PREPARAZIONE ED INVIO DI PROPOSTE

1. PREPARAZIONE ED INVIO DI PROPOSTE

2. 3 FASI • Preparazione & Invio Trattativa Lavoro progettuale

3. DECISIONI STRATEGICHE • Ruolo: Coordinatore o partner Scrivere da solo una proposta o in collaborazione con i Vs. partner

4. RISCHI PARTECIPANDO COME PARTNER STRATEGISCHE ENTSCHEIDUNGEN Il budget è abbastanza alto per portare a termine tutti i compiti a me attribuiti? E’ stato previsto in misura congrua il capito inerente i viaggi di spesa? E‘ prevista una traduzione e se sì, é stato previsto un budget per la traduzione? Ricevo un‘informazione regolare sull‘avanzamento del progetto? Ho diritto decisionale nell‘ambito del progetto? Ho diritto a sfruttare i risultati/prodotti? I coordinatori versano in ritardo la quota parte ai partner Mancanza di comunicazione fra coordinatore e partner Coordinatore inesperto • Koordination oder Partner Proposal selbst oder gemeinsam Schreiben

5. OPPORTUNITA‘ ALL‘INIZIO Il bando si iscrive bene nelle mie idee progettuali E‘ stato stabilito un finanziamento Partner esperti/coordinatore nel consorzio Risorse esistenti (conoscenza dell‘inglese, Excel, progetto, comunicazione ecc.) Iniziare a preparare la proposta al più presto possibile

6. COSTITUZIONE DI UN CONSORZIO Aspetti geografici: • bilanciamento fra le aree geografiche (ciò non esclude due partner dello stesso paese1) Contenuto/Know How: • Di quale conoscenze ho bisogno? (Management, Comunicazione, Progettazione) • Di quali contenuti necessito? (dipende dal bando) • Misto fra partner esperti e nuovi Aspetti politici: • Partner provenienti dai nuovi membri stati devono essere inclusi • I cinque grandi partner europei dovrebbero farne parte (I, GB, D, ES, FR) • stakeholders/attori principali dovrebbero essere inclusi

7. CONSIDERAZIONI IN MERITO AL BUDGET Chiedere alla CE a quanto ammonta circa il possibile budget per il progetto Il management del progetto non dovrebbe superare il 7 – 9 % del totale Spese importanti del progetto: • Traduzioni • Viaggi, Incontri

8. RISCHI STRATEGISCHE ENTSCHEIDUNGEN • Partner non gestisce di essere co-finanziato • Ben conosciute istituzioni (persone) fanno parte del consorzio ma anche un partner inesperto lavorerà al progetto • Cambiamenti politici durante il progetto riducono il supporto • lunghi ritardi • Incomprensioni comuni sui contenuti fra partner e coordinatore • Partner non sono capaci di fare fronte agli impegni • Il consorzio conta su contributi fuori progetto • Istituzioni inflessibili • Koordination oder Partner Proposal selbst oder gemeinsam Schreiben

9. INDICI DI SUCCESSO: STEER - CHECKLIST Siamo all‘altezza degli obiettivi formali/amministrativi? Corrispondiamo ai criteri di ammissione del bando? Qualità delle azioni descritte Analisi costo-beneficio Conoscenza di contenuti/metodologia/approccio/messaggio Dimensione europea Sono coinvolti stakeholders e attori principali? Sono coinvolti partner di nuovi membri stati? Consideriamo le direttive europee? Partnerariato Sarà superato il massimo del budget previsto? Implementazione pratica si – ricerca no! Grandezza del consorzio (ø 6 – 9 partner) Consorzio: bilanciato fra i vari partner

10. CONTENUTI DEL BANDO & PROGRAMMA DI LAVORO • Bando • Istruzioni vitali e requisiti • Programma di lavoro • Linee guida per ogni campo specifico e azione chiave • Implementazione e accordi • Criteri di valutazione • Tempistica indicativa per l’implementazione dei pacchetti di lavoro Font: Waltraud Schmid (IEEA): Call 2005 - Essential steps and key issues modified

11. PRIMA DOMANDA A CUI RISPONDERE • Sondare lo stato dell’arte. Cosa è stato fatto in passato? • Cosa esattamente proponete di fare? • Cosa sarà diverso quando il progetto sarà portato a termine? (Quando avrete finito, come si saprà della riuscita?) SPIEGATE CHIARAMENTE QUESTI PASSI NELLA VOSTRA PROPOSTA! SOURCE. Waltraud Schmid (IEEA): Call 2005 - Essential steps and key issues

12. DEFINIZIONE DI PACCHETTI DI LAVORO Ogni pacchetto di lavoro dovrebbe produrre materiali ben definiti (siate ambizioni ma senza esagerare!) Delegate responsabilità ai partner – il coordinatore non deve essere a capo di ogni pacchetto di lavoro CE valore aggiunto derivante da partner che collaborano agli stessi obiettivi. Non singoli pacchetti per singoli paesi La descrizione dei pacchetti di lavoro deve far emergere chiaramente l’intenzione attuale dei partner! Separate i pacchetti di lavoro per il management, includendo incontri e rendicontazione periodiche del consorzio Suddividete i materiali in avanzamento del progetto, stato intermedio e report finale. Media durata di un progetto 24 - 36 mesi Fonte. Waltraud Schmid (IEEA): Call 2005 - Essential steps and key issues

13. ALCUNI SUGGERIMENTI ED ESPERIENZE • Si impiega molto di più a scrivere proposte di quanto possa essere immaginato ! • Rendetelo di facile lettura – I valutatori lo giudicano in meno di 2 ore • Seguite la guida del modulo di richiesta • Dimostrate chiaramente il ruolo di ogni partner • Dimostrate come misurerete il successo durante il progetto (indice di successo) • Schematizzate il lavoro in modo adeguato – non tutti i pacchetti di lavoro contemporaneamente Fonte. Waltraud Schmid (IEEA): Call 2005 - Essential steps and key issues

14. DISSEMINAZIONE/COMUNICAZIONE • Definite un target di rilievo e stabilite un dialogo dall’inizio (non alla fine) • Sito web (separato, facilmente identificabile, di facile accesso) per il transfer di informazioni e assicuratevi che sia visitato (fino a 2 anni dopo il termine del progetto) • Sviluppate messaggi semplici e comunicate direttamente con ogni target specifico • Espandetevi verso nuovi mercati e attori nelle loro sedi/eventi – locali nazionali o europei • Pensate a: pacchetto di lavoro sulla comune diffusione con un budget di 7000-15000€, per il lavoro richiesto alla CE Fonte. Waltraud Schmid (IEEA): Call 2005 - Essential steps and key issues

15. Decisione: Coordinatore / Partner Costituzione di un consorzio 1 concetto in grandi linee / idee Pubblicazione del bando 3. 4. 2. 1. TABELA DI MARCIA PER LA PREPARAZIONE DI UNA PROPOSTA (1) Fase Passi - leggere e capire il bando - Dare un sguardo ai documenti per la proposta - Raccogliere informazioni - Breve descrizione del concetto (1pagina) - Discussione e decisione interna - 1 considerazione di costituire un consorzio - Primo contatto • invio di breve descrizione (1 pagina) • invio di „dichiarazione di confidenzialità ed imparzialità“

16. Verifica di qualità 1 Schede ammin. + informazioni Scrittura di una proposta 1 Costituzione di un consorzio 2 6. 8. 5. 7. TABELA DI MARCIA PER LA PREPARAZIONE DI UNA PROPOSTA (2) Fase Passi - Invio di schede ammin. a tutti i partner, a chi ha firmato la dichiarazione - Ricerca e contatti con i partner mancanti – vedi fase 4 - Dettagli in merito ai contenuti (Obiettivi, target, programma di lavoro, risultati attesi, indice di successo ecc.) - Esterna o tramite i partner 1. Considerazioni del budget - Calcolo approsimativo: siamo nei parametri? 9.

17. Invio della proposta Scrittura di una proposta 2 Verifica di qualità 2 Strumenti per invio elettronico Mettere a punto la proposta Budget dettagliato 15. 13. 14. 12. 10. 11. TABELA DI MARCIA PER LA PREPARAZIONE DI UNA PROPOSTA (3) Fase Passi - Valore aggiunto, contributo alle direttive, management, consorzio, sommario ecc. - Esterna o tramite i partner - Download degli strumenti - Studio degli strumenti - Calcoli finali - Elaborato dei contenuti/verifica finanziaria - Invio elettronico o, in doppia copia Invio per posta/corriere