m lrettet prosjektstyring l.
Download
Skip this Video
Loading SlideShow in 5 Seconds..
Målrettet prosjektstyring PowerPoint Presentation
Download Presentation
Målrettet prosjektstyring

Loading in 2 Seconds...

play fullscreen
1 / 78

Målrettet prosjektstyring - PowerPoint PPT Presentation


  • 234 Views
  • Uploaded on

Målrettet prosjektstyring. Monika A. Johansen Litteratur: Andersen, Grude, Haug: Målrettet prosjektstyring, NKI Forlaget, Bekkestua 1995. Hvem er jeg?. 10 års fartstid på NST Telenor: Montør – Telenor Forskning Tok 5 vekttall prosjektstyring 96 Etter det to BI-kurs her på NST (10 vekttall)

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about 'Målrettet prosjektstyring' - dixie


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
m lrettet prosjektstyring

Målrettet prosjektstyring

Monika A. Johansen

Litteratur: Andersen, Grude, Haug: Målrettet prosjektstyring, NKI Forlaget, Bekkestua 1995

hvem er jeg
Hvem er jeg?
  • 10 års fartstid på NST
  • Telenor: Montør – Telenor Forskning
  • Tok 5 vekttall prosjektstyring 96
  • Etter det to BI-kurs her på NST (10 vekttall)
  • Søkt doktorgrad innen prosjektledelse –ikke tilslag
ramme for dagen
Ramme for dagen
  • 8:30 til 11:30
  • Pauser

- Ca 10 min pr time – men tilpasse noe mht til hvor langt vi er kommet

disposisjon
DISPOSISJON
  • Målrettet prosjektstyring
    • Mandat med formål og mål
    • Milepælsplanlegging
    • Ansvarskart
    • Tidsplanlegging
    • Aktivitetsplanlegging
    • Litt om oppfølging
m let med dagen i dag
Målet med ”dagen-i-dag”

Lære litt grunnleggende prosjektstyringsmetodikk som gjør dere i stand til å være med å planlegge og gjennomføre telemedisin-prosjekt på NST

  • Utlært i dag?
  • BI-kurs?
linje kontra prosjekt
Linje kontra prosjekt

Linjen: Repetitive (gjentagende) oppgaver

Prosjektet: Unik oppgave

Prosjektarbeidsformen er et

alternativ/supplement til linjens arbeid.

prosjektets kjennetegn
PROSJEKTETS KJENNETEGN:
  • Engangsoppgave  Ny og ukjent oppgave
  • Skal lede frem til et bestem og annerledes resultat forandring i arbeids/livssituasjon
  • Krever forskjellige typer av ressurser (personell)  vanskelig arbeids og samarbeidssituasjon
  • Er begrenset i tid
prosjektets kjennetegn8
Prosjektets kjennetegn

1. Engangsoppgave: ny og ukjent oppgave

Konsekvenser:

  • Usikkerhet
  • Behov for kreative løsninger
  • Entusiasme
prosjektets kjennetegn9
Prosjektets kjennetegn

2. Skal lede fram til et bestemt resultat

- både prosessen frem til resultatet og selve resultatet medfører ofte forandringer i menneskers arbeids- eller livssituasjon

Konsekvenser:

  • Formålet må være klarlagt
  • Målene må være klarlagt
  • Kompetansebehovet må være klarlagt
prosjektets kjennetegn10
Prosjektets kjennetegn

3. Krever forskjellige typer av ressurser

    • Vil ha vanskeligheter med å få de rette personene til rett tid, og hvis man får dem, er det ofte mennesker som ikke har arbeidet sammen tidligere

Konsekvenser:

  • Prosjektleder som kan lede, ikke bare fagperson
  • Etablere team
prosjektets kjennetegn11
Prosjektets kjennetegn

4. Er begrenset i tid, evt også andre begrensninger/rammer (som kostnader)

Konsekvenser:

  • Mål og ressurser må være avpasset
  • Kostnad, tid og kvalitet må være avveiet
  • Konsekvenser hvis rammene ikke holdes
jessens def av prosjekt
Jessens def. av PROSJEKT
  • Problemorientert
  • Målrettet
  • Klare ressursgrenser mht
    • Tid
    • Økonomi
    • Personell
  • UNIKT
forskjellige typer prosjekter
Forskjellige typer prosjekter
  • Produktutvikling
  • Systemutvikling
  • Organisasjonsutvikling
  • Forskningsprosjekt
  • Tekniske løsninger
  • Administrative løsninger
  • Arrangementer
prosjektets livssyklus
Prosjektets livssyklus
  • Prosjektet skapes/ideen oppstår
  • Planlegging og organisering
  • Startes
  • Gjennomføres
  • Avsluttes
slide16
Den store interessen for og utbredelsen av prosjektarbeidsformen:

FORANDRING, OMSTILLING OG UTVIKLING

SKJER GJENNOM PROSJEKTER

slide17
Viktig å tenke:
  • SAK OG PERSON
    • SAK – problem, faglig arbeide, metodikk
    • PERSON- de mennesker som inngår
  • PSO
      • Person utvikling
      • System utvikling
      • Organisasjonsutvikling
slide18
HOVEDOPPGAVE I

PROSJEKTSTYRINGEN:

  • Forholdet mellom linjen (basisorganisasjonen) og prosjektet
  • De prosjektinterne forholdene
slide20
”SAK”-UTFORDRINGER I PROSJEKTARBEIDET
  • Planlegge
  • Organisere
  • Følge opp
  • Det faglige arbeidet i prosjektet
slide21

SAK-utfordringer og metode

Plan-

legge

Orga-

nisere

Følge

opp

Mandat

Milepælplan

Formåls-

struktur

Milepæl-

rapport

Prosjekt/

Prinsipp-

Ansvarskart

Over-

ordnet

Ansvars-

kart-

rapport

Detalj

Aktivitetsansvarskart

(andre detaljplaner)

forholdet linjen prosjektet sak
FORHOLDET LINJEN – PROSJEKTET (SAK)
  • Mandat med formål og mål
  • Ressursforpliktelser
  • Avgitte ressurser
  • Overordnede planer
  • Tilstandsrapporter
  • Resultater

Prosjekt

Linje

mandat
MANDAT
  • Prosjektets navn:
  • Oppdragsgiver:
  • Bakgrunn:
  • Formål (bidrag til virksomheten):
  • Mål:
  • Rammebetingelser:
  • Økonomi:
prosjektets navn
PROSJEKTETS NAVN

Viktig å velge et godt navn

- synliggjøre prosjektet

- fokusere på ”resultatet”

Viktig å velge et godt akronym (Initialord)

oppdragsgiver
OPPDRAGSGIVER
  • Oppdraget forankret hos en instans, enhet, organisasjon, virksomhet – gjerne rep ved en person

For eksempel: HelseNord, NST ved økonomiansvarlig, personalansvarlig og lignende

  • Hvis flere instanser (eks flere apotek), behov for styringsgruppe
bakgrunn
BAKGRUNN

Kort beskrivelse av relevant historikk:

  • Prosjektets ”unnfangelse”
  • Forprosjekt og relasjoner til andre prosjekter
form l
Formål
  • Hvorfor?
  • Hensikten med prosjektet

Prosjektet formål er typisk å bidra til at virksomheten i fremtiden gjør visse av sine oppgaver på en ny eller bedre måte. Prosjektets formål uttrykker hva prosjektet skal få til for virksomheten.

slide28
Mål
  • Hva?
  • Hva skal prosjektet få til i prosjektperioden.

Prosjektets mål sier konkret hva prosjektet skal levere til linjeorganisasjonen/virksomheten.

arbeidet med prosjektm lene
ARBEIDET MED PROSJEKTMÅLENE
  • Virksomhetens formål
  • Prosjektets formål
  • Prosjektets mål
    • Hovedmål
    • Delmål
    • Resultatmål
prosjektform l prosjektm l
PROSJEKTFORMÅL - PROSJEKTMÅL

Prosjektperioden

Tiden

Målrealisering

Formålsrealisering

slide31
MULTIMÅL

P = Personutvikling - utvikling av berørte personer

S = Systemutvikling - hva skal skapes/lages

O = Organisasjonsutvikling eller miljøutvikling

Gjør en PSO-test av målene

slide32
KRAV TIL MÅLENE

R = Resultatbeskrivende

O = Objektivt målbare

T = Tidsbestemte

U = Utviklende

R = Realistiske

Gjelder målene på laveste nivå i hierarkiet

slide33
RAMMEBETINGELSER

Restriksjoner på hva prosjektet kan gjøre

Eksempler: utstyrsanskaffelser, ressursbruk,

uakseptable løsninger,

uakseptable tiltak

1 oppgave i m lformulering
1. OPPGAVE I MÅLFORMULERING

Et stort apotek er inne i en større omstilling og effektiviserings prosess og har derfor flere prosjekt som pågår samtidig. Samtlige av prosjektene har problemer. De er blitt forsinket og bruker mer ressurser enn planlagt.

Prosjektstyringen er tilfeldig og personavhengig.

Medarbeiderne er ofte negative til å delta i prosjektarbeidet.

Linjelederne/avdelingslederne ønsker ikke å avgi ressurser til slikt arbeid.

Apotekets øverste leder ønsker et eget prosjekt som har som oppgave å forbedre prosjektstyringen. Hun ønsker ikke at det blir brukt eksterne konsulenter i dette prosjektet.

Lag utkast til mandat med formål og hovedmål for et slikt

prosjekt.

mandat35

Diskuter sammen, fyll inn i mandatet under

MANDAT
  • Prosjektets navn:
  • Oppdragsgiver:
  • Bakgrunn:
  • Formål:
  • Mål:
  • Rammebetingelser:
mandat36
MANDAT

Navn: BEdre STyring av prosjekter (BEST)

Oppdragsgiver: Apotekets leder

Bakgrunn: Store ”sprekk” og problemer

Formål og mål: SE egen beskrivelse

Rammer : ikke bruk av eksterne konsulenter

prosjektets form l alle prosjekter skal holde tids og ressursrammer
PROSJEKTETS FORMÅLAlle prosjekter skal holde tids- og ressursrammer

Prosjektets hovedmål:

H1: En utprøvet metodestandard skal være vedtatt brukt i alle prosjekter (S)

H2: Bedriftens medarbeidere skal ha god kompetanse i prosjektarbeid generelt og spesielt i metodestandarden (P)

H3: Det skal i bedriften være en positiv holdning til prosjektarbeidsformen (P)

H4: De organisatoriske forholdene i bedriften skal støtte bruken av prosjektarbeidsformen (O)

planleggingens hensikt
PLANLEGGINGENS HENSIKT
  • Oversikt og forståelse for oppgaven
  • Fellesskap om oppgaven
  • Grunnlag for ressursdisponering
  • Grunnlag for arbeidsdeling
  • Grunnlag for oppfølging

Produkt (plan) – prosess (læring, motivasjon)

planleggingsprinsipper
Planleggingsprinsipper
  • Motiverende planlegging

Stimulans for videre arbeid

  • Nivå-inndelt planlegging

Overordnet: Hva?

Detalj: Hvordan?

  • Planlegging for målstyring

Kontrollerbare slutt-/delmål

milep lplanlegging
MILEPÆLPLANLEGGING
  • Motiverende

Samarbeid om planen

  • Overordnet planlegging

Hva skal oppnås?

  • Målorientert

Kontrollerbare milepæler

milep lplanlegging42
MILEPÆLPLANLEGGING

Slutt

I dag

Milepæler som er

  • Kontrollstasjoner på vei mot målet
  • Tilstandsbeskrivelser (resultater)
  • Delmål (gir evolusjonær utvikling)

Milepæler

milep lplan
Milepælplan

Milepæl A

Milepæl B

Milepæl C

Milepæl D

Logisk sammenheng mellom milepæler

eksempel p milep lplan
Eksempel på milepælplan

M1

M2

M3

M4

M5

M6

Når arealbehov og økonomiske

rammebetingelser er bestemt

Når oversikt over tilbud i markedet

foreligger

Når to alternativer er valgt ut for

forhandlinger

Når leiekontrakt er underskrevet

Når flytteplan foreligger

Når virksomheten er i gang i nye lokaler

Milepælplan for flytteprosjektet

mandat45
MANDAT

Navn: Bedre arbeidsplass

Oppdragsgiver: NST v/leder

Bakgrunn:Gamle og triste lokaler, landskap, mye støy

Formål: Bedre arbeidssituasjon, høyere produktivitet

Mål: En handlingsplan for å bedre det fysiske arbeidsmiljøet

MILEPÆLPLAN!

slide46

M1

M2

M3

M4

Når en beskrivelse av nåsituasjonen foreligger

Når en beskrivelse av ønsket situasjon og

arbeidsmiljølovens krav foreligger

Når en beskrivelse av de prioriterte behovene for

utbedring forligger

Når en beskrivelse av mulige tiltak med

konsekvenser og kostnader foreligger

Når tiltak er valgt

Når handlingsplanen er overlevert

Milepælplan for utarbeiding av handlingsplan for å

bedre det fysiske arbeidsmiljøet

M5

M6

krav til milep ler
Krav til milepæler
  • Tilstandsbeskrivelser
  • Løsningsnøytrale
  • Kontrollerbare
  • Viktige beslutningspunkter/styringspunkter
  • Ikke for mange (max. 12-15)
  • Ikke for lang tid mellom hver
faseinndeling av prosjekter
Faseinndeling av prosjekter:
      • Forprosjekt – gjennomføringsprosjekt
      • Inndeling i delprosjekter
  • Meningsfull planlegging: Tar hensyn til at det blir tatt beslutninger som påvirker prosjektarbeidets innhold
eksempel beslutninger
Eksempel – beslutninger
  • Når arealbehov og økonomiske rammebetingelser er bestemt
  • Når oversikt over tilbud i markedet foreligger
  • Når to alternativer er valgt ut for forhandlinger
  • Når leiekontrakt er underskrevet

Milepælplan for flytteprosjektet

M1

M2

M3

M4

milep lplan50
MILEPÆLPLAN
  • Milepæler som er resultatorientert, ikke aktiviteter
  • Logiske sammenhenger mellom milepæler
  • Plan på en A4-side
  • Plass til rapportering på planen

Blankett for milepælplan

slide51
FALLGRUVER I PLANLEGGINGEN
  • Planleggingsnivået uheldig
  • Planleggingshorisonten uheldig
  • Planleggingsverktøyet uheldig
  • Overoptimisme
  • Glemmefaktorer
slide52
ANSVARSKART

vs.

TRADISJONELL ORGANISERING

tradisjonell organisering
TRADISJONELL ORGANISERING

Styrings-

gruppe

Prosjekt-

leder

Referanse-

gruppe

Prosjekt-

gruppe

Prosjekt-

gruppe

prosjektansvarskart
PROSJEKTANSVARSKART
  • Viser ansvar for å realisere milepælene/delmålene
  • Når arbeidet med milepælene skal pågå
  • Når arbeide skal være sluttført
roller
ROLLER
  • Utfører arbeidet – U
  • Tar hovedbeslutning – B
  • Tar delbeslutning - b
  • Må rådspørres – R
  • Kan rådspørres – r
  • Må informeres – I
  • Arbeidsledelse (framdriftsansvar) – a
  • Kompetanseoverføring - A
prosjektansvarskart56
PROSJEKTANSVARSKART

Instanser

Forhold

* Rolle

Klarlegge linjeorganisasjonens forpliktelser i forhold til milepælene i prosjektet.

prosjektansvarskart57
Prosjektansvarskart

Berørt

Linje-

leder

Adm.

dir.

Prosjekt-

leder

Pers.

Kons.

AMU

r

M1: Nåsit. beskr

aU

R

U

R

M2: Ønsket sit. AML

aU

B

b

U

R

M3: Behov utbedring forelagt

aU

U

I

M4:Tiltak m/ konsekvenser

r

aU

M5: Tiltak valgt

aU

M6: Handl.plan

aU

R

U

R

Handlingsplan - bedre fysisk arbeidsmiljø

slide58
Innsida/prosjektarbeid/oppstart!!!
  • Titt på Prinsippansvarskartet til NST
  • Mønsterheftet til NST – ”pensum”
fallgruver i organiseringen
FALLGRUVER I ORGANISERINGEN
  • Ikke bevisst organisering
  • Uklar ansvarsfordeling og uklare samarbeidsprinsipper
  • Nøkkelpersoner ikke tilgjengelige
  • Linjeledelse og nøkkelpersoner ikke motiverte
  • Feil person prosjektleder
tidsplanleggingen
TIDSPLANLEGGINGEN

Utgangspunktet:

  • Finnes det en bestemt ferdigdato?
  • Hvordan er den fastlagt?
    • Eksternt fastlagt
      • Ufravikelig
      • Vurderbar, når økonomi blir brakt inn
    • Intern oppdragsgiver:
      • Tilfeldig grunnlag
      • Etter nøye analyse
tidsplanlegging
TIDSPLANLEGGING

Underlag

  • Milepælplanen (den logiske strukturen)
  • Prosjektansvarskartet (ressursforpliktelsene)
  • En grov aktivitetsoversikt (de mest tid- og ressurskrevende aktiviteter)
tidsplanlegging for hver milep l
Tidsplanlegging for hver milepæl
  • Identifisere de mest tidkrevende aktivitetene
  • Anslå hvor lang tid arbeidet med å nå milepælen vil ta med de forutsatte ressurser
  • Plassere arbeidet med milepælen i kalendertid
tidsplanlegging forts
Tidsplanlegging (forts)

Tidsplanene for hver milepæl blir satt

sammen til antatte ferdigdatoer for hele milepælplanen (ferdigdato prosjekt), eller

– når ferdigdato er fastsatt eksternt –aktiviteter og milepæler planlegges ifht gitt ferdigdato på prosjekt

Tidsplanleggingen for en (den enkelte) milepæl blir ledet av arbeidslederen (a)

Prosjektlederen leder hele arbeidet

gir tidsplanleggingen en akseptabel ferdigdato
Gir tidsplanleggingen en akseptabel ferdigdato

Hvis uakseptabel ferdigdato:

  • Mer ressurser (mer tid pr dag/uke)
  • Omfordele ressurser
  • Redusere ambisjonsnivå
    • Relativ lik tidsreduksjon (redusere litt på alt)
    • Etter en prioritetsvurdering
aktivitetsplanlegging og organisering
Aktivitetsplanlegging og -organisering

Ser på en milepæl av gangen

  • Identifisere alle aktivitetene

For hver aktivitet

  • Identifisere berørte personer og deres rolle = aktivitetsansvarskart
  • Estimere arbeidsinnsatsen
  • Plassere aktiviteten i tid
prinsipper ved aktivitetsplanlegging og organisering
Prinsipper ved aktivitetsplanlegging og -organisering
  • Ikke planlegg arbeidet med å nå en milepæl før det er behov for det
    • Konsekvens: det er neppe fornuftig å planlegge alle aktivitetene ved prosjektstart
  • La de utførende være med å planlegge
    • Dette betyr ikke at prosjektlederen uten videre skal akseptere den utførende tids- og ressursanslag
aktivitetsansvarskart
Aktivitetsansvarskart

Instanser

Forhold

* Rolle

Klarlegge prosjektmedarbeidernes forpliktelser i forhold til aktivitetene

hjelpemidler i aktivitetsplanleggingen
Hjelpemidler i aktivitetsplanleggingen:
  • Arbeidsmodeller, sjekklister
  • Hjelp til å få med alle aktiviteter
  • Erfaringsestimater
    • Hjelp til å anslå ressursbehovet
  • Tidligere ansvarskart for tilsvarende arbeider
    • Hjelp til rollefordeling
slide69
Milepælplanlegging
  • Vanligvis kunne utvise kreativitet, fantasi

Aktivitetsplanlegging

  • Nøyaktighet, ikke glemme
slide70
Forskjellige teknikker for å vise en

aktivitetsplan:

  • Gantt-diagram
  • Nettverksplaner (CPM, PERT)
gantt diagram
Gantt-diagram

A

B

C

D

Svakheter

  • Viser ikke avhengighetsforhold mellom aktiviteter
  • Viser ikke hvor tidlig en aktivitet kunne begynne og hvor sent slutte

Tiden

nettverksplan

(x)

A

(x)

C

(x)

Nettverksplan

B

Aktiviteter: A,B,C Aktivitetstart

Tidsbehov (x) Aktivitetsslutt

Avhengighetsforhold

Aktivitetene B og C kan ikke starte før A er ferdig

obs forskjellen i tolkning av milep lplan og nettverksplan

B

A

C

OBS! Forskjellen i tolkning av milepælplan og nettverksplan

Milepælplan: Viser milepæler og deres avhengighetsforhold.

Milepæl C kan ikke nås før milepæl B er nådd (aktiviteter for å nå C

kan startes før B er nådd)

A

B

C

Nettverksplan: Viser aktiviteter og deres avhengighetsforhold.

Aktivitetene B og C kan ikke startes før aktivitet A er ferdig. Sluttidspunktet for

en aktivitet kan være en milepæl

oppf lging
OPPFØLGING
  • Rapportere
  • Sammenlikne plan – situasjon og konstatere avvik
  • Analysere avvik
  • Beslutte om tiltak
  • Handle (iverksette tiltaket)
oppf lgningsprinsipper
OPPFØLGNINGSPRINSIPPER
  • Ikke byråkratisk og ulystbetont rapportering
  • Oppfølgningskriteriene definert
  • Rapportering på plandokumentet
  • Fast periodisitet/mønster i rapporteringen
oppf lgningsbeslutninger
OPPFØLGNINGSBESLUTNINGER
  • Flytte milepæler i tid?
  • Senke ambisjonsnivået
  • Tilføre ytterligere ressurser
  • Omfordele arbeidet
prosjektarbeid oppsummering
Prosjektarbeid – oppsummering
  • Et prosjekt har både formål og mål
  • Målene i et prosjekt bør være pso-preget
  • Ethvert prosjekt er unikt
  • Ethvert prosjekt må ha en overordnet plan (milepælplan)
  • Den overordnede planleggingen skal fokusere på hva prosjektet skal få til – og ikke på hvordan man skal få det til
prosjektarbeid oppsummering forts
Prosjektarbeid – oppsummering forts.
  • Planlegg ikke lenger frem enn det som er meningsfullt – del prosjektet inn i faser
  • Sett ikke ferdigtidspunkt for hele prosjektet eller for sentrale milepæler uten å kjenne ressurstilgangen
  • Ha klare avtaler med de som skal gjøre jobber for prosjektet – ansvarskart
  • Prosjektet må ha et avtalt rapporterings- og informasjonsopplegg
  • Det er viktig å tenke både sak og person i prosjektarbeidet