découvrir Optimale pro office solution intégrée web – téléphonie fixe - standard téléphonique

1. découvrirOptimale pro officesolution intégrée web – téléphonie fixe - standard téléphonique guide de prise en main France Télécom Orange juin 2011

2. Formation Optimale pro office sommaire Bienvenue comment utiliser ce support mon nouveau service Je découvre mon téléphone Aastra l’écran appeler, recevoir un appel, communiquer, s’absenter les annuaires Mon téléphone en un coup d’œil J’utilise un téléphone sans fil accéder aux fonctions avancées Un web pour ma téléphonie Je personnalise mon téléphone Ma page d’accueil Renvois Programmation des touches de mon téléphone Mes contacts (annuaire et répertoire) J’administre ma téléphonie sur le web Gestion des postes Gestion de l’annuaire entreprise Activer / désactiver la messagerie vocale Mes messages personnalisés (accueil, messagerie vocale… ) Compléments Documentation Lexique

3. Bienvenue Comment utiliser ce support Mon nouveau service Formation Optimale pro office

4. Formation Optimale pro office Comment utiliser ce support ? Des boutons de navigation sont présents sur chaque diapositive :   • — • — • — @ ? Une liste cliquable des chapitres est présente en haut de chaque transparent. Le chapitre en cours est en noir : par exemple intro

5. Formation Optimale pro office Comment utiliser ce support ? Des icones vous indiquent les fonctions spécifiques : 1 2 3 Pour décrire les manipulations sur le système : OU

6. Formation Optimale pro office Mon nouveau service Optimale pro office est une offre qui combine : un accès Internet pro et les services associés un accès de téléphonie Internet un standard téléphonique inclus dans la Business Livebox un site web dédié dans la Business Livebox pour : configurer l’installation personnaliser chaque téléphone

7. Je découvre mon téléphone Aastra 6755i raccordement, l’écran appeler, recevoir un appel pendant un appel : mise en attente, multi-lignes communiquer entre collègues s’absenter sans perdre d’appels annuaires Mon téléphone un coup d’œil Formation Optimale pro office

8. Le raccordement de mon téléphone Raccordement électrique : pour redémarrer, débrancher et rebrancher le téléphone Raccordement réseau : directement sur la Business Livebox ou avec un Liveplug Formation Optimale pro office

9. L’écran de mon téléphone Sur l’écran de mon téléphone, je peux lire : Mon nom d’utilisateur (ex : Claude Duchaussoir) Le numéro de mon téléphone en interne (ex : 407) Formation Optimale pro office

10. J’utilise mon téléphone J’appelle un correspondant : je compose le numéro avec les touches, par exemple : 0102030405 1 2 j’appuie sur la touche « Composer » qui s’affiche sur l’écran de mon téléphone mon appel est lancé : 3 • je suis en communication • je peux : • soit rester en mains libres • soit décrocher le combiné Formation Optimale pro office

11. je décroche le combiné je suis en communication avec mon combiné • j’appuie : • soit sur le bouton répondre • soit sur le bouton de la ligne • soit sur le bouton haut parleur je suis en communication mains libres J’utilise mon téléphone Je reçois un appel : lorsque mon téléphone sonne, je peux répondre de plusieurs manières : OU Formation Optimale pro office

12. J’utilise mon téléphone Mettre en attente pendant ma conversation : deux possibilités soit j’appuie sur la touche de mise en attente musicale : Mon correspondant est en attente soit j’appuie sur une touche de ligne L2, L3… pour déclencher une autre communication en même temps : Mon correspondant est en attente OU Formation Optimale pro office

13. J’utilise mon téléphone J’ai plusieurs appels en même temps : 1 2 je suis en communication et un autre correspondant essaie de me joindre : je préviens mon correspondant et je prends mon nouvel appel en appuyant sur la ligne correspondante : Formation Optimale pro office

14. Je règle le son Combiné et haut-parleur : • j’appuie sur les touches de volume, pendant ma communication Sonnerie : j’appuie sur les touches de volume, en dehors d’une communication Couper le micro pendant une communication : j’appuie sur la touche secret Formation Optimale pro office

15. Je communique avec mes collègues Numéros courts (en interne) : numéros 4xx pour les téléphones avec une ligne directe (ex : 432 pour un téléphone avec 0199445532 comme ligne directe) numéros 6xx pour les téléphones sans ligne directe Possibilité d’ appel en une touche… Formation Optimale pro office

16. je transfère un appel à mon collègue transfert direct (non illustré dans ce document) ou transfert avec consultation : Je communique avec mes collègues 4 2 3 je transfère l’appel j’appelle le destinataire de l’appel je préviens le destinataire de l’appel 1 j’appuie sur transfert Formation Optimale pro office

17. je supervise le téléphone d’un de mes collègues Je communique avec mes collègues je vois si son téléphone est occupé je vois si son téléphone sonne j’intercepte l’appel qui arrive sur le téléphone de mon collègue en appuyant sur une touche voir aussi la personnalisation des touches écran Formation Optimale pro office

18. Différentes solutions : Avant mon départ Renvoyer ma ligne (vers mon mobile, ma messagerie,…) A mon retour Messagerie vocale Journal d’appels Je m’absente sans perdre d’appels Formation Optimale pro office

19. Je m’absente sans perdre d’appels J’utilise les renvois : (1/2) Les différents renvois : Renvoi immédiat Renvoi sur non réponse Renvoi sur déconnexion renvoi Formation Optimale pro office

20. Je m’absente sans perdre d’appels J’utilise les renvois : (2/2) Je renvoie mes appels avec mon téléphone les codes clavier programmation des touches écran J’annule mes renvois les codes clavier programmation des touches écran Formation Optimale pro office

21. Je m’absente sans perdre d’appels Ma messagerie vocale j’ai un nouveau message • voyant rouge • enveloppe je consulte ma messagerie vocale • depuis mon téléphone : 888 • depuis un autre poste : 880 je reçois mes messages vocaux dans ma boite email : je le mets en place depuis mon web Formation Optimale pro office

22. Je retrouve mes appels : le journal d’appels j’accède à la liste des mes appels je vois mes appels manqués je vois mes appels reçus je vois mes appels émis Formation Optimale pro office

23. J’utilise mon journal d’appels j’efface la totalité de mon journal d’appels je traite un appel de mon journal je rappelle j’efface l’appel je regarde le détail de l’appel j’enregistre le numéro dans mon téléphone Formation Optimale pro office

24. attention : trois annuaires distincts Formation Optimale pro office

25. J’utilise le « Répertoire » de mon téléphone Aastra Mon téléphone peut stocker des numéros fréquemment utilisés. • Ces numéros sont personnels : ils ne sont pas partagés avec les autres utilisateurs du système • Ce répertoire est différent du répertoire personnel « mes contacts » sur le web utilisateur. Utiliser un numéro dans le répertoire : • appuyer sur la touche « Répertoire » en haut à gauche du téléphone Formation Optimale pro office

26. Je consulte l’annuaire d’entreprise depuis le téléphone Aastra 1 2 3 j’appuie sur la touche « Annuaire » je tape les premières lettres de mon contact et je lance la recherche je trouve mon contact Formation Optimale pro office

27. Mon téléphone Aastra 55i > détail de toutes les touches Formation Optimale pro office

28. Si j’ai encore des questions sur l’utilisation de mon téléphone Je peux consulter la « notice téléphone 55i » Je peux consulter « le guide utilisateur Optimale pro office » Je peux solliciter l’assistance France Télécom Orange Formation Optimale pro office

29. J’utilise un téléphone sans fil avec mon nouveau service pourquoi un Boitier ATA ? pendant un appel : mise en attente, faire un 2e appel recevoir un 2e appel transférer un appel à mon collègue Formation Optimale pro office

30. Pourquoi un Boitier ATA ? • Un boîtier ATA est un « adaptateur » pour pouvoir raccorder un téléphone classique (analogique) à votre solution Optimale pro office Formation Optimale pro office

31. J’utilise mon téléphone sans fil ou classique Faire un 2e appel pendant ma conversation et revenir au 1er appel 3 4 2 1 je préviens mon correspondant et je fais « R » + « nouveau numéro » je suis en communication et je veux revenir au 1er appel, je fais « R 2 » je suis en communication et je veux faire un 2e appel je raccroche l’appel en cours, j’ai une sonnerie et je décroche pour revenir à l’autre appel R 0149623558 R2 0148614552 0149623558 Formation Optimale pro office

32. J’utilise mon téléphone sans fil ou classique Je reçois un 2e appel 3 2 1 je fais « R2 » pour prendre le 2e appel je suis en communication et j’ai un double appel si je raccroche l’appel en cours, ça sonne et je décroche pour revenir à l’autre appel R2 0148614552 0149623558 Formation Optimale pro office

33. J’utilise mon téléphone sans fil ou classique Je reçois un appel et je veux le transférer à mon collègue 3 1 2 4 j’appuie sur « R » puis je compose le n° du poste de mon collègue je suis en communication avec mon collègue, le 1er appel est en attente j’appuie sur « R4 » pour transférer l’appel vers mon collègue l’appel est transféré, je raccroche R 0149623558 0149623558 R4 Formation Optimale pro office

34. Un web pour ma téléphonie Pour quoi faire ? Accéder au web Mémoriser l’adresse Formation Optimale pro office

35. Un web pour quoi faire ? Depuis mon ordinateur, je peux : personnaliser mon téléphone si je suis administrateur, configurer mon installation Formation Optimale pro office

36. Comment j’accède au web ? Depuis mon navigateur Internet :http://192.168.1.1 Je définis un favori dans mon navigateur Connexion pour personnaliser mon téléphone : utilisateur = prénom.nom(voir sur mon téléphone Aastra 55i)Exemple : Claude.Duchaussoir mot de passe = n° du posteExemple : 407 Connexion pour administrer l’installation :voir la section correspondante Claude.Duchaussoir 407 Formation Optimale pro office

37. Je personnalise mon téléphone via le web utilisateur la page d’accueil du web utilisateur je programme des renvois les trois annuaires je programme les touches de mon téléphone je retrouve tous les codes des fonctions de mon téléphone Formation Optimale pro office

38. Ma page d’accueil Optimale pro office Accéder aux rubriques Appeler mes collègues Le numéro qui s’affiche quand j’appelle Gérer ma messagerie vocale Mon téléphone Ma ligne, mon groupe d’appels Créer / modifier mes renvois Formation Optimale pro office

39. Je consulte mes appels manqués 1 Accéder à la page mon journal d’appels 2 Appels manqués Formation Optimale pro office

40. Je reçois mes messages vocaux dans ma messagerie email 2 1 3 modifier Formation Optimale pro office

41. Je crée mes renvois Formation Optimale pro office

42. Annuler un renvoi Formation Optimale pro office

43. 4 touches écran personnalisables Objectif : Appeler un correspondant en une touche Réaliser une action (renvoi, supervision…) en une touche Accès : Web utilisateur Mes paramètres Mes touches écran Je programme les touches de mon téléphone Aastra (1/2) Formation Optimale pro office 43

44. Je programme les touches de mon téléphone Aastra (2/2) 1 je choisis le type de programmation : appel rapide / supervision 2 je choisis le numéro 3 je choisis le texte affiché 4 je valide 5 je redémarre mon téléphone Formation Optimale pro office

45. Les trois annuaires Formation Optimale pro office

46. Je consulte et je gère mes contacts appeler Cliquer pour appeler le contact  numéro obligatoire Formation Optimale pro office

47. Je consulte l’annuaire de l’entreprise depuis le web utilisateur Critères de recherche appeler Cliquer pour appeler le contact Formation Optimale pro office

48. Je gèrema téléphonie via le web administrateur se connecter la page d’accueil du web administrateur mes contacts, mes annuaires Formation Optimale pro office

49. Je me connecte au web administrateur • depuis mon navigateur Internet, je tape dans la barre d’adresse • Connexion Pour gérer les services de téléphonie de l’entreprise • Utilisateur = admin • Mot de passe (par défaut) = admin Formation Optimale pro office 49

50. Je gère les droits utilisateurs de mes collègues Formation Optimale pro office