Digitalizacija poslovnih dokumenata - skeniranje

1. Digitalizacija poslovnih dokumenata - skeniranje Branimir Šajinović, 648, grupa 2 Marko Škrobo, 638, grupa 2

2. 1.UVOD- digitalizacija poslovih dokumenata • sastavni dio poslovnih procesa modernog poslovanja • način „papirnatog“ poslovanja dovodi do toga da najveći dio bitnih informacija ostaje pohranjen isključivo na papirima • takva pohrana informacija ne samo da smanjuje njihovu dostupnost, nego i usporava radne procese i povećava trošak poslovanja • s obzirom da ljudi i dalje preferiraju upotrebu papira u poslovanju, skeniranje se nudi kao alternativa klasičnoj pohrani podataka, te kao opcija paralelne uporabe papira i računala Skeniranje

3. “Skeniranje smanjuje papirologiju” Skeniranje

4. 2.SKENIRANJE • postupak kojim poslovni dokument korištenjem uređaja (scannera) pretvaramo u digitalni slikoviti zapis • papirnati dokumenti skeniranjem i naknadnom obradom postaju skupovi informacija kojima se lako i brzo upravlja • informacije se lakše čuvaju i dijele među korisnicima • digitalizacija poslovnih dokumenata omogućava korisnicima online poslovanje i komunikaciju, te je jednostavno neophodna • znatno olakšava i ubrzava poslovanje s ljudima u nekim tvrtkama koje dnevno rade s velikim brojem ljudi Skeniranje

5. postupak skeniranja možemo podijeliti na 3 glavne funkcionalne cjeline: • Priprema papirnate dokumentacije • Skeniranje i poboljšanje kvalitete slike • Indeksiranje i izvlačenje informacija Dijagram tijeka postupka skeniranja Skeniranje

6. 2.1. Priprema papirnate dokumentacije • dio poslova koje je potrebno ručno obaviti prije samog skeniranja • papire koje trebamo skenirati sortiramo po boji, veličini ili vrsti dokumenta • stranice u boji odvajamo od crno-bijelih Skeniranje

7. 2.2. Skeniranje i poboljšanje kvalitete slike • Kvaliteta i brzina skeniranja ovisi i o karakteristikama i postavkama skenera, te o kvaliteti i načinu uporabe softvera za poboljšanje kvalitete slike • automatski uvlakač dokumenata (ADF – Auto Document Feeder) omogućava da veći broj papira različitog formata i debljine automatski ulazi u skener • duplex uređaji imaju opciju istovremenog skeniranja obadvije strane istovremeno • veća rezolucija skeniranja povećava potrebu za prostorom na mediju za pohranu podataka te povećava vrijeme potrebno za skeniranje • slike u boji zauzimaju više prostora od crno-bijelih Skeniranje

8. softver za poboljšanje kvalitete slike dolazi sa skenerom • ubrzava proces skeniranja na način da osoba koja skenira nema potrebu stalno mijenjati opcije skeniranja sa ciljem dobivanja optimalne slike • poboljšanje slike se odnosi na: automatsku detekciju boje, uklanjanje boje pozadine, uklanjanje mrlja i praznih stranica te orijentacija skeniranog dokumenta popravljanjem kuta skeniranja. Slika iste fotografije skenirana različitim rezolucijama Skeniranje

9. 2.3. Indeksiranje i izvlačenje informacija • nakon skeniranja svih potrebnih dokumenata potrebno je definirati informacije koje se izvlače iz njih, te odrediti same načine na koje će se informacije izvlačiti( ručno ili automatski - OCR) • potrebno je donjeti odluku hoće li se skeniranje provoditi na početku poslovnog procesa ili na kraju • skenirani dokument na početku poslovnog procesa tada provodi svoj životni vijek u digitalnom obliku, dok dokument koji je skeniran na kraju poslovnih procesa ima uglavnom samo vrijednost u arhiviranju Skeniranje

10. potrebno je odlučiti hoće li se skeniranje obavljati centralizirano ili distribuirano • distribuirano skeniranje je u jednom pogledu bolje jer dokument veoma rano postaje digitaliziran, te se kao takav može lako obrađivati i izvoziti putem interneta • takvim načinom troškovi transporta su minimalni a sigurnost informacija u dokumentu obavlja se enkripcijom( šifriranjem ) • trenutno najčešće korišteni formati za spremanje digitaliziranih dokumenata je PDF • PDF preglednik je besplatan i dostupan na svim najzastupljenijim računalnim platformama Skeniranje

11. 3. ODABIR SKENERA • brzina skenera podrazumijeva broj listova koji skener može obraditi u minuti ( ppm ili ipm) • rezolucija(dpi)- optička ili hardverska • dnevni volumen skeniranja • uvlačenje dokumenata (ADF – Auto Document Feeder) • poboljšanje kvalitete slike • automatska obrada skenova Skeniranje

12. HP ScanJet 8200C Skeniranje

13. Skeniranje

14. 5. ZAKLJUČAK • u eri digitalizacije, skener se postavlja kao nužnost u svakom poslovanju • uređaj za kreiranje digitalnih zapisa dokumenata u poslovanju i za digitalizaciju arhivske građe • ubrzava rad s klijentima, olakšava prijenos informacija te znatno reducira potrebu za fizičkim prostorom kod arhiviranja Skeniranje

15. LITERATURA • V. Čerić, M. Varga, Informacijska tehnologija u poslovanju, Element, Zagreb, 2004. • http://www.trend.hr/clanak.aspx?BrojID=50&KatID=22&ClanakID=560 • http://www.had-info.hr/dubrovnik2005/predavanje_baricevic.htm • http://racunala.ttf.hr/files/Skeniranje.pdf Skeniranje