Planificación de la auditoría

1. Planificación de la auditoría Estado Libre Asociado de Puerto RicoOFICINA DEL CONTRALOR Lymaris Díaz Meléndez, CFE Valerie Pagán Sosa Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno 2 de mayo de 2008 Autorizado por la Comisión Estatal de Elecciones, CEE-SA-08-8173

2. Proceso de Auditoría (3 Etapas) • Planificación • Trabajo de campo • Informe de auditoría

3. Introducción • ¿Qué es la planificación de una auditoría? • ¿Cuál es la importancia de planificar una auditoría?

4. Objetivos Principales de la Planificación de la Auditoría • Familiarizarse con las operaciones de la unidad • Estudiar la reglamentación aplicable • Identificar las fuentes de información • Evaluar los controles internos y riesgos asociados • Identificar los programas que se utilizarán en la auditoría

5. ¿Por qué utilizar un Programa de Planificación? • Herramienta del auditor para cumplir con las normas de auditoría • Provee una guía para distribuir las tareas • Determinar el cumplimiento de la unidad auditada con la reglamentación aplicable • Permite al auditor detectar faltas o deficiencias de controles internos

6. Pasos a efectuarse durante la planificación de una auditoría Planificación en la Oficina • Asignar el equipo de trabajo • Notificar el comienzo de la auditoría • Coordinar una reunión inicial con el funcionario principal del área auditada • Preparar un Plan de Trabajo y Estimado de Tiempo para la Planificación

7. Cont. Pasos a efectuarse... • Familiarizarse con las operaciones de la unidad • Documentación obtenida en la Oficina • Evaluación de los factores internos y externos de la unidad (Anejo 11) • Reglamentación aplicable • Organigrama de la unidad • Presupuestos • Composición y estructura del cuerpo directivo • Fuentes de ingresos principales de la unidad • Gastos principales de la unidad • Informes emitidos

8. Cont. Pasos a efectuarse... Evaluación del Sistema de Control Interno Planificación en la Unidad o en el Área de Auditoría(Anejo 12) • Evaluar los controles internos de la unidad o el área auditada • Ambiente de control interno • Riesgo • Presentación y comunicación de información financiera • Actividades de Control • Monitoreo

9. Cont. Pasos a efectuarse... Evaluación del Sistema de Control Interno • El ambiente de control interno • La capacidad y preparación de los funcionarios de la unidad o área • La manera en que la gerencia del área asigna autoridad y responsabilidad • La estructura organizacional

10. Cont. Pasos a efectuarse...Evaluación del Sistema de Control Interno • Evaluación de Riesgo • Riesgo de que surjan errores o irregularidades que no fueron detectadas • Comunicación de información • Los datos o la información del área o unidad son registrados y comunicados a tiempo y de una forma que facilitan la toma de decisiones

11. Cont. Pasos a efectuarse...Evaluación del Sistema de Control Interno • Actividades de control • Las políticas, procedimientos, técnicas o prácticas que permiten a la gerencia disminuir los riesgos identificados • Monitoreo • Supervisión adecuada y evaluaciones periódicas

12. Cont. Pasos a efectuarse...Cont. Evaluación del Sistema de Control Interno • Cuestionarios de Controles Internos - Guías para familiarizarse con la reglamentación y procedimientos o normas internas aplicables a las áreas a auditarse • Evaluación de la reglamentación aplicable • Entrevistas a los funcionarios y empleados • Observación de las operaciones • Evaluación de transacciones

13. Cont. Pasos a efectuarse...Cont. Evaluación del Sistema de Control Interno Tipos de Cuestionarios de Controles Internos

14. Cont. Pasos a efectuarse... • Efectuar la revisión analítica • Preparar el Plan de Trabajo y Estimado de Tiempo de la auditoría • Informar a la gerencia los hallazgos determinados en la planificación de la auditoría • Reunirse con los miembros del equipo de trabajo para informarles sobre el resultado de la planificación

15. Cont. Pasos a efectuarse... Comunicación del Resultado de la Planificación • Contenido del Memorando de Planificación • Descripción de la unidad auditada • Áreas que serán examinadas • Muestra a ser examinada por cada área • Programas de auditoría que se utilizarán • Auditores necesarios • Necesidad de servicios de especialistas o peritos

16. Hallazgos más frecuentes • Ausencia de reglamentación o normas para regir las operaciones de la unidad. • Incumplimiento en rendir informes anuales a la Legislatura o a otros organismos dispuestos por ley. • Incumplimiento de recomendaciones incluidas en los informes de auditores internos y externos.

17. Cont. Hallazgos más frecuentes • Efectivo • Sobregiros en fondos y cuentas bancarias. • Conciliaciones bancarias no preparadas o no aprobadas. • No existe un inventario perpetuo de los recibos de recaudación en blancos y utilizados. • Recibos anulados sin documentar.

18. Cont. Hallazgos más frecuentes • Ingresos y Cuentas por Cobrar • No se realizaron gestiones de cobros a deudores. • No se prepararon facturas al cobro. • Facturas no eran prenumeradas.

19. Cont. Hallazgos más frecuentes • Compras, Cuentas por Pagar y Desembolsos • Comprobantes de pago y justificantes no fueron cancelados una vez pagados. • Comprobantes de pago no fueron preintervenidos. • No se preparó Requisición de Compra.

20. Cont. Hallazgos más frecuentes • Propiedad • No se efectuaron inventarios físicos anuales. • No se expidieron recibos por propiedad en uso a los funcionarios y empleados, quienes tenían custodia de las unidades. • Unidades de propiedad no estaban identificadas con el correspondiente número de propiedad.

21. Clasificación de las Situaciones Principales Informes publicados 2001-02 al 2006-07

22. Clasificación de las causas Informes publicados 2000-01 al 2006-07 - Rama Ejecutiva 81.01%

23. Planificación de la Auditoría • La planificación es un proceso continuo. Los objetivos, alcance y la metodología identificados en esta etapa pueden modificarse dependiendo de las situaciones que surjan cuando se estén realizando las pruebas de las operaciones fiscales que se examinarán.

24. Información adicional División de Auditorías de: • Corporaciones Públicas: (787) 777-6080 • Agencias y Departamentos “A”: (787) 200-7248 • Agencias y Departamentos “B”: (787) 200-7249

25. Contraloría a sus órdenes...