Presentasjon av innleveringsoppgaver Lean Ledelse studie ved HIB høst 2011.

1. Presentasjon av innleveringsoppgaver Lean Ledelse studie ved HIB høst 2011. Student Monica Sætervik Briseid

2. Innholdsfortegnelse: Forord…………………………………………………………………………………………………………..3 1.1. Nå-situasjon. Lean Speil benyttes som analyseverktøy og bedriftens styrker/forbedringspotensialer.……………………… 4 1.2. Presenteres med en håndskrevet A3……………………………………………………………………………….5 A3 er et verktøy hvor vi dokumenterer fortid, nåtid og ønsket fremtid på et enkelt A3 ark. Nøkkelen er de vitale få. Skal fortrinnsvis lages som håndtegning. 2.1. Bedriftens mål (Hoshin) 2014. Presentasjon av Lean og forbedringsledelse som skal føre bedriften til. ”Ønsket mål” i 2014…....6 2.2.Figurativ (Collage) fremstilling av forbedringsledelse mot Operativ Visjon...……………………………………………..7 2.3.Visjon 2014 Målene turmatìseres.………………………………………………………………………………….8 TURMAT- T - tydelig, U –utfordrende , R -realiserbart, M - målbart, A –akseptert , T – tid satt. 2.4.Fokusert Område 2012 Målene turmatiseres………………………………………………………………………...9 2.5.Visualisering ved hjelp av verdistrømskartlegging………………………………………………………………… 10 Verdistrømskartlegging - Hvilke aktiviteter øker verdien på produktet/tjenesten og hvilke aktiviteter må karakteriseres som sløsing. 2.6. A3 Presentasjon av forbedring verdistrøms kartleggeing av Utstillingsarbeidsordre……………………………………..11 3.1. Presentasjon av en plan på hvordan målene skal forankres hos ledere, tillitsvalgte og ansatte. …………………………...12 Vise hvordan vi involverer og etablerer felles mål og strategi 4.1 Vi-plan som oppfølging av de mest kritiske punktene i ”Masterplanen” ………………………………………………..13 4.2. Visualisering av en ”Masterplan” med de viktigste aktivitetene i denne perioden………………………………………...14 4.3 A3 de kritiske punktene i Masterplanen …………………………………………………………………………….15 5.1 Beskrivelse av personlige kvaliteter en leder må ha for å utløse ønsket endrings/forbedringsprosess……………………....16 6.1 Oppsummering………………………………………………………………………………………………….17

3. Forord: Denne presentasjonen er satt sammen av innleveringsoppgavene og presentasjonene som er gjennomført som en del av ”Lean Ledelse studie.” Dette studie er satt opp som et samarbeid mellom Høyskolen i Bergen, FLT- Addisco, TQM Center Norway og Samarbeidsutvikling. Oppgaven skal vise hvordan Lean Ledelse kan endre organisasjonskulturen i bedrifter, institusjoner og organisasjoner.Lean arbeidsmetoder bidrar beviselig til mindre sløsing av ressurser. Det praktiske arbeidet er utført på Fibo-Trespo i Lyngdal. Bedriften ble etablert i 1952 og produserer veggpaneler, benkplater, skjermvegger og innredningsplater. Målstyring har gitt et betydelig bedre resultat på de 4 viktige pilaren: Kostnad, Kvalitet, Leveringspresisjon og HMS siden Fibo-Trespo begynte med dette. Jeg vil rette en stor takk til forbedringsteamet jeg er så heldig å være en del av. Sammen har vi utført 650 forbedringer på 16 mnd. En stor takk til ledelsen ved Fibo-Trespo som har latt meg få lov til å teste ut, og være med på å gjennomføre endringer ved bedriften på bakgrunn av skoleoppgaver. Videre vil jeg takke lærene Bjarne Berg Wig, Manuelpillai Soosaipillai og Johannes Borge og tidligere lærere ved HIB og UIB som stor inspirasjonskilde til videreutdannelse. Så vil jeg takke for det fantastiske tilbudet jeg som FLT medlem har gjennom Addisco. Uten dette tilbudet, ville det ikke vært mulig for meg å gjennomføre disse studiene ved siden av full jobb. Til sist vil jeg takke den nærmeste familien som ser hvor mye jeg har igjen for å ta videreutdannelse i voksen alder, og for at de motiverer meg til å stå på videre. Farsund 01.01.12

4. Nå-situasjon. Våre styrker /vitale forbedringsområder. • Lean speil • Lean speil er en analyse som består av 61 konkrete spørsmål som skal besvares. Spørsmålene er delt inn i kategoriene: • Visjonært lederskap og Lean strategi. • Utvikling av ledere, medarbeidere og leverandører. • Riktig prosess gir riktig resultat • Problemløsning • Her vises et av spørsmålene i kategorien ”Visjonært lederskap og Lean strategi” og hvordan dette er besvart. • På neste side vises A3 presentasjon av resultatet av analysen. i sin helhet viser at Fibo-Trespo har størst forbedrings- potensial ved kategori 4 ”Problemløsning”. Forbedringstiltakene ble derfor konsentrert på dette området. • Forbedringstiltakene er gjennomført. Bildet viser den nye 24 timers tavlen med ”Løsnings fokusering”. Det er opprettet en oppfølgingslogg på problemer som må løses til rot.

5. 1.2. Presentasjon Fortid, Nå-situasjon, Ønsket situasjon med håndskrevet A3

6. 2.1. Bedriftens mål (Hoshin) 2014. • .Følgende sider figurativ fremstillling av veien mot mål. • Videre av mål og turmatìsering av ”ledestjerne” mål fram mot 2014, samt fokusert område og turmatisering av disse målene for 2012. • Videre følger visualisering av ”Nå situasjon flyt” og ”Ønsket situasjon flyt”. • Neste side vises A3 med plan for forbedring av flyt i område: Utstillingsordre. • Deretter plan for forankring av Hoshin mål. • Vi- plan oppfølging av de mest kritiske punktene. • Masterplan • A3 ønsker om forbedring • JEG-plan Vi forsøker å få produksjonen til å flyte jevnt og uavbrutt. Det optimale er å få èn til èn flyt med jevn tid på hver stasjon. (Takt tid) Etterspørsel fra kunden skal sette i gang produksjonen og vi kaller dette et ”PULL” system. TPS grunderen Taiichi Ohno uttrykte dette slik:”Det eneste vi gjør er å se på hvor lang tid som går fra det øyeblikket da kunden gir oss en ordre til det punkt vi får inn pengene. Den tiden forkorter vi gjennom å ta bort det som ikke tilfører noen verdi.” (Ohno 1988)

7. 2.2.Figurativ fremstilling av forbedringsledelse mot Operativ Visjon

8. 2.3.Visjon 2014 Målene turmatìseres Operativ visjon.( hvordan er vi i 2014) • Vi har satt en standard i Byggma og i Norge på hvordan en bedrift skal drives og utvikles • Vi har en bedrift med god orden. Prosessen er styrt på en strukturert og tydelig måte • Anlegget vårt skaper begeistring blant våre medarbeidere, kunder og leverandører • Vi har et tydelig kunde / leverandør fokus i hele prosessen • Vi er den mest attraktive arbeidsgiveren i vestfylket, våre medarbeidere er stolte av å bære vår logo • Vi er markedsledende i Norden på veggplateløsninger. • Andre bedrifter kommer til oss for å lære • Vi har en stor fleksibilitet i produksjonen og er gode på skreddersydde løsninger innen alle produktgrupper • Organisasjonen vår er lærende og har et utpreget forbedringsfokus • Vi har en tydelig og god visualisering av nøkkelindikatorer • Vi har et tydelig definert samfunnsansvar, både lokalt og i vårt arbeid internasjonalt • Turmatisering av visjonen: • T - Tydelig visjon som er formidlet ut til den enkelte ansatt gjennom folder, allmannamøter og via monitor. • U – Den er utfordrende med mål å strekke seg mot på flere områder. For å nå målene, må hver enkelt ansatt bidra. • R – Absolutt realiserbar, og det settes opp klare delmål underveis gjennom årlige ”Fokuserte områder” ute i organisasjonen. • M – Den er målbar på flere områder. Endringene frem mot 2014 blir visualisert. • A – Visjonen er akseptert i organisasjonen. Stolthet over egen arbeidsplass . • T – Den er tidsavgrenset til 2014.

9. 2.4.Fokusert Område 2012 Målene turmatiseres Fokusert område Fibo - Trespo 2012 • Iverksette tiltak for å nå ”Ønsket flyt situasjon” VSM. • Innføre løsningsfokuserte 24 timers møter – problemløsningsteam med faste oppfølgingsmøter. • Opplæring av operatører innen systematisk problemløsing. • Organisasjonsendring. Avvikle dagens avdelingsstruktur i produksjonen. Innføre flytrute ledere – avvikle dagens planleggingsfunksjoner. (Ansvarlig fra lasting til råvare.1.Panel/ Kitchen Board og 2. Benk.) • Coaching av operatører og ledere for å bli en kontinuerlig lærende organisasjon. • Nye felles opplæringsmatriser i produksjonen. Alle operatører skal kunne benyttes på flere maskiner i flytruten. • Opprettholde og forbedre 5S standarden (5S= Sortere, systematisere, skinne, sett standard, sikre standard). • Oppfølging av 24 timers målstyring på alle nivå. • Videre fokus på ledertrening. • Være mer tilgjengelig for alle, bruke mer tid i fabrikken. • Legge enda mer ansvar/tillit ut i organisasjonen til operatørnivå. • Turmatisering av mål for 2012: • T – Tydelig. Vi må forsikre oss om at fokusområdene blir godt nok kommunisert ut i organisasjonen. • U – Utfordring - kulturendring for hele organisasjonen med en ny måte å arbeide på. Ledere må vise vei og gå opp den nye stien. • R – Absolutt realiserbart. Store layout og organisasjons endringer på gang. • M – Målbart på flere punkter. Må se på mål for 2012 som et delmål for visjonen for 2014. • A – Akseptert i den grad at begeistringen kan tydelig merkes blant de aller fleste av de ansatte. Tydelig stolthet over eget arbeid og resultatmålene. • T – Tidfestet ved at disse fokusområdene gjelder for 2012.

10. 2.5.Visualisering ved hjelp av verdistrømskartlegging FLYT VEGGPANEL 2011 Havn / Eksternt LEVERANDØR Fortissimo F Adagio/Legato A/C Crescendo C Spesial former SP Takt 13,7 sek Følgeseddel Fakturering L Innkjøp IFS Kundesenter Godsliste Consignor Produksjonsplan KUNDE F-13992 st/uke A/L 5618 st/uke C 2145 st/uke SP 900 st/uke Lossing dagtid 0,2 Panel 90% Ordrebekreftelse L L L L L L L L L . . Utlasting Dagtid 1,2 Panel 80% C/T 4 sek. Pakking/ stropping . . . . . . . Plukking Vare mottak Plukk råvare Utplukking Kapping Fresing Liming Profilering Fakturering Fakturering Kundesenter KUNDE Takt 13,7 sek LEVERANDØR ØNSKET TILSTAND VEGGPANEL 2014 Bestilling råvare Pakking (CNC ny) Homag 2 profilering Homag 1 profilering Oppdeling Utpakking Liming ny 13,7 13,7 13,7 13,7 13,7

11. 2.6.A3 Presentasjon av forbedring verdistrømskartlegging utstillingsarbeidsordre

12. 3.1 Plan for å forankre målene hos ledere, tillitsvalgte og ansatte. • Fortsette med ukentlige ledertreninger med fokus på Lean, mål og strategi. • Kartlegge nøkkelpersoner i 2 kategorier. 1. Positiv til mål og strategi • 2. Negative til mål og strategi. • Gå inn i kritisk dialog for å forstå evt. motstand. :”Skal man hjelpe en annen, • må man først finne ut hvor han er, og møte ham der. Dette er det første bud i all sann hjelpekunst. ” • Søren Kierkegaard”:http://www.ordtak.no/index.php” • Vi må være tydelige i informasjonen som gis på allmøter om videre planer. Vær positive og åpne for alle spørsmål. Ønske kritiske spørsmål velkomne, slik at alle sider blir belyst og grip muligheten til å oppklare evt. misforståelser. Ha omsorg og forståelse for endringsfrykt. • Fortsette pilotgruppeopplæring av operatører i Lean Ledelse med lesesirkel. Kjøpe inn bøker til alle ansatte og utvide lesesirkler i alle team. • Fortsette å inkludere tillitsvalgte i lesesirklene. • Få opp alle 14 ledelses prinsipper på veggene i produksjonen. Synliggjøre hva bedriften og ledelsen står for. Mest mulig informasjoner med på å ufarlig gjøre endringene. • Involvere ansatte, tillitsvalgte ved valg av ”Fokusert område” for hver avdeling. På den måten involvere og etablere felles mål og strategi. • Fortsette med positivt fokus med premiering for alle ansatte ved milepæler og gode resultater som oppnås.

13. 4.1 Vi-plan som oppfølging av de mest kritiske punktene i ”Masterplanen” Organisasjonen skal inn en fase med store omstillinger i form av nytt utstyr. Fokusert Område for 2012 har flere kritiske punkter som trenger tett oppfølging. En del av punktene er her satt inn i en Vi- plan for oppfølging. Neste side viser ”Masterplan” for perioden 2012. Hvert år utarbeides nytt ”Fokusert Område” med ”Operativ Visjon som ”Ledestjerne”.

14. 4.2. Visualisering av en ”Masterplan” med de viktigste aktivitetene i denne perioden

15. 4.3. A3 de kritiske punktene i Masterplanen.

16. 5.1.Beskrivelse av personlige kvaliteter jeg som leder må ha for å utløse ønsket endrings/ forbedringsprosess.”Endringer og omstillinger representerer en stor utfordring for organisasjonens medlemmer. For de ansatte betyr endringen som regel belastninger som i noen tilfeller kan ha helsemessige konsekvenser. For ledelsen representerer endringene svært krevende arbeidsoppgaver når det gjelder planlegging og gjennomføring av de konkrete tiltakene, men kanskje i enda større grad med hensyn til å inspirere sine medarbeidere aktivt.” ref. Willy Haukedal, Arbeids- og Lederpsykologi: 2005.Nedenfor er det satt opp en plan for utvikling av meg selv som en leder med evne til å håndtere endringsprosesser.

17. Systematisk fokus på kvalitet gav en reduksjon i vrak fra 4,38% til 2,49% på et år. Dette er ytterligere forbedret senere. Denne forbedringen tilsvarte over 4,5 million kr. 6.1. Oppsummering Under vises økning i ordreinngang og volumøkning i utført produksjon. Dette ble utført med samme antall bemanning. Dette hadde ikke vært mulig uten systematisk Lean arbeid. Volum utført med lavere bemanning i produksjonen. Antall i 2007 - 65 personer Antall i 2011 - 64 personer Bedriften har siden 2009 utført 4200 forbedringer. Dette viser at forbedring er blitt en del av kulturen. Vi er nå snart ferdig med pilotgruppen av operatører som gjennomfører lesesirkel – Lean Ledelse. Dette ønsker vi å videreføre til alle ansatte. Mål om å få dette til å motivere til ”Livslang læring.”

18. 6.2. Oppsummering display Systematisk oppfølging av leveringspresisjon på display har gitt fantastiske resultater og en stabil leveringstid på under 4 dager. I 2011 ble det levert 633 display. Blå søyler - antall display sendt pr mnd – styrt av antall bestillinger. Rødt linjediagram - snitt lev tid pr display – stabilt lav ved varierende mengde – resultat av systematisk forbedringsarbeid.

19. 6.3. Oppsummering utstillings arbeidsordre Foreløpig resultat etter forbedring av flyt i utstillingsområde: Snitt leveringstid og antall utstillingsordrer • Det røde linjediagrammet viser antall ordre utført pr. mnd.Styrt av antall bestillinger. • De blå søylene viser snitt tid brukt pr. utstillingsordre. • De siste mnd viser at vi klarer å levere et større antall utstillingsordre med en lavere snitt tid. Denne utviklingen vil følges nøye opp og ytterligere forbedringer forventes når resultatet av alle forbedringer gjør seg gjeldende.