Wissen ist die einzige Ressource, die sich durch Gebrauch vermehrt !

1. Wissen ist die einzige Ressource, die sich durch Gebrauch vermehrt !

2. III. Motivation

3. Motivation • Erfolgsfaktoren für den Wissenstransfer • Wissenskultur (positiver Nutzen) • Transparenz des Vorgehens • Wertschätzung • Kommunikation auf Augenhöhe • Weitergabe des Erfahrungswissens

4. Motivation • Barrieren für einen erfolgreichen Wissenstransfer • Vorteil, wenn man Dinge weiß, die andere nicht wissen • Angst vor Machtverlust • Angst vor einer Blamage • Mangelndes Verständnis für den Nutzen • Keine Zeit

5. IV. Methoden der Wissensbewahrung

6. Wissenstransferprozess • Explizites Wissen • Implizites Wissen • Erfahrungen, Erfolge, Barrieren • Was ist davon relevant ? • Was benötigt der Nachfolger ?

7. Methoden der Wissensbewahrung • Wissensbaum • Wissenslandkarte • Moderierte Übergabegespräche/ Feedbackorientierter Dialog • Story Telling • Lessons Learned

8. Erfahrungswissen weitergeben • Ausscheidende/r erzählt • Nachfolger/in /„Zwischenspeicher“ reflektiert (Spiegeln/Feedback) • Dialog (zu den Erfolgsfaktoren und Barrieren) • Schlussfolgerungen für die weitere Arbeit

9. „Der Fortschritt lebt vom Austausch des Wissens.“ Albert Einstein

10. V. Rechtliche Voraussetzungen

11. Pflicht zur Stellenausschreibung • § 12 LBG: Die Bewerber sind durch Stellenausschreibung zu ermitteln. • § 5 LGG: Alle Stellen sind intern auszuschreiben. Verbot der Doppelbesetzung • Nr. 1.4 AV zu § 49 LHO: Stellen sind mit Ablauf des Tages wiederbesetzbar, an dem der Stelleninhaber ausgeschieden oder in den Ruhestand versetzt worden ist.

12. Einarbeitung eines Nachfolgersim Team • „Face-to-face“-Wissensweitergabe nicht erforderlich • Strukturierte Einarbeitung „Learning-by-doing“ mit ergänzenden Methoden, wie • bedarfsorientierte Fortbildung • Einarbeitungsprogramme • Qualitätssteigerung im Team aufgrund Reflexion und neuer Impulse

13. Keine Nachbesetzung • Verteilung der Aufgaben auf andere Arbeitsgebiete • Job-Enlargement • Job-Enrichment • „Face-to-face“-Wissensweitergabe • Frühzeitige Einbindung aller Beteiligten in den Prozess • Voraussetzung: Informations- und Wissenskultur müssen bereits aktiv gelebt werden

14. Auswahl eines Nachfolgersaus der eigenen Behörde • (Führungskräfte-)Nachwuchsentwicklung • Auswertung und Abgleich von Anforderungsprofil und dienstlicher Beurteilung • Potentialanalyse • bedarfsorientierte Schulungen • Coaching, Hospitation oder Mentoring durch die ausscheidenden Experten • „Face-to-face“-Wissensweitergabe und Umsetzung oder Rotation nach Auswahl

15. Auswahl eines Nachfolgersaus der eigenen Behörde Verwaltungsreform-Grundsätze-Gesetz (VGG)§ 6 PersonalmanagementAbsatz 3: Rotation • Umsetzung ist die (befristete oder dauerhafte) Übertragung eines Arbeitsgebietes in derselben Behörde • Rotation ist der geplante Wechsel auf verschiedene, gleichwertige Aufgabengebiete

16. Auswahl eines Nachfolgersaus einer anderen Behörde • Stellenausschreibung und Auswahl mindestens6 Monate vorher • „Face-to-face“-Wissensweitergabe und Abordnung mit dem Ziel der Versetzung Verwaltungsreform-Grundsätze-Gesetz (VGG)§ 6 PersonalmanagementAbsatz 3: Rotation • Abordnung ist die befristete Übertragung eines Arbeitsgebietes in einer anderen Behörde • Versetzung ist die dauerhafte Übertragung eines Arbeitsgebietes in einer anderen Behörde

17. VI. Erfahrungen in derBerliner Verwaltung

18. Sen Integration, Arbeitund Soziales (Sen IAS) OE-Service durch IVM Ausbildung interner „Twin“ ca. 12 Monate „Deep-Smart“ BA Neukölln „Betriebliche Gesundheitsförderung“ hälftig finanziert durch SenInnSp ca. 8 Monate Sen Wirtschaft, Technologie und Frauen (Sen WTF) OE-Service durch IVM Ausbildung interner „Twin“ ca. 12 Monate „Deep-Smart“ Erfahrungen in drei Behörden

19. Formaler Hauptprozess mit Ausscheidenden und Nachfolger/ “Zwischenspeicher“ Vorgehen erklären, motivieren (!) Wissenslandkarte + Transferplan Weitergabe: dokumentiertes Wissen Erfahrungswissen Rückmeldung an FK und andere Beteiligte Nutzen: Bewahrung von wertvollem Erfahrungswissen Verkürzte Einarbeitung Erkenntnisse für zukünftige Aufgabenwahrnehmung/ Personalauswahlverfahren Ansätze für Optimierung des Umgangs mit Wissen: Dateistruktur Austausch zwischen Referaten und Arbeitsgruppen Bessere Stellvertretung Allgemeines Vorgehen

20. Varianten bei Sen IAS und Sen WTF • Sen Integration, Arbeit und Soziales • Wissensgeber mit Nachfolger • Aufgaben und Wissen konnten direkt vermittelt werden • Wissensgeber noch ohne Nachfolger • Verteilung auf mehrere „Zwischenspeicher“ • Stelle des Wissensgebers fiel weg • Aufgaben und Wissen mussten auf mehrere verteilt werden • Sen Wirtschaft, Technologie und Frauen • 2 x Wissensgeber mit Nachfolger • 1 x vorzeitige Beendigung durch den WissensgeberStolperstein „Motivation“ – 3. Lebensabschnitt

21. Ergebnisse – worauf achten ? • Wissensfördernde Kultur • Vertrauen, Offenheit, Transparenz, konstruktiver Umgang mit Fehlern • Rechtzeitiger Einstieg in den Prozess • ca. 12 – 14 Monate vor dem Ausscheiden • Bereitschaft aller Beteiligten, sich auf den Prozess einzulassen • Auftraggeber (FK) übernimmt Verantwortung, benennt konkrete Ziele, schafft Rahmenbedingungen, motiviert • Einbeziehung aller Mitarbeiter

22. BA NeuköllnWissensbewahrung einmal anders • Ziel: • Sicherung von Qualitätsstandards im Bürgeramt • Maßnahmen: • Erstellen eines Ziel- und Aufgabenplans durch Fragen- und Antwortkatalog(Interviews mit Mitarbeitern verschiedener Hierarchien) • Optimierung der Einarbeitung durch Paten • Checkliste zur Steuerung der Einarbeitung (102 Einzelaspekte) • Bildungsbedarfsplanung und Sicherstellung einer regelmäßigen Fortbildung aller Standortbeschäftigten(Jeder Standort schließt an drei Arbeitstagen im Jahr)

23. VII. Fazit

24. Fazit • Beschäftigtenstruktur der Berliner Behörden führt zur Prognose, dass allein aus Altersgründen in den nächsten 10 Jahren ca. 30 % der Mitarbeiter ausscheiden werden • Durch Einsparvorgaben, kontinuierlichen Personalabbau und enge Einstellungskorridore leitet sich zwingender Handlungsbedarf zur Sicherung des Wissens ab

25. Fazit • Anwendung „kleinerer“ Instrumente des Wissensmanagements • bei Weitergabe von explizitem Wissen • Viele Instrumente sind geeignet (z.B. Archivierung von Daten, reger (Wissens-)Austausch • Erforderlicher Zeit- und Personalaufwand sollten in der Regel keine Hürde darstellen • Breite Anwendung ist zu empfehlen

26. Fazit • Anwendung umfangreicher Maßnahmen zur Wissenssicherung • bei Ausscheiden besonderer Wissensträger („Deep-Smarts“) • mindestens 12 Monate vorher einleiten • Externer Berater überaus sinnvoll • Fachwissen für Prozess • Konflikt vermeidende Neutralität • Besonderes Augenmerk auf Motivation

27. „Um den Anforderungen an die Berliner Verwaltung von morgen entsprechen zu können, ist es erforderlich, eine Änderung der bestehenden Wissenskultur heute einzuleiten.“

28. Vielen Dank für Ihre und Eure Aufmerksamkeit!