Qué es el SIGA

2. Qué es el SIGA Sistema Integral de Gestión Administrativa (SIGA) Es un nuevo Sistema informático de Gestión Administrativa, robusto y confiable, desarrollado para homologar los procesos de gestión en la SHCP. • Propósito • Facilidades • Normatividad Contar con una solución integral que permita el registro, control y seguimiento de los asuntos que son turnados a las diversas áreas de la Secretaría Plataforma robusta que permitirá el desarrollo de los procesos de gestión en todas las áreas de la Secretaria de forma ágil, sencilla y segura Cumplir con los requerimientos del manejo documental de acuerdo a la normatividad vigente

3. Roles • Administrador • Supervisor Área • Recepción • Turnado • Atención • Asistente • Destinatarios Externos Control de Configuración del aplicativo Control de Catálogos de la Unidad Admin, ASUNTOS Captura de Asuntos (oficios, documentos, etc) Turnado de Instrucciones a partir de Asuntos INSTRUCCIONES Atención y Respuesta de Instrucciones Hereda las características del rol de atención al que atiende Responsable de ser enlace con las entidades externas.

4. Interfases de usuario • Carpetas (flujo de instrucciones) Ventanilla 99% 100% 100% Instrucciones Terminadas DELEGAR 100% TURNAR 100% Instrucciones por Atender Instrucciones en Tramite

5. Interfases de usuario • Entrada al sistema Juan_perez • • • •

6. Interfases de usuario • Secciones generales de las páginas Barra Superior Datos de Usuario Área de Carpetas Columnas de Datos y ordenamientos información de cada estatus en los que pueden estar las instrucciones

7. Interfases de usuario • Semáforos y Prioridades La prioridad se identifica por el color del registro, los colores se asignan a los tipos de prioridades en el catalogo de prioridades Los semáforos indican el tiempo restante para atender un asunto o si este ha sido sobrepasado La prioridad se define al capturar el asunto

8. Instrucciones por Atender • Carpeta Instrucciones por atender Folio del asunto Descripción del asunto y Tipo de instrucción Fecha de recepción/compromiso de la instrucción Semáforo que indica el estatus de la instrucción en cuanto al tiempo que resta para atenderla Lista de instrucciones que se tienen por atender Es posible ver que instrucciones tienen por atender los subordinados Para acceder a la instrucción de un Clic sobre el folio deseado

9. Instrucciones por Atender • Menú para atender una Instrucción Responder una instrucción Habilitar delegado Múltiple Reasignar una instrucción Rechazar una Instrucción Insertar un Archivo Solicitar Cambio de Fecha Insertar un Comentario Regresar a la pantalla Anterior Cuando recibimos una instrucción, podemos ver el asunto original, (Solo si nos dieron acceso a el cuando se genero la instrucción)

10. Instrucciones por Atender • Detalle del asunto original

11. Instrucciones por Atender • Anexar un archivo electrónico Accedemos a la pantalla para anexar un documento electrónico con esta opción del menú.

12. Instrucciones por Atender • Anexar un archivo electrónico Inicia la localización del archivo a anexar Seleccionar para agregar el archivo Seleccionar el tipo de documento. Elegir el archivo y presionar la opción “Abrir” Finalmente se mostrará el archivo en la sección de “Documentos Anexados”.

13. Instrucciones por Atender • Responder una instrucción Accedemos a la pantalla para atender una instrucción (dar avance) con esta opción del menú.

14. Instrucciones por Atender • Responder una instrucción Se guarda la información Al seleccionar este campo automáticamente se asigna el valor de 100 en el campo “Avance” Se indica un porcentaje de Avance Se describe la justificación del avance

15. Instrucciones por Atender • Rechazar una Instrucción Accedemos a la pantalla para rechazar una instrucción con esta opción del menú.

16. Instrucciones por Atender • Rechazar una Instrucción De la pantalla del catalogo seleccione una opción No competencia DE MI AREA Opción para seleccionar una razón de rechazo del catalogo La opción seleccionada pasa el área de descripción de rechazo Y también puede ampliarse el contenido de la descripción

17. Instrucciones por Atender • Delegar una Instrucción Opción para habilitar el delegado múltiple Crear Ruta: Con esta opción del menú accedemos a la pantalla para asignar instrucciones.

18. Instrucciones por Atender • Definir instrucciones Barra superior de menú. Barra intermedia de menú. Área de captura y actualización de instrucción Área de instrucciones

19. Instrucciones por Atender • Menús de Delegar Regresar a la pantalla Anterior Agrega una instrucción Elimina una Instrucción Guardar el grupo de instrucciones Borra en contenido de los campos para iniciar una instrucción nueva Aplica los cambios a una instrucción cuando esta fue modificada

20. Capturar una instrucción Instrucciones por Atender (7) Seleccione la opción de Agregar Instrucción (1) Seleccionar el botón “Capturar nueva” (2) Asignar o No acceso al asunto original (3) Seleccione quien será el responsable de atender la instrucción (4) Seleccione el tipo de atención para la instrucción (6) Indique los días para atender la instrucción (5) Seleccione el tipo de atención que requiere la instrucción

21. Instrucciones por Atender • Área de instrucciones • Nombre y puesto de quien atenderá la Instrucción • Tipo de tarea a ejecutar • Tipo de atención para la gestión • Tiempo asignado para llevar a cabo la instrucción • Define el acceso al documento original

22. Modificar una instrucción Instrucciones por Atender Observe que desaparece el botón de “Agregar instrucción” Para guardar los cambios realizados seleccione este botón Seleccione el botón “Modificar” para ampliar texto que describe la instrucción Muy importante terminar en tiempo y reportar a la brevedad Seleccione la instrucción a actualizar dando Clic sobre el cuadro que la antecede, los datos pasan al área superior para ser editados

23. Guardar Grupo de instrucciones Instrucciones por Atender Al terminar de capturar las instrucciones necesarias se guardan en grupo con este botón del menú Despues de confirmar el guardado, es necesario regresar a la pantalla anterior seleccionando este botón del menú

24. Instrucciones por Atender Delegar las instrucciones Después de crear las instrucciones necesarias (crear ruta), en el menú aparecerá el botón de turnar, selecciónelo para llevar a cabo el delegado de las instrucciones

25. Instrucciones por Atender • Reasignar una Instrucción Accedemos a la pantalla para reasignar una instrucción con esta opción del menú.

26. Instrucciones por Atender • Reasignar una instrucción De la lista desplegable seleccione el puesto a quien se le reasignara la instrucción Seleccione Aceptar para guardar la reasignación Debido a que estaré fuera, Pedro por favor atiende esta instrucción en tiempo y forma. En comentarios detalle la reasignación

27. Término de una Instrucción Para terminar una instrucción, selecciónela de la lista de instrucciones en trámite Seleccione la opción del menú “Responder”

28. Término de una Instrucción Indique el 100% de avance Complete el resto de los campo y seleccione la opción de “Guardar Respuesta” Ahora la instrucción se encuentra en la carpeta de instrucciones terminadas

29. Preguntas y comentarios con Elizabeth Nava Ext. 3038 o al correo enava@inmujeres.gob.mx