slide1 l.
Download
Skip this Video
Loading SlideShow in 5 Seconds..
Przekazywanie dokumentów elektronicznych wytworzonych przez administrację publiczną do archiwów państwowych PowerPoint Presentation
Download Presentation
Przekazywanie dokumentów elektronicznych wytworzonych przez administrację publiczną do archiwów państwowych

Loading in 2 Seconds...

play fullscreen
1 / 85

Przekazywanie dokumentów elektronicznych wytworzonych przez administrację publiczną do archiwów państwowych - PowerPoint PPT Presentation


  • 169 Views
  • Uploaded on

Przekazywanie dokumentów elektronicznych wytworzonych przez administrację publiczną do archiwów państwowych. doświadczenia zdobyte podczas testów prototypu Archiwum Dokumentów Elektronicznych.

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about 'Przekazywanie dokumentów elektronicznych wytworzonych przez administrację publiczną do archiwów państwowych' - drake


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
slide1

Przekazywanie dokumentów elektronicznych wytworzonych przez administrację publiczną do archiwów państwowych

doświadczenia zdobyte podczas testów prototypu Archiwum Dokumentów Elektronicznych

Konferencja „Wdrażanie elektronicznych usług dla ludności województwa podlaskiego- część II”, Białystok 12 października 2007

przygotował Kazimierz Schmidt,

Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki

W prezentacji wykorzystano materiały z konferencji „Problemy wartościowania współczesnej dokumentacji” ,Warszawa 19-20 czerwca 2007 (autor wspólnie z Andrzejem Jabłońskim z Archiwum Państwowego w Szczecinie) oraz Andrzeja Biernata (z narady dyrektorów Archiwów Państwowych 24-25 maja 2007)

slide2
Plan

razem 45 minut bo 2 minuty już gadałem…

kilka zda o projekcie
Kilka zdań o projekcie
  • 2006 marzec - Decyzja 266/DIN/2006 Ministra Edukacji i Nauki (rozpoczęcie budowy prototypu – NASK na zlecenie NDAP)
  • 2006 kwiecień-grudzień - trzy urzędy biorą udział w testach przekazania dokumentów (UM w Chorzowie, UM w Częstochowie i Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych)
  • 2006 listopad - Rozporządzenie MSWiA w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
  • 2006 grudzień - dostosowanie systemu do zgodności z ww. rozporządzeniem
  • 2007 – trwają prace zmierzające do poprawienia ergonomiczności systemu
  • … (?) 2008 – przeniesienie systemu do organizowanego Narodowego Archiwum Cyfrowego?
to nie jest to samo
To nie jest to samo
  • Informatyzacja informacji o dokumentacji tradycyjnej
    • elektroniczne rejestry, ewidencje, inwentarze, spisy, indeksy itd.
  • Kopie cyfrowe dokumentów tradycyjnych
    • pliki zawierające informację graficzną (skany), kopie cyfrowe nagrań (dźwiękowych i wideo)
  • Elektroniczne referencyjne rejestry publiczne takie jak PESEL, KRS, CEPIK, EGiB, TERYT, REGON itd.
  • Dokument elektroniczny zamiast dokumentu tradycyjnego
slide6
przypadek 1 - informatyzacja informacji o dokumentacji tradycyjnej (biblioteki, archiwa, wytwórcy dokumentacji)
  • (1) Istnieje pierwowzór analogowy i tylko on zawiera kompletną informację
  • (1) W systemie teleinformatycznym znajduje się tylko informacja o tym pierwowzorze (metadane) ale nie jego kopia cyfrowa umożliwiająca zapoznanie się z treścią
  • (1) przykłady: biblioteczne katalogi on-line (OPAC Biblioteki Narodowej), elektroniczne inwentarze archiwalne (bazy danych archiwów państwowych), ale też rejestr dokumentów przychodzących do kancelarii urzędu,

tylko metadane o dokumentach

przyp 2 kopie cyfrowe dokumentacji tradycyjnej digitalizacja realizowana przez biblioteki i archiwa
Przyp. 2 – kopie cyfrowe dokumentacji tradycyjnej(digitalizacja realizowana przez biblioteki i archiwa)
  • (2) Istnieje pierwowzór analogowy, ale istnieje także kopia cyfrowa zawierająca tę samą informację - umożliwiająca takie samo zrozumienie dokumentu
    • (2a) W systemie teleinformatycznym znajduje się informacja o pierwowzorze oraz dostępna jest także jego kopia cyfrowa
      • przykład: OPAC Biblioteki Narodowej połączony z Cyfrową Biblioteką Narodową (CBN Polona)

metadane o dokumentach analogowych (i ich kopiach?) + dostępne cyfrowe kopie dokumentów

przypadek 2 kopie cyfrowe dokumentacji tradycyjnej ci g dalszy biblioteki archiwa
przypadek 2 – kopie cyfrowe dokumentacji tradycyjnej – ciąg dalszy(biblioteki, archiwa)
  • (2b) w systemie teleinformatycznym znajduje się informacja o pierwowzorze i o istniejącej off-line kopii, ale kopia, nie jest dostępna za pomocą tego systemu
  • (2c) informacja o kopiach nie jest bezpośrednio powiązana z informacją o pierwowzorze
  • (2d) istnieją kopie cyfrowe ale istnieje tylko informacja o nośnikach na jakich są one zapisane, albo … nie ma żadnej informacji

metadane o dokumentach (i kopiach?)

kopie dokumentów

przypadek 3 elektroniczne referencyjne rejestry publiczne wytw rcy dokumentacji
przypadek 3 – elektroniczne referencyjne rejestry publiczne(wytwórcy dokumentacji)
  • (3) w systemie informatycznym znajduje „czysta” informacja, która w zależności od potrzeb jest przetwarzana w formie raportów niezbędnych do realizacji zadań publicznych (na podstawie danych z rejestru wytwarzane są dokumenty …tradycyjne (np. wyciąg z hipoteki, wypis z KRS, prawo jazdy, dowód rejestracyjny itd.)
  • (3) dokumenty elektroniczne w takich rejestrach nie są zapisane w formie utrwalonych plików o określonym formacie

same metadane - ale z założenia nie o dokumentach tylko o innych obiektach

przypadek 4 dokument elektroniczny zamiast dokumentu tradycyjnego wytw rcy dokumentacji
przypadek 4 – dokument elektroniczny zamiast dokumentu tradycyjnego(wytwórcy dokumentacji)
  • (4) dokument elektroniczny zastąpił dokument tradycyjny w procesie realizacji zadań publicznych (wszystko załatwiane jest elektronicznie)
  • (4) w systemie informatycznym dostępne są:
    • dokumenty elektroniczne naturalne tzw. „born digital” w postaci możliwych do wyodrębnienia plików w określonym formacie
    • kopie cyfrowe napływających dokumentów tradycyjnych w postaci j.w. (wtórne dokumenty elektroniczne na podstawie których podejmuje się decyzje)
    • same metadane o procesie ich przetwarzania
    • (4b) w systemie informatycznym dostępne są dokumenty elektroniczne (te w postaci możliwych do wyodrębnienia plików o określonym formacie oraz … same metadane o procesie ich przetwarzania.

dokumenty elektroniczne naturalne + dokumenty elektroniczne wtórne + metadane

jak informacj chcemy zachowa
jaką informację chcemy zachować?
  • przypadek 1-3 (nie jest tematem tej prezentacji) zostawmy do rozpatrzenia innym razem
  • czy w przypadku 4, gdy mamy do czynienia z załatwianiem spraw wyłącznie za pomocą dokumentów elektronicznych (także tych będących kopiami napływających papierów) będziemy starali zachować się całość* dokumentacji elektronicznej dotyczącej załatwiania spraw czy tylko naturalne dokumenty elektroniczne (born digital)?

*w tym także kopie dok. analogowych nawet jeśli wykonane do bieżących potrzeb urzędu w rozdzielczości 150 dpi

dlaczego tak wa ny przypadek 4
dlaczego tak ważny przypadek 4
  • Coraz więcej podmiotów publicznych decyduje się na wspomaganie procesu realizacji swoich zadań za pomocą systemów teleinformatycznych
  • Niezależnie od tego czy system taki służy do załatwiania spraw czy tylko do rejestracji przebiegu spraw załatwianych tradycyjnie (na papierze) – w wyniku ich użytkowania powstają dane elektroniczne umożliwiające znacząco dokładniejsze i szybsze poszukiwanie informacji niż to wynika z tradycyjnej metodyki archiwalnej

w imię czego pozbawiać się tej informacji?

biurowo tradycyjna dok adno informacji
biurowość tradycyjna – dokładność informacji
  • Co wiemy o dokumentach:
    • Nic
  • Co wiemy o sprawach
    • Nic
  • Co wiemy o teczkach z dokumentami:
    • znak akt (kod komórki, symbol w wykazu akt, nr kolejny, rok)
    • nazwa komórki (odpowiadająca kodowi komórki)
    • tytuł teczki (odpowiadający symbolowi z wykazu akt)
    • daty skrajne
    • liczba stron
    • kategoria archiwalna (odpowiadająca pozycji z wykazu akt)
zarz dzanie dokumentacj 2006
zarządzanie dokumentacją 2006

znamy jeszcze rozmiar w metrach bieżących półek

teczka: to wszystko co wiemy

lista spraw: to już za dokładnie

biurowo tradycyjna jako informacji 2

odbiorca

odbiorca

biurowość tradycyjna – jakość informacji 2

treść dekretacji?

data

dekretujący

Co wiadomo z tych „robaczków’?

system informatyczny dok adno informacji
System informatyczny – dokładność informacji

Niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych

  • Co wiemy o dokumentach:
    • Co najmniej: twórca, tytuł, data, format, dostęp, typ,
    • Możliwe też (jeśli są): odbiorca (adresat), relacja, grupowanie, język, opis, kwalifikacja, uprawnienia
    • i inne
  • Co wiemy o sprawach
    • Co najmniej: twórca, tytuł, daty skrajne, dostęp,
    • Możliwe też (jeśli są): odbiorca (adresat),relacja, grupowanie, język, opis, kwalifikacja, uprawnienia
  • Co wiemy o teczkach
    • Nie ma potrzeby tworzenia „elektroteczek”
    • Jeśli takiej wiedzy ktoś by sobie zażyczył (!?) to możliwe jest wykonanie automatycznego raportu za wskazany okres (tylko że… bez podania liczby stron, ponieważ nie wszystkie dokumenty elektroniczne mają strony)
system informatyczny dok adno i jako informacji
System informatyczny – dokładność i jakość informacji

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" ?> <dokument xmlns="http://www.mswia.gov.pl/standardy/ndap" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:schemaLocation="http://www.mswia.gov.pl/standardy/ndap Metadane-1.6.xsd"> <odbiorca> <podmiot> <instytucja> <id typ="NIP">5251572452</id> <nazwa>Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych</nazwa> <jednostka> <nazwa>Zakład Naukowy Archiwistyki</nazwa> <pracownik> <nazwisko>Krochmal</nazwisko> <imie>Jacek</imie> <funkcja>kierownik ZNA</funkcja> </pracownik> </jednostka> </instytucja> </podmiot> <rodzaj>glowny</rodzaj> </odbiorca> <odbiorca> <podmiot> <instytucja> <id typ="NIP">5251572452</id> <nazwa>Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych</nazwa> <jednostka> <nazwa>Wydział Organizacji i Udostępniania</nazwa> <pracownik> <nazwisko>Berska</nazwisko> <imie>Barbara</imie> <funkcja>kierownik WOU</funkcja> </pracownik> </jednostka> </instytucja> </podmiot> <rodzaj>glowny</rodzaj> </odbiorca> <data><typ>stworzony</typ><czas>2007-04-05T10:49:53+01:00</czas></data> <dostep><dostepnosc>wszystko</dostepnosc> </dostep> <format><typ>text/plain</typ></format> <grupowanie><typ>znak sprawy</typ><kod>ZNA-060-8-07</kod><opis>Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami prywatnymi</opis></grupowanie> <identyfikator> <typ>intraDokID</typ> <wartosc>DD32067.txt</wartosc> </identyfikator> <jezyk kod="pol"/> <relacja><identyfikator><typ>intraDokID</typ> <wartosc>DS25494.tif</wartosc></identyfikator><typ>jestDekretacją</typ></relacja> <tworca> <funkcja>stworzyl</funkcja> <podmiot> <instytucja> <id typ="NIP">5251572452</id> <nazwa>Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych</nazwa> <jednostka> <nazwa>Dyrektor Generalny</nazwa> <pracownik> <nazwisko>Biernat</nazwisko> <imie>Andrzej</imie> <funkcja>Dyrektor Generalny</funkcja> </pracownik> </jednostka> </instytucja> </podmiot> </tworca> <typ><kategoria>Text</kategoria><rodzaj>Dekretacja</rodzaj></typ> <tytul><oryginalny jezyk="pol">Dekretacja dokumentu</oryginalny></tytul> </dokument>

z tych „robaczków” wiadomo dokładnie kto komu i kiedy (z dokładnością do sekundy) dekretował dokument, ale także jakie są stanowiska osób i ich miejsce w strukturze organizacyjnej

por wnanie wa niejsze r nice
Metodyka tradycyjna

Wiedza na poziomie teczki

Wątpliwości związane z obiegiem (kto komu)

Dekretacje „na” dokumentach

Dokumenty kopiowane tyle razy ilu odbiorców

System informatyczny

Wiedza na poziomie każdego dokumentu

Żadnych wątpliwości związanych z obiegiem

Dekretacje jako osobne dokumenty

Dokumenty zapisywane w systemie jeden raz

Porównanie (ważniejsze różnice)
cel rozporz dzenia z art 5 ust 2c
Cel rozporządzenia z art.5 ust.2c

rozporządzenie MSWiA w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych jest po to aby istniejące znacząco dokładniejsze informacje znajdujące się w systemach wspomagających obieg dokumentów nie tylko nie zostały bezpowrotnie utracone ale zostały w sposób odpowiednio uporządkowany przekazane do archiwów państwowych

Inaczej mówiąc: „złapanie” takiej informacji jest ważne ponieważ jest ona w porównaniu z dotychczasową (tą o teczkach) – niezwykle dokładna

tylko jak to „złapać”?

i jeszcze jeden niedostrzegany cel
I jeszcze jeden (niedostrzegany) cel
  • W podmiotach publicznych pracuje bardzo liczna grupa osób (nie wiem nie czy większość) którzy nie są zwolennikami informatyzacji. Oprócz powszechnie znanych i często przytaczanych przez tę grupę argumentów (bariery prawne, organizacyjne, finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd, nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po najmocniejszy argument „bo tak!”)

jeśli udowodnimy, że jest możliwe przekazanie dokumentacji elektronicznej do archiwum z zachowaniem kontekstu jej powstawania, to stanie się ona postrzegana jako faktyczna alternatywa dla teczek aktowych

troch spraw technicznych
Trochę spraw technicznych
  • paczka archiwalna – nieskompresowany plik *.tar zawierający trzy foldery
troch spraw technicznych 2
folder dokumenty – folder zawierający ... dokumenty elektroniczne – wszelkie jakie są przekazywanew paczce –z nazwami takimi jak nadał je systemTrochę spraw technicznych 2
troch spraw technicznych 3
folder metadane – folder zawierający metadane do dokumentów elektronicznych przekazanych w paczce – zasada 1 dokument = jeden odpowiadający mu plik XML z metadanymi. Nazwy odpowiadają nazwom dokumentówz folderu „dokumenty”Trochę spraw technicznych 3
troch spraw technicznych 4
Trochę spraw technicznych - 4
  • folder „sprawy” - folder zawierający metadane opisujące sprawy które „zawierają” przesłane dokumenty elektroniczne – niezależne od bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami - pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak jest realizowane przyporz dkowanie do spraw
jak jest realizowane przyporządkowanie do spraw
  • Metadane dokumentu (w pliku DS500.tif.xml )W tym między innymi opis elementu „grupowanie” wyglądał tak:
  • <grupowanie><typ>znak sprawy</typ><kod>ZNA-060-1-06</kod> <opis>Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami prywatnymi</opis></grupowanie>
  • Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają tak W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
  • <identyfikator>  <typ>znak sprawy</typ>   <wartosc>ZNA-060-1-06</wartosc> </identyfikator>
przekazywanie jak to b dzie w praktyce
Przekazywanie: jak to będzie w praktyce?
  • założenie „superkonta” w systemie informatycznym do przechowywania archiwalnych dokumentów elektronicznych dla administracji publicznej (właściwe archiwum państwowe)
  • przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w podmiocie planującym przekazanie materiałów archiwalnych (w postaci pliku XML o określonej strukturze). UWAGA! spis spraw a nie spis teczek!
  • wysłanie spisu w drodze teletransmisji za pomocą „superkonta” (podmiot przekazujący)
  • natychmiastowa, automatyczna weryfikacja spisu przez system (czy zgodny technicznie)
  • merytoryczna weryfikacja spisu przez archiwum państwowe nadzorujące dany podmiot
jak to b dzie wygl da o w praktyce
Jak to będzie wyglądało w praktyce?
  • powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji spisu
  • przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu informatycznego (podmiot przekazujący)
  • kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
  • eksport danych z nośnika do systemu (archiwum „techniczne”)
  • techniczne sprawdzenie przez system zgodności przekazanych materiałów z:
    • spisem zdawczo-odbiorczym
    • przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone i zapisane (ust.2c) (system)
jak to b dzie wygl da o w praktyce31
Jak to będzie wyglądało w praktyce?
  • wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy istotnie przekazano materiały archiwalne) - maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania materiałów (właściwe archiwum państwowe)
  • akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów (właściwe archiwum państwowe)
  • możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych do archiwum dokumentów elektronicznych z systemu służącego do postępowania z dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu przekazującego. W przypadku pozostawiania w systemie konieczność oznakowania dokumentów przekazanych.(instytucja przekazująca)
proces przekazania schemat

6. paczka archiwalna (na nośniku)

Konto edycyjne

1. założenie kont

Konto edycyjne

2. założenie kont

Konto admin.

Superkonto

Konto merytor.

7. wprowadzenie do systemu

3.spis z-o

6. paczka archiwalna (teletransmisja)

5.suma kontrolna

8. akceptacja paczki

4. Akceptacja spisu

Proces przekazania (schemat)

Aktotwórca

Archiwum Techniczne

Archiwum Państwowe

System informatyczny Archiwum Dokumentów Elektronicznych

schemat przekazywania diagram procesu wprowadzania materia w archiwalnych
Schemat przekazywaniaDiagram procesu wprowadzania materiałów archiwalnych

za: Łukaszem Żuchowskim (Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa)

co jeszcze robi prototyp
Co jeszcze robi prototyp
  • Automatycznie wydziela serie (na podstawie zawartej w przekazanych metadanych informacji o strukturze organizacyjnej)
  • Umożliwia edycję metadanych przez archiwa państwowe (na poziomie zespołu, serii, sprawy, dokumentu) ale tylko w zakresie obszaru działania archiwum. Edycja metadanych przez archiwum państwowe nie narusza integralności metadanych pierwotnych – system zapisuje to w oddzielnej warstwie (po testach).
  • Umożliwia edycję metadanych przez instytucje publiczne (np. przez ich archiwa zakładowe) ale tylko w zakresie „ich” materiałów. Edycja ta nie narusza integralności metadanych pierwotnych ani metadanych archiwum państwowego – system zapisuje to w oddzielnej warstwie (w trakcie testów)
co jeszcze robi prototyp 2
Co jeszcze robi prototyp 2
  • Automatycznie blokuje dostęp publiczny do materiałów archiwalnych dla których element „dostęp” jest określony jako
    • „metadane” (blokowanie dostępu do treści dokumentu – zachowany dostęp i możliwość wyszukiwania na podstawie metadanych)
    • „niedostępne” (blokowanie dostępu do wszelkich metadanych lub blokowanie dostępu tylko do metadanych odnoszących się do treści dokumentu ?)
  • Umożliwia eksport danych wybranych spraw uporządkowanych w postaci paczki archiwalnej określonej w rozporządzeniu MSWiA (w razie potrzeby przekazania materiałów upoważnionym podmiotom). Opcja dostępna tylko dla konta merytorycznego archiwum państwowego i instytucji publicznej i tylko w zakresie materiałów właściwych dla tego archiwum lub tej instytucji
walidator
Walidator
  • Aby sprawdzić czy nasz system informatyczny „potrafi” wyprodukować prawidłową technicznie paczkę archiwalną można zajrzeć na stronę https://ade.ap.gov.pl/ndap-walidator/download.do gdzie udostępniono zestaw walidatorów umożliwiających sprawdzenie metadanych pojedynczego dokumentu elektronicznego, spisu zdawczo-odbiorczego, a także całej paczki archiwalnej przeznaczonej do przekazania do archiwum państwowego.
wi cej na ten temat
Więcej na ten temat…
  • W materiałach przygotowanych na szkolenia dla pracowników archiwów państwowych:
  • http://archiwa.gov.pl/?CIDA=825
co jeszcze potrzebne
Co jeszcze potrzebne?
  • Wykaz testów dla systemu informatycznego przeznaczonego do postępowania z dokumentami elektronicznymi (system „przechodzi” testy = nadaje się do realizacji zadań wymienionych w rozporządzeniu)
  • Wykorzystanie systemu ADE do procesu wydawania zgody na brakowanie przez archiwum państwowe?
  • Wykaz rodzajów dokumentów (zgodnie z rozporządzeniem)
  • Automatyczna weryfikacja zgodności paczki archiwalnej z wykazem akt
  • Przykładowe procedury dotyczące długoterminowego przechowywania

ale aby to dobrze zrobić…

potrzebne s
…potrzebne są
  • Dodatkowe objaśnienia niezbędne do prawidłowego uporządkowania metadanych oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady prawidłowego uporządkowania metadanych zamieszcza się na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw informatyzacji (§ 4. Rozporządzenia o niezbędnych elementach struktury)
  • Propozycja robocza wypracowana przez archiwa państwowe jest tutaj:http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
slide40
oraz:
  • wykazy akt przekazywane do ADE w postaci zestandaryzowanych plików XML (wzór wykazu akt w postaci elektronicznej)
komu backup
Komu backup?
  • Co leży w megamarkecie z elektroniką na regale z napisem „archiwizacja”?
  • A może skopiować zawartość dysków razem ze strukturą folderów „jak leci” i przekazać do archiwum? (i tam niech się zajmują tym dalej – wszak od tego są)
  • Jedna z Ważnych Instytucji Publicznych zaproponowała przekazywanie do archiwum państwowego kolejnych backupów systemu informatycznego - zaznaczając że aby to w ogóle odczytać to musimy kupić:
    • Licencję na „Silnik” bazy danych (od znanej firmy o światowym zasięgu)
    • Licencję na aplikację realizującą zadania publiczne za pomocą tego silnika (od znanej firmy o ogólnokrajowym zasięgu)
    • Szkolenia (żeby w ogóle się zorientować jak działa(ł) system
dlaczego materia y archiwalne uporz dkowane w okre lony spos b
Dlaczego materiały archiwalne uporządkowane w określony sposób?
  • Czy tradycyjne papiery mogą być przekazane do archiwum państwowego byle jak czyli „w rozsypie”?
  • To co na papierze może poleżeć przez 50 lat w kącie (i najczęściej nic się nie stanie), może być jeszcze po tym czasie uporządkowane
  • Po 50 latach leżące w kącie taśmy (np.. DLT) z backupów przypuszczalnie będą… do niczego, ponieważ…
poniewa
… ponieważ
  • Nie dadzą się w ogóle odczytać (uszkodzony będzie sam nośnik)
  • Nie będzie urządzeń do odczytania (nie będą już produkowane)
  • Nie będzie oprogramowania do odczytania
  • Nie będzie można stwierdzić jakie oprogramowanie jest potrzebne
  • Znajomość kontekstu „wytworzenia zapisanej taśmy” to jak znajomość kontekstu… zapełnienia regału w magazynie
aby nie by o takich k opot w
Aby nie było takich kłopotów…
  • Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznychi Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519(jak uporządkować materiały na nośniku)
  • Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznychi Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518(jakie dane gromadzić „od początku” oraz jaka procedura przekazania i …przygotowania do przekazania)

…czyli nie chcemy backupów

praktyka og lne problemy z postrzeganiem dokumentu elektronicznego
Praktyka: ogólne problemy z postrzeganiem dokumentu elektronicznego
  • zapisany nośnik (por. kodeks karny art.115 §14)
  • dokument jako plik (XML???) stworzony na podstawie formularza lub wzoru ustalonego w przepisach prawa (por. ustawa o podpisie elektronicznym art.58 ust.3) pobranego z „centralnego repozytorium wzorów pism w formie dokumentów elektronicznych” (zob. §3.4 Rozporządzenia MSWiA w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych - Dz. U. z dnia 11 grudnia 2006 r.).
  • dokument jako plik zapisany w jednym z formatów wymienionych w Rozporządzeniu RM w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych - Dz.U.05.212.1766)
  • dokument jako inny, niewymieniony w przepisach plik
  • dokument „wieloplikowy”
  • dokument jako wpis do bazy danych systemu EOD
spodziewane problemy z samym przekazywaniem i przejmowaniem
Spodziewane problemy z samym przekazywaniem… i przejmowaniem
  • (skomplikowana?) procedura przekazania przy wykorzystaniu prototypu systemu informatycznego do przechowywania archiwalnych dokumentów elektronicznych
  • co w przypadku gdy przekazywane byłyby zbiory dokumentów zawierające nagrania wideo (np. zapisy posiedzenia sądu w jakości „tylko” 5Mb/sek?)
zapisany no nik
zapisany nośnik…
  • kodeks karny art.115 §14:„Dokumentem jest każdy przedmiot lub inny zapisany nośnik informacji, z którym jest związane określone prawo, albo który ze względu na zawartą w nim treść stanowi dowód prawa, stosunku prawnego lub okoliczności mającej znaczenie prawne”
czy zbi r danych na no niku
…czy zbiór danych na nośniku
  • Ustawa o informatyzacji art.3 pkt2:„Dokument elektroniczny: stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych”
za my e to zbi r danych jaki
załóżmy że to zbiór danych – jaki?
  • czy „uporządkowanych w określonej strukturze” znaczy „plik w określonym formacie”?
  • jeśli plik to w jakim formacie?
    • wymienionym w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych - Dz.U.05.212.1766) – tamże XML do „definiowania układu informacji polegającego na określeniu elementów informacyjnych oraz powiązań między nimi”
    • wymienionym w §2.3 rozporządzenia MSWiA z dnia 30 października 2006 w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz.U.06.206.1517) – tamże XML do sporządzania dokumentów elektronicznych „do przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej”
jeszcze dok adniej
jeszcze dokładniej…
  • A może dokument elektroniczny to tylko taki który został przygotowany na podstawie wzorca… który został:
    • przygotowany w formacie (XML), zawierający definicję struktury danych (XSD), wzorzec wizualizacji (XSLT) oraz dane wskazujące na treść oraz zakres użycia (z projektu rozporządzenia MSWiA z art. 58 ust. 3 ustawy o podpisie elektronicznym zob. http://bip.mswia.gov.pl/download.php?s=4&id=647)
wniosek
Wniosek
  • Byłoby miło gdyby wszystkie dokumenty elektroniczne służące do załatwiania spraw były pojedynczymi plikami w formacie XML … i może kiedyś tak będzie
  • Jednak w systemach EOD występują dokumenty w najróżniejszych formatach i … długo jeszcze będą występować (np. skany pism papierowych, nagrania dźwiękowe, pliki binarne spoza obszaru RP itd…)
  • Dlatego Rozporządzenie MSWiA wymaga przekazania osobnego pliku metadanych w formacie XML dla każdego dokumentu elektronicznego – w ten sposób kontekst przekazanych dokumentów sprowadzany jest do wspólnego mianownika – każdy dokument ma identycznie oznaczone (zgodnie z XSD) metadane
problem praktyczny 1 dekretacja w elektronicznym obiegu dokument w eod
Problem praktyczny 1 - dekretacja w elektronicznym obiegu dokumentów (EOD)
  • Nie jest plikiem (bo nie jest zapisana w określonym formacie tylko jako wpis do bazy danych)
  • Ale czy jest dokumentem elektronicznym?
    • Wszak jest to uporządkowany zbiór danych stanowiący odrębną całość znaczeniową
    • Możliwe są do wyodrębnienia niezbędne elementy struktury określone w rozporządzeniu MSWiA (inne niż dokumentu dekretowanego!)
przyk ad pismo i dekretacja r ne metadane r ne dokumenty powi zane relacj
Pismo:

Identyfikator: DS25494.tif

Odbiorca: NDAP/ Dyrektor Generalny

Twórca: AP Białystok/ Dyrektor/Marek Kietliński

Data: 30 marca 2007

Typ: text/pismo

Format: image/tif

Dostęp: wszystko (publiczny)

Tytuł: Problemy z dokumentem elektronicznym w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim

Dekretacja tego pisma:

Identyfikator: DD32067.txt

Odbiorca: NDAP/ZNA/ Jacek Krochmal

Twórca: NDAP/Dyrektor Generalny/Andrzej Biernat

Data: 5 kwietnia 2007

Typ: text/dekretacja

Format: text/plain

Dostęp: wszystko (publiczny)

Tytuł: Dekretacja dokumentu

Relacja: jestDekretacją DS25494.tif

Przykład: pismo i dekretacja: różne metadane – różne dokumenty powiązane relacją
tre dokument w z poprzedniego slajdu
Treść pisma:

Treść dekretacji:

„Do realizacji. WOU we współpracy z ZNA”

Treść dokumentów z poprzedniego slajdu

Warto zauważyć, że sama treść dekretacji bez metadanych (niezbędnych elementów struktury), a zwłaszcza relacji wiążącej z dokumentem dekretowanym nic nie znaczy

problem praktyczny 1 efekty
Problem praktyczny 1 - efekty
  • W wyniku eksperymentu przekazania dokumentów elektronicznych do prototypu ADE (https://ade.ap.gov.pl/ndap/)
    • przekazane dekretacje nie zawierały kluczowej informacji na temat odbiorcy (odbiorców wpisano do treści dokumentu)
    • w ogóle nie przekazano dekretacji (brak było jakichkolwiek informacji o obiegu dokumentów)
  • Cytat z pisma producenta systemów EOD do NDAP: „(…) jest problem z dokumentami elektronicznymi, które powstały tylko w bazie systemu jako rekord zapisu), a nie mają innej postaci (ani papierowej, ani pliku z rozszerzeniem. ). Jak taki dokument możne przekazać do archiwum, aby być w zgodzie z rozporządzeniem?”

Uwaga: braku dekretacji nie można walidować automatycznie. Brak odbiorcy dekretacji można walidować automatycznie, ale nie można tego automatycznie… odrzucić

problem praktyczny 2 metadane w osobnych plikach
Problem praktyczny 2 – metadane w osobnych plikach
  • Rozporządzenie jest jednoznaczne: „Każdy dokument elektroniczny musi być opisany przez dokładnie jeden plik z metadanymi” (załącznik pkt 3 zdanie drugie). Ale nie znaczy to, że każdy plik z metadanymi musi mieć odpowiadający mu dokument elektroniczny.
  • Może się zdarzyć sytuacja, że w systemie EOD nie ma pliku odpowiadającego dokumentowi elektronicznemu tj. są … same metadane (np. opisano w systemie dokument fizyczny i nie ma jego odpowiednika cyfrowego, albo dekretacja nie zawiera treści)
  • Takie „same metadane” także mają znaczącą wartość informacyjną ułatwiającą (zgodnie z definicją) wyszukiwanie, kontrolę i zrozumienie dokumentu
problem praktyczny 3 dobra redundancja danych
Problem praktyczny 3 – dobra redundancja danych
  • Skoro „Każdy dokument elektroniczny musi być opisany przez dokładnie jeden plik z metadanymi” i musi to być niezbędne minimum to analizując rozporządzenie można zauważyć że np. metadane twórcy będą prawidłowe jeśli zostanie określona nazwa instytucji która stworzyła dokument i funkcja (czyli np. „stworzyl”)… i już – po co jakieś dane o jednostkach organizacyjnych, wydziałach, stanowiskach itd..
  • W przypadku gdy będzie przekazanych 40 tysięcy dokumentów to 30 tysięcy z nich może mieć wpisaną tę samą nazwę instytucji – twórcy (jeśli były to dokumenty w niej wytworzone)
  • Dlaczego więc nie przekazać jedynie kodu (identyfikatora) instytucji zamiast jej pełnej nazwy? I niech sobie archiwum państwowe samo ustali nazwę twórcy na podstawie referencyjnego rejestru publicznego. W ten sposób będzie można też ustalić adres itp. dane.
problem praktyczny 3 dobra redundancja danych59
Problem praktyczny 3 – dobra redundancja danych
  • Powielenie metadanych dla każdego dokumentu elektronicznego (zamiast identyfikatora – nazwa i adres) to nie jest dla systemu informatycznego problem techniczny ale za to:
    • dane „archiwalne” będą niezależne od ewentualnych zmian w rejestrach referencyjnych
    • ewentualne dane w systemach informatycznych nie będą stale zależne od jednego rejestru referencyjnego (będzie możliwość weryfikacji informacji za pomocą różnych źródeł)
  • Czy przekazywać więcej informacji na temat twórców dokumentów i i ich miejscu w strukturze organizacyjnej instytucji publicznych to jak się wydaje będzie (już niedługo) problem …polityczny a nie techniczny.
problem praktyczny 4 wymagalno i kolejno podelement w a jako
Problem praktyczny 4: wymagalność i kolejność podelementów a… jakość
  • W wyniku eksperymentu przekazania dokumentów elektronicznych do prototypu ADE (https://ade.ap.gov.pl/ndap/)
    • były problemy z przygotowaniem metadanych wg określonej kolejności
    • pojawiały się tzw. puste znaczniki w elementach nieobowiązkowych (np. <opis></opis>)
    • pojawiały się metadane zgodnie z XSD ale bez wartości informacyjnej np. <tytul>1.tif</tytul> albo <tytul>pismo</tytul>
    • pojawiały się metadane będące informacją fałszywą np. dla dokumentu w języku angielskim określono <jezyk kod="pol"/>

Uwaga: automatycznie walidować da się tylko to co w pkt a-b

wa na informacja
Ważna informacja
  • Podczas testów przekazywano wyłącznie materiały posiadające status dokumentów dostępnych publicznie (nie można było przekazać dokumentów niedostępnych do niesprawdzonego systemu).
problem praktyczny 5 dost p
problem praktyczny 5 - dostęp
  • Jednym z niezbędnych elementów struktury dokumentu elektronicznego jest „dostęp” czyli „określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie można udostępnić dokument”
  • W proponowanych „objaśnieniach” minimalne wymagania dla tego elementu to:
    • dostępność – określenie, czy dokument lub metadane są dostępne (wymagane)
    • uwagi – dodatkowe objaśnienia komu i na jakiej podstawie można udostępnić dokument, lub określenie przyczyny nieudostęniania (opcjonalne)
    • data – data do której dokument lub grupa dokumentów są niedostępne (od kiedy są dostępne) w przypadku ograniczeń w dostępie (opcjonalne)

Bez tej wiedzy nie ma mowy o automatycznym udostępnianiu

problem praktyczny 5 dost p63
problem praktyczny 5 - dostęp
  • Dla pewnych grupy dokumentów z założenia można stwierdzić ze są niedostępne publicznie (np. występują w nich dane osobowe) a dla innych z całą pewnością że są dostępne (te co trafiły do BIP)
  • Określenie dostępu do części dokumentów będzie jednak możliwe wyłącznie po zapoznaniu się z ich treścią przez człowieka – zrobienie tego na etapie przetwarzania dokumentu w urzędzie przez kompetentnego urzędnika jest wykonalne – po przekazaniu do archiwum raczej nie ma na to szans
  • A to oznacza dodatkowy obowiązek, który powinien wymuszać system teleinformatyczny podczas załatwiania spraw
spodziewany problem praktyczny kto jest tw rc w przypadku skanu dokumentu
Spodziewany problem praktyczny – kto jest twórcą w przypadku skanu dokumentu?
  • W podanym przykładzie zeskanowanego pisma MSWiA do MKiDN dobra praktyka to wskazanie jako twórcy podmiotu odpowiedzialnego za treść, a nie za wykonanie kopii (skanu).
  • Gdybyśmy uznawali, że twórcą jest nie MSWiA tylko pani Elżbieta z kancelarii to niczego byśmy nie znaleźli.
spodziewane inne problemy
Spodziewane inne problemy
  • Wypracowana praktyka jest opisana i dostępna w materiałach szkoleniowych umieszczonych na stronie internetowej NDAP (http://archiwa.gov.pl/?CIDA=825) – ale czym innym są testy a czym innym praktyka na „prawdziwych” materiałach archiwalnych
  • Z doświadczenia z BIP-em i wdrożeniem do stosowania podpisu elektronicznego wynika, że (jak to w Polsce) będziemy się martwić jak przekazać materiały archiwalne dokładnie po 10 latach (a wtedy może być już za późno na „złapanie” odpowiednich metadanych)
  • Praktyka wynika z testów w których brały udział wybrane osoby z wybranych urzędów (liderów informatyzacji) wspomagane przez dostawców oprogramowania – co będzie w przypadku pierwszego przekazania „na poważnie”?
inne problemy 2
Inne problemy 2
  • Z testów wynika że „paczka archiwalna” zawierająca 74 sprawy (w tym 829 dokumentów) miała wielkość 55MB
  • Inna paczka archiwalna zawierająca 72 sprawy (127 dokumentów) miała wielkość 10 MB
  • Dokumenty papierowe skanowane były w podmiotach przekazujących w rozdzielczości 150 dpi (czarno-białe)

Na pewno jak nie zaczniemy to się nie dowiemy…

… i dlatego mamy do czynienia z prototypem

spodziewane problemy 3
Spodziewane problemy 3
  • Co by było gdyby:
    • Ustalono w przepisach prawa obowiązek skanowania papierowych dokumentów w rozdzielczości 600 dpi i 24-bitowej głębi koloru (albo choć 300 dpi 8-bit)
    • Rozpoczęto przekazywanie nagrań dźwięku dla których ustalono w przepisach jakość minimum 48kHz/24bit
    • Rozpoczęto przekazywanie nagrań wideo dla których ustalono…

Na pewno jak nie zaczniemy to się nie dowiemy…

… i dlatego mamy do czynienia z prototypem

the national archives uk http www nationalarchives gov uk ero
The National Archives (UK)http://www.nationalarchives.gov.uk/ero/

Przykładowe archiwum – bez „złapanych” z systemu informatycznego metadanych – czyli użytkownik zobaczy dokument, ale nie zobaczy jego metadanych

slide78

Ostatnia strona…

Charakterystyczne: metadane wyjęte z pliku .doc i wpisane do PDF

nara electronic records from the us department of education
NARA - Electronic Records from the US Department of Education

Przykładowe archiwum – samych „okrojonych” metadanychczyli użytkownik zobaczy niektóre metadane (tytuły) ale nie zobaczy dokumentów (może je zamówić)

archiwum dokument w elektronicznych ade https ade ap gov pl ndap
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)https://ade.ap.gov.pl/ndap/

Prototypowe archiwum – ze „złapanymi” i przekazanymi z systemu informatycznego metadanymi oraz pełną treścią dokumentówUżytkownik korzystając z przekazanych przez aktotwórcę metadanych może odnaleźć, a następnie obejrzeć dokumenty

slide84

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" ?><dokument xmlns="http://www.mswia.gov.pl/standardy/ndap" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:schemaLocation="http://www.mswia.gov.pl/standardy/ndap Metadane-1.6.xsd"><data><typ>stworzony</typ><czas>2006-06-27T00:00:00+01:00</czas></data><dostep><dostepnosc>wszystko</dostepnosc></dostep><format><typ>image/tiff</typ><wielkosc jednostka="bajt">2053996</wielkosc></format><grupowanie><typ>znak sprawy</typ><kod>DP-025-29-06</kod><opis>Opiniowanie projektów aktów prawnych</opis></grupowanie><identyfikator><typ>intraDokID</typ><wartosc>DS8927.tif</wartosc></identyfikator><jezyk kod="pol"/><kwalifikacja><kategoria></kategoria><data>2006-06-28T15:29:22+01:00</data><podmiot><instytucja><id typ="NIP">5251572452</id><nazwa>Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych</nazwa></instytucja></podmiot></kwalifikacja><relacja><identyfikator><typ>intraDokID</typ><wartosc>PD120.doc</wartosc></identyfikator><typ>maOdniesienie</typ></relacja><relacja><identyfikator><typ>intraDokID</typ><wartosc>PD121.doc</wartosc></identyfikator><typ>maOdniesienie</typ></relacja><relacja><identyfikator><typ>intraDokID</typ><wartosc>RD225.html</wartosc></identyfikator><typ>maOdniesienie</typ></relacja><relacja><identyfikator><typ>intraDokID</typ><wartosc>DD10158.txt</wartosc></identyfikator><typ>maDekretację</typ></relacja><relacja><identyfikator><typ>intraDokID</typ><wartosc>DD10126.txt</wartosc></identyfikator><typ>maDekretację</typ></relacja><relacja><identyfikator><typ>intraDokID</typ><wartosc>DD10159.txt</wartosc></identyfikator><typ>maDekretację</typ></relacja><relacja><identyfikator><typ>intraDokID</typ><wartosc>DD10265.txt</wartosc></identyfikator><typ>maDekretację</typ></relacja><relacja><identyfikator><typ>intraDokID</typ><wartosc>DD10425.txt</wartosc></identyfikator><typ>maDekretację</typ></relacja><tworca><funkcja>stworzyl</funkcja><podmiot><instytucja><nazwa>Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji</nazwa><adres><miejscowosc></miejscowosc><kraj>PL</kraj></adres></instytucja></podmiot></tworca><typ><kategoria>Text</kategoria><rodzaj>Pismo</rodzaj></typ><tytul><oryginalny jezyk="pol">projekt rozporządzenia MSWiA w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych</oryginalny></tytul></dokument>

wartość informacyjna jest zdecydowanie większa i zrozumiała dla maszyny

ale czy w og le zaczniemy t informatyzacj
Ale czy w ogóle zaczniemy tę informatyzację?
  • Z całą pewnością nie zaczniemy jeśli nie będzie wolno… całkowicie zastąpić papieru w obiegu dokumentów czyli po prostu zabrać go z biurek (wszystkich biurek – także prezydentów, prezesów, ministrów, dyrektorów itd.)
  • Może na początku niech nie chodzi o to by był to nakaz – chodzi o to aby był wybór
  • Abyśmy mogli wypracować dobrą praktykę – i działając zgodnie z prawem nie dublować obiegu elektronicznego w EOD - obiegiem papierowym

mój adreskschmidt@archiwa.gov.pl