PLANNING THE PERFECT PRESS CONFERENCE

1. التخطيط للمؤتمر الصحفي المثالي PLANNING THE PERFECT PRESS CONFERENCE )www.al-raeed.net/training) المصدر: موقع مركز الرائد للتدريب والتطوير الإعلامي

2. PLANNING THE PERFECT PRESS CONFERENCE التخطيط للمؤتمر الصحفي المثالي الكلمات المشاركين المظهر الاعلام The words. The participants. The look. The media.

3. الكلمات • كيف سيساهم هذا المؤتمر الصحفي في مساعدة خطة حزبك الاعلامية؟ • هل انت تقوم بتجنيد المؤيدين لك؟ • هل تقوم بجمع التاييد من اجل مبادرة معينة؟ • ماهي الرسالة التي تريد ايصالها في هذا الحدث؟ How does this press conference contribute to your party’s communications strategy? • Are you recruiting supporters? • Building support for a particular initiative? What is the message for the event? THE WORDS

4. THE WORDS الكلمات • لا بد ان تكون رسالتك ضمن المادة الاعلامية المستخدمة خلال و طوال وقت المؤتمر الصحفي: • اعلان اعلامي يدعو المراسلين الى المؤتمر و النص الذي يجب ان تتضمنه دعوة المراسلين • النصوص للمتحدثين في المؤتمر • البيان الصحفي الذي ستطلقه بعد المؤتمر الصحفي Your message needs to be consistent across all the press conference materials: • A media alert inviting reporters to the press conference and the script you use to call reporters • The script for speakers at the press conference • The press release that you put out after the press conference

5. الكلمات THE WORDS على سبيل المثال, اذا كان المؤتمر من اجل طرح مبادرة تشريعية جديدة تخص الرعاية الصحية, فان رسالتك ممكن ان تكون: نحن بحاجة لدعم الحكومة من اجل ان نجعل الامراض جزء من الماضي و لجعل هدفنا مستقبلا عراق صحي. لذا نحن بحاجة للمزيد من المراكز الصحية في جميع انحاء البلد و كما اننا بحاجة لتدريب المزيد من الكوادر الصحية الجديدة. كل المتحدثين في المؤتمر يجب ان يطرحو نقاط تحث على تاييد وجهة نظرك و تحرف مسار النقد المتوقع لك بما يخدم رسالتك For example, if your press conference is to announce a new legislative initiative on health care, your primary message could be: We need the Iraqi government’s help to make disease a part of the past and make a healthy Iraq our future. We need more care centers around the country and to train new medical personnel. All the speakers at your press conference should make points that argue in favor of your view and deflect the expected criticism.

6. THE WORDS الكلمات لابد ان تضع في الحسبان النقد الذي يوجه لك من قبل المعارضين وذلك عن طريق الملاحظات التي سيبديها المشاركين و البيان الصحفي الذي ستنشره لاحقا و بما يخدم رسالتك. ”ان هذه المبادرة ليست بلا ثمن ,كما ان الاستثمار في صحة العراق لا يجب ان تكون بلا ثمن. ان سلامة عوائلنا و صحتهم تستحق هذا الاستثمار. العراق سيكون اقوى حين يكون صحيا و يكون المرض من الماضي, الحياة الطويلة هي مستقبلنا.“ Account for your opposition’s criticisms in your participants remarks and press release. “This initiative is not free, but investing in a healthy Iraq will not be free. Our families’ safety and health is worth this investment. Iraq will be stronger when disease is in our past and healthy, full lives are our future.”

7. THE PARTICIPANTS المشاركين • الرسالة: • نحن بحاجة لدعم الحكومة من اجل ان نجعل الامراض جزء من الماضي و لجعل هدفنا مستقبلا عراق صحي. لذا نحن بحاجة للمزيد من المراكز الصحية في جميع انحاء البلد و كما اننا بحاجة لتدريب المزيد من الكوادر الصحية الجديدة. • المشاركون المحتملون: • قادة الاحزاب المتحالفة و المسؤولون المنتخبون • الاطباء • العوائل المتاثرة و المتضررة من قلة الرعاية الصحية, او التي ستستفاد من الرعاية الصحية MESSAGE: We need the Iraqi government’s help to make disease a part of the past and make a healthy Iraq our future. We need more care centers around the country and to train new medical personnel. POTENTIAL PARTICIPANTS: • Coalition party leaders and elected officials • Doctors • Families impacted by lack of health care, or benefited from health care

8. المظهر THE LOOK من هم هؤلاء الرجال و ما الذي يتحدثون عنه؟ Who are these men and what are they talking about? االمؤتمر الصحفي للحائز على جائزة نوبل 2000 , البروفسور ح. شيراكاوا في جامعة تسكوبا Nobel Prize winner press conference 2000, for Prof. H. Shirakawa at University of Tskuba

9. المظهرTHE LOOK Who are these women and what are they talking about? من هؤلاء النساء و عن ماذا يتحدثن؟ Bulgarian press conference on waste-water management, 2006المؤتمر الصحفي البلغاري عن معاملة مخلفات المياه, 2006

10. المظهرTHE LOOK اجعل صورك تغني عن الاف الكلمات MAKE YOUR PICTURES WORTH THOUSANDS OF WORDS Ground breaking for a high school حفر الاساس من اجل بناء مدرسة ثانوية A hospital celebrates a new law to help fight a blood disease that affects mostly blacks. احتفال في مستشفى لاقرار قانون جديد يساعد في محاربة مرض يصيب السود في الغالب New York City Mayor announces that Argentina and Peru will play a soccer game in New York City, 2004. عمدة مدينة نيويورك يعلن عن لعبة كرة قدم في المدينة بين الارجنتين و البيرو, 2004

11. PRESS CONFERENCE VISUAL IMAGE CHECKLIST قائمة بالصور المطلوب ابرازها في المؤتمر الصحفي هل ما خططت لظهوره و ابرازه في الصورة يقول للمشاهد ما الذي يحصل و يوصل الفكرة؟ هل المتحدثين الذين اعددتهم و الحضور من الجمهور يمثلون الجمهور المستهدف ام لا ؟ هل الصورة التي اعددت لها ستجذب انتباه التلفزيون او الصحافة؟ يجب ان تستخدم صور ناس مشهورين, فعالين , او ناس مهمين او مثيرين للاهتمام و مفاجئين في تصرفاتهم. Does what’s planned to be in the picture tell your viewer what’s going on? Use literal signs or visual clues like uniforms. Is your target audience reflected by the planned speakers or audience members? Choose to include men and/or women, diverse ethnic groups in your picture. Will your planned picture be interesting for TV or a newspaper? Use action, famous people, interesting or surprising people.

12. THE MEDIA وسائل الاعلام الهدف من اقامة مؤتمر صحفي هي لايصال وجهة نظرك و اذاعتها بواسطة التلفزيون, الراديو, و الصحافة المطبوعة يجب عليك اعلام الصحفيين عن مؤتمرك الصحفي مسبقا لكي يكونوا متواجدين للحضور و يخططو لكتابة مقالهم. اكتب دليل استدلالي اعلامي يتضمن جميع التفاصيل التي تخص هذا الحدث. ابعثه الى كافة الصحفيين و المراسلين بالبريد او بالبريد الالكتروني او الفاكس ثم اتصل بهم لتاكيد حضورهم لهذا الحدث. The reason for doing a press conference is to get your viewpoint broadcast by TV, radio and print journalists. You need to tell journalists about your press conference in advance so they can be available to attend and plan their article. Write a media advisory with all the details about your event. Send to journalists using email and fax and then call to make sure they plan on coming to your event.

13. وسائل الاعلام- الدليل الاستدلالي الاعلامي THE MEDIA – SAMPLE MEDIA ADVISORY المنضم: اسمك التاريخ: تاريخ الحدث التحالف للاعلان عن مبادرة جديدة في تطوير قطاع الرعاية الصحية للعوائل بغداد – تحالف من الاحزاب السياسية سوف تعلن عن الجهود المبذولة من اجل تحسين الوضع الصحي و الرعاية الصحية في انحاء العراق في مؤتمر صحفي سيعقد يوم الاحد 20 اب من: اسماء الاحزاب المتحالفة المشاركة ماذا: مبادرة جديدة للرعاية الصحية للعوائل و الاطباء اين: فندق الرشيد, بغداد متى: 12:00 CONTACT: Your Name DATE: Event Date COALITION TO ANNOUNCE NEW HEALTH CARE INITIATIVE FOR FAMILIES Baghdad – A coalition of political parties will announce an effort to improve health care availability across Iraq at a press conference on Sunday, August 20. WHO: [names of coalition parties] WHAT: New health care initiative for families and doctors WHERE: El Rashid Hotel, Baghdad WHEN: 12:00

14. وسائل الاعلام – الدليل الاستبياني للمؤتمر الصحفي للتجمع النسوي لمكاتب الاحزاب السياسيةTHE MEDIA – REAL MEDIA ADVISORY FROM WOMEN’S CAUCUS

15. وسائل الاعلام THE MEDIA • اتصالات المتابعة مهمة جدا. بعد ارسال الدليل الستبياني, اتصل بالاعلاميين البارزين لكي تشرح لهم اهمية الحدث. • انت بحاجة لان تكون قادرا على القول لماذا وجهة نظرك او الحدث الذي تعد له او موضوعك تهم او تؤثر على مستوى اوسع من الحضور • لتعرض التاييد المتصاعد لموضوع معين • بداية لحملة جديدة (مع بعض الفعاليات) • تحالف مفاجئ للمؤيدين • قائد وطني يساند جهودك المبذولة Follow up calls are very important. After you send out your media advisory, call key journalists to explain to them why your event is important. You need to be able to say why your event, viewpoint or issue is matters to a broader audience: • Demonstrates increasing support for an issue • The beginning of a new campaign (with some kind of activities) • A surprising collection of supporters • A national leader backs your effort

16. وسائل الاعلام THE MEDIA • اكتب بيان صحفي يفسر هذا الحدث • من هم المشاركين • الرسالة و اي شعارات مهمة تريد الاعلان عنها • ما اهمية الحدث للشعب العراقي • ما هو القادم لمنظمتك في المستقبل • كيف يمكن الاتصال بك في حال وجود اي اسئلة • ابعث بيانك الصحفي الى الصحفيين بواسطة البريد الالكتروني او الفاكس. اتصل بالصحفيين الذين لم يغطو المؤتمر و استفسر عن امكانية ارسال البيان الصحفي لهم اذا ارادوا نشره • اذا كان البيان الصحفي واضحا و يحتوي على معلومات وافية عن الحدث قد يفيد المراسلين الذين لم يتمكنوا من الحضور لاقتباس مقالهم منه و هذا ذو اهمية في حال كان الوضع الامني سيئا الى درجة تمنع و تحد من حركة المراسلين Write a press release that explains your event: • Who was involved • The message and any important quotes • Why this is important to the Iraqi people • What’s next for your organization • How to contact you with questions Send your press release to reporters by email and fax. Call reporters who didn’t cover your event to see if they want the press release. Reporters who could not come to the event may write from your press release if it is very informative and interesting. This is especially important if security makes it difficult for reporters to travel.

17. THE MEDIA – CAPTURE YOUR COVERAGE وسائل الاعلام – سجل التغطية الاعلامية التي حصلت عليها اسال المراسلين عن الوقت الذي ستنشر فيه المقابلة او يعرض الخبر. اتصل بالمعهد الوطني الديمقراطي و سنحاول ان نسجل لك التغطية سواء في الصحف او التلفزيون احتفض بملف خاص بالمؤتمر و اعرض التسجيلات على صحفيين اخرين لتبين لهم الاهمية الاعلامية التي تمتلكها في مواضيع معينة اشرك اعضاء اخرين في البرلمان و الوزراء في الاطلاع على تسجيلاتك. لانك ستحصل على تاييدهم لك اذا ما لمسوا تاييد العامة لك. قم باعداد رزمة لطيفة من التسجيلات لهم Ask reporters when their article or news story will run. Call NDI and we will try to capture the news or newspaper for you. Keep a folder of all your clips. Share your clips with other reporters to demonstrate that you are news-worthy experts on an issue. Share your clips with Members of Parliament and Ministers. They are more likely to support your issue when they see that you are getting the public’s attention. Make a nice packet of clips for them.