La redazione delle circolari e della documentazione

1. La redazione delle circolarie della documentazione La semplificazione del linguaggio amministrativotra direttive e consigli pratici La redazione delle circolari e della documentazione Corso di formazione interno – 10 e 17 marzo 2008 Alberto Ardizzone – Silvana Massobrio USR Lombardia

2. Il 1990 è l'anno zero della svolta di ammodernamento delle procedure e del linguaggio della Pubblica Amministrazione. In quell’anno fu approvata la legge 241 La redazione delle circolari e della documentazione S. Massobrio USRL10/3/08

3. Nel 1992 il governo Amato emanò una legge-delega (421) per avviare una decisiva riforma della PA. La redazione delle circolari e della documentazione S. Massobrio USRL10/3/08

4. Il decreto legislativo 29 del 1993 è stato il prodotto più importante di quella legge delega, affronta la materia del pubblico impiego e dell'organizzazione degli uffici e avvia il processo di privatizzazione del pubblico impiego • Viene emanato il Codice di stile La redazione delle circolari e della documentazione S. Massobrio USRL10/3/08

5. La L. 59/97, dal disegno di legge presentato in Parlamento dal ministro Bassanini, che tende ad affrontare i nodi strutturali della scarsa efficienza del sistema pubblico e allo stesso tempo dà una risposta al problema politico della continua richiesta di autonomia da parte degli enti locali, in particolare dalle regioni. La redazione delle circolari e della documentazione S. Massobrio USRL10/3/08

6. La L. 127/97, nota come Bassanini bis, che da un lato corregge e coordina le norme della precedente legislazione, dall'altro apporta nuovi elementi tesi a snellire l'attività amministrativa e dei procedimenti di decisione e di controllo • Viene prodotto il “Manuale di stile” La redazione delle circolari e della documentazione S. Massobrio USRL10/3/08

7. Direttiva Frattini (regole di comunicazione) • Avere (rendere ) sempre chiaro il contenuto del testo • Individuare sempre il destinatario • Individuare le singole informazioni e inserirle nel testo in modo logico • Individuare e indicare i contenuti giuridici del testo • Individuare la struttura giuridica più efficace per comunicare gli atti La redazione delle circolari e della documentazione S. Massobrio USRL10/3/08

8. fonte: direttiva Frattini 2002 • Verificare la completezza delle informazioni • Verificare la correttezza delle informazioni • Verificare la semplicità del testo • Usare note, allegati e tabelle per alleggerire il testo • Rileggere sempre i testi scritti La redazione delle circolari e della documentazione S. Massobrio USRL10/3/08

9. Regole di scrittura del testoScrivere frasi brevi fonte: direttiva Frattini 2002 • Le ricerche dicono che le frasi con più di 25 parole sono difficili da capire e da ricordare La redazione delle circolari e della documentazione S. Massobrio USRL10/3/08

10. L’Ufficio trattamento economico in indirizzo, cesserà la corresponsione degli emolumenti a decorrere dal 1° maggio 2001 Dal 1° maggio 2001 il nostro ufficio sospenderà i pagamenti Usare parole di linguaggio comune fonte direttiva Frattini 2002 La redazione delle circolari e della documentazione S. Massobrio USRL10/3/08

11. Tali posizioni sono da identificare non tanto in diritti irrefragabili, il cui esercizio prescinde dall’adozione di atti permissivi dell’Amministrazione, ma in situazioni giuridiche suscettibili di trasformazione a seguito di atti di tipo suindicato I cittadini che vogliono iniziare un’attività devono chiedere un’autorizzazione alle amministrazioni competenti Usare pochi termini tecnici e spiegarli fonte: direttiva Frattini 2002 La redazione delle circolari e della documentazione S. Massobrio USRL10/3/08

12. Le SS.LL sono pregate di indicare al responsabile dell’U.R.P.A. i membri della Commissione preposta al rilascio del patentino Vi chiediamo di indicare al responsabile dell’Ufficio Regionale per le Politiche Agricole (Urpa) i membri della commissione per il rilascio del patentino Attenti alle abbreviazioni e alle sigle fonte: direttiva Frattini 2002 La redazione delle circolari e della documentazione S. Massobrio USRL10/3/08

13. Non volendo disconoscere a codesto ufficio il diritto di non ingerenza, viene tuttavia fatta richiesta che siano comunicati gli esiti della commissione Vi chiediamo di comunicarci i risultati dei lavori della commissione Usare i verbi nella forma affermativa fonte: direttiva Frattini 2002 La redazione delle circolari e della documentazione S. Massobrio USRL10/3/08

14. …stanti le urgenti ed indifferibili esigenze di personale in grado di garantire adeguata e qualificata attività di assistenza tecnica ai lavori e agli interventi programmati dal Settore dipartimentale 8 …poiché il dipartimento 8 ha urgente bisogno di personale qualificato per svolgere i lavori e gli interventi programmati… Legare le parole in modo breve e chiaro fonte: direttiva Frattini 2002 La redazione delle circolari e della documentazione S. Massobrio USRL10/3/08

15. L’emergere di nuove modalità d’interazione anche nel settore pubblico che coinvolgono istituzioni di diversa natura hanno inevitabilmente posto quesiti intorno alle configurazioni sia dei processi di decision making politico sia nelle configurazioni delle Amministrazioni pubbliche e reponsabili dell’offerta di servizi pubblici Anche nel settore pubblico emergono nuovi rapporti con istituzioni di diversa natura. Questo fenomeno pone due ordini di problemi. In primo luogo, dobbiamo ridefinire le procedure di decisioni delle istituzioni politiche . In secondo luogo, dobbiamo ridefinire le responsabilità delle amministrazioni pubbliche nella gestione dei servizi Usare in maniera chiara maiuscole, minuscole e punteggiatura fonte: direttiva Frattini 2002 La redazione delle circolari e della documentazione S. Massobrio USRL10/3/08

16. Evitare neologismi parole straniere e latinismi fonte: direttiva Frattini 2002 La gestione di questo servizio sarà affidata a un soggetto esterno Tale servizio come è noto, dovrà essere esternalizzato Bisogna porre particolare attenzione alla policy implementation Bisogna curare con attenzione le fasi di attuazione delle politiche Le agevolazioni saranno concesse anche ai conviventi more uxorio Le agevolazioni saranno concesse anche alle coppie conviventi La redazione delle circolari e della documentazione S. Massobrio USRL10/3/08

17. Ove la Commissione potesse riunirsi per tempo, le delibere sarebbero ancora valide Se la commissione si riunirà per tempo le delibere saranno ancora valide Se possibile , sostituire il congiuntivo fonte: direttiva Frattini 2002 La redazione delle circolari e della documentazione S. Massobrio USRL10/3/08

18. Si comunica che Nulla Osta per questo Comando alla sottodescritta ISTALLAZIONE PRECARIA di materiale pubblicitario, alle condizioni retroindicate Il Comando comunica che il materiale pubblicitario descritto può essere temporaneamente installato. L’installazione deve rispettare le condizioni seguenti: a) b) Usare con parsimonia le opportunità grafiche e tipografiche fonte: direttiva Frattini 2002 La redazione delle circolari e della documentazione S. Massobrio USRL10/3/08

19. Nel 2004 legge n.4 , 9 gennaio (legge Stanca) I sistemi informatici devono fornire servizi e informazioni fruibili senza discriminazione anche da coloro che necessitano di tecnologie assistive e particolari La redazione delle circolari e della documentazione S. Massobrio USRL10/3/08

20. 2005 Direttiva Baccini • Ancora sulla semplificazione del linguaggio e comprensibilità del testo La redazione delle circolari e della documentazione S. Massobrio USRL10/3/08

21. In un testo destinato al pubblico Fonte: direttiva Baccini 2005 • Devono essere evidenti la finalità e i contenuti • Deve essere chiara l’identificazione dei destinatari • Il testo deve essere leggibile Attenzione a lessico e sintassi La redazione delle circolari e della documentazione S. Massobrio USRL10/3/08

22. Lessico fonte: direttiva Baccini 2005 • Scegliere parole di linguaggio comune • Preferire parole brevi • Limitare il ricorso alle sigle • Ridurre i termini tecnico specialistici • Rinunciare a perifrasi non necessarie • Evitare le parole straniere • Rinunciare a neologismi arcaismi latinismi • Ricorrere, se necessario, a note esplicative La redazione delle circolari e della documentazione S. Massobrio USRL10/3/08

23. Sintassi fonte: direttiva Baccini 2005 • Preferire frasi brevi e con meno di 15 parole • Privilegiare la coordinazione alla subordinazione • Servirsi soprattutto del modo indicativo • Usare se possibile la forma attiva • Limitare l’uso della costruzione impersonale La redazione delle circolari e della documentazione S. Massobrio USRL10/3/08

24.  La comprensibilità • La comprensibilità si fonda tra l’altro su un impianto logico lineare • Sull’assenza di riferimenti impliciti fonte: direttiva Baccini 2005 La redazione delle circolari e della documentazione S. Massobrio USRL10/3/08

25. Se l’Amministrazione valutasse, sulla base delle leggi in vigore, che non vi fossero le condizioni per soddisfare la richiesta, viene inviata al cittadino, da parte dell’ufficio che detiene l’atto, una lettera apposita per motivare il rifiuto”. Se la richiesta non sarà accolta, l’ufficio invierà al cittadino una lettera di spiegazione Esempio di comprensibilità Fonte Direttiva Baccini 2005 La redazione delle circolari e della documentazione S. Massobrio USRL10/3/08

26. Qualora la data di scadenza coincidesse con un giorno festivo, i termini di presentazione delle domande verrebbero prorogati al primo giorno successivo Se la data di scadenza coincide con un giorno festivo, le domande potranno essere presentate il giorno dopo Esempi di comprensibilità Fonte Direttiva Baccini 2005 La redazione delle circolari e della documentazione S. Massobrio USRL10/3/08

27. Si allega il programma e la scheda di iscrizione Alleghiamo il programma e la scheda di iscrizione Esempi di comprensibilità Fonte Direttiva Baccini 2005 La redazione delle circolari e della documentazione S. Massobrio USRL10/3/08

28. Alcune regole giornalistiche • Regola della Piramide Invertita • Le 5 W • L’indice Gulpease: G=89-LP/10+3FR LP=(100Xtot.lettere)/totale parole FR=(100Xtot.frasi)/totale parole G<80 difficile per chi ha la licenza elementare G<60 difficile per chi ha la licenza media G<40 difficile per chi ha il diploma superiore http://www.pacchiarotti.biz/leggibilita.html La redazione delle circolari e della documentazione S. Massobrio USRL10/3/08