aplicaci n de las tablas de retencion documental n.
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APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

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APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL - PowerPoint PPT Presentation


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APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL. APLICACIÓN: Una vez elaboradas y aprobadas las Tablas de Retención Documental debe hacerse su DIFUSION indicando:. La fecha a partir de la cual serán de obligatorio cumplimiento Instructivos para la aplicación de las TRD. .

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slide2

APLICACIÓN:

Una vez elaboradas y aprobadas las Tablas de Retención Documental debe hacerse su DIFUSION indicando:

slide3

La fecha a partir de la cual serán de obligatorio cumplimiento

  • Instructivos para la aplicación de las TRD.
  • Normas para que los archivos de gestión se organicen en concordancia con las TRD de cada oficina.
slide4

ADOPCIÓN DE LAS

TALAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Se adoptaran por la entidad mediante Acto Administrativo y serán de obligatorio cumplimiento

paso 1 clasificaci n de documentos

Seleccionar y clasificar los documentos en:

DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Para los documentos de archivo continuar paso 2

DOCUMENTOS DE APOYO

Para los documentos de apoyo ir al paso 11

Paso 1CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
documento de archivo

Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.

DOCUMENTO DE ARCHIVO
documentos de apoyo
Documentos de Apoyo
  • Una vez organizado el archivo de la oficina aparecerán algunos documentos que no se pueden ubicar dentro de las series; estos constituyen los documentos de apoyo que son de carácter general sirven únicamente de soporte a la gestión de la dependencia, pero no son documentos de archivo (normas, instructivos, manuales, circulares de las entidades reguladoras, cotizaciones, portafolios de servicios no solicitados); por lo tanto, no se transfieren al archivo central, el Jefe de oficina los destruye. Acuerdo 042 de 2002
segundo paso elaboraci n de separadores

SEGUNDO PASO:Elaboración de Separadores

Elaborar los separadores para cada una de las series y subseries de tal manera que permita visualizar su ubicación y facilite la localización física de la documentación:

slide11

Principio de Orden Original

Noviembre 18 5

Octubre 25 4

Junio 02 3

Febrero 15 2

Enero 22 1

Bogotá, enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Carpeta No.__________

SECRETARIA GENERAL

INFORMES

Informes de Actividades

Fechas Extremas: 1999-12-12 a 2000-12-12

Folios: 155

separador de series

SERIE:

ACTAS

DEPENDENCIA: Asistencia

De Presidencia

130.01.

Separador de Series

separador de subseries

SUBSERIE:

Actas de Juntas

DEPENDENCIA:

Asistencia de Presidencia

130.01.03

Separador de Subseries

SERIE:

Actas

tercer paso clasificaci n documental
Tercer Paso: Clasificación Documental
  • Identifique y agrupe en unidades documentales todos los tipos documentales pertenecientes a la dependencias teniendo en cuenta las series y subseries definidas en la Tabla de Retención Documental.
conformaci n de series y subseries
CONFORMACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES

Acta

Final

Acta

de

inicio

Otrosí

Minuta

de

contrato

Informe

Interventor

Aviso

Prensa

Póliza

Reserva

Ptal.

Pago

Seguridad

Social

Informe

del

Contratista

Contratos

prestación de servicios

conformaci n de series y subseries1
CONFORMACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES

Formato

Remisión

anexos

No

Conformidad

Recibo

de

Pago

Certificación

Requerimientos

Certificado

Correo

INFORMES

Entidades de Control

cuarto paso principio de orden original
CUARTO PASO:PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
  • Ordene al interior de cada uno de las unidades documentales (carpetas) los diferentes tipos documentales el PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL, teniendo en cuenta su fecha de producción o de trámite.
slide18

Acta 6 Agosto 8 de 2007

Acta 5 Junio 25 de 2007

Acta 3 Mayo 15 de 2007

Acta 4 Abril 21 de 2007

Acta 2 Marzo 15 de 2007

Acta 1 Enero 20 de 2007

Actas del Comité de Archivo

quinto paso identificaci n
Quinto PasoIdentificación
  • Se debe identificar cada una de las unidades documentales así:
  • Código de la Oficina
  • Código de la Serie
  • Código de la Subserie
  • Nombre del Expediente
  • Tenga presente que dentro de cada carpeta se deben archivar máximo 200 folios. Si se requiere más de una carpeta, proceda a abrir una nueva carpeta identificandola con la información señalada, anexandole el número de orden de la carpeta.
slide20

MARCACION DE LEGAJOS

Cámara de Comercio del

Magdalena Medio y

Nordeste Antioquño

Código

Serie

Subserie

Nombre del Expediente

Folios ___

Fecha inicial _______ final _______

slide21

Código

de Serie

Número

de Orden

100.06.04 -2007

Asertar Archivos

Asunto

específico

aplicando los conceptos ejemplo

Historias

Laborales

HISTORIAS

Serie

Subserie

Función: Administrar la relación laboral

Aplicando los conceptos: ejemplo:

Unidad Documental

Historial del Empleado

Tipologías

Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo, Oficios de notificación y aceptación del nombramiento o contrato de trabajo, Documentos de identificación, Hoja de Vida (Formato Único Función Pública), Soportes documentales de estudios y experiencia según requisitos del cargo, Acta de posesión, Certificados de Antecedentes: Penales (pasado judicial), Fiscales, Disciplinarios, Declaración de Bienes y Rentas, Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso), Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación, etc. Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario: vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, inscripción en carrera administrativa, suspensiones de contrato, pago de prestaciones, entre otros. Evaluación del Desempeño, Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad, donde consten las razones del mismo: Supresión del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación de renuncia al cargo, liquidación del contrato, incorporación a otra entidad.

sexto paso ordenaci n
Sexto PasoOrdenación
  • Ordene cada uno de las unidades documentales (expediente ó carpetas), pertenecientes a una serie o subserie, utilizando un sistema que facilite la localización y recuperación de la información.
  • Los sistemas pueden ser: Alfabético, Numérico, Cronológico, Geográfico entre otros (se pueden combinar)
slide24

52.894.456

2004

51.111.412

2003

49.698.323

2002

49.695.123

2001

41.694.906

2000

38.495.783

1999

Historias Laborales

Informes de Gestión

septimo paso foliaci n
Septimo paso: Foliación
  • Adelante la foliación de cada uno de las unidades que conforman las diversas series y subseries documentales, previendo para ello la numeración de los folios en el extremo superior derecho, con un lápiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible y sin enmendaduras, empezando por el documentos más antiguo y así sucesivamente.
s ptimo paso revisi n y foliaci n

ENUMERAR CONSECUTIVA Y CRONOLÓGICAMENTE SEGÚN LAS SIGUIENTES RECOMENDACIONES:

UTILIZAR LÁPIZ MINA NEGRA Y BLANDA (HB.B), SE ENUMERA DESE UNO (1), EN LA ESQUINA SUPERIOR DERECHA DE LA HOJA, SIN ENMENDADURAS.

LA NUMERACIÓN EXISTENTE NO DEBE CORREGIRSE, DE ENCONTRARSE UN ERROR, DEBE ENUMERARSE NUEVAMENTE, TACHANDO LA ANTERIOR.

LOS PLANOS O DOCUMENTOS QUE POR SU TAMAÑO DEBEN DOBLARSE, SE ENUMERAN CON UN SOLO FOLIO

Séptimo Paso REVISIÓN Y FOLIACIÓN
slide27

6

6

Enero 20 de 2001

Junio 20 de 2000

5

5

Octubre 2 de 2000

Mayo 20 de 2000

Marzo 12 de 2000

4

4

Abril 20 de 2000

Febrero 24 de 2000

3

Marzo 20 de 2000

3

Enero 23 de 2000

2

2

Febrero 20 de 2000

1

1

Enero 20 de 2000

Enero 20 de 2000

Informes de Gestión

Anual 2003

Historias Laboral

45.639.123

octavo paso ubicaci n f sica
Octavo paso:Ubicación Física
  • Ubique físicamente las carpetas que conforman cada una de las Series y Subseries documentales, observando que guarden el mismo orden en que aparecen relacionadas en la Tabla de Retención Documental y teniendo en cuenta el sistema de ordenación seleccionado.
slide29

ULTIMO PASO A SEGUIR LUEGO DE APROBACION. Archivos organizados

Conciliación Bancaria Febrero

Unidades

Conciliación Bancaria Enero

Boletín de Febrero

Boletín de Enero

Separador de Subserie

110.01.03 Informes Contables

Marzo

Unidades

Febrero

Enero

110.01.03 InformesFinancieros

Separador de Subserie

110.10 INFORMES

A1 G1

Separador de Serie

noveno paso identificaci n de archivadores
Noveno paso: Identificación de Archivadores
  • Identifique alfanuméricamente cada uno de los archivadores, de tal forma que permita la localización física de los expedientes

A

R

C

H

I

V

A

D

O

R

A1G1

G

A

V

E

T

A

A1G2

A1G3

decimo paso inventario documental
Decimo paso: Inventario Documental
  • Realice el inventario documental diligenciando para tal fin el Formato Unico de Inventario Documental siguiendo las instrucciones del Acuerdo 038 de 2002 expedido por el Archivo General de la Nación.
und cimo paso tiempos de retenci n
Undécimo paso:Tiempos de Retención
  • Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiempos de retención que están dados para el Archivo de Gestión de la dependencia, en la respectiva tabla de retención documental, precisando que dicho lapso de tiempo se empieza a contar desde el momento en que la unidad documental ha cumplido su vigencia en la oficina.
camara de comercio del magdalena medio y nordeste antioque o
CAMARA DE COMERCIO DEL MAGDALENA MEDIO Y NORDESTE ANTIOQUEÑO

Asamblea General

Revisor Fiscal

Junta Directiva

Presidencia

Junta Directiva

Presidencia Ejecutiva

Contador

Director Jurídico

Y de Registro

Asistente de

Presidencia

Coordinador de

Sistemas

Director de Promoción

y Desarrollo

Auxiliares de

Registro 3

Auxiliar de

Caja

Auxiliar de

Archivo General

Auxiliar Oficina

Receptoras 5

Servicios

Generales

Aprendiz

Aprendiz

Aprendiz

recomendaciones generales
RECOMENDACIONES GENERALES

Verifique que el documento enviado a su dependencia corresponda a las funciones que allí se desarrollan o si se trata de un asunto que requiere tramitarse a través de ella. Si definitivamente el documento no tiene relación directa con su dependencia, entonces remítalo de inmediato a la oficina competente según el caso.

recomendaciones generales1
RECOMENDACIONES GENERALES

Evite realizar los siguientes procedimientos: perforar, subrayar, aplicar resaltador, hacer anotaciones adicionales, ni otro tipo de marcas sobre el documento.

recomendaciones generales2
RECOMENDACIONES GENERALES

Coloque dentro de cada carpeta máximo 200 folios.

localizaci n y control
LOCALIZACIÓN Y CONTROL

Para el control interno de documentos de archivo, actualice constantemente el formato “Inventario para Transferencia Documental”, Consignando los siguientes datos:

prestamo de documentos
PRESTAMO DE DOCUMENTOS

Cada vez que otra dependencia, entidad o persona requieran información referente a su archivo, y sea indispensable retirar documentos del expediente, diligencie el formato ¨FICHA DE AFUERA

transferencias documentales primarias
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALESPRIMARIAS

Por definición, es el proceso archivístico mediante el cual la unidad administrativa de la entidad transfiere series documentales al Archivo Central, una vez cumplido el tiempo de retención estipulado en la TRD para el Archivo de Gestión.