la base de un estudio de la situación con miras a llegar al resultadofuturodeseado.

16. Elementos de valor de la Fe Pública en el mundopapel y el entorno digital

17. Verificación de la identidad de la persona. • Papelesnotariales. • Fe de la fecha y horacierta de la realización de un acto. • Conservación y disponibilidad de los documentos. • Legalización de reproducciones. • Base de datoscentralizada. • Intercambio de información con otrasentidades.

18. 1. Verificación de la identidad de la persona en el entorno digital • Incorporación de serviciosdigitales de identificación a través de Base de Datos– RENIEC, y suutilizacióntambién en los sistemasnotarialesparaevitar los problemas de digitación. • Incorporación de servicios AFIS (Automated Fingerprint Identification System), a través del Sistema de VerificaciónBiometrica • Actualmente se vieneutilizando en todaslasNotarías de Lima. • Disminución al 100% de suplantaciones.

19. 1. Verificación de la identidad de la persona en el entorno digital • Tarjetasinteligentesquealmaceneninformaciónsobre la identidad de las personas • Empleo de firmas y certificadosdigitales • Combinación de estastecnologías • Actualmente se vieneutilizando en el sistema de constitución de empresas en líneacomo plan a establecer el Sistema de VentanillaUnica del Estado sin soportepapel. • Total de empresas constituidas al 30 de Junio del 2011: 16,414. • El sistema viene funcionando también en Lambayeque, Tarapoto y Callao.

20. 2. Mecanismos de seguridad en los papelesnotariales Autorización de Registros Notariales • Reemplazar la firma manuscrita de un miembro de la Junta Directiva por un código de seguridad que contenga la firma digital del CNL, conforme lo permite la nueva Ley (Art. 39 Ley del Notariado). • La utilización del código de seguridad se utiliza también en las autorizaciones de viajes de menor.

21. 3. Fe de la fecha y horacierta de la realización de un acto en el entorno digital • El sellado de tiempo o timestamping es un mecanismo on-line que permite demostrar que una serie de datos han existido y no han sido alterados desde un instante específico en el tiempo. • Una autoridad de sellado de tiempo actúa como tercera parte de confianza testificando la existencia de dichos datos electrónicos en una fecha y hora concretos. • Establecido en la acreditación del software de firma digital ante Indecopi para ser parte del sistema IOFE(infraestructura oficial de firma electrónica). • El software de firma digital se utilizará para el envío de partes digitales a Sunarp (Registros Públicos).

22. 4. Conservación y disponibilidad de los documentos en el entorno digital • Microarchivo digital y microduplicado de conformidad con el DecretoLegislativo N° 681 y normasreglamentarias y complementarias. • NTP 392.030.1 Norma TécnicaPeruana de Microformas. Requisitosparalasorganizacionesqueoperansistemas de producción de microformas. Parte 1: Micropelículas y microfichas. • NTP 392.030.2 Norma TécnicaPeruana de Microformas. Requisitosparalasorganizacionesqueoperansistemas de producción de microformas. Parte 2: Medios de archivoelectrónico.

23. 5. Legalización de reproducciones en el entorno digital • De papel a digital. • Microarchivo digital de conformidad con el DecretoLegislativo N° 681 y normasreglamentarias y complementarias. • Como proyecto de digitalización de los legajos de notarioscesados, y obtener un índice notarial quepuedaluego ser consultado.

24. 6. Base de datoscentralizada Programa Sigillum. • Acceso a través de Internet a la consulta de sellos y firmas de notarios, fichas y licencias. • El acceso de los notarios a nivel nacional gratuito. • Crear un sistema de consultas prepagadas para terceros. • Los ingresos por este concepto serán destinados al Colegio de Notarios de Lima (CNL) o a la Junta de Decanos de Notarios para su respectivo fondo.

25. 6. Base de datoscentralizada Congreso de la República • A través de la Comisión Especial Multipartidaria encargada de formular la Política Nacional de Seguridad Ciudadana, el CNL en colaboración con la Junta de Decanos desarrollaría una gran base de datos de las escrituras públicas así como de los protestos, las cuales podrían se consultadas por los organismos que soliciten.

26. 7. Intercambio de información con otrasentidades Digemín (Ministerio del Interior) • El CNL brindará el acceso a la consulta de las Autorización de Viajes de Menores, y de Sellos y Firmas de lo notarios (Sigillum), • Digemin otorgará la información de Pasaportes, Carné de Extranjería y Control Migratorio. • Facilitar el cumplimiento del Artículo 16 inciso D de la Ley del Notariado.

27. 7. Intercambio de información con otrasentidades ONP (Oficina de Normalización Previsional) • Recepción de datos de pensionistas desde el CNL a las Notarias de Lima, para luego entregar electrónica los datos a dicha entidad de los Poderes Fuera de Registro - ONP emitidos. • Enlazadas con alertas notariales. • El objetivo es optimizar los procedimientos administrativos y la automatización e implementación de soluciones informáticas de la ONP, los que permitirán eliminar las estafas por falsificaciones, adulteraciones y suplantaciones de los Poderes Fuera de Registro que utilizan los jubilados para cobrar sus pensiones a través de sus apoderados (terceros).

28. Conclusiones :El Notario en el futuro…

29. Debeseguirsiendogarante de la fepúblicamedianteactosjurídicosoportunos, seguros y económicamenteaccesibles, basados en la innovacióntecnológica y en la calidadprofesional de sus miembros.

30. Debe trabajar en la búsqueda de metas de eficacia, economía y celeridad en la prestación de los servicios notariales, adoptando procedimientos uniformes y protocolos adecuados. • Interactuar, en un rol protagónico, con entidades públicas y privadas, preservándose la autonomía de la función notarial. • Seguir vigilantes y proactivos en la implementación de mecanismos y sistemas que permitan enfrentar con éxito las suplantaciones y las falsificaciones.

31. Seguirbrindandoimagen de seguridadjurídica en los servicioselectrónicos, con empeñoconstante de capacitación y actualización con el apoyotecnológico.

32. EjercerunaPolítica de Calidad, a fin de satisfacerlos requerimientos de seguridadjurídica y fepública en lastransacciones de la Sociedad de la Información con celeridad, innovación y mejora continua de los procesosmediante el usointensivo de lastecnologías de información y con recursoshumanoscapacitados de manerapermanente, porlasorganizacionesnotariales: Colegios de Notarios, Junta de Decanos, Consejo del Notariado y los notariosmismosfrente a su personal.