Managementul P roiectelor Software

Managementul Proiectelor Software Universitatea “Politehnica” Bucuresti Facultatea de Automatica si Calculatoare Catedra Calculatoare Conf. Dr. Ing. Costin-Anton Boiangiu Costin.Boiangiu@cs.pub.ro

ManagementulProiectelor Software Capitolul 4. Managementul bugetului

EstimareaCosturilor • Estimareacosturilorunuiproiectreprezinta in mare bugetulaceluiproiect • Succesulacesteietapedepinde de modul in care atatmanagerii, cat siclientiiintelegfoartebinetoatecerintelesiimplicatiileunuiproiect • Estimarile de cost initiale pot duce la renuntarea la un anumeproiect din parteaclientului, datoritalipsei de profitabilitatea investitiei; asta nu inseamnanicipedeparte ca estimarile nu au fostcorecte

EstimareaCosturilor • Ordinul de marime (rough order of magnitude - ROM) • esteutilizat în cazuri de urgenţă când nu există timp pentru analiză mai detaliată. • are o marja de eroare de -25%/+75% Sursa: Building Your Project BudgetTeresa Luckey, Joseph Phillips, Software.Project.Management.For.Dummies, (Chapter 9), 2006

EstimareaCosturilor • Estimarea preliminară • se bazează pe un studiu de fezabilitate deja existent, cunoscându-se principalele costuri cu echipamentele şi dotările necesare • are o precizie de 20% şi beneficiază de un decupaj ierarhizat al activităţilor ce vor fi efectuate • este prima exprimare bugetară a proiectului

EstimareaCosturilor • Estimarea de bază • prezintă costurile pe activităţi şi posturi de execuţie cu o precizie de 10%, iar riscurile sunt şi ele evaluate • se realizează astfel un buget al obiectivelor care va fundamenta decizia de investiţie în proiect • Estimarea detaliată • are o precizie de 5% şi permite evaluarea unei oferte de prestaţie care se identifică cu oferta clientului • este riguroasă şi analitică, durează şi costă

Estimariexacte • Pentru a realiza o estimarecorecta a costurilor, trebuiescluate in considerareurmatoareleelemente: • Domeniulprodusului– cerintelesicaracteristicileprodusului software • Domeniulproiectului– cerinteleproiectului, lista de task-uri, constrangerile, modalitatile de control, etc. • Diverse presupuneriprecumcelereferitoate la disponibilitateatuturorresurselornecesare, intarzieri, etc. • Contrangeri • Constrangeri de timp • Constrangerireferitoare la resurse • Constrangeri de buget • Constrageri ale mediului de dezvoltare, etc.

EstimareaCosturilor - Riscuri • Problemece pot devastabugetulestimat al unuiproiect: • Erorisiomisiuni in muncaplanificatapentruproiect – anumiteactivitati care nu au fostplanificatetrebuiescrealizate • Lipsa de comunicare – poate conduce la situatii in care anumiteactivitatitrebuiescrefacutesaucorectate • Erori in controlulcalitatii • Lipsa de fiabilitate a echipamentelor hardware folosite • Greseli in colectareacerintelorproiectului • Greseli in managementulproiectului • Etc. • Solutia:Includereauneirezervepentrusituatiineprevazute in estimarea de buget a proiectului.

ControlulCosturilor – Definitii • Costul reprezintă sarcina sau cheltuiala suportată de către un agent economic pentru a realiza o activitate productivă sau a utiliza un produs sau un ansamblu de activităţi • Preţul reprezintă un echivalent monetar al produsului, un parametru esenţial al tranzacţiei comerciale. Preţul devine pentru utilizator un element de cost.

ControlulCosturilor • Controlul costurilor unui proiect comportă o serie de aspecte deosebit de rafinate şi delicate, cu un grad ridicat de risc, datorate unor condiţii de lucru mai mult sau mai puţin justificate: • depăşirea bugetului prevăzut prin executarea unor activităţi suplimentare neincluse în proiectul iniţial • stagnarea activităţilor datorită unor defectuoase aprovizionări sau a unor subcontractări neonorate la timp • neîndeplinirea obiectivului propus la nivelul performanţelor angajate • repartiţia necorespunzătoare a bugetelor alocate şi necorelarea acestora cu termenele sau problemele tehnologice • estimarea necorespunzătoare a volumului şi distribuţiei bugetului necesar pentru realizarea proiectului

Clasificareacosturilor • Costurile se definesc prin: • câmpul de aplicaţie al costurilor • conţinutul costurilor • momentul de calcul al costurilor • Clasificare (d.p.d.v. al campului de aplicatie) • costuri pentru funcţia economică (cercetare, aprovizionare, producţie, vânzare, etc.) • costuri în funcţie de zona de exploatare (costul pentru locul de muncă, de atelier, de uzină, etc.) • costuri pe activitatea de exploatare (produse, familii de produse) • costuri pe centre de responsabilitate (studii de piaţă, dezvoltare, industrializare) • alte costuri (pe departamente, pe clienţi, etc.)

Clasificareacosturilor • Clasificare (d.p.d.v. al continutului) • costul manoperei directe; valoarea dată direct personalului ce îşi aduce contribuţia la concepţia şi realizarea subsistemelor constitutive ale proiectului • costul manoperei indirecte; valoare prin care se recompensează personalul care întreţine echipamentele, gestionarii de la magazii, etc. • costul managementului proiectului; include costurile aferente activităţilor de conducere a proiectului • costul componentelor şi pieselor necesare pentru realizarea proiectului în toate fazele sale, de la prototip până la materializarea sa ca un bun dat pentru exploatare • cost primar, constituit ca suma tuturor costurilor directe (manoperă şi materiale) utilizate pentru realizarea proiectului • costuri de amortisment al echipamentelor utilizate în proiect

Clasificareacosturilor • costul de achiziţie a echipamentelor necesare proiectului (maşini, instrumente de măsură) • costuri variabile; se efectuează proporţional cu volumul producţiei şi include în principal salarizarea directă, materiile prime, materialele, energia (costul primar) • costuri indirecte; costuri de regie, care reprezintă sumele prevăzute pentru administrarea proiectului, asigurarea dotărilor, întreţinere, iluminat, etc., în general activităţi susţinătoare ale activităţii de bază • costuri fixe; costuri care rămân neschimbate şi se efectuează indiferent de volumul producţiei realizate (chirii, taxe, asigurări, administraţie) • costuri de contract; costuri care regrupează o serie de angajamente efectuate în cadrul proiectului de o serie de factori externi.

Clasificareacosturilor • Clasificare (d.p.d.v. al momentulcalculului) • costul constatat, un cost istoric şi real calculat aposteori • costul prestabilit, calculat apriori, înainte de a demara activităţile, un cost previzionat, care susţine decizia.

Optimizarea costurilor proiectului • Optimizarea costurilor cuprinde un complex de activităţi prin care se realizează cel mai avantajos compromis între performanţe, termene şi costuri • Acest compromis rezultă după multiple negocieri între actorii implicaţi în proiect, mai ales pe relaţia client/furnizor precum şi în urma unor analize comparative între diferitele soluţii funcţionale şi tehnice

Optimizarea costurilor proiectului • Optimizarea costurilor pe relaţia client/furnizor, comportă patru etape de negociere: • compromisul nevoie/funcţiune: utilizatorul îşi exprimă dorinţele în termeni de performanţe, termene şi cost de achiziţie (şi utilizare), iar furnizorul formulează o propunere cu cel mai bun cost global • compromisul funcţiunii de serviciu/concepţia produsului: proiectantul caută soluţii tehnice conceptuale mai puţin costisitoare pentru performanţele dorite de utilizator • compromisul proiectant-executant/furnizori: se obţine din partea furnizorilor (subcontractori, materiale, echipamente) preţul cel mai competitiv posibil • compromisul concepţia produsului/realizare: executantul se străduieşte să optimizeze costurile de producţie prin planificarea sarcinilor şi gestionarea economică a resurselor

Optimizarea costurilor proiectului • Optimizarea costurilor cu ajutorul matricei costuri/funcţiuni • Matricea costuri/funcţiuni este specifică analizei valorii şi ea răspunde la întrebarea: Cum cifrăm costurile funcţiunilor ştiind că funcţiunea nu corespunde totdeauna unei piese sau unui subansamblu bine precizat • Matricea costuri/funcţiuni combina pe principiul clasic al axelor X şi Y: lista exhaustivă de funcţiuni care trebuie să le satisfacă produsul pe axa X şi costul elementelor care participă la realizarea funcţiunii respective, pe verticală fiind înşiruite piesele constitutive

Optimizarea costurilor proiectului • Informaţii asupra costurilor - Estimatorul doreşte să posede informaţii cât mai complete şi mai recente despre costurile materialelor şi a serviciilor angrenate în execuţia proiectului. Există o serie de surse de informaţii care trebuie consultate: • documente contabile cu privire la proiectele anterioare • rapoartele proiectelor realizate • costurile interne ale întreprinderii (salarii, amortismente) • cataloage şi devize de la furnizori • reviste de specialitate • cursuri valutare, dobânzi bancare, etc.

Bugetul proiectului • Definitie: Bugetul proiectului reprezintă suma pusă la dispoziţia echipei de proiect pentru a realiza conform exigenţelor caietului de sarcini respectând calitatea şi termenele impuse • Bugetul iniţial al proiectului trebuie să conţină: • sarcinile, costurile şi eventualele rezerve • liniile de bugetare • modul în care se urmăresc costurile • abaterile tehnice permise şi suporturile bugetare suplimentare aferente acestora

Bugetul proiectului • Echipa proiectului trebuie să depună eforturi de a se menţine în limita impusă de bugetul proiectului, care specifică următoarele caracteristici esenţiale: • în plan general, resursele devin prioritare în gestionarea proiectului • bugetul reprezintă o expresie financiară a programului de acţiune şi urmărire a cheltuielilor şi echivalează cu controlul derulării proiectului • bugetul reprezintă cadrul contractual esenţial în conducerea proiectului

ManagementulCostului de Proiect • ManagementulCostului de Proiect (PCM - Project Cost Management) include proceselecerute care saasigure ca proiectulvafifinalizat in limitelebugetuluiaprobat • Principalelesubprocese ale ManagementuluiCostului de Proiect (Project Cost Management) • Planificarearesurselor (Resource Planning) determinind care resurse (oameni, echipament, materiale) sicecantitati in parte, artrebuiutilizatepentru a operationalizaactivitatile de proiect • EstimareaCostului (Cost Estimating) - dezvoltareauneiaproximatii (estimari) a costuluiresurselornecesarefinalizariiactivitatilorproiectului • BugetareaCostului (Cost Budgeting) alocareauneiestimari de cost generale a activitatilor de muncadepusaindiviidual • ControlulCostului (Cost Control) controlultuturorschimbarilorbugetului de proiect

ManagementulCostului de Proiect • ManagementulCostului de Proiecteste in special preocupat cu costulresurselornecesarefinalizariiactivitatilorproiectului • OricumManagementulCostului de Proiectartrebuisaconsidereefectuldeciziilor de proiectasupracosturilor, prinfolosireaprodusuluiproiectului • De exemplu, limitindnumarul de verificari/revizuiri ale proiectului se poate reduce costul de proiectridicindinsacheltuielile legate de exploatarepe care le vaintreprindeclientulinsa. Aceastaperspectivaampla de privire a ManagementulCostului de Proiectestedeseoridenumitacosturileciclului de viata (life-cycle costing) • Life-cycle costing impreuna cu tehnicile de IngineriaValoriisuntfolositepentrureducereacostuluisitimpului, pentrucrestereacalitatiisiperformantei cit sipentruoptimizareamecanismuluide decizie.

Managementul Costului de Proiect • In multe zone de aplicatie, previzionindsianalizindperspectivaperformanteifinanciare a produsuluiproiectului, activitateaPCM e facuta exterior proiectului • In altele (in cazulproiectelor de investitiiimobiliarede exemplu), ManagementulCostului de Proiect include de asemeneaacestefort • Cindasemeneapredictiisianalizesuntincluse, ManagementulCostului de Proiectva include proceseaditionalesitehnicinumeroase de management general cum arficontul de profit sipierderi, elementele de fezabilitate, rata profitului, rata dobanzii, perioada de amortizare • ManagementulCostului de Proiectartrebuisaconsidere de asemeneasiinformatiile care vin din parteaparticipantilor (stakeholders) - diferitiparticipanti pot masurasidimensionacosturileproiectului in manierespecificesi in momente cu totuldiferite ale proiectului • De exeplu, costulunuiarticolpoatefimasurat in diferitemomente, cind e sesizat ca necesarcindcadrulproiectului, cind e comandatfurnizorului, cind e livrat, cind e exploatatsi in functiunesau/sicand e trecut in evidentelecontabile

ManagementulCostului de Proiect • Cindcosturileproiectuluisuntfolosite ca o componenta de recompensasau de recunoastereasistemului, costurilecontrolabilesinecontrolabileartrebui estimate sibugetateseparat, cu scopul de a asiguraastfelfaptul ca premiereavareflectaperformantarespectiva • In cazulunorproiecte, in special in cazulcelorreduse ca dimensiune, planificarearesurselor (resource planning), estimarea de costuri (cost estimating) cit sibugetareacosturilor (cost budgeting) sunt strict legate de faptul ca elesuntprivite ca un singurproces (pot fiefectuate de un singurindivid in cadruluneiperioadescurte de timp) • Elesuntprezentate ca procesedistinctedeoareceinstrumentele in parte, suntdiferite • Abilitatea de a influentacosturileesteceamai mare in perioadeleinitiale ale proiectului cit multe din obiective nu au o definirelimpedesiriguroasa.

Analizaprincipalelorsubprocese ale PCM Planificarearesurselor (Resource Planning) • Intrari • WBS - Work Breakdown Structure • Informatiiistorice • Domeniul de aplicabilitate • Descrierearesurselordisponibile • Politicileorganizatiei • Estimariledurateloractivitatilor • Instrumentesitehnici • Opiniaexpertilor • Identificareaalternativelor • Managementulproiectelor software • Iesiri • Necesarul de resurse

Analizaprincipalelorsubprocese ale PCM EstimareaCostului (Cost Estimating) • Intrari • WBS - Work Breakdown Structure • Necesarul de resurse • Rate orare (resurse) • Estimariledurateloractivitatilor • Metodologiistiintificereferitoare la tehnologiaestimarii • Informatiiistorice • Planul de conturi • Riscuri • Instrumentesitehnici • Estimariprinanalogie • ModelareParametrica • Estimare Bottom-Up • Instrumente de calculcomputerizat • Altemetode de estimare a costului • Iesiri • Estimari de cost • Detaliisuport • Plan de management al costului

Analizaprincipalelorsubprocese ale PCM BugetareaCostului (Cost Budgeting) • Intrari • Estimarile de cost • WBS Work Breakdown Structure • Planificareaproiectului • Planul de management al riscului • Instrumentesitehnici • Tehnicispecifice de bugetare a costului • Iesiri • Cost estimatinitial (baseline)

Analizaprincipalelorsubprocese ale PCM ControlulCostului (Cost Control) • Intrari • Cost estimatinitial (baseline) • Raportariperformanta • Plan cererimodificare • Plan de management al costului • Instrumentesitehnici • Sistem de control almodificariicostului • MasurareaPerformantei • ManagementlValoriiAdaugate – “Earned value management” (EVM) • Planificaresuplimentara • Instrumente de calculcomputerizat • Iesiri • Estimari cost revizuite • Bugetactualizat • Actiuni de corectare • Estimare la terminare • Inchidereaproiectului • “Lectii” invatate

Managementul P roiectelor Software