Zarządzanie Projektami

1. Zarządzanie Projektami Marcin Cieśliński

2. Co to jest projekt Przedsięwzięcie mające: • Konkretnym celem • Niepowtarzalnością • Określonym przedziałem czasowym • Wyróżnionym początkiem i końcem • Ograniczonymi zasobami

3. Zarządzanie organizacją vs projektami

4. Podstawowe parametry projektów Czas Jakość Koszt Zakres Zadanie: znaleźć równowagę, „złoty środek”

5. Cykl życia projektu Wykonawstwo, kontrola Zamknięcie Inicjacja Planowanie Koszty i zasoby Zaakceptowane produkty projektu Plan zarządzania projektem Dokumenty Karta projektu

6. Interesariusze • Osoby lub instytucje, które aktywnie angażują się w projekt, lub których korzyści podlegają pozytywnym bądź negatywnym wpływom wynikającym z realizacji lub zakończenia projektu

7. Interesariusze - przykłady • Klienci/użytkownicy • Sponsor • Project Manager • Program Manager • Portfolio Manager • Zespół projektowy • Dostawcy/partnerzy biznesowi • Otoczenie zewnętrzne

8. Projekt, portfel, program • Pojedyncze przedsięwzięcie • Zbiór projektów połączonych ze sobą i kierowanych w skoordynowany sposób w celu uzyskania efektu synergii Portfel Projekt Program • Zbiór projektów niekoniecznie połączonych ze sobą biznesowo

9. Zarządzanie ryzykiem Marcin Cieśliński

10. Co to jest ryzyko? • Miara niepewności co do przyszłych zdarzeń lub działań • Może być pozytywne i negatywne

11. Zarządzanie ryzykiem • Planowanie zarządzania ryzykiem • Identyfikacja ryzyk • Ocena prawdopodobieństwa ich wystąpienia i ich wpływu • Planowanie odpowiedzi na ryzyko • Monitorowanie i kontrola ryzyka

12. Zarządzanie ryzykiem jest procesem CIĄGŁYM!

13. Planowanie zarządzania ryzykiem • Plan zarządzania obszarami projektu • Budżetowanie, harmonogram • Kategorie ryzyka • Progi tolerancji ryzyka przez interesariuszy • Formaty raportów • Sposoby monitorowania ryzyka

14. Identyfikacja ryzyka • Obszary • Cel/zakres • Nieprecyzyjne określenie • Liczne zmiany • Harmonogram • Opóźnienia/przyspieszenia harmonogramu • Złe oszacowanie trwania czynności

15. Identyfikacja ryzyka • Obszary • Zasoby/koszty • Niedostępność kluczowych zasobów • Dodatkowe wydatki/oszczędności • Ludzie • Zmienny skład zespołu projektowego • Niedostępność kluczowych kompetencji • Inne • Polityka, technologia, społeczeństwo

16. Źródła identyfikacji ryzyka • Oszacowania kosztu i czasu trwania czynności • Zakres projektu • Rejestr interesariuszy • Plan zarządzania kluczowymi obszarami projektu, czyli...

17. Sposoby identyfikacji ryzyka • Burza mózgów • Lista kontrolna • Technika delficka • Analiza przyczynowo-skutkowa • Założenia projektowe

18. Ocena prawdopodobieństwa i wpływu ryzyka na projekt

19. Matryca wpływu i prawdopodobieństwa

20. Rejestr ryzyk • Opis ryzyka: • Zdarzenie • Prawdopodobieństwo • Wpływ/skutek • Sposób adresowania ryzyka • Stale uaktualniany wg wiedzy o projekcie

21. Sposoby adresowania ryzyka Ryzyko negatywne • Unikanie • Przeniesienie • Ograniczenie • Akceptacja Ryzyko pozytywne Wykorzystanie Podzielenie się Wzmocnienie Akceptacja

22. Zarządzanie zmianą Marcin Cieśliński

23. Zmiana jest jedynym pewnym elementem projektu

24. Zarządzanie zmianą • Proces ciągły • Każdy interesariusz może sugerować zmiany pisemnie • Kontrolowany poprzez komitet kontoli zmian • Po zaakceptowaniu zmian podstawowe dokumenty projektowe są korygowane: • Harmonogram • Budżet • Zakres projektu

25. Realizacja projektu Marcin Cieśliński

26. Istota wykonawstwa projektu • Koordynowanie zasobów ludzkich i materiałowych • Integracja działań projektowych • Cel  spełnienie wymagań interesariuszy • Czas • Koszt • Zakres/jakość

27. Wykonawstwo projektu • Jest procesem ciągłym • Pochłania największą część kosztów • Jest ściśle połączone z zarządzaniem zmianą

28. Istotne aspekty realizacji projektu • Zespół projektowy • Stworzenie • Rozwój • Koordynacja i zarządzanie • Zarządzanie interesariuszami • Komunikacja wewnątrzprojektowa • Motywacja • Zarządzanie konfliktami

29. Zarządzanie interesariuszami Macierz stopnia kontroli i spodziewanych korzyści Wysoki C Zadowalać Starannie zarządzać D B E Stopień kontroli A F Monitorować Informować G Niski Spodziewane korzyści Wysokie Niskie

30. Komunikacja • Otwartość • Zaufanie • Zrozumienie • Konstruktywna krytyka • Dzielenie się informacjami

31. Motywacja • Zaufanie • Delegacja pracy • Rozwój kompetencji • Liczne pochwały • Zarządzanie przez cele • Indywidualne podejście

32. Rozwiązywanie konfliktów • Ignorowanie • Odwlekanie • Ustępstwo • Walka • Arbitraż • Negocjacje

33. Kontrola i koordynacja projektu Marcin Cieśliński

34. Co znaczy kontrola projektu • Śledzenie postępów projektu • Earned Value Management • Zarządzanie zmianą • Propozycje zmian w danych obszarach • Monitorowanie wprowadzonych zmian

35. Co znaczy kontrola projektu • Uaktualnianie dokumentacji projektowej • Rejestr ryzyk • Budżet + harmonogram + zakres • Kontrola jakości

36. Przydatne narzędzia • Raporty okresowe • Kamienie milowe (harmonogram + zakres) • Audyt jakości • Okresowe spotkania zespołu projektowego

37. Zamknięcie projektu Marcin Cieśliński

38. Zamykanie projektu • Zakończenie prac projektowych • Akceptacja produktów ze strony klienta/sponsora • Stworzenie lessons learned • Zakończenie kontraktów