Group Decision Support systems: GDSS

Group Decision Support systems: GDSS อ. นฤเศรษฐ์ ประเสริฐศรี, อ.สาธิต แสงประดิษฐ์ สาขาวิชาภูมิสารสนเทศ คณะวิทยาการสารสนเทศ มหาวิทยาลัยมหาสารคาม

เนื้อหา • การตัดสินใจแบบกลุ่ม (Group Decision) • ระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม (Group Decision Support Systems: GDSS) • ความสัมพันธ์ระหว่าง GDSS และ Groupware • เทคโนโลยีที่ใช้สนับสนุนการทำงานเป็นกลุ่ม • ซอฟต์แวร์ระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม • การพัฒนาและความสำเร็จของระบบ GDSS

การตัดสินใจแบบกลุ่ม (Group Decision) (1/2) ในบางครั้งการตัดสินใจดำเนินการบางอย่างในองค์กรขนาดใหญ่ อาจไม่สามารถกระทำได้เพียงบุคคล คนเดียว ซึ่งต้องอาศัยการตัดสินใจร่วมกันเป็นกลุ่ม ไม่ว่าจะเป็นกลุ่มของผู้บริหาร หรือผู้ปฏิบัติงาน ข้อดีของการตัดสินใจแบบกลุ่ม คือ ทำให้สามารถเข้าถึงปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างชัดเจน และช่วยกันระดมสมองเพื่อแก้ปัญหา โดยการสร้างทางเลือกในการแก้ปัญหาขึ้นมาจากกลุ่มบุคคลเหล่านั้น ทำให้สามารถลดปัญหาในการต่อต้านจากบุคคลที่ไม่เห็นด้วยได้

การตัดสินใจแบบกลุ่ม (Group Decision) (2/2) ข้อเสียของการตัดสินใจแบบกลุ่ม คือ ใช้เวลาในการตัดสินใจยาวนาน กว่าการตัดสินใจเพียงคนเดียว เนื่องจากต้องมีการเสนอความคิดเห็นจากแต่ละบุคคล มีข้อโต้แย้ง จำเป็นต้องมีการทบทวนผลสรุป ตรวจสอบ และรับรองผลสรุป ในขั้นตอนสุดท้าย โดยที่บ่อยครั้งผู้ร่วมเข้าประชุมบางคนไม่ต้องการให้เสียเวลาในการประชุม ก็อาจให้ความเห็นชอบในข้อสรุปนั้นโดยจำยอม ทั้งที่มีความคิดเห็นแย้งกับข้อสรุปนั้น ซึ่งก็มีความหมายโดยนัยว่าข้อสรุปดังกล่าวอาจไม่ใช่ข้อสรุปที่ดีที่สุดก็เป็นได้

ระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม (Group Decision Support Systems: GDSS) • ความหมายของ GDSS • ลักษณะของระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม • องค์ประกอบของระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม

ความหมายของ GDSS • Huber (1984) : ระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม หมายถึง การผสมผสานการใช้งานระหว่าง ซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ ภาษา และกระบวนการเพื่อสนับสนุน การประชุมของกลุ่มคนที่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจในเหตุการณ์ใดเหตุการณ์หนึ่ง • DeSanctis, Gallupe (1987) : ระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม หมายถึง ระบบที่มีการปฏิสัมพันธ์ด้วยคอมพิวเตอร์ ซึ่งจะอำนวยความสะดวกให้กลุ่มคนในเรื่องการตัดสินใจแก้ปัญหาที่ไม่มีโครงสร้าง ดังนั้นองค์ประกอบของระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม จึงต้องประกอบด้วย ซอฟต์แวร์ ฮารด์แวร์ ผู้ใช้ และกระบวนการที่ใช้สนับสนุนการดำเนินการประชุม จนสามารถทำให้การประชุมเป็นไปได้ด้วยดี

ลักษณะของระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่มลักษณะของระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม • เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบ และสร้างขึ้นโดยเฉพาะ • ออกแบบขึ้นมาเพื่อปรับปรุงกระบวนการตัดสินใจขององค์ประชุม • ง่ายต่อการเรียนรู้ และใช้งานได้สะดวก และให้ความหลากหลายกับผู้ใช้ในแต่ละระดับ • มีกลไกที่ให้ผลในเรื่องของการปรับปรุงจุดบกพร่องที่เกิดจากพฤติกรรมของผู้เข้าร่วมประชุม เช่น การทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมเข้าใจในความหมายต่าง ๆ ตรงกัน • ต้องออกแบบให้ระบบสามารถกระตุ้นให้เกิดกิจกรรมต่าง ๆ เช่น กระตุ้นให้เกิดความคิดสร้างสรรค์ แนวความคิดที่แตกต่าง และ การมีอิสระทางความคิด เป็นต้น

องค์ประกอบของระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม (1/2) GDSS Software Database Model Base Processor User Interface Procedure

องค์ประกอบของระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม (2/2) • ฮาร์ดแวร์ (Hardware) • ซอฟต์แวร์ (Software) • ผู้ใช้ (User) • กระบวนการ (Procedure)

ฮาร์ดแวร์ (Hardware) • เครื่องคอมพิวเตอร์สำหรับผู้เข้าร่วมประชุม (Client) • เครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนกลาง (Server) ประกอบด้วยฐานข้อมูล และฐานแบบจำลอง ที่ทุกคนสามารถเข้าถึง หรือป้อนข้อมูล แล้วสามารถแสดงข้อมูลให้ผู้ร่วมประชุมได้ • ห้องประชุม • อุปกรณ์เชื่อมโยงเครือข่าย อินทราเน็ต (Intranet) หรือ อินเทอร์เน็ต (Internet)

ซอฟต์แวร์ (Software) ซอฟต์แวร์ของระบบ GDSS ประกอบด้วยโปรแกรมต่าง ๆ ที่ทำหน้าที่สนับสนุนการทำงานส่วนบุคคล กลุ่ม กระบวนการทำงาน และสามารถทำหน้าที่เฉพาะด้านได้อีกด้วย เช่น ปรับปรุงกระบวนการตัดสินใจให้สะดวกขึ้น โดยมีสื่อประสานกับผู้ใช้ที่ยืดหยุ่นต่อการใช้งานกับผู้ใช้หลายคน และสามารถทำงานส่วนบุคคลได้ เช่น การรวบรวมข้อมูล กราฟิก สเปรดชีท และความสามารถในการจัดการฐานข้อมูล • สรุปคะแนนความคิดเห็น • แสดงแนวโน้ม หรือความเป็นไปได้ในแต่ละทางเลือก • ส่งผ่านข้อความ และข้อมูลระหว่างสมาชิกในกลุ่ม • อำนวยความสะดวกในการสืบค้น และเรียกใช้ข้อมูล

ผู้ใช้ (User) ผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมด รวมถึงผู้ประสานงาน หรือผู้ดำเนินการประชุม ซึ่งทำหน้าที่ขับเคลื่อนให้การประชุมดำเนินการไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ

กระบวนการ (Procedure) • คือ กระบวนการดำเนินการประชุม ที่จะทำให้การประชุม ดำเนินการได้อย่างดี มีประสิทธิภาพ และได้ผลลัพธ์ที่สามารถนำไปปฏิบัติได้

ความสัมพันธ์ระหว่าง GDSS และ Groupware (1/2) DSS GDSS Group Ware

ความสัมพันธ์ระหว่าง GDSS และ Groupware (2/2) • Groupware หมายถึง ระบบคอมพิวเตอร์ (ฮาร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์)ที่สนับสนุนการทำงานเป็นกลุ่ม คอยจัดเตรียมเครื่องมืออำนวยความสะดวกระหว่างการประชุม จึงอาจเรียก Groupware ว่า “Computer-Supported Cooperative Work: CSCW) หรือ “Group Support System: GSS) • GDSS เป็น Subset ของ DSS • GDSS นำเอาซอฟต์แวร์ที่เป็น Groupware มาใช้งานเนื่องจากมีลักษณะบางส่วนที่คล้ายกัน

เทคโนโลยีที่ใช้สนับสนุนการทำงานเป็นกลุ่ม (1/2)

เทคโนโลยีที่ใช้สนับสนุนการทำงานเป็นกลุ่ม (2/2) • ระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Meeting System) • ระบบส่งข้อความและจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Mail and Messaging System) • ระบบปฏิทินและตารางนัดหมายกลุ่ม(Group Calendaring and Scheduling) • ระบบการติดตามผลการทำงาน (Workflow System)

ซอฟต์แวร์ระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม • GroupSystem for Windows • VisionQuest • SAMM • Lotus Domino/Notes • Netscape Communicator • TCBWorks • Expert Choice

การพัฒนาและความสำเร็จของระบบ GDSS • การเลือกที่จะประชุม GDSS ต้องมีห้องประชุม อาจใช้ห้องปฏิบัติการ หรือ ขอเช่าจากสถานที่อื่น ๆ • การเลือกซอฟต์แวร์ที่ใช้ติดตั้งในห้องประชุม • การพัฒนากระบวนการที่เหมาะสมกับการประชุม • การฝึกอบรมบุคลากรที่ทำหน้าที่อำนวยความสะดวกในที่ประชุม (Facilitator Training) • การจัดวางองค์ประกอบข้างต้นให้ลงตัว

ปัจจัยแห่งความสำเร็จของการสร้างระบบ GDSS • การออกแบบ (Design) • การประยุกต์ใช้ (Implementation) • การจัดการ (Management)

การออกแบบ (Design) • รองรับการตัดสินใจแบบไม่มีโครงสร้างได้ • รองรับการแสดงความคิดเห็น หรือลงคะแนนเสียงโดยไม่ออกนาม • รองรับการจัดการกับผู้ใช้ในหลาย ๆ ระดับ ตั้งแต่ผู้บริหารระดับสูง ถึงระดับล่าง • ใช้งานง่าย

การนำระบบไปใช้ (Implementation) • มีการฝึกอบรมวิธีใช้ให้ครอบคลุมระบบ GDSS • จัดทำระบบเพื่อการทำงานของผู้บริหารเท่านั้น • จัดเตรียมสิ่งอำนวยความสะดวกในการประชุมอย่างครบถ้วน • มีการทดสอบระบบ เพื่อให้แน่ใจในประสิทธิภาพการทำงาน เมื่อถึงเวลาประชุมจริง

การจัดการ (Management) • ระบบต้องมีความน่าเชื่อถือ • ต้องมีการปรับปรุงประสิทธิภาพของระบบให้ดีขึ้นเรื่อย ๆ • ต้องมีการพัฒนาระบบให้ทันสมัยอยู่เสมอ

Group Decision Support systems: GDSS