Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación

1. Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación Estructuras Organizacionales

2. Objetivo General PMSE Reorganizar y fortalecer a las secretarías de Educación, con el fin contar con instituciones que desarrollen la política educativa de manera eficiente y logren ampliar su capacidad de apoyo a las instituciones educativas. .

3. Componentes PMSE • Procesos. • Sistemas de Información y tecnología. • Gente y Cultura. • Actividades Complementarias. • Estructuras organizacionales. ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS GENTE Y CULTURA PROCESOS ESTRUCTURA SISTEMAS DE INFORMACIÓN

4. ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS GENTE Y CULTURA PROCESOS ESTRUCTURA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Es la forma de organización de las las áreas necesarias para la ejecución de todos los procesos diseñados para la administración del servicio educativo en una secretaría certificada. El modelo presenta una organización balanceada de las áreas misionales y las de apoyo.

5. Definición del Modelo • El modelo presenta la tipificación de las estructuras organizacionales de las Secretarías de Educación teniendo en cuenta dos variables: A partir de estas variables se identificaron cuatro (4) tipologías. Cada tipología contempla las áreas necesarias para la ejecución de todos los procesos diseñados para la administración del servicio educativo en una secretaría certificada.

6. SECRETARIAS MUNICIPALES Y DISTRITALES Matrícula Tipo Mínimo Máximo 1 15,001 68,000 2 68,001 130,000 3 130,001 350,000 4 350,001 1,200,000 Clasificación por Tipologías SECRETARIAS DEPARTAMENTALES Matrícula Mpios no certificados Tipo Mínimo Máximo Mínimo Máximo 1 8,000 62,000 2 15 2 62,001 190,000 16 34 3 190,001 320,000 35 49 4 320,001 750,000 50 120

7. Estructura Tipo Matrícula Cargas de Trabajo Cargos Perfiles

8. Estructura

9. Metodología de Estructura Preparación Documentación Validación y Ajuste de Información Adopción • Análisis de la información y clasificación de la Secretaría de Educación dentro de las Tipologías. • 10 • Validación de la Estructura propuesta con la Secretaría. • Estudio de cargas de trabajo. • Revisión de la Estructura, Manual de Funciones y Perfiles de los cargos. • Costeo de la planta de cargos actual y propuesta. • Comparativo de cargos propuestos v./s. funcionarios actuales. • Expedición actos administrativos de adopción de la estructura, establece la planta de cargos y se define el manual de funciones, perfiles y cargos para la Secretaría de Educación. • Acompañamiento para la implementación. • Seguimiento para determinar avances, retrasos y acciones. • Revisar la estructura actual de la Secretaría, e identificar la composición de esta. • Identificar la planta de cargos administrativos del nivel central. • Identificación del procedimiento de aprobación de nueva estructura organizacional para la Secretaría de Educación. • Revisión y validación del cuadro comparativo de cargos propuestos v./s. funcionarios actuales. • Revisión del costeo de la planta actual y la propuesta según fuente de financiación. • Revisión de como se ejecuta los gastos administrativos. • Escenarios Financieros. • Validación de la información. Secretaría de Educación y Proyecto Secretaría de Educación y Direcc. Fortalecimiento

10. ESTADO ACTUAL TERMINOLOGÍA IMPLEMENTACIÓN: Desarrollo y puesta en funcionamiento de la estructura organizacional de la Secretaría de Educación, establecida por la entidad territorial.(ejecución de procesos, designación de los funcionarios responsables, indicadores de gestión). El Ministerio de Educación Nacional, continua con el plan de seguimiento y auditoría. ADOPCION: Acto administrativo mediante el cual la Asamblea / Concejo / Gobernador / Alcalde, establece o modifica la estructura de la Gobernación - Alcaldía y se señalan las funciones de sus dependencias. VIABILIZACIÓN: Una vez el Proyecto de Modernización, ha validado la propuesta de estructura presentada por la Secretaría de Educación, el Ministerio de Educación Nacional procede al estudio de viabilización o no, desde el punto de vista técnico y financiero.

11. ESTADO ACTUAL TERMINOLOGÍA VALIDACIÓN: Una vez la Secretaría de Educación entrega al Proyecto de Modernización los entregables del componente de estructura, estos se validan en el marco de los lineamientos técnicos del MEN (Tipología, Organización funcional de las áreas – Misionales y de Apoyo / Planta de cargos / Manual de Funciones, Perfiles, Costos y Fuente de Financiació n).

12. ESTRUCTURAS VIABILIZADAS AMAZONAS PEREIRA PIEDECUESTA ATLÁNTICO RISARALDA BUCARAMANGA SOGAMOSO BUGA TUNJA CARTAGO VAUPÉS FLORIDABLANCA GUAINÍA GUAVIARE (*) Estructura implementada

13. DESARROLLO ESTRUCTURA

14. EN PROCESO DE DISEÑO Y VIABILIZACIÓN BOYACÁ MEDELLÍN

15. Estado de Estructura

16. Beneficios del modelo Utilizar el modelo de tipificación durante el análisis de ajuste de la estructura de la Secretaría, permite: • Analizar la Estructura organizacional de acuerdo con la gestión por procesos. • Diferenciar claramente las áreas misionales (Calidad y Cobertura) frente a las de apoyo (Administrativa y financiera). • Identificar el perfil básico de los cargos de la Secretaría. • Identificar los procesos de la Secretaría que pueden ser asumidos por otras dependencias de la Entidad Territorial o por terceros. • Estimar el incremento a largo plazo de los costos de las plantas de cargos.

17. Desarrollo • Definición de comité directivo en las SE para la toma de decisiones. • Socialización de cifras costeos o valores utilizados en la nómina de la planta central • Identificación de perfiles para la ejecución de los procesos (reorganizaciones). • Desarrollo espacial con base en los procesos establecidos. • Ubicación física • Involucramiento de la alta dirección de la entidad (Alcalde, Gobernador, otros secretarios talento humano, administrativa). • Optimización de las funciones a desempeñar por los directivos – docentes (directores de núcleo y supervisores de educación). • Identificación y corrección de situaciones administrativas irregulares (carrera administrativa, carrera docente). • Profesionalización de la planta de personal encargada de la ejecución de los procesos de la Cadena de Valor • Mejora del clima organizacional

18. Áreas de oportunidad • Adoptar e Implementar las estructuras organizacionales de las Secretarías de Educación. • Renovar su gestión y sus estructuras con procesos orientados al cumplimiento de su misión, con sistemas de información apropiados, incorporando cultura organizacional de mejoramiento continuo y transparencia. • Promover el mejoramiento de las adecuaciones físicas de las Secretarías de Educación. • Hacer seguimiento continuo a las Secretarías de Educación para determinar avances, retrasos y acciones para apoyar la adopción e implementación de las estructuras organizacionales.

19. Riesgos de no implementar • Desconocimiento de límites y responsabilidades sobre los procesos, entre la Secretaría de Educación y demás dependencias de la Entidad Territorial, impactando los Acuerdos de Nivel de Servicio. • Consolidación en las secretarías de esquemas desconcentrados de trabajo, efectivos y estables (equipos por núcleos, zonas, provincias, regiones). • Carencia de regularización de la situación de los funcionarios pagados por el SGP (administrativos y docentes) que desempeñan funciones criticas en los procesos de las secretarías y otras dependencias de la Entidad Territorial. • Desconocimiento de la Estructura organizacional de acuerdo con la gestión por procesos. • No diferenciación de las áreas de Calidad y Cobertura frente a las de apoyo (Administrativa y financiera).

20. Riesgos de no implementar • Desconocimiento del perfil básico de los cargos de la Secretaría. • Dificultad para la estimación del incremento a largo plazo de los costos de las plantas de cargos. • Perdida de oportunidad en profesionalización de la planta de personal de acuerdo a los diseños detallados. • Menor eficiencia en el desarrollo de los procesos resultado de la modernización viéndose reflejado en el perfil al momento de implantar en la satisfacción de los usuarios. • Cargos sin responsabilidades claras que impiden mejorar a la organización en las solicitudes y requerimientos realizados por el Ministerio de Educación Nacional.