Dokumendihaldusest riigis Kädi Riismaa Dokumendihalduse osakonna juhataja 25.05.2006

1. Dokumendihaldusest riigis Kädi Riismaa Dokumendihalduse osakonna juhataja 25.05.2006

2. Maa- valitsused Kohalikud oma- valitsused Avalik-õiguslikud asutused Põhiseaduslikud institutsioonid Dokumendihalduse koordineerimine Ministeeriumid (11) Riigisekretär RIIGIKANTSELEI Kantsler MINISTEERIUMID DHO DH Koostöövõrk Riigiarhivaar Valitsemisala asutused RAHVUSARHIIV DH

3. Sihtgrupid koostöövõrgus

5. KOV dokumendihalduse tarkvarad

6. E-teenused valdades

7. E-teenused linnades

8. Dokumendihalduse arengu kavandamine • Asjaajamise ja arhiivinduse arengukava 2002-2005 – lõppes • Prioriteetsed arengusuunad 2006-2010: - elektrooniline dokumendihaldus ja - digitaalarhiivindus • Dokumendihalduse arendamine = osa infoühiskonna arendamisest

10. Rahulolu avaliku sektori asjaajamisega keskmine hinna 10-pallisel skaalal 7,3 palli koondhinnang on hea, kuid jääb alla hinnangutele erasektori parimates teenindusettevõtetes (8-9 palli) Positiivselt paistavad asjaajamise korralduses silma rahvastiku-toiminguid tegevad ning maksun-duse ja tolli valdkonna asutused Kõige kriitilisem on hinnang asja-ajamise korraldusele õiguskaitse asutustes

11. Avaliku sektori elektroonilise dokumendihalduse eesmärgid (1) • Dokumendihalduse tarkvara vastavus nõuetele 2007 - ministeeriumid 2008 - ministeeriumide haldusalad, maavalitsused 2010- KOV (50%) • Paberivaba kirjavahetus üle x-tee 2006 - ministeeriumid 2007 - ministeeriumide haldusalad, maavalitsused 2010 - KOV (50%)

12. Avaliku sektori elektroonilise dokumendihalduse eesmärgid (2) • 2010 - ministeeriumide elektrooniline dokumendivahetus 95% • 2009 Rahvusarhiivi digitaalarhiivi käivitamine, digitaalarhivaalide nõuetekohane säilitamine asutustes • 2006 - ministeeriumid koordineerivad haldusala dokumendihalduse arengut • 2007 - maavalitsused koordineerivad maakonna dokumendihalduse arengut

13. Elektroonilise dokumendivahetuse projekt- milleks? • Asutustel on dokumendihalduse tarkvara • Süsteemi arendatakse asutuse vajadustest lähtudes • Dokumendid luuakse elektroonilistena, kuid asutuste vahel liiguvad paberid • Tarkvarad, dokumendid, metaandmed on erinevad • Dokumendihaldussüsteemid “ei mõista” üksteist

14. S I S I S I S S S S S I Dokumendivahetus

15. Projekti eesmärk Automaatne ja turvaline paberivaba dokumendivahetus dokumendihaldussüsteemide vahel • Süsteemide koostalitlus • XML-põhine dokumendivahetus • Järk-järguline üleminek elektroonilisele dokumendivahetusele üle x-tee

16. Projekti juhtimine • Dokumendivahetuse sisulised küsimused ja asutuste elektroonilisele dokumendivahetusele ülemineku koordineerimine – Riigikantselei • Infotehnoloogiline tugi - RIA

17. Projekti etapid (1) 2005 • Lähteuuring (Riigikantselei) • Dokumendi elementide ja metaandmete ühtlustamine (Riigikantselei) • 4 ministeeriumi elektroonilise kirjavahetuse pilootprojekt (Riigikantselei) • Dokumendihoidla spetsifikatsiooni koostamine (RIA) 2006 • Dokumendihoidla käivitamine (RIA)

18. Projekti etapid (2) 2006 • Kõigi ministeeriumide elektroonilise kirjavahetuse projekt (Riigikantselei) 7)Ministeeriumideliidestamine dokumendihoidlaga 2007 • Ministeeriumide haldusalade elektroonilise kirjavahetuse projekt (Ministeeriumid) • Maavalitsuste elektroonilise kirjavahetuse projekt (Riigikantselei, Siseministeerium) 10)Elektroonilise dokumendivahetuse laiendaminemuudele dokumendiliikidele (Riigikantselei)

19. Ministeeriumide dokumendihalduse tarkvarad

20. Lähteuuring

21. Lähteuuring

22. Lähteuuring

23. 4 ministeeriumi pilootprojekt Kaitseministeerium Rahandus-ministeerium Siseministeerium Riigikantselei Suhtlemine kahepoolsete kokkulepete alusel

24. Asutus E Asutus F Asutus D Kaitseministeerium Asutus G Rahandus-ministeerium Siseministeerium Riigikantselei Asutus H Asutus C Asutus A Asutus B Suhtlemine kahepoolsete kokkulepete alusel

25. Asutus E Asutus F Asutus D Kaitseministeerium Asutus G Rahandus-ministeerium Siseministeerium Riigikantselei Asutus H Asutus C Asutus A Asutus B Suhtlemine kahepoolsete kokkulepete alusel

26. Dokumendihoidla loomine Asutus F Asutus E Kaitseministeerium Asutus G Asutus D DOKUMENDIHOIDLA Rahandus-ministeerium Siseministeerium Asutus H Asutus C Riigikantselei Asutus B Asutus A Suhtlemine keskse lahenduse kaudu

27. Dokumendihoidla loomine ID-kaardi tugi Kodanik Dokumendi- hoidla Andmekogude Riiklik Register Pangad Riigi keskne portaal www.riik.ee www.eesti.ee KIT EIT AIT Internet - X-tee Turvaserver Turvaserver Turvaserver Turvaserver Asutuse EDHS Asutuse EDHS Asutuse e-maili server Asutuse EDHS Suhtlemine üle X-tee

28. Dokumendihoidla loomine Asutus F Asutus E Kaitseministeerium Asutus G Asutus D DOKUMENDIHOIDLA Rahandus-ministeerium Siseministeerium Asutus H Asutus C Riigikantselei Asutus B Asutus A Suhtlemine keskse lahenduse kaudu

29. Dokumendihoidla loomine Dokumendihoidla (DHL) X-tee X-tee turvaserver turvaserver dhl.receiveDocuments dhl.sendDocuments dhl.mark DocumentsReceived EDHS GoPro EDHS Amphora Asutus B Riigikantselei KirjaXML Dokumendivahetus dokumendihoidla kaudu

30. Andmete ühtlustamine Saatja isik Saatja organisatsioon Aeg ? Kuupäev Dokumendi liik Koostaja Allkirjastaja eesnimi Allkirjastaja Allkirjastaja perekonnanimi … Allkirjastaja ametinimetus Asutus A Asutus B Ühtlustamata metaandmed Asutus B

31. Andmete ühtlustamine Autor Autor Loomiskuupäev Loomiskuupäev Pealkiri Pealkiri Viit Viit Allkirjastaja Allkirjastaja Koostaja Koostaja Dokumendi liik Dokumendi liik PDF fail PDF fail Asutuse A EDHS Asutuse B EDHS Ühtlustatud metaandmed

32. Dokumendivahetus e-posti teel – miks EI? E-post ei taga: • turvalisust • kohalejõudmise kinnitust • metaandmete automaatset registreerimist dokumendihaldussüsteemis

33. Asutuse A EDHS Asutuse B EDHS Autor Autor Loomiskuupäev Loomiskuupäev Pealkiri Pealkiri Saatja Viit Viit Saaja Allkirjastaja Allkirjastaja Kuupäev Koostaja Koostaja PDF fail Dokumendi liik Dokumendi liik PDF fail PDF fail Metaandmete ülekandmine süsteemist süsteemi (käsitsi)

34. Elektroonilise dokumendivahetuse projekt Asutuse B EDHS Asutuse A EDHS Autor Autor Loomiskuupäev Loomiskuupäev Pealkiri Pealkiri Viit Viit XML konteiner, veebiteenus Allkirjastaja Allkirjastaja Koostaja Koostaja Dokumendi liik Dokumendi liik PDF fail PDF fail + Reg.number Elektrooniline dokumendivahetus süsteemist süsteemi (automaatne)

35. Riigikantselei üleskutse pilootprojektis osalenud ministeeriumidele • Võtta pilootprojektis väljatöötatud rakendus igapäevaselt kasutusele • Käivitada juunis 2006 elektrooniline kirjavahetus pilootprojektis osalenud ministeeriumide ja Riigikantselei dokumendihaldussüsteemide vahel

36. Riigikantselei üleskutse kõigile ministeeriumidele • Tagada 2006. aasta lõpuks ministeeriumide üleminek elektroonilisele kirjavahetusele dokumendihoidla vahendusel üle x-tee • Selgitada: - tarkvara arendusvajadus - täiendava finantseerimise vajadus - vajalik abi dokumendihoidlaga liidestamisel • Tagada dokumendihoidlaga ja x-teega ühinemine, koolitused jms

37. Tänan!