Organización e implementación del Archivo Desconcentrado en el Instituto Nacional Cardiovascular

1. Organización e implementación del Archivo Desconcentrado en el Instituto Nacional Cardiovascular Lic. Carlos Andía Sánchez Encargado de Archivo Desconcentrado Instituto Nacional Cardiovascular

2. Logros del Archivo Desconcentrado del INCOR • Organización de los documentos del archivo (2000-2012). • Implementación del Archivo Administrativo Central. • Reacondicionamiento de archivos periféricos. • Aprobación de normas internas (transferencia y servicios). • Primera capacitación en gestión documental. • Inventario de los documentos (2000-2012). • Aprobación del “Comité de Evaluación de Documentos”. Origen del proceso INCOR ¡5 de abril 2011!

3. Etapas de la Gestión Archivística en INCOR • Organización documental • Funciones técnicas. • Organización de los documentos. • Descripción de la información. • Implementación del Archivo • Diagnóstico • Normativa • Planificación • Personal • Ambiente • Acondicionamiento • Gestión del Sistema de Archivo • Transferencias documentales. • Programa de Control Documental (PCD). • Implantar un SGD.

4. I. Organización Documental A.Funciones técnicas ACOPIO/DEPURA ORGANIZACIÓN DESCRIPCIÓN CONSERVACIÓN SELECCIÓN SERVICIO

5. I. Organización Documental B.Organización de los documentos • La organización consiste en darle una estructura lógica al fondo documental, de manera que represente al organismo y facilite la localización de los documentos. 1. Clasificación: Formamos grupos mayores y menores de documentos, según la estructura (áreas u oficinas). 2. Ordenación: Ubicamos cada unidad documental dentro de la serie, por fechas, letras o números. 3. Codificación: Asignamos códigos a las unidades de conservación para facilitar la ubicación documental.

6. I. Organización Documental C.Descripción de la información • Mediante elaboración de “instrumentos descriptivos” (inventarios, catálogos, BD, etc.).

7. II. Implementación del Archivo • Diagnóstico • Identifica áreas y series documentales. • Revisar la legislación interna existente. • Cantidad de documentos en ml o m3.

8. II. Implementación del Archivo B.Normativas • Normas internas: • Directivas: 03-GG-204 y 16-GG-2013. • ROF-INCOR-2010. • Instructivos (organización, transferencia y servicios). • Normas externas: • Decreto Legislativo Nº 681 (1991). • Legislación Archivística (1999). • Ley del Procedimiento Administrativo Nº 27444 (2001). • Ley de Transparencia y Acceso Nº 27806 (2002). • Reglamento de aplicación de sanciones... (2008).

9. II. Implementación del Archivo C.Planificación • Define los objetivos y estudia los medios para concretarlos. • Implementa planes y programa las actividades necesarias.

10. II. Implementación del Archivo D.Personal

11. II. Implementación del Archivo E.Ambiente

12. II. Implementación del Archivo F.Acondicionamiento

13. INGRESO SALIDA PROCESAMIENTO Archivo histórico Archivos gestión Archivo periférico Archivo central FLUJO DE DOCUMENTOS III. Gestión del Sistema de Archivos • Un Sistema de Gestión de Archivos (SGA) procesa de manera integral todos los documentos e información.

14. III. Gestión del Sistema de Archivos • Problemática • Es la concepción asistémica de la organización y la falta de una política institucional en gestión documental. • Consecuencias • Falta de profesionales y técnicos especializados. • Gestión documental obsoleta. • Elevado costo administrativo. • Aumento indiscriminado de documentos. • Eliminación documental sin criterio técnico. • Alternativas: • Transferencias documentales. • Implementar un PCD. • Implantar un SGD.

15. III. Gestión del Sistema de Archivos • Las transferencias documentales • Ventajas • Descongestionar el archivo secretarial. • Control de documentos e información • Requisito: Toda transferencia debe ir acompañada del “inventario”.

16. III. Gestión del Sistema de Archivos B. Programa de Control de Documentos • Es una herramienta de gestión archivística que establece las series documentales, precisando el número de años que deben conservarse en cada nivel de archivo. Ejemplo:

17. III. Gestión del Sistema de Archivos B. Implantar SGD • Herramienta de gestión basada es un sistema informático. Algunas pautas a seguir: Cómo quieres mejorar tus actividades. Realiza un estudio previo de la GD/GA. Ten varias visiones sobre la solución. Piensa qué necesita la organización. Delimita el alcance y los requisitos.

18. Conclusiones

19. Conclusiones • La gestión del archivo se debe orientar por resultados. • El Sistema de Archivos para una óptima gestión administrativa. OBTENER “RESULTADOS”

20. Muchas Gracias