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Proyecto SGFT. INT – 00 Navegación SAP Introducción al sistema R/3 de SAP Febrero de 2006. Agenda. Reglas Metodología Objetivos del Curso Que es un ERP ? Que es significa SAP ? Estructura Módulos Ingreso al sistema Navegación Conceptos Ampliados Evaluación. Reglas.

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proyecto sgft

Proyecto SGFT

INT – 00 Navegación SAP

Introducción al sistema R/3 de SAP

Febrero de 2006

agenda
Agenda
  • Reglas
  • Metodología
  • Objetivos del Curso
  • Que es un ERP ?
  • Que es significa SAP ?
  • Estructura
  • Módulos
  • Ingreso al sistema
  • Navegación
  • Conceptos Ampliados
  • Evaluación
slide3

Reglas

  • Apagar el celular
  • Evitar salir durante el curso
  • Respetar el horario del curso
  • Respetar los intervalos
  • No ingresar bebidas y/o alimentos a la sala de capacitación
  • Tener actitud participativa
  • Preguntar toda duda por más obvia que sea
  • Serán anotadas las preguntas que estuviesen fuera del alcance del curso
  • Prestar atención a las pregunta, contribuyen a aclarar sus propias dudas
  • Prestar atención en el curso
  • Tener en cuenta el objetivo del mismo
metodolog a

3

Demostración

En SAP

2

Presentación

Conceptual

4

Preguntas

y Respuestas

4

Cierre

1

Introducción

5

Práctica y

Ejercicios

6

Preguntas

y Respuestas

7

Evaluaciones

Metodología
objetivos del curso
Objetivos del Curso
  • Al final del curso el participante será capaz de:
  • Identificar los elementos necesarios para la interacción con SAP R/3
  • Identificar los elementos de una ventana típica
  • Navegar por el sistema
  • Personalizar las parametrizaciones del sistema
  • Entrar, navegar y obtener ayuda en SAP R/3
  • Conocer algunos conceptos básicos de SAP R/3
  • Describir el propósito y definición de los elementos organizacionales, datos maestros y transacciones de SAP
que es un erp
Que es un ERP ?
  • El termino ERP significa: Planeación Empresarial de Recursos, expresando que afecta a toda la empresa y que controla los recursos necesarios para la gestión integral de la misma.

Planeación del Recurso de la Empresa (ERP) es un sistema de software modular e integrado con una flexible arquitectura que soporta la operación de los negocios apoyando la planeación, producción, ventas, procesos, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, distribución, contabilidad y recursos humanos, entre otros.

Un ERP es un sistema de información que integra aplicaciones informáticas para gestionar todos los departamentos y funciones a través de una compañía que pueda responder a las necesidades particulares de todos los diversos departamentos, incrementando la productividad empresarial al estandarizar procesos e integrarlos; mejorando la toma de decisiones por estar compartiendo información a través de la organización

que significa sap
Que significa SAP ???

Compañía alemana, las iniciales SAP significan: Sistemas, Aplicaciones y Productos especializados en procesar datos (Systems, Applications and Products in Data Processing.)

Es un sistemaintegradoque logra incorporar lasmejores prácticasde negocio a los diferentesprocesosde industria,optimizandoel manejo de lainformaciónmediante una solución modular, donde cada modulo maneja una función diferente (gestión financiera, gestión de materiales, entre otros).

A pesar que cada uno maneja funciones específicas, esta totalmente integrado.

producto r 3
Producto R/3
  • R/3. Sistema que proporciona funcionalidades integradas para apoyar los procesos organizacionales.
  • Estas iniciales se refieren a que SAP trabaja en tiempo real en tres niveles:
  • Presentación (GUI  Graphics User Interface)
  • Aplicación
  • Base de datos
  • Versión del software o Release para Gobernación de Antioquia es MySAP ERP-2005 (ECC6)
r 3 base de procesos de negocio

IS

HR

AM

QM

WF

PM

MM

CO

FI

PS

PP

SD

R/3 base de procesos de negocio

Vista Funcional

Modelo de Procesos

Modelo de Datos

estructura

SD

SD

SD

Sales &

Sales &

FI

FI

Distribution

Distribution

Finance

MM

MM

MM

CO

Materials

Materials

Controlling

AM

AM

PP

PP

Fixed

Production

Production

Assetts

PS

QM

QM

Projects

Quality

Quality

PM

PM

OC

OC

Maintenance

Offimatics

Maintenance

Offimatics

HR

IS

HR

IS

Human

Vertical

Vertical

Solutions

Resources

Solutions

Estructura

Libro Mayor

Impuestos

Cuentas por Pagar

Cuentas por Cobrar

Tesorería – Caja

Tesorería – Deuda e inversiones

R/3

Cliente / Servidor

ABAP - WEB

estructura1

SD

SD

SD

Sales &

Sales &

FI

FI

Distribution

Distribution

Finance

MM

MM

MM

CO

Materials

Materials

Controlling

AM

AM

PP

PP

Fixed

Production

Production

Assetts

PS

QM

QM

Projects

Quality

Quality

PM

PM

OC

OC

Maintenance

Offimatics

Maintenance

Offimatics

HR

IS

HR

IS

Human

Vertical

Vertical

Solutions

Resources

Solutions

Estructura

R/3

Cliente / Servidor

ABAP - WEB

PS-CD Rentas

y

IPS Presupuesto

estructura2

SD

SD

SD

Sales &

Sales &

FI

FI

Distribution

Distribution

Finance

MM

MM

MM

CO

Materials

Materials

Controlling

AM

AM

PP

PP

Fixed

Production

Production

Assetts

PS

QM

QM

Projects

Quality

Quality

PM

PM

OC

OC

Maintenance

Offimatics

Maintenance

Offimatics

HR

IS

HR

IS

Human

Vertical

Vertical

Solutions

Resources

Solutions

Estructura

Tiempo Real

Procesos de Negocios

Arquitectura

Cliente / servidor

R/3

Extensa

Funcionalidad

Cliente / Servidor

ABAP - WEB

Diseñado para soluciones de Industria

Sistemas Abiertos

Multinacional

Multimoneda

Multilenguaje

Multicompañia

Internet

alcance gobernaci n de antioquia

Libro Mayor

Impuestos

Cuentas por Pagar

Cuentas por Cobrar

Tesorería – Caja

Tesorería – Deuda e inversiones

FI

Contabilidad

MM

CO

Materiales

Costos

AM

R/3

Activos

Fijos

Cliente / Servidor

ABAP - WEB

IS

Soluciones

Industriales

Alcance Gobernación de Antioquia

PS-CD Rentas

y

IPS Presupuesto

slide16

FI

Estructura

Contabilidad Financiera (FI)

El modulo de aplicación FI esta diseñado para la administración automatizada y reporteo externo de la contabilidad general, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y otras cuentas de libros auxiliares con un catálogo de cuentas definible por el usuario.

estructura3

GL

General Ledger

Estructura

Libro Mayor - GL (General Ledger )

  • Donde se define el Catalogo de cuentas contables.
  • Proporcionar un cuadro general de la contabilidad
  • Administración por partidas abiertas para ciertos procesos (cuentas puentes, provisiones, diferencia en cambio, etc.)
  • Contabilización automática y simultánea de todas las partidas auxiliares en las correspondientes cuentas de mayor de las operaciones ocurridas en los diferentes módulos de integración.
  • Actualización simultánea de las áreas del libro mayor y contabilidad de costes (Controlling)
  • Evaluación en tiempo real y gestión de informes sobre los datos actuales de contabilidad, en forma de visualizaciones de cuentas, cierres con diferentes versiones de balances y análisis adicionales.
estructura4

AP

Cuentas por Pagar

Estructura

Cuentas por Pagar - AP

  • Administra el maestro de proveedores-acreedores
  • El módulo de proveedores FI-AP registra y administra los datos contables de todos los proveedores.
  • Además es parte integrante del Módulo MM (Gestión de Materiales – Compras), dónde las entradas de mercancias / servicios con facturas son registradas para cada proveedor.
  • El sistema efectúa contabilizaciones en el Módulo FI-GL automáticamente en respuesta a estos movimentos.
  • Para ayudar al usuario a mantenerse informado sobre las partidas abiertas, existen previsiones de vencimentos e informes de control que pueden ser ejecutados.
estructura5

AR

Cuentas por Cobrar

Estructura

Cuentas por Cobrar - AR

  • Administra el maestro de clientes - deudores
  • El módulo de Cuentas a cobrar registra y administra los datos contable de los clientes (deudores).
  • Es parte integrante del Módulo SD (Modulo Comercial-Ventas) que le efectua registros automáticos en el momento de la facturación .
  • Contiene un conjunto de herramientas que puede ser utilizado para el análisis de partidas abiertas, como por ejemplo: análisis de cuentas, cuadros de vencimentos.
estructura6

TR

Tesorería

Estructura

Tesorería Gestión de Caja TR-CMDeuda e Inversiones TR-LO

  • Administra los datos maestros de bancos Propios.
  • Tiene como objetivo garantizar una gestión eficaz de la liquidez tanto para cubrir los pagos obligatorios al vencimiento de las obligaciones.
  • Monitorea las entradas y salidas de caja. (Previsión y Posición de Tesorería)
  • Gestiona las operaciones financiares que componen el portafolio de inversiones y deuda pública
  • Administra el manejo de las cajas a través de operaciones. Libros de cajas
  • Realiza el manejo de conciliaciones bancarias automáticas y manuales
estructura7

AM

Activos

Fijos

Estructura

Activos Fijos - AM

  • El componente de Contabilidad de activos fijos se utiliza para gestionar y supervisar activos fijos.
  • En la Gestión financiera del Sistema R/3 de SAP, sirve de libro auxiliar del libro mayor de FI, suministrando información detallada sobre los movimientos relacionados con activos fijos.
  • Calcula depreciación y amortización
  • Administra y maneja obras en proceso y diferidos
  • Maneja diferentes tipos de valoración
  • Calcula ajuste por inflación
estructura8

CO

Costos

Estructura

Costos - CO

  • El Controlling le proporciona la información para facilitar las decisiones de gestión.
  • Controlling (CO) y Gestión financiera (FI) son componentes que funcionan de forma autónoma dentro del sistema SAP
  • Todos los datos pertinentes a los costes fluyen automáticamente desde la Gestión financiera hacia el Controlling.
  • El sistema asigna costes e ingresos a objetos de imputación a cuentas CO, como centros de coste, proyectos u órdenes.
  • En el Controlling se gestionan las cuentas correspondientes de la Gestión financiera como clases de coste o clases de ingreso.
estructura9

EC

Consolidación

Estructura

Consolidación - EC

  • Contiene funciones del sistema de consolidación que se pueden usar para presentación de cuentas externa (establecida por la ley) así como para gestión de informes interna.
  • Considera que existan un plan único de cuentas para las entidades a consolidar
  • Las funciones del sistema de integración permiten lo siguiente:
    • Creación de las unidades organizativas de consolidación, según las unidades (estructura jerárquica) en el sistema operativo.
    • Recopilación automatizada de datos de movimiento: existen métodos de transferencia de datos (Uploads)
    • Permite la definición de distintos métodos para trasladar los datos de movimiento al sistema de consolidación: manuales o automáticos
estructura10

MM

Admon Materiales

Estructura

Gestión de ComprasAdministración de Materiales – MM

  • Es el módulo en el cual se realiza el control de los materiales y/o servicios por diversos criterios principalmente por el concepto Centro el cual esta dado en función de aspectos de producción, suministro, mantenimiento y planificación de necesidades
  • Está totalmente integrado con los demas módulos, soportando todas las fases de Administracion de materiales/servicios: Planeacion y Control de materiales, compras, recepcion de mercancias, Administracion de Stock y verificacion de facturas.

Requisición de Compras

Orden de

Compra

Recepción

Factura

estructura11

IPS

Control Presupuestario

Estructura

Control Presupuestario - IPS

  • La Gestión presupuestaria se encarga de presupuestar todos los ingresos y gastos a través de una dirección presupuestal (Datos maestros).
  • Permite controlar los futuros movimientos de recursos de acuerdo con el presupuesto disponible y prevenir excesos en el presupuesto, tanto en el presupuesto de comprometido como en el presupuesto de Caja (PAC)
  • Se puede adaptar el presupuesto a las modificaciones en las condiciones: mediante liberaciones, suplementos, devoluciones y traslados
  • En el control presupuestario la sociedad FI toma el nombre de Entidad de Control Presupuestario
  • Cuenta con transacción de cierre de ejercicios independiente al del cierre Financiero-contable
  • Esta integrado con todos los módulos del sistema
estructura12

PSCD

Rentas

Estructura

Ingresos - Rentas - PS-CD

  • Controla el maestro de la cuenta única del ciudadano (Contribuyente) o interlocutor comercial.
  • Controla y gestiona las operaciones de facturación y recaudos de los contribuyentes a través de cuentas contrato, las cuales permiten actualizar la información contable. Ej. impuesto de predial, registro, etc.
  • Actualiza el modulo financiero por medio de claves de reclasificación
slide27

Costos

Tesorería

Compras

Contratación

Presupuesto

Plan de

Cuentas

Cuentas

X Cobrar

Cuentas

x Pagar

Rentas

Fijos

Activos

Estructura

Contabilidad

navegaci n ingreso al sistema
Navegación: Ingreso al Sistema

Hacer doble click en el icono de SAP logon

  • Aparecerá la pantalla de ingreso a SAP
navegaci n ingreso al sistema1
Navegación: Ingreso al Sistema
  • El Sistema R/3 es un sistema de mandantes. El concepto de mandante permite a diferentes empresas independientes entre sí en términos empresariales llevar a cabo operaciones conjuntas en el mismo sistema.
  • En un modo de usuario sólo podrá acceder a los datos de cliente que haya seleccionado en el momento de entrar al sistema.
  • En términos comerciales, organizativos, y técnicos un mandante es una unidad independiente en el Sistema R/3. Cada mandante posee su propio entorno de datos y, por tanto, datos maestros y datos variables propios, registros maestros de usuario asignados, gráficos de cuentas y parámetros específicos de parametrización: definida por el levantamiento de unos macroprocesos y sus respectivos procesos. Es un ambiente independiente de datos.
  • Constituye el nivel superior de la jerarquía del Sistema R/3
  • Debe crearse un registro maestro de usuario vinculado al mandante en cuestión para que el usuario pueda entrar al sistema.
ambiente de sap
Ambiente de SAP

DES

QAS

PRD

  • DES: (Desarrollo) Donde se realizan todas las parametrizaciones, programas y ajustes a objetos de SAP (Objetos: Programas, pantallas, tablas, funciones)
  • QAS (Pruebas): Se realizan pruebas con datos similares a los reales
  • PRD (Productivo): Ambiente de trabajo real.
slide31

Ingrese el mandante

Ingrese el usuario

Ingresar password. Por seguridad, se mostraran asteriscos

Seleccione el idioma de trabajo. Si lo deja en blanco, tomara el idioma por defecto (en este caso Español)

  • Reglas para crear la contraseña:
  • Debe tener al menos 3 caracteres y no más de 8
  • Pueden utilizarse letras y/o números; también son válidos los signos de puntuación
  • No debe iniciar con signos de admiración, signos de interrogación, espacio en blanco ni con 3 caracteres idénticos.
  • No debe ser igual a otra contraseña anterior del usuario

Si es la primera vez que ingresa el sistema le pedirá que cambie la clave.

Navegación: Ingreso al Sistema

<ENTER>

slide32

Si intenta ingresar al sistema y ya lo había hecho, el sistema le muestra este mensaje en donde usted recibe la información de cuando se ingresó y debe seleccionar la acción a seguir.

navegaci n salir del sistema

Por barra de menú desde cualquier pantalla: Sistema>Salir del sistema

  • Aparecerá una leyenda para confirmar que se perderán los datos no grabados. Si está seguro presione SI
Navegación: Salir del Sistema
slide35

Navegación

Encabezado de la Pantalla

Barra de Menú

Barra de Herramientas

Barra de Títulos

Cuerpo

de la Pantalla

Menú

Imagen

Barra de Estado

navegaci n barra de estado
Navegación: Barra de Estado

Sistema de Mensajes

navegaci n barra de estado1
Navegación: Barra de Estado

Sistema de Información

slide38

Navegación: Iconos Básicos

En R/3 las transacciones y acciones que se requieran al ejecutar una transacción pueden accederse a través de menú o a dando click sobre Iconos.

A continuación se da una breve descripción de algunos íconos básicos que le ayudarán en su interacción con el sistema.

navegaci n iconos b sicos

Primera Hoja

Hoja Anterior

Hoja Siguiente

Ultima Hoja

Crear Modo

Ayuda

[ENTER]

[Ctrl+S]

[F3]

[Shift F3]

[F12]

[Ctrl+P]

[Ctrl+F]

[Ctrl+G]

Enter

Grabar

Pantalla Anterior

Pantalla Inicial

Cancelar

Imprimir

Buscar

Continuar Búsqueda

Navegación: Iconos Básicos
slide40

Navegación

Selección de menú

Menú de Usuario: Trae sólo las transacciones autorizadas para el usuario.

Menú SAP: Estándar del sistema.

Cuando se ingresa por primera vez el sistema le asigna el Menú de Usuario, para facilidad de navegación en el sistema se recomienda utilizar el Menú SAP.

conceptos ampliados del sistema transacciones
Conceptos Ampliados Del Sistema: Transacciones

Las transacciones son programas de aplicación que ejecutan procesos de negocio en el Sistema SAP. Cuántas veces sea posible, los datos maestros son copiados y los elementos organizacionales aplicables deben ser ingresados.

slide43

Navegación

Como seleccionar tareas

Todas las tareas en el sistema están identificadas con un código de transacción. Usted puede acceder a ellas:

Vía Campo Comando:

Digitar el código de la transacción.

Vía Menú:

Navegar hasta llegar a la transacción requerida.

slide44

Navegación

Modos o Sesiones

navegaci n m ltiples modos

Máximo 6: Tenga en cuenta que el rendimiento del sistema disminuye a mayor número de modos abiertos.

Navegación: Múltiples Modos
  • Para crear un modo:
  • Desde el menú: Sistema> Crear Modo
  • Por medio del botón
navegaci n
Navegación

/n Cierra la transacción en la que se está trabajando.

/o Crea un nuevo modo.

/i Cierra el modo en el que se está trabajando.

slide47

Navegación

Favoritos

Insertar carpeta para organizar submenus.

Insertar transacción: si conoce el código.

Si no la conoce ubicarse en la transacción en el Menú SAP y dar click sobre el ícono

Para borrar

slide48

Navegación

Configuración Personalizada

slide50

Navegación: Ayuda

Tecla de Función F1

Ubicado sobre cualquier campo en el sistema si tiene inquietud sobre su utilización, presione F1 y el sistema le mostrará la documentación que tenga sobre éste.

slide51

Navegación: MatchCode

Búsqueda de datos o posibles entradas:

Tecla de Función F4

Ubicado sobre cualquier campo en el sistema que requiera una entrada, presione F4 y el sistema le dará los datos posibles para su selección o lo llevará a una búsqueda de acuerdo a parámetros que se relacionen con el campo.

Utilice * para ayudar a la delimitación de la búsqueda.

Puede llamar la función dando un click sobre el Matchcode

conceptos ampliados del sistema elementos organizativos
Conceptos Ampliados Del Sistema: Elementos Organizativos

Los elementos organizacionales son los mecanismos para definir una estructura corporativa de una compañía dentro del sistema SAP para propósitos legales y/o relacionados con el negocio.

Cada elemento organizacional, como el centro, es primero definido en la parametrizacion y entonces asignado (enlazado) a otros elementos organizacionales (p.e. Planta a Sociedad), de esa manera se representa toda la estructura corporativa.

conceptos ampliados del sistema elementos organizativos1
Conceptos Ampliados Del Sistema: Elementos Organizativos

Sociedad FI

  • Es el organismo o entidad cuyo objeto esencial es producir bienes y/o prestar servicios que satisfagan necesidades de una comunidad.

Sociedad FI

Activos

xxxxxxxxxxxxxx______

Pasivos

vvvvvvvvvvvvvv______

Patrimo

zzzzzzz

______

conceptos ampliados del sistema elementos organizativos2
Conceptos Ampliados Del Sistema: Elementos Organizativos

División

  • Agrupaciones dentro de las Compañías
  • Representa un Área separada de Operaciones o Responsabilidades dentro de una Organización
  • Puede ser compartida entre Compañías o puede ser específica para una Compañía en particular
  • El más bajo nivel dentro de FI que en un Balance y un Estado de Resultados se puede desarrollar
conceptos ampliados del sistema elementos organizativos3
Conceptos Ampliados Del Sistema: Elementos Organizativos

División

SOCIEDAD FI

División

FLA

División

GANT

División

DSSA

conceptos ampliados del sistema elementos organizativos4
Conceptos Ampliados Del Sistema: Elementos Organizativos

Estructuras Organizativas

  • Están compuestas de elementos que representan la parte legal y las vistas organizacionales de una empresa, en función de los procesos empresariales, las áreas de responsabilidad y los requerimientos de informes. Cada módulo tiene las propias.
estructuras organizativas
Estructuras Organizativas

Sociedad GL

La entidad CP es una unidad organizativa que clasifica la empresa desde el punto de vista del control de fondos y del control presupuestario.

Sociedad CP

La sociedad CO es una unidad organizativa que estructura la empresa desde el punto de vista de la contabilidad de costos o Controlling.

Sociedad CO

Unidad Organizacional para la cual se define un Plan de Cuentas, con el propósito de reportar tanto interna como externamente los resultados de la Empresa y que clasifica la empresa conforme a los requerimientos de la legislación.

Sociedad FI

plan de cuentas
Plan de Cuentas

Plan de cuentas

Sociedad

Sociedad

Sociedad

Sociedad

1000

2000

3000

4000

Es una lista ó catálogo de las cuentas de mayor usadas por una ó varias empresas. Es necesario asignar un plan de cuentas a cada sociedad. Este plan de cuentas es el plan de cuentas operativo y se usa para las contabilizaciones diarias en esta sociedad

elementos organizativos

Mandante

Productivo

GANT

Gob. de

Antioquia

0001

Gob. de

Antioquia

0001

Gob. de

Antioquia

0003

0001

0002

0004

0005

Almacén

SSSA

-

Imprenta

SSSA

DAPARD

Educación

Plaguicidas

Elementos Organizativos

Mandante

Mandante

Mandante

Productivo

GANT

Sociedad FI

Sociedad FI

Gob. de

Antioquia

0001

Organización de

Organización de

Gob. de

Compras

Compras

Antioquia

0001

Centro

Centro

Gob. de

Antioquia

0003

0001

0002

0004

0005

Almacén

SSSA

-

Imprenta

SSSA

DAPARD

Educación

Plaguicidas

conceptos ampliados del sistema datos maestros
Conceptos Ampliados Del Sistema: Datos Maestros
  • Los datos maestros son un conjunto de registros de datos que permanecerán un largo periodo de tiempo en la base de datos. Estos registros se almacenan y procesan centralizadamente, para de esta forma evitar redundancias y para que todas las aplicaciones utilicen la misma información.

Datos generales

Datos maestros

Ej.: Proveedores

Datos contabilidad

Datos compras

Vistas

conceptos ampliados del sistema reportes
Conceptos Ampliados Del Sistema: Reportes
  • Los tipos de reportes disponibles en SAP son:
  • Reportes estándar que listan documentos, datos maestros y combinaciones de estos objetos (características) para ser seleccionados en la solicitud de reporte.
  • Los reportes a través de sistemas de información en las aplicaciones: Análisis estándar desde FIS (Finanzas), LIS (Logística), HIS (Recursos Humanos)
  • Reportes a través de sistemas de información con bases de datos separadas y herramientas para generación flexible de estructuras de reportes: EIS (Sistema de información Gerencial) y BW (Business Warehouse)
conceptos ampliados del sistema reportes 2
Conceptos Ampliados Del Sistema: Reportes (2)

Las herramientas de reportes claves disponibles en SAP incluyen los Sistemas de Información disponibles dentro de cada una de las aplicaciones (como Logística, Contabilización, Recursos Humanos). La información detallada de la transacción es almacenada en el sistema SAP y agregada a los Sistemas de Información para propósitos estadísticos. Los datos de otros sistemas pueden también ser ingresados para propósitos estadísticos.

evaluaci n
Evaluación
  • Diligenciar la evaluación del curso/instructor