MICROSOFT ACCESS

1. MICROSOFT ACCESS Bases de datos Preparado por Antonio Nieto Serra Febrero 2.007

2. ¿Qúe es una B.D.? (I) • Una Base de Datos (B.D.) es un programa que permite organizar datos de una forma precisa, ordenada y recuperable. Podemos identificarlo como una gran carpeta donde guardamos las fichas de forma ordenada, pero con una serie de ventajas sobre el almacenamiento tradicional que hacen de las bases de datos una forma sencilla y cómoda de tener nuestros ficheros de clientes, artículos, proveedores, etc.

3. ¿Qué es una B.D.? (II) • Es un sistema informatizado cuyo propósito es mantener información y permitir su acceso cuando se requiera. • Los sistemas de bases de datos se diseñan para manejar grandes cantidades de información. Las ventajas son: • Evitan redundancia • Evitan inconsistencia • Siguen normas para añadir y eliminar datos • Se mantiene la integridad entre datos • Es posible aplicar restriciones de seguridad para el acceso a los datos

4. Colección de datos interrelacionados Conceptos de bases de datos • Propiedades • Colección lógicamente coherente de datos con un significado inherente. • Con un fin específico. Para usuarios específicos y con aplicaciones para ellos. • Representa algunos aspectos del mundo real. • Los cambios en el mundo real se reflejan en la BD.

5. ¿Qué es la información? • La información es un conjunto. de datos con importancia para el individuo o la empresa, la cual debe ser apoyada por el sistema de base de datos. Por lo tanto, un sistema de base de datos optimiza el manejo de la información.

6. Ejemplos de bases de datos • Utilizar Access para llevar la gestión de fichas de los artículos de nuestro almacén, introduciendo, modificando, actualizando, sacando informes por la impresora, etc... • Podemos también realizar consultas: • ¿qué artículo se ha vendido más este mes? • ¿qué clientes compran un determinado artículo? • ¿cuál es la ganancia total del mes? • Etc... • Otros ejemplos: Información referente a los clientes de una empresa, los libros de una biblioteca, los socios de un club, colección de música, directorio telefónico de empleados, alumnos de un colegio etc... • La información contenida en tablas tiene múltiples utilidades

7. Generalidades Access • Gestor de bases de datos relacional. • Utilización de tablas y relaciones • Integra información de hojas de cálculo y de otras bases de datos. • Asistentes fáciles de utilizar. • Gráficos y diagramas profesionales. • Trabaja en entornos multiusuario (Intranet/Internet). • Permite analizar datos sin necesidad de ser un experto. • Access permite crear, modificar y consultar BD de manera rápida y eficiente. • Incorporación de módulos: programación Visual Basic para B.D. • Formularios e informes de la filosofía “lo que se ve es lo que se imprime. • Importación, exportación y vinculación con archivos externos.

8. BD´s y ACCESS97/2002/2003 • En Access, una base de datos es un archivo (.MDB) que puede contener tablas donde se encuentra toda la información sobre un tema especifico, consultas, formularios, informes entre otros. • Microsoft Access 2003 es un programa de gestión de bases de datos que hoy en día está dominando el mercado. Sus herramientas proporcionan la suficiente potencia para crear nuestras bases de datos sin tener que perder demasiado el tiempo gracias a sus numerosos ejemplos. No obstante, podemos personalizar nuestros trabajos y hacerlos más manejables

9. Esquema base de datos En Access, una B.D. es Archivo MDB Tablas Consultas Formularios Informes Macros Módulos

10. Convenciones Tabla Base Consulta Consulta o Query Formulario Pantalla de Captura, Forma, cuadro de captura Informe Reporte Módulo Procedimiento, ventana de código, código En Microsoft Access En otros sistemas Base de Datos

11. Estructura en Access Presentación impresa de los datos Informes Entrada datos / Control Formularios Vistas de los datos Consultas Nivel de datos Tablas Las macros y los módulos permiten tener un control sobre la aplicación e inducen al usuario a llevar una secuencia dentro del sistema.

12. 3 ¿Cuándo y porqué? • Cuando debido a las premuras de tiempo se necesita rapidez para cubrir las demandas de información • Cuando se necesita toda la integración con Office de manera automática y fácil • Cuando no se es un desarrollador de sistemas porque permite hacer aplicaciones sin saber mucho de programación en muy poco tiempo Razones

13. Sistema Gestión BD (SGBD) • SGBD • Colección de programas que permiten al usuario crear y mantener la BD. • Facilita el proceso de definir, construir y manipular BD para varias aplicaciones. • Definir: especificar los tipos de datos a almacenar • Construir: almacenar los datos • Manipular: Funciones como las de preguntar, localizar datos, generar informes ...

14. Tablas Tabla: elemento básico de una base de datos que almacena los datos. Los datos están organizados en forma de filas (registros) y columnas (campos). Las filas forman los registros, y contienen toda la información de, por ejemplo, un libro, un cliente etc... Las columnas forman los campos que son cada uno de los tipos de datos que se va a utilizar, por ejemplo, apellido, nombre, título, editorial, etc.. Access permite importar tablas de otros gestores de bases de datos (DBase, Paradox etc...) y de hojas de cálculo (Excel, Lotus).

15. Campos Campo: Un dato en una tabla. Unidad lógica de dato en una base de datos. Se representa en forma de columna en Access. Un campo puede ser de tipo texto, numérico, memo, fecha/tiempo, lógico, contador,y “OLE”.

16. Registros Registro: Un conjunto de campos relacionados. Pertenecen a un mismo individuo u objeto. Se representa en forma de fila en Access. Clave principal: campo o grupo de campos que dan identificación única a un registro.

17. Estructura de los registros Estructura: descripción o propiedades de los campos de una base de datos. En ésta se especifica el tamaño del campo, el formato, lugares decimales, valor de defecto, etc.

18. Vistas Vista: vista de una o más tablas de una base de datos. En ésta se presentan los datos seleccionados de las tablas. Los “views” requieren diseño.

19. Diseño de una b.d. • Es importante considerar la definición de tablas y las relaciones entre ellas. • Pasos a efectuar para el diseño: • Se deben especificar las tablas que se precisan para representar la información. • Se indicarán para cada tabla los campos que la componen. • Para cada campo se han de analizar los tipos de datos y posibles restricciones. • Se indicarán los campos comunes en las tablas. • Se definirán las llaves primarias. • Finalmente se diseñarán los mecanismos que manipulan estas tablas. • También es posible crear una base de datos mediante el asistente. Bajo esta opción sólo es necesario responder a una serie de preguntas

20. Consultas Consulta: permite ver los datos requeridos de la forma que se quieren. Permite seleccionar datos de una o varias tablas respondiendo a unas determinadas condiciones introducidas por el usuario. Base de datos relacional: base de datos en la cual se puede definir una relación entre tablas creando uno o más enlaces (links) en campos comunes.

21. ¿Qué es una Consulta? • Una consulta es un objeto de Access que se utiliza para localizar, organizar o editar los datos contenidos en tablas. • Las consultas admiten tres modos de presentación: • Vista Diseño: abre la ventana Diseño de la consulta, en la que podremos crear o modificar su estructura. • Vista hoja de datos: ejecuta la consulta y presénta el resultado en una hoja de datos que permite ver, agregar o editar lo registros. • Vista SQL: permite crear o modificar una consulta usando instrucciones del lenguaje de consultas estructurado SQL.

22. Crear una consulta • Para crear una consulta nueva en vista de diseño: • Active la ventana “Base de datos”, seleccione la ficha Consultas y pulse el botón Nuevo. • En el cuadro de diálogo “Nueva Consulta”, seleccione la opción Vista Diseño y pulse el botón Aceptar. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

23. Seleccionar la tabla(s) o consulta(s) cuyos campos desea incluir. • Incluir los campos en la cuadrícula QBE. • Cumplimentar las casillas de la cuadrícula QBE estableciendo cualquier criterio de ordenación o búsqueda a través de las filas “Orden” y “Criterios” respectivamente. También se puede añadir del menú Ver la opción “Totales” para hacer cálculos.

24. Criterios: • >1000 (números mayores que 1000) • >=100 (números mayores o iguales que 100) • M* (palabras que empiecen por M y con número • indeterminado de caracteres) • M?n (palabras de tres letras con un carácter desconocido) • Si se introduce por ejemplo Murcia como criterio en un campo de “poblaciones” acces entiende que el criterio es población=“murcia”. El texto tiene que estar entre “ “ y fechas entre #. Ejemplos: 100, “Madrid”, #25-12-96#. • Entre ... Y ...

25. Formularios/Informes Formulario: objeto en base de datos que provee una forma fácil de exponer, entrar o imprimir los datos de una tabla. Permiten imágenes y módulos con funciones. Informes: Permiten recuperar información de la b.d. y llevarla a la impresora. Hay diferentes tipos de presentaciones: Autoinformes (columnas), Tabular y Totales. Controles. Los elementos en un formulario o informe que presentan los datos, se llaman controles. Por ejemplo, permiten mostrar resultados de cálculos.

26. ¿Qué es un formulario? • Un formulario es un objeto de Access que nos permitirá introducir y modificar los datos de una forma más "amable" y cómoda. Los formularios tienen la ventaja de poder: • Mostrar datos de varias tablas al mismo tiempo • Calcular campos • Crear y utilizar gráficos • Utilizar fuentes especiales, colores, títulos, etc. • Para crearlos es útil utilizar el asistente.

27. ¿Qué es un informe? • Un formulario es un objeto de Access que nos permitirá introducir y modificar los datos de una forma más "amable" y cómoda. Los formularios tienen la ventaja de poder: • Mostrar datos de varias tablas al mismo tiempo • Calcular campos • Crear y utilizar gráficos • Utilizar fuentes especiales, colores, títulos, etc. • Para crearlos es útil utilizar el asistente.

28. Macros • Es un objeto que permite ejecutar una secuencia de instrucciones de forma automática que, generalmente, se repiten con frecuencia. • Permiten la automatización de los procesos a programar. Son de utilidad junto a los módulos para personalizar la gestión de la b.d.

29. Módulos • Es un objeto que permite programar en VBA (Visual Basic For Applications) para realizar operaciones no incluidas con el Access. Permiten funciones complejas que realicen funciones específicas.

30. Páginas • Es un objeto que facilita la introducción de Access en la Web.

31. Tipos de campos o datos Texto: datos alfanuméricos. Pueden contener letras, números o caracteres especiales. Los campos que contienen solo números no se pueden usar en cómputos. Numérico: contiene un valor que se puede usar en cálculos.

32. Tipos de campos o datos Memo: puede contener hasta 64,000 caracteres. Estos campos se usan para guardar datos descriptivos, Fecha/Hora: almacena fechas y horas (mm/dd/yy). Moneda: se puede usar para cálculos y contener datos monetarios.

33. Tipos de campos o datos Contador: dato especial de Access para asignar el próximo número consecutivo cada vez que se añade un registro. Ese valor es único para cada registro, y frecuentemente se usa como “clave primaria”. Si/No: asume valores lógicos de “Si” o “no”. OLE: contiene un objeto creado por otra aplicación, tales como gráficas, sonidos, o dibujos.

34. Propiedades de los campos Tamaño: ajusta el tamaño del campo o limita el valor en un campo numérico. Formato: cambia la apariencia de los campos numéricos o de fecha, pero no afecta el valor. Lugares decimales: controla la cantidad de lugares decimales después del punto en campos de tipo numérico y de tipo moneda.

35. Propiedades de los campos Mascara entrada: expone caracteres en un formato especificado, por ejemplo, “formato NIF”. Titulo: especifica una etiqueta en lugar del nombre del campo para formularios e informes (reports). Valor predeterminado: asigna un valor especificado en forma automática al campo.

36. Propiedades de los campos Regla Validación: rechaza cualquier registro que no cumpla con la regla especificada. Texto Validación: expone el mensaje de error especificado cuando no se cumple una regla especificada. Requerido: requiere un valor en el campo, por lo tanto rechaza el registro si no se entra un valor.

37. Propiedades de los campos Permitir longitud cero: Permite cadenas de texto o memo de largo cero (cadenas vacias). Indexado: aumenta la eficiencia de una búsqueda en un campo específico; la “clave principal” también está indexado.

38. Tipos de relaciones Se puede relacionar las diferentes tablas que componen una base de datos mediante el uso de relaciones, que indican la asociación entre los atributos de la tabla y su cardinalidad (1:M, M:1 y N:M): 1-1: Un registro de una tabla está asociado a solo un registro de la otra tabla. 1-muchos: Un registro de una tabla está asociado a varios registros de la otra tabla. muchos-muchos: Varios registros de una tabla están relacionados a varios registros de otra tabla.

39. Relaciones entre Tablas • Precauciones • - Cuando se establece una relación de uno a varios, el campo común de la primera tabla debe estar definido como clave principal. • Los tipos de datos y propiedades de los campos comunes deben ser iguales en ambas tablas. • Procedimiento para hacer las relaciones • 1. Activar la ventana de “Base de Datos”. • 2. Elegir la orden Relaciones del menú Herramientas. • 3. Seleccionar las tablas o consultas a relacionar y pulse el botón agregar. • 4. Para crear una relación, haga clic en el campo común (clave principal) de la primera tabla y arrástrelo hacia el campo correspondiente de la segunda tabla. Al soltar el botón del ratón se abrirán el cuadro de diálogo “Relaciones”.

40. Ejemplo relación Pasa_por Río Provincia  

41. Otro ejemplo relacionar tablas

42. Mantenimiento de una BD Compactar: elimina la fragmentación que presenta un archivo de bases de datos en el disco duro cuando se han realizado muchas modificaciones en él. 1. Cerrar la base de datos. 2. Del menú Herramientas, eligir Utilidades de la base de datos y seleccione la orden Compactar base de datos. 3. En el cuadro de diálogo “Base de datos a compactar”, seleccione el archivo. Reparar:Es posible que una base de datos se dañe, bien porque se interrumpe inesperadamente la ejecución por un corte en el suministro de energía o por algún problema de hardware. Para ello utilizar el menú de herramientas de forma similar al caso anterior.

43. Características • La máquina de base de datos de Microsoft Access y Visual Basic se denomina Microsoft Jet Database Engine, está basada en el modelo relacional y provee datos a las aplicaciones. • La máquina Jet no tiene interfaz y por ello debe ser utilizada a través de un programa, es multiusuario y tiene un procesador de consultas integrado con manejo de seguridad, integridad referencial y acceso remoto a los datos. • Jet está compuesta por una serie de librerías de enlace dinámico (DLL) que pueden ser vistos como programas interconectados

44. Características • Un interfaz ODBC permite el acceso a los datos en ambientes heterogéneos, SGBD relacionales y no relacionales, es un interfaz universal de acceso a los datos permitiendo que una aplicación pueda acceder, ver y modificar datos concurrentemente desde múltiples bases de datos.