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1. Sommario Presentazione

1. Sommario Presentazione. 1. 2. 3. A cosa serve IDAP? Possibili applicazioni Concetti base Definizione iter Inserimento di una pratica Ricerca, stampa e modifica delle pratiche Automatismi Sicurezza e accessi Help Architettura dell’applicazione WEB. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

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Presentation Transcript

  1. 1. SommarioPresentazione 1 2 3 • A cosa serve IDAP? • Possibili applicazioni • Concetti base • Definizione iter • Inserimento di una pratica • Ricerca, stampa e modifica delle pratiche • Automatismi • Sicurezza e accessi • Help • Architettura dell’applicazione • WEB 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

  2. 2. A cosa serve IDAP? 1 2 Gli obiettivi del programma sono: 3 4 • Agevolare il lavoro dei vari uffici nella gestione del flusso di documenti e informazioni relative all’iter degli atti/pratiche, mettendo a disposizione uno strumento in grado di guidare e mantenere una precisa traccia degli eventi significativi e dei movimenti dei documenti • Gestire le entità accessorie alla storia di una pratica: le materie, le persone, gli organi e i gruppi di persone in genere • Gestire la composizione storica degli organi e dei gruppi • Registrare la storia delle pratiche allo scopo di future consultazioni • Rendere disponibile in qualsiasi momento una visione aggiornata della storia e dello stato di una particolare pratica 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 La parte più interessante del programma stanella libertà e facilità con le quali è possibile trovare qualsiasi informazione nella storia di una pratica. 17 18 19 20 21

  3. 3. Possibili applicazioni 1 2 3 • Gestione pratiche • Gestione iter di atti politici(mozioni, ordini del giorno, interrogazioni, etc.) • Gestione protocollo 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 E’ possibile personalizzare ampliamente sia le schermate dell’applicazione a partire dal nome stesso che compare in alto nella barra della finestra, sia la struttura dei dati. In questo modo la stessa applicazione può essere utilizzata sia per la gestione pratiche che atti politici 17 18 19 20 21

  4. 4. Concetti base 1 2 3 • Il problema fondamentale che si affronta quando si ha a che fare con atti, iter e pratiche, è il loro costante cambiamento, che implica la necessità di cambiare continuamente la struttura dei dati.La soluzione a tale problema sta nel non utilizzare una struttura rigida per memorizzare le informazioni di un atto, ma una struttura che scomponga le informazioni in informazioni elementari. La storia di un atto viene vista come una sequenza di “eventi”. • L’evento è un “qualcosa che accade alla pratica”: come ad esempio passare ad un determinato ufficio, ricevere un certo visto, ricevere nella propria “cartella” determinate informazioni. Ogni evento può portare con sé una singola informazione relativa a un documento o ad una persona, una data e così via. Spesso viene usato come sinonimo di informazione. • Lo stato di una pratica è una particolare condizione in cui si trova la pratica (ad es. “Presso amministrazione”, “Pronta per trattazione”, …). Uno stato può indicare una posizione “fisica” (presso un certo ufficio), ma anche una posizione “logica” (pronto per procedere). 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

  5. 5. Definizione iter (automa) 1 2 • Definizione dell’iter 3 4 • Essenziale è ovviamente riuscire a definire esattamente i vari passi dell’iter mediante gli stati e gli eventi • La definizione precisa deve coinvolgere le persone che abitualmente gestiscono l’iter 5 6 7 8 9 • Concetti chiave per la definizione dell’iter 10 11 • Ogni evento può avere associato una data ( data dell’evento) • Ad ogni evento si può decidere di associare un dato di un certo tipo: • Tipi base: stringhe, numeri, date • Entità più complesse: persone, organi, altri atti, materie (esistono form di gestione specifici per ogni entità prevista per inserimento/modifica) • documenti (memorizzati nel database, non modificabili) 12 13 14 15 16 17 18 19 20 • Vediamo un esempio di pratica... 21

  6. 6. Esempio di iter 1 2 A titolo di esempio viene riportato un diagramma relativo ad un ipotetica pratica: 3 4 5 6 • Apertura della pratica. • In segreteria: classificazione per numero e descrizione. Assegnazione di eventuali allegati e firma del responsabile prima della trattazione in amministrazione. • Presso Amministrazione: analisi della pratica per essere approvata o meno. Se respinta viene direttamente archiviata. • Pratica Approvata: assegnazione della data di approvazione e eventuali informazioni all’interessato. Assegnazione della data finale prima dell’archiviazione finale. 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 Ogni freccia rappresenta un evento Ogni rettangolo rappresenta uno stato

  7. 7.2 Inserimento di una pratica 1 1234567891011 2 3 Creata la pratica, si passa in modifica. In basso vengono riportati gli eventi inseribili in questa fase dell’iter 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

  8. 7.3 Inserimento di una pratica 1 12 3 4567891011 2 3 Per inserire un nuovo evento, occorre selezionarlo dall’elenco in basso e premere Inserisci. Se l’evento ha un dato associato (in questo caso un numero), compare il form per l’inserimento di tale dato 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

  9. 7.4 Inserimento di una pratica 1 123 4 567891011 2 3 L’evento/informazione risulta ora inserito ed è cambiato l’elenco degli eventi successivi da inserire. Inseriamo l’evento “descrizione pratica” e proseguiamo 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

  10. 7.5 Inserimento di una pratica 1 1234 5 67891011 2 3 L’evento successivo è “firmata da responsabile”, che è stato definito in modo che abbia associato una persona. Quindi, ci verrà chiesto di selezionare la persona fra quelle da inserire nell’anagrafica. 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

  11. 7.6 Inserimento di una pratica 1 12345 6 7891011 2 3 Per selezionare la persona si può impostare qualunque criterio sui campi. Premendo Conferma selezione, la persona selezionata viene inserita nell’iter. 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

  12. 7.7 Inserimento di una pratica 1 123456 7 891011 2 3 Automaticamente viene inserito anche l’evento “incarico”. L’elenco degli eventi inseribili è nuovamente cambiato 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

  13. 7.8 Inserimento di una pratica 1 1234567 8 91011 2 3 Inseriamo ora un evento con associato un documento: ”allegato pratica” 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

  14. 7.9 Inserimento di una pratica 1 12345678 9 1011 2 3 Mi viene chiesto di specificare un numero di protocollo (facoltativo), di selezionare il file che contiene il documento (premendo il bottone Sfoglia), e di associare l’applicazione che verrà utilizzata per visualizzare il documento 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

  15. 7.10 Inserimento di una pratica 1 123456789 10 11 2 3 Otteniamo questo risultato. Diamo quindi conferma degli eventi inseriti fino a questo punto ( bottone Conferma). In questo modo si esce dalla Modifica. 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

  16. 7.11 Inserimento di una pratica 1 12345678910 11 2 Gestione tabelle delle entità associate agli eventi 3 4 Per le entità associate agli eventi, che possono essere persone, organi, materie, sono previsti dei form specifici per la loro gestione, come quello presentato di seguito. 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

  17. 8. Ricerca pratiche 1 2 3 Sono possibili due tipi di ricerche: 4 5 • Ricerca semplice 6 7 • Ricerca in base alle caratteristiche essenziali delle pratiche 8 9 • Ricerca avanzata 10 11 • Ricerca in base a qualsiasi evento inserito nella storia delle pratiche • Possibilità di utilizzare operatori booleani • Possibilità di memorizzare su file l’impostazione della ricerca • Possibilità di memorizzare nel database l’impostazione della ricerca (per mettere a disposizione ricerche predefinite) 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

  18. 9. Ricerca semplice 1 2 3 Ricerca in base alle caratteristiche essenziali delle pratiche quali numero,oggetto/titolo o data di presentazione 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

  19. 10. Ricerca avanzata 1 2 3 Possibilità di impostare la ricerca in base ad un qualsiasi evento della storia e/o ad un suo dato associato 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

  20. 11.1 Ricerca di una pratica 1 1 234 2 3 Utilizzando la Ricerca Semplice vogliamo recuperare la pratica che abbiamo inserito precedentemente, la pratica n° 123: impostiamo il tipo ed il numero. 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

  21. 11.2 Ricerca di una pratica 1 1 2 34 2 3 Per visualizzare i dati associati agli eventi basta fare doppio click sull’evento desiderato: verrà visualizzato il form relativo al dato associato 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

  22. 11.3 Ricerca di una pratica 1 12 3 4 2 3 Nel caso di un documento associato, oltre che alle informazioni del documento … 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

  23. 11.4 Ricerca di una pratica 1 123 4 2 3 … verrà lanciato anche il programma che permette di visualizzarlo (Microsoft Word in questo caso): 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

  24. 12. Modifica di una pratica 1 2 3 Ricercato una certa pratica, si può passare alla modifica 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

  25. 13. Modifica di una pratica 1 2 3 • Eventi inseribili: 4 5 • Accessi legati al login: si può decidere quali utenti possono inserire gli eventi • Condizioni per la visualizzazione degli eventi inseribili: forti o deboli (per facilitare l’inserimento) 6 7 8 9 10 11 12 • Concetto di indice (ciclo) di un iter: quando l’iter viene ripercorso in tutto o in parte 13 14 15 • Permette di distinguere gli eventi nel caso si abbiano ad esempio più “passaggi” della pratica da uno stesso ufficio 16 17 18 19 20 21

  26. 14. Stampe 1 2 Stampe eseguibili all’interno dell’applicazione: 3 4 • Lavorano su elenchi di atti ricercati (sia tramite ricerca semplice che avanzata) • Definiscono un layout per i dati trovati • Sono definibili esternamente dall’applicativo • Sono totalmente personalizzabili • Le stampe tipicamente realizzate, sono stampe RTF con esecuzione di un visualizzatore RTF (ad es. Microsoft Word) • Utilizzato un linguaggio di reporting (documentato) 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Stampe eseguibili esternamente (via interfaccia WEB): 17 • Implementano il concetto classico di report: ricerca e stampa • Creano sempre un file in formato RTF che può essere salvato o stampato 18 19 20 21

  27. 15. Stampe 1 2 Esempi tipici di stampe eseguibili internamente: 3 4 • Informazioni relative agli insiemi di atti trovati (sia tramite ricerca semplice che avanzata) • la storia degli atti • le “anagrafiche” delle tabelle delle entità: persone, organi, materie, etc. 5 6 7 8 9 10 11 Esempi tipici di stampe eseguibili esternamente: 12 13 • Qualsiasi ricerca / stampa: viene utilizzato un linguaggio completo (Vbscript) sia per la ricerca che per la stampa 14 15 16 17 18 19 20 21

  28. 16. Automatismi 1 2 IDAP prevede diversi tipi di automatismi: 3 4 • Automatismi legati all’inserimento di un evento: 5 6 • Oggetto/titolo corrente • Testo/documento corrente • Creazione di una nuova pratica (ad esempio una proposta di mozione genera una mozione) • Gestione di pratiche unificate 7 8 9 10 11 12 13 • Automatismi per generare dei moduli standard con le informazioni specifiche della particolare pratica • Automatismi per facilitare l’inserimento di eventi (numero di una pratica proposto in automatico in base a certe regole) 14 15 16 17 18 19 20 21

  29. 17. Sicurezza/accessi 1 2 Per la quanto riguarda la sicurezza IDAP prevede: 3 4 • Validazione login a livello di database o del sistema operativo (Windows NT/2000) • Possibilità di definire permessi di accesso (esecuzione, modifica, visualizzazione, inserimento, cancellazione) ai vari form dell’applicazione • Possibilità di definire permessi di accesso (inserimento, visibilità) agli eventi degli iter 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

  30. 18. Help 1 2 IDAP è dotato di diverse funzioni d’aiuto/guida: 3 4 • Help contestuale • Glossario • Help delle singole voci di menù 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

  31. 19. Architettura applicazione 1 2 L’architettura dell’applicazione è la seguente: 3 4 • Server: Oracle 7.3 o superiori • Client: • Applicazione Windows 32 bit (unico eseguibile senza DLL o runtime) • ODBC Oracle per il collegamento al database • Trasporto di rete: Oracle SQL*Net 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

  32. 20. WEB 1 2 3 Per il Consiglio provinciale di Trento, la banca dati degli atti politici, gestita da IDAP, è già stata pubblicata su WEB. 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 www.consiglio.provincia.tn.it 21

  33. 21. WEB 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 www.consiglio.provincia.tn.it 21

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