Introduzione a Microsoft Access

1. Introduzione a Microsoft Access

2. Nozioni di base • Il database è un insieme integrato di informazioni omogenee, che fornisce una serie di strumenti, come tabelle, query, maschere e report, per la catalogazione, l’ordinamento e la ricerca dei dati. • Prima di entrare nel vivo della realizzazione dei database è necessario introdurre i termini più importanti che è indispensabile conoscere per affrontare la gestione dei database.

3. Nozioni di base • Gli elementi costitutivi di un database sono i seguenti : • I campi : un campo è uno spazio nel database che contiene un’unità d’informazione, come un nome, un numero di telefono, una data. Quando si crea un database è necessario includere un campo per ogni categoria di dati a cui si è interessati. • I record : un record è costituito da un insieme di campi riferiti ad un singolo soggetto. In un database che raccoglie i dati dei clienti, per esempio, tutte le informazioni relative a uno stesso cliente sono registrate in un record.

4. Nozioni di base • Le tabelle : una tabella è un elenco che visualizza più record contemporaneamente. Più precisamente, ogni riga di una tabella di un database è costituita da un record, ognuno dei quali è suddiviso in vari campi che costituiscono le colonne. • I file : un file è un database che contiene una o più tabelle. Access salva i file di database con l’estensione MDB, che significa Microsoft DataBase.

5. Tabelle

6. Access • Il database può essere pensato come una serie di tabelle, ognuna delle quali contiene informazioni omogenee. • Access è un database relazionale: questo significa che i dati non sono memorizzati in un’unica grande tabella, ma in più tabelle tutte in relazione tra loro, tanto che le informazioni di diverse tabelle possono essere unite ed è possibile eseguire ricerche in più tabelle contemporaneamente. • Definizione: un database relazionale è un database in grado di gestire più tabelle correlate ed estrarre informazioni da più tabelle contemporaneamente.

7. Le maschere • Le tabelle presentano l’elenco completo di tutti i record relativi a uno stesso argomento; questa modalità di visualizzazione, tuttavia , risulta spesso poco leggibile e difficile da gestire. • Per facilitare l’aggiornamento, la modifica o il calcolo sui dati è possibile creare delle maschere. Le maschere di Access sono simili ai comuni moduli che si devono compilare per richiedere un documento : ad ogni campo corrisponde un’etichetta ed è previsto uno spazio utilizzabile per l’inserimento delle informazioni.

8. Query • Le query sono il mezzo con cui è possibile interrogare un database. Quando si definisce una query si chiedono al database informazioni di qualche natura. Con le query è possibile recuperare i dati dalle tabelle e organizzarli in modo diverso. • La query, quindi, permette di utilizzare i dati delle tabelle in modo dinamico, mettendo in relazione le informazioni, filtrando i dati che interessano, effettuando ricerche incrociate sui record che rispondono a determinate caratteristiche.

9. Report • I report permettono di organizzare e riepilogare le informazioni contenute in un database, riordinando i dati da una tabella o da una query. • In genere i report sono destinati alla stampa: a questo scopo Access offre vari layout preformattati che possono aiutare a impaginare i dati, dando loro una veste grafica gradevole ed efficace.

10. Microsoft Access Come iniziare

11. Access • E’ un programma di gestione di database (DBMS) • Access offre: • un supporto transazionale limitato • Meccanismi di sicurezza, protezione di dati e gestione della concorrenza semplici e incompleti • un ambiente facile da usare (ambiente grafico)

12. Aprire Access • Fare clic sul pulsante Start/Avvio • Selezionare Programmi • Selezionare Microsoft Office • Selezionare Microsoft Access • Oppure fare doppio clic sull’icona sul Desktop • Oppure fare clic sull’icona nella Barra degli strumenti

13. Aprire Access • Appare una finestra di dialogo Microsoft Access Access 2000 Access 2003

14. Aprire un database • Tramite la finestra di dialogo Microsoft Access • Oppure: • Fare clic su File, nella Barra dei menu • Fare clic su Apri

15. Creare un nuovo database • Tramite la finestra di dialogo Microsoft Access • Database di Access vuoto • Appare la finestra di dialogo Salva nuovo database

16. Chiudere un database • Per chiudere l’intero database: • Fare clic su File, nella Barra dei menu • Fare clic su Chiudi • Per chiudere contemporaneamente il database e il programma Access: • Fare clic su File, nella Barra dei menu • Fare clic su Esci • Oppure usando il pulsante

17. La finestra Database • In Access è possibile aprire o creare tabelle, query, maschere, report, macro e moduli attraverso la finestra Database. La finestra Database è la prima finestra che viene visualizzata quando si apre un database. È uno strumento di gestione che permette di controllare i vari elementi del database.

18. La finestra Database • Per creare una tabella, una query o una maschera fate clic su uno dei pulsanti del riquadro Oggetti e poi sul pulsante Nuovo. Per aprire uno di questi elementi fate clic sul pulsante Apri. Il pulsante Struttura permette di visualizzare la Struttura, attraverso cui è possibile specificare il layout ed il contenuto della tabella, di una maschera, di un record o di un qualsiasi altro oggetto. Inoltre, facendo clic con il pulsante destro del mouse su uno degli elementi della finestra si apre un menu di scelta rapida che contiene i comandi per aprire, stampare, rinominare o eliminare l’elemento.

19. Tabella

20. Creare una tabella • Occorre definire il nome della tabella e i suoi attributi (campi) • Per esempio: rubrica telefonica • La creazione della tabella avviene indicandone: • Il nome (per esempio, Rubrica) • Gli attributi (per esempio, Nome, Cognome, Numero, Indirizzo)

21. Creare una tabella • Dopo aver aperto un database esistente, o creato un nuovo database, la finestra che viene visualizzata contiene gli oggetti utilizzabili per lavorare nel database (la finestra del database) • Gli oggetti sono raccolti nella barra di navigazione laterale sulla sinistra • Per creare una tabella si utilizza la prima icona: Tabella

22. Creare una tabella • Facendo clic su Tabella, a destra appaiono tre icone:

23. Creare una tabella • Access offre tre opzioni per creare una tabella di database. Il pulsante Crea una tabella in visualizzazione Struttura consente di costruire la nuova tabella definendo autonomamente le categorie dei singoli campi. • Il pulsante Crea una tabella mediante una creazione guidata permette di utilizzare modelli di tabelle precostituiti per archiviare i dati, nei quali sono già presenti categorie di catalogazione da associare ai campi. • Con il pulsante Crea una tabella mediante l’immissione di dati è possibile inserire direttamente i dati nella tabella senza prevedere un nome specifico da assegnare a ogni campo.

24. Creare una tabella Facendo doppio clic sulla prima appare la finestra di una tabella in Visualizzazione struttura che fornisce grande libertà nella progettazione e rifinitura delle tabelle

25. Creare una tabella Le caselle da riempire obbligatoriamente sono Nome campo e Tipo dati

26. Creare una tabella • Per inserire il nome del campo: • Scriverlo nella casella di sinistra • in questa fase di lavoro state creando le etichette per i dati, e non i dati stessi: non dovete quindi riempire le celle del campo Nome campo con i dati da archiviare

27. Creare una tabella • Per indicare il tipo, si fa clic sul pulsante con la freccia in basso per provocare l’apertura di una finestra a discesa • Nella finestra sono presenti tutti i tipi di dati che è possibile inserire in un campo

28. Creare una tabella • Tipo Testo: formato da scritte (lettere, numeri, segni di interpunzione e spazi) • Non viene effettuato alcun controllo su un campo di tipo Testo • Non è possibile eseguire operazioni matematiche su ciò che contiene

29. Creare una tabella • Il numero di byte che occupa un campo è un elemento da tenere nella considerazione • Per ridurre lo spazio complessivo impegnato dai file sul disco • Per aumentare le prestazioni del programma • Per esempio: un campo di tipo Testo non può essere di lunghezza più di 255 caratteri • La lunghezza predefinita in Access è 50 caratteri

30. Creare una tabella • Tipo Sì/No: • Viene utilizzato quando il contenuto del campo serve solo per confermare o negare un’affermazione • È indicato per campi del tipo: • È italiano? • Ha mai fatto acquisti presso nostra azienda?

31. Creare una tabella • Tipo Sì/No: • La modifica di un campo Sì/No viene eseguita con un clic del mouse • Nel campo, Access presenta un piccolo quadrato che rappresenta una casella di selezione • Facendo clic una prima volta, appare il segno di spunta (Sì) • Facendo di nuovo clic, il segno di spunta scompare (No)

32. Creare una tabella • Tipo Numerico: • Dati numerici utilizzati in calcoli matematici • Attenzione! Non tutti i campi che sembrano numeri devono obbligatoriamente essere del tipo Numerico • Per esempio: sul numero di telefono non vengano eseguiti dei calcoli • Meglio lasciare il tipo Testo • Il vantaggio è che tra i numeri è possibile inserire una barra, un trattino, spazio bianco, lo zero iniziale del prefisso

33. Creare una tabella • Tipo Valuta: per la definizione di valori che riguardano importi in denaro • Il suo utilizzo evita possibili errori di arrotondamento in seguito ai calcoli • Visualizza il simbolo della valuta all’inizio del campo (per esempio, €)

34. Creare una tabella • Tipo Data/Ora: si può mettere solo la data, la data e l’ora insieme oppure solo l’ora

35. Creare una tabella • Tipo Contatore: • E’ un numero che non viene inserito dall’utente • Parte da uno • Viene incrementati automaticamente dal programma ogni volta che si aggiunge un nuovo record alla tabella • Lo si utilizza per avere un codice unico per ogni riga della tabella • Un campo del tipo Contatore non può essere modificato dall’utente

36. Modifica della dimensione dei campi • Assegnare a un campo un certo numero di caratteri è fondamentale ai fini del calcolo della quantità di byte che esso occuperà in memoria • In una tabella con un numero molto grande di record, anche il risparmio di pochi byte per ognuno di essi può far guadagnare una notevole quantità di spazio sui dischi • Non è possibile cambiare la dimensione di tutti i tipi di campi • Per esempio, la variazione del valore dell’attributo Dimensione campo: • … è possibile per campi del tipo Testo e Numero • … ma non per quelli del tipo Sì/No e Data

37. Modifica della dimensione dei campi • Per esempio, per cambiare la dimensione di un campo del tipo Testo: • Selezionare il campo facendo clic sulla riga corrispondente • Fare clic nella dimensione di testo Dimensione campo nella parte inferiore della finestra, e scrivere il nuovo valore della dimensione

38. Modifica della dimensione dei campi

39. Modifica della dimensione dei campi • Se si aumenta il numero di caratteri di un campo, il contenuto precedente verrà conservato • Se si diminuisce la dimensione riducendo il numero dei caratteri, si causa il troncamento del contenuto presente in ognuno di essi Dimensione campo >=7 Dimensione campo =5

40. Modifica della dimensione dei campi • Il tipo Numerico: occorre impostare il tipo di numero specifico scelto • Per esempio: Byte, Intero, Intero Lungo, Precisione doppia, Decimale • Il contenuto può subire anche modifiche, a seconda del tipo di numero specifico di partenza e di quello di arrivo • Non è un semplice trasferimento con eventuale troncamento

41. Modifica della dimensione dei campi

42. Modifica della dimensione dei campi • Esempio 1: mettere Intero al posto di Precisione doppia • Dobbiamo verificare che i valori presenti nei campi siano rimasti inalterati • Esempio 2: mettere Intero al posto di Decimali • I nuovi valori verranno arrotondati automaticamente

43. Modificare le proprietà dei campi • In Visualizzazione struttura: le proprietà di un campo vengono visualizzate nella metà inferiore della finestra (tramite la linguetta Generale) • Sono differenti per campi di tipi diverso, anche se molte di esse sono in comune

44. Modificare le proprietà dei campi

45. Modificare le proprietà dei campi • Formato: il modo con il quale viene mostrato il dato in esso contenuto • Per esempio: un numero può essere visualizzato con un numero fisso di decimali, con il segno di percentuale, ecc. • Per modificarlo, occorre fare clic sul pulsante con la freccia in giù accanto alla proprietà

46. Modificare le proprietà dei campi • Maschere di input (solo per i tipi Testo e Data): permette di definire il modo con cui un dato viene immesso nel campo • Per esempio: un codice fiscale è un dato di tipo strutturato – i primi sei carattere sono lettere, poi ci sono due cifre, un carattere a altre due cifre • Se si lasciasse un campo codice fiscale semplicemente di tipo Testo, si potrebbero avere facilmente dati immessi in modo non corretto

47. Modificare le proprietà dei campi • Per impostare o modificare una maschere di input è necessario fare clic sulla cella Maschere di input • Poi si può fare clic sulla pulsante a destra • Appare la finestra Creazione guidata Maschera di input

48. Modificare le proprietà dei campi • Per esempio: Codice fiscale

49. Modificare le proprietà dei campi • Etichetta: • Per esempio, il campo Cellulare potrebbe avere un’etichetta maggiormente descrittiva del tipo “Numero del telefono cellulare” • Nel caso di generazione automatica della maschere video (vedremo più in avanti), il programma utilizza la scritta inclusa nella casella dell’attributo Etichetta per affiancarla alla casella di testo nella finestra di lavoro • Per creare/modificare un’etichetta, fare clic nella casella di testo Etichetta, poi scrivere la descrizione

50. Modificare le proprietà dei campi • Messaggio di errore: • Il testo che compare nel caso ci sia un errore nell’immissione dei dati nel campo e sostituisce il testo standard che visualizzerebbe il programma • Errore nell’immissione dei dati: per esempio, se una regola Valido se è impostato – vedremo più in avanti • Per scriverlo, è sufficiente fare clic nella casella e digitare il testo