Sử dụng Access

1. Sử dụng Access Bài 2

2. Mục tiêu của bài học (1) • Trình bày ngắn gọn giới thiệu về MS Access • Tạo một CSDL mới trong Access • Tạo các bảng trong Access • Giải thích làm thế nào để đặt khóa chính và khóa ngoại • Giải thích làm thế nào để kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu • Giải thích các quy tắc kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu • Giải thích làm thế nào để thêm, sửa và xóa dữ liệu Concepts of RDBMS and SQL Server 2000/ Session 2/ 2 of 28

3. Mục tiêu của bài học (2) • Giải thích toàn vẹn tham chiếu là gì • Giải thích làm thế nào để nhập và xuất dữ liệu • Giải thích làm thế nào để tạo ra mật khẩu cho CSDL • Giải thích quá trình Thu gọn (Compacting) và Sửa chữa (Repairing) với MS Access Concepts of RDBMS and SQL Server 2000/ Session 2/ 3 of 28

4. Giứoi thiệu Access Microsoft Access 2000 là một Hệ Quản trị Cơ sở Dữ liệu Quan hệ. Nó giúp người sử dụng thêm, sửa, xóa và thao tác các bản ghi. Nó còn cho phép tạo và bảo trì các mối quan hệ giữa các bảng. Concepts of RDBMS and SQL Server 2000/ Session 2/ 4 of 28

5. Cơ sở dữ liệu Access CSDL Access được cấu tạo từ 7 loại đối tượng dữ liệu. Queries Modules Tables Forms Reports Macros Pages Concepts of RDBMS and SQL Server 2000/ Session 2/ 5 of 28

6. Tạo các CSDL trong Access Có thể tạo các CSDL trong Access bằng cách • Dùng Database Wizard • Hoặc không dùng database wizard Concepts of RDBMS and SQL Server 2000/ Session 2/ 6 of 28

7. Table Các bảng trong Access • Như ta đã biết, trong Access, dữ liệu được lưu trong một bảng bên trong CSDL. Một bảng được cấu tạo từ một tập các bản ghi có liên quan. Đến lượt mỗi bản ghi được tạo thành từ 1 số trường. • Tên, kiểu dữ liệu, kích thước, các ràng buộc và các thuộc tính khác của trường tạo nên “cấu trúc” của bảng. Concepts of RDBMS and SQL Server 2000/ Session 2/ 7 of 28

8. Tạo bảng Ta có thể tạo một bảng rỗng mới bằng một trong các cách sau: • Dùng table wizard • Dùng design view • Dùng datasheet view Concepts of RDBMS and SQL Server 2000/ Session 2/ 8 of 28

9. Trường và bản ghi • 1 Trường là không gian cấp cho 1 mục dữ liệu. • 1 Bản ghi là 1 tập hoàn chỉnh các trường có liên quan. Một dòng dữ liệu trong bảng cũng được gọi là 1 bản ghi. Các trường Bản ghi Concepts of RDBMS and SQL Server 2000/ Session 2/ 9 of 28

10. Các kiểu dữ liệu trong Access-1 • Text: Lưu các dữ liệu chữ và số, tối đa 255 kí tự. • Memo: Lưu dữ liệu văn bản dài hơn 255 kí tự • Number: Lưu các dữ liệu số dùng được trong các phép tính toán sau này • Data/Time: Lưu ngày tháng/thời gian • Currency: Lưu các giá trị tiền tệ • AutoNumber: Tự động tạo ra các con số thứ tự hoặc ngẫu nhiên (các con số không bao giờ lặp lại) abcd 1,2,3 05/01/2003 Concepts of RDBMS and SQL Server 2000/ Session 2/ 10 of 28

11. Các kiểu dữ liệu trong Access-2 • Yes/No: Lưu giá trị kiểu lô-gích hay ‘hằng số Bool’ với giá trị Yes/No hoặc True/False • Hyperlink: Lưu URL, địa chỉ email addresses hoặc liên kết đến tập tin khác trong hệ thống • OLE object: Lưu hình vẽ, ảnh chụp hoặc các tập tin như Word /Excel www.organics.com Concepts of RDBMS and SQL Server 2000/ Session 2/ 11 of 28

12. Thuộc tính của trường Có thể gán các đặc điểm hoặc “thuộc tính”cho các trường trong bảng Concepts of RDBMS and SQL Server 2000/ Session 2/ 12 of 28

13. Các thuộc tính quan trọng của trường Default Value Validation Rule Validation Text Primary key Concepts of RDBMS and SQL Server 2000/ Session 2/ 13 of 28

14. Thêm bản ghi mới Ta có thể thêm bản ghi mới bằng cách chọn menu Insert, chọn New Record hoặc cách khác là trực tiếp thêm bản ghi vào bảng Concepts of RDBMS and SQL Server 2000/ Session 2/ 14 of 28

15. Sửa đổi bản ghi Có thể sửa lại bản ghi bằng cách nhấp chuột lên bản ghi và sửa lại các chi tiết mong muốn Concepts of RDBMS and SQL Server 2000/ Session 2/ 15 of 28

16. Xóa bản ghi Nhấn nút Delete Record trên thanh công cụ Table Datasheet để xóa 1 bản ghi. HOẶC Chọn menu Edit, chọn Delete Record. Concepts of RDBMS and SQL Server 2000/ Session 2/ 16 of 28

17. Sửa đổi cấu trúc của 1 bảng Ngoài việc thao tác dữ liệu trong các bảng, ta có thể thay đổi cấu trúc của bảng bất cứ khi nào, bằng cách dùng ‘Design View’. Thay đổi cấu trúc của bảng bao gồm: • Thêm trường mới, • Xóa các trường đang tồn tại, • Thêm hoặc gỡ bỏ 1 ‘Khóa chính’, • Đổi kiểu dữ liệu (nếu có thể), • Đổi kích thước trường hoặc các thuộc tính khác Concepts of RDBMS and SQL Server 2000/ Session 2/ 17 of 28

18. Sửa đổi cấu trúc – Ví dụ Concepts of RDBMS and SQL Server 2000/ Session 2/ 18 of 28

19. Toàn vẹn tham chiếu trong CSDL Access • Hai bảng có 1 trường chung. • Trường tương ứng của bảng chính là khóa chính hoặc có 1 chỉ mục duy nhất. • Hai trường liên quan có cùng kiểu dữ liệu. • Cả hai bảng thuộc cùng 1 CSDL Access. Chỉ thiết lập được toàn vẹn tham chiếu nếu thỏa các điều kiện sau: Concepts of RDBMS and SQL Server 2000/ Session 2/ 19 of 28

20. Ảnh hưởng của Toàn vẹn tham chiếu • Ta không thể nhập vào khóa ngoại của 1 bảng có quan hệ 1 giá trị mà giá trị đó không tồn tại trong khóa chính của bảng chính. • Ta không thể xóa 1 bản ghi từ bảng chính nếu các bản ghi tương ứng tồn tại trong bảng có quan hệ. • Ta không thể thay đổi giá trị của 1 khóa chính trong bảng chính nếu bản ghi đó có các bản ghi có quan hệ. Bảng A Bảng B Concepts of RDBMS and SQL Server 2000/ Session 2/ 20 of 28

21. Các quan hệ trong Access • Một quan hệ được định nghĩa là một sự kết hợp giữa 2 trường chung của 2 bảng, điều này giúp chúng ta liên kết các thông tin từ các bảng khác nhau. • Có thể tạo ra các quan hệ trong Access bằng cách dùng menu Tools và chọnRelationship. • Khóa ngoại là phương tiện để đạt được sự kết hợp như vậy giữa 2 bảng hay nhiều hơn. 1 Khóa ngoại là 1 hoặc tổ hợp các cột có giá trị trùng với khóa chính hoặc khóa duy nhất trong 1 bảng khác. Concepts of RDBMS and SQL Server 2000/ Session 2/ 21 of 28

22. Ví dụ CSDL đấu giá trực tuyến SanPham ChiTiet_DauGia KhachHang Concepts of RDBMS and SQL Server 2000/ Session 2/ 22 of 28

23. Lược đồ Quan hệ Concepts of RDBMS and SQL Server 2000/ Session 2/ 23 of 28

24. Nhập dữ liệu với Access • Nhập dữ liệu (importing data) có nghĩa là lấy dữ liệu từ 1 nguồn dữ liệu bên ngoài như từ 1 tập tin văn bản, bảng tính hay bảng CSDL vào 1 bảng mới trong CSDL Access. • Thực hiện nhập dữ liệu bằng cách chọn menu File, sau đó chọnGet External data rồi chọn Import. Concepts of RDBMS and SQL Server 2000/ Session 2/ 24 of 28

25. Xuất dữ liệu với Access Xuất dữ liệu (exporting data) có nghĩa là gửi dữ liệu từ các bảng trong CSDL Access ra 1 nguồn dữ liệu bên ngoài. Để dùng Access xuất dữ liệu, chọn menu File rồi chọn Export. Concepts of RDBMS and SQL Server 2000/ Session 2/ 25 of 28

26. Mật khẩu CSDL • Ta có thể bảo vệ CSDL của mình bằng cách đặt 1 mật khẩu để giới hạn số người sử dụng có thể mở CSDL. • Access lưu mật khẩu CSDL dưới dạng không được mã hóa. Concepts of RDBMS and SQL Server 2000/ Session 2/ 26 of 28

27. Các bước thiết lập một mật khẩu CSDL Để đặt mật khẩu cho 1 CSDL, thực hiện các bước sau: • Chọn menu File menu, nhấn Open. • Nhấn vào mũi tên phía bên phải của hộp xổ Look In • Chọn ổ đĩa và thư mục nơi đặt CSDL • Nhấn vào biểu tượng của CSDL. • Nhấn vào mũi tên bên phải của nút Open button, sau đó nhấn Open Exclusive. • Trên menu Tools, trỏ vào Security, sau đó nhấn Set Database Password. • Trong hộp thoại Password, nhập mật khẩu của bạn vào. Concepts of RDBMS and SQL Server 2000/ Session 2/ 27 of 28

28. Nén và sửa CSDL Access • Thu gọn dữ liệu (Compacting) trong Access nghĩa là tạo 1 bản sao của tập tin và sắp xếp lại tập tin được lưu trên đĩa đó. • Nếu 1 tập tin Access (CSDL) bị hư hại hoặc hỏng cấu trúc, ta có thể sửa lại nó. • Ta có thể dồn và sửa chữa 1 CSDL Access bằng cách dùng menu Tools, vào mục Database Utilities. Concepts of RDBMS and SQL Server 2000/ Session 2/ 28 of 28