Řešení správy dokumentů a workflow pro veřejnou správu na platformě IBM software

1. Řešení správy dokumentů a workflow pro veřejnou správu na platformě IBM software

2. VUMS Legend • Kdo jsme • Softwarový dům • Na trhu IT od roku 1994 • Zaměření společnosti - produkty • Groupware a dokument management na platformě LN • Řízená dokumentace PointsRD, spisová služba KASYS, workflow aplikace, messaging • Integrace systémů • Integrace ERP systému, Integrace LN a WebSphera • Web a wireless aplikace • Intranet internet řešení Notes Portal, Wireless Vision pro poskytování služeb LN na mobilní a PDA zařízení, WAP aplikace. Elektronická podatelna. • Systémy na relačních databázích • Aplikace na platformě Informix, řešení pro integraci Informix a LN, modul EasySynchronizer pro výměnu dat mezi RD a DD

3. VUMS Legend • Znalosti a certifikace • Jsme IBM Premier Business Partner • Vlastní technologie a aplikace certifikované pro provoz na sw platformách IBM. Atest elektronické podatelny E@desk • Certifikace zaměstnanců pro platformu LN a Informix • Obchodní certifikace SSM, WebSphera, StartNow • Prověření zaměstnanců NBÚ

4. Současné projekty • Správa • Ministerstvo spravedlnosti – Informační systém pro vrchní a krajské soudy • Ministerstvo vnitra – projekt EKIS II • Zdravotní pojišťovna MVČR – spisová služba, workflow smluv, řízená dokumentace • Komerční sektor • Chemopetrol Litvínov - Integrace LN a SAP R/3, Obchodní systém pronájmů, Workflow smluv, Řízená dokumentace • VČE – integrace ARIS a dokument managementu

5. Reference • Správa • Ministerstvo zahraničních věcí • Ministerstvo vnitra • Ministerstvo spravedlnosti • ČSNI • ČIA • Obvodní úřad Praha 1 a Praha 6 • IMI • Komerční sektor • Východočeská energetika • Severočeská energetika • Chemopetrol Litvínov • BorsodChem MCHZ • Rubena • Motorpal Jihlava • TNT Expres • APK • Olma Olomouc • Zdravotní pojišťovna MVČR

6. Krajské úřady, pověřené obce • Kritický problém • Potřeba zvýšení vnitřní komunikace a týmové spolupráce úplným sdílením informací formou kolaboračních řešení • Potřeba zvýšení a zefektivnění vnější komunikace s klientem (občanem) při zajištění vysoké míry bezpečnosti při výměně informací. • Důvod • Umožnit výměnu a šíření konzistentních informací mezi všemi pracovníky úřadu, kteří tak mohou zvýšit znalostní základnu organizace. • Postavit a zavést bezpečné a spolehlivé týmové procesy (workflow), které umožní organizaci poskytovat rychle kvalitní služby občanům • Nabídnout občanovi možnost stát se aktivním účastníkem procesů • Potřebné schopnosti • Zajistit rychlý a bezpečný přístup k informacím a dokumentům (10 až 100 tisíce dokumentů) • Zajistit zabezpečenou výměnu informací pro týmovou spolupráci • Zajistit úplný a bezpečný přístup občanů k výstupním informacím i přístup do procesu zpracování

7. Očekávaný výsledek řešení • Snížení nákladů • Tisk dokumentů • Šíření a správu papírových dokumentů • Na e-mail komunikaci (Infrastruktura,bezpečnost, čas) • Školení a doškolování pracovníků • Při poskytování informací občanům • Zvýšení znalostí a schopností organizace • Zvýšení rychlosti a kvality poskytovaných výstupů • Zvýšení důvěryhodnosti a bezpečnosti poskytovaných výstupů • Zprůhlednění procesů = důvěra občana

8. Agenda • Problematika týmové spolupráce - Collaboration • Aris – procesní modelování • Aplikace pro řešení týmové spolupráce • E@desk - elektronická podatelna • KASYS – spisová služba • DMS – dokument management systém, PointsRD • Wordatt – integrace na MS Office, sw 602 • Bezpečnost • Další kroky

9. Co je e-business collaboration? • Týmová spolupráce – Teamwork • Komunikace • Tvorba rozhodnutí • Kritické procesy: • Sledování (trasování) požadavků, Ustavení a rozvoj kontraktů s občanem, Vyjednávání – uvnitř i vně organizace, Dotazování, Sestavení komunit a týmů, Společné řešení problémů…. občané dodavatelé Supply Chain Management Customer Relationship Management Procesy

10. Collaboration řešení • Sjednocený e-mail, Web přístup a kolaborativní workflow • On-line distribuce informací a trasování workflow • Nástroje umožňující týmovou spolupráci v různých jazykových prostředí (EU, fondy) • Osobní nebo sdílené pracovní prostředí vybavené nástroji pro týmovou spolupráci: • Diskusní databáze • Knihovny dokumentů • Skupinové kalendáře • Úkolovníky • Intuitivní nástroje umožňující členům týmu sdílet nápady, informace a úkoly • Aplikace pro komunikaci v reálném čase, avíza, sdílené vývěsky a znalostní databáze

11. Aplikační server • C/S systém Domino server, Notes klient, • Základem serveru je objektová dokumentová databáze • Replikační technologie, podpora on-line i off-line práce • Podpora internet standardů, nativní podpora SMTP, MIME, S/MIME, POP3, IMAP4 • Databáze přístupné z Internetu – dynamický překlad do HTML • Podpora mnoha WH platforem, clustering, virtuální servery, škálování • Vysoký stupeň zabezpečení, certifikace, šifrování – Asymetrická, Symetrická šifra, elektronický podpis • Řízení přístupu ACL – Access Control List • Otevřené vývojové prostředí, podpora programátorských standardů • Lotus Script, LSX, CGI, Java, JavaScript, XML - jazykDXL, Servlety,

12. Koncept Analýza Odborný rozložený na současného koncept pl. Implementace standard. stavu stavu SW Identifikovat Návrh Srovnání Customizing procesy alternativních požadavků a Dodatečný procesů standard. Popsat vývoj SW procesy Stanovení Testování požadavků funkcionality Analyzovat Uvedení do na podporu procesy struktury dat provozu zpracování Slabá místa org. struktury dat Aris – procesní přístup Rychle k občanovi za nízké náklady

13. Termín pro zpracování přihlášky Zpracování přihlášky Přihláška přijata Akce přiznávání patentu Termín Udělení Platební Žádost žádosti Výměr patentu výměr zamítnuta o průzkum Zpracování Vyznačení Zpracování Zpracování Oznámení žádosti udělení pl. výměru výměru o zamítnutí o průzkum patentu Platební Podání Patent Konec Odpověď na výměr žádosti udělen kauzy výměr zaplacen Změna Zápis Změna vlastníka změny vlastníka provedena vlastníka ARIS – integrace s LN LN - nsf

14. Přehled modelových aplikací • Integrace • Požadavky na objednávku • Peněžní deník • Sklady • Řízení pracovníků • Integrace na smlouvy IXOS • Zakázky údržby • DMS • Evidence písemností • Spisová služba • Elektronická podatelna • PointsRD • Interní audit • Evidence měřidel • Referátník • Registr smluv • Správa majetku • Územní generel • Povolení prací • Workflow smluv • Další aplikace • Evidence faktur, Faktury • Knihovna dokumentů • Hromadná korespondence • Akce a nepřítomnost • Databáze přístrojů • Správa pohledávek • Porady vedení • Evidence majetku • Úkolovník

15. E@desk - charakteristika • Pracoviště pro příjem a odesílání datových zpráv • Kontrolování čitelnosti zprávy • Předávání ověřeného podání k dalšímu řízení • Prostředí – klient Lotus Notes • Možnost integrace se Spisovou službou

16. KASYS – spisová služba • Úloha spisové služby • Evidence a přidělení došlé pošty • Evidence elektronické pošty • Vyřízení došlé pošty, kontrola vyřízení došlé pošty • Zařazení do spisu • Tvorba a odesílání pošty • Zadávání a příjem úkolů – úkolový lístek • Výkazy práce • Neevidovaná interní komunikace – koncepty • Evidovaná interní komunikace – Interní sdělení

17. Dokument management - PointsRD • PointsRD podporuje následující procesy • Tvorba a evidování • Zpracování a připomínkování • Přezkoumání a ověření • Schvalování • Vydání a zveřejňování • Seznamování • Prověřování • Archivace

18. PointsRD - Související dokumenty • Připomínka • Uživatelům • Vedoucím útvarům • Prověrka • Potvrdit platnost • Přepracovat • Nahradit • Ukončit platnost • Podnět • Přepracovat • Ukončit platnost • Zamítnout

19. PointsRD - DMS v praxi • Řízená dokumentace • Interní audity • Referátník • Registr smluv • Workflow smluv • Povolení prací • Obchodní případ • Evidence měřidel • Systém jakosti • Požadavky na systém jakosti podle ISO 9000:2000 • Služební předpisy • Příkazy, rozhodnutí, směrnice, pokyny,… • Vnitřní řídící akta • Předpisy, zápisy, rozbory, studie,… • Záznamová dokumentace • Řídící akty vnější • Sbírka zákonů, externí předpisy,…

20. WordAtt • Charakteristika technologie pro integraci na MS Office, sw602 • Vícenásobné připojení příloh MS Word/Excel • Zobrazení příloh v režimu R/O • Otevření příloh v režimu W • Sledování změn a uložení • Emulace Notes/FX (překopírování obsahu polí v LN do záložek a polí v přílohách) • Kopie přílohy do Rich Text v LN • Tisk s parametry nebo kompletního obsahu přílohy • Odstranění přílohy z dokumentu • Možnost čtení z MSIE

21. WordAtt – schéma Databáze v LN Externí Adresář Rn Sklad dokumentů MS Office Sklad šablon MS Office Uživatel

22. Bezpečnost • Důvěrnost ochrana dat před čtením neoprávněnými uživateli • Integritaochrana dat před modifikací či destrukcí nežádoucími uživateli • Dostupnostochrana poskytovaných služeb před degradací funkcí nebo jejich znepřístupněním oprávněným uživatelům

23. Rodina e-business řešení IBM Business Intelligence Solutions Analyze and understand business data for better decision-making Collaboration Solutions Extend and enhance e-business with human interaction Content Management Solutions Manage and distribute business critical content e-Commerce Solutions Buy and sell over the Internet Infrastructure Solutions Build and deploy the foundation for e-business Infrastructure Management Solutions Manage and secure infrastructure assets Wireless Solutions Connect employees to information they need, anytime, anywhere

24. Jaký je další krok? • Navštivte naše stránky pro podrobnější informace o aplikacích • www.legend.cz • Podívejte se na stránky IBM kde najdete informace o platformách a technologiích nad kterými jsou naše řešení postavena • www.ibm.com/software • Využijte možnosti zápůjčky technologií nebo aplikací na 30 až 90 dnů • Domluvme se na osobníme setkání kde můžeme podrobně prodiskutovat modelové projekty, podmínky licencování, cenu a pracnost konkrétního řešení Vašich potřeb • Tomáš Budka, tbudka@legend.cz, 255 725 252