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Dépôts institutionnels en Communauté Française de Belgique. Comité de pilotage 15 septembre 2006. Plan. Coordination Etat d’avancement de l’Académie Wallonie-Bruxelles Etat d’avancement de l’Académie Wallonie-Europe Etat d’avancement de l’Académie Louvain. Coordination.

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d p ts institutionnels en communaut fran aise de belgique

Dépôts institutionnels en Communauté Française de Belgique

Comité de pilotage

15 septembre 2006

slide2
Plan
  • Coordination
  • Etat d’avancement de l’Académie Wallonie-Bruxelles
  • Etat d’avancement de l’Académie Wallonie-Europe
  • Etat d’avancement de l’Académie Louvain
coordination
Coordination
  • Catalogue commun en BICfB
    • Rédaction du plan de travail
    • Organisation d’une réunion GT1
    • Les trois Académies ont annoncé avoir implémenté les spécifications communes pour la compatibilité OAI
  • Plans d’implémentation 2006
    • Deux plans reçus
  • Communication au sein du partenariat
awb plan d impl mentation 2006
AWB : plan d’implémentation 2006

6 grands axes:

  • Finaliser la base de la plate-forme (DISpace 1.0.)
  • Services à valeur ajoutée locaux (notamment une fonction de sortie automatique du CV)
  • Tester le DI (encodage courant avec les chercheurs et tests utilisateurs finaux)
awb plan d impl mentation 20061
AWB : plan d’implémentation 2006
  • Continuer à remplir le DI (encodage rétrospectif des CVs des autorités)
  • Promouvoir le DI au sein de la communauté universitaire
  • Assurer la viabilité du DI (business plan)
awb dispace 1 0
AWB : DISpace 1.0.
  • Gros travail de programmationréalisé
  • Création des formulairesd'encodage
    • avec champs obligatoires et optionnels
    • incluant les métadonnées décrites au préalable de façon structurée et très précise (avec traitement du statut de la référence et des versions)
awb dispace 1 01
AWB : DISpace 1.0
  • Fichiers d’autorité :
    • Noms d’auteur: sélection automatique et tri pour les auteurs ULB ; ajout de nouveaux noms d’auteur hors ULB
    • Titres de périodiques
  • Système d'authentification :
    • Construction basée sur le numéro de matricule
    • A remplacer ultérieurement par un système basé sur le mot de passe de l'adresse email ULB
awb dispace 1 02
AWB : DISpace 1.0
  • Module de mise à jour et de suppression des items par les auteurs
  • Dialogue avec Romeo (en cours)
  • Interface de recherche : DISpace compatible SRW-SRU (bug à corriger)
  • site Web technique : http://bib3.ulb.ac.be/RDIB/DISpace/technical.html
awb services valeur ajout e
AWB : services à valeur ajoutée
  • Sortie automatique des publications pour le CV
    • Application « CV Recherche » de la Cellule Recherche permettant au chercheur d’encoder toutes les données nécessaires au FNRS et à l’ULB.
      • Les Bibliothèques s’occupent de la partie « publications »
      • Création d’un premier format de référence bibliographique ULB, inspiré de la norme Z44-005
      • Mappings entre métadonnées de DISpace, CV-type de l’ULB et formulaires à remplir au FNRS
      • Accord avec la Cellule Web pour la construction d’un outil d’exportation des données
awb services valeur ajout e1
AWB : services à valeur ajoutée
    • Formulation de propositions concrètes à construire sur base de DISpace
      • Bibliographie académique en ligne, listes envoyées sur le site Web de l’auteur, dans l’inventaire de la recherche,…
      • En attente de décision des autorités
  • Chargement du contenu dans Repec(pour l'économie) : échanges avec Thomas Krichel
  • Tests de remplissage automatique dans DISpace : prise de connaissance des logiciels BiBteX, Endnote, Reference Manager et Refworks.
awb remplissage du d p t
AWB : remplissage du dépôt
  • Encodage des publications des autorités:
    • 18 CVs communiqués
    • 15 CVs encodés (2.100 références) par des bibliothécaires dans une base de données Access conçue à cet effet
    • Ajout d’autorités : ISBN/ISSN/Titre uniforme + matricules des auteurs ULB
  • En ce moment : recherche des fichiers (Romeo, Web, auprès des professeurs)
awb promotion
AWB : promotion
  • Accords avec plusieurs unités de recherche pour les tests
  • Nouvelle version des politiques intégrant des propositions concrètes à construire sur base de DISpace.
  • Lettres aux éditeurs : 40 politiques envoyées à Romeo
awe plan d impl mentation
AWE : plan d’implémentation

Rédaction du plan d’implémentation pour l’année 2006

=> 6 grands axes :

A. Améliorations des fonctionnalités de l’interface

B. Remplissage

  • Finalisation pour les deux premiers groupes cibles
  • Traitement des publications des autorités et de 2 nouveaux groupes
  • Objectif: + de 500 publications en texte complet fin 2006
awe plan d impl mentation1
AWE : plan d’implémentation
  • Implémentation et développement des services à valeur ajoutée

D. Traitement des aspects juridiques

    • Mise en place d’un suivi des politiques d’éditeurs en matière de dépôt
    • Protection juridique de l’institution et du chercheur

E. Finalisation des politiques

    • Finalisation de la définition des responsabilités
    • Analyse de la viabilité du projet
    • Elaboration d’une politique institutionnelle

F. Promotion et mise en place d’une stratégie de communication

awe d veloppements techniques
AWE : développements techniques
  • Traduction française de l'interface
  • Analyse des développements réalisés par l’AWB et de leur application au répertoire de l'Académie Wallonie-Europe
  • Installation du crosswalk BICfB pour la consultation fédérée de DSpace (en attente résultats des tests ULB)
  • Automatisation de l’identification des dépositaires (LDAP) : analyse des éléments techniques et fonctionnels
awe poursuite du remplissage
AWE : poursuite du remplissage
  • Publications des 2 premiers groupes-test(Cerm et Cyclotron - ULg)
    • ajout des mots clés auteurs, des mots clés et catégories du Web of Science
    • finalisation du fichier excel d’import avec mentions éditeurs obligatoires
    • recherche de versions fulltext via le web et transmission pour traitement OCR
    • contacts avec les deux groupes cibles pour la mise en place d’une fourniture systématique des nouvelles publications et méthodologie de suivi pour le remplissage prospectif.
awe poursuite du remplissage1
AWE : poursuite du remplissage
  • Publications du 3ème groupe-test (Service d’Entomologie fonctionnelle et évolutive – FSAGx)
    • Contacts initiaux
    • Encodage des 608 publications du service dans un fichier intermédiaire de traitement
    • Vérification des autorisations de dépôt en cours
    • Récupération des tirés à part du service (1998-2005) et dépôt sur serveur ftp de 527 pdf
awe services valeur ajout e
AWE : services à valeur ajoutée
  • Proposition de classification en fn du public ciblé en cours d’analyse
  • Sélection d’harvesters potentiellement intéressants – inscription en cours
  • Elaboration d’une proposition de catégorisation thématique du répertoire
awe aspects juridiques
AWE : aspects juridiques
  • Proposition de courrier à destination des éditeurs pour obtenir leurs politiques
  • Contacts pris avec les responsables du projet Sherpa afin d’incrémenter leur base de données
  • Réunions internes avec spécialiste ULg pour analyse des questions légales (en vue rencontre avec services juridiques ULg)
awe finalisation des politiques
AWE : finalisation des politiques
  • Réflexions et rédactions de propositions pour :
    • Les étapes à suivre pour déposer un document
    • Le rôle des différents acteurs dans le processus de dépôt et de validation
    • La catégorisation des personnes habilitées à déposer dans le répertoire
    • La mise en place d’un dépôt obligatoire
awe promotion du r pertoire
AWE: promotion du répertoire
  • Document d’information et de sensibilisation des chercheurs
  • Aide (ébauche)
  • En lien avec le projet, le Recteur de l’ULg a donné via son blog, son point de vue sur le mouvement du Libre Accès.
al aspects techniques
AL : aspects techniques
  • Amélioration du processus de soumission
    • Métadonnées définies en interne
    • Formulaire de soumission Web pour Working Papers (UCL, FUNDP)
    • Séparation de la mise en forme et des textes pour permettre des traductions et des personnalisations
    • Corrections de données présentes
    • Traduction partielle des interfaces
al aspects techniques1
AL : aspects techniques
  • Amélioration des interfaces de recherches
    • Résolution de problème de diacritiques
    • Mise en place d’un portail web avec une interface similaire au portail de BOREAL
    • Traduction partielle des interfaces
  • Développements
    • mise à jour de VITAL 2.1
    • hiérarchisation des objets existants dans les collections ad hoc (Thèses FUNDP, Working Papers UCL, Thèses UCL, Test)
al aspects techniques2
AL : aspects techniques
    • choix de la structure des Handles (URI identifiants uniques)
    • mise en place d'un script de veille pour vérifier le statut des applications (Apache, Fedora, Vital...) et signaler leur indisponibilité éventuelle sous forme de mail.
    • mise en route d'un service SRU/SRW
    • possibilité d'exporter les données aux formats METS et FOXML.
    • tests réalisés pour la manipulation d'objets multimédia
  • Mapping pour l’exposition des données selon les spécifications communes adoptées par le BICfB et premiers tests effectués
al services valeur ajout e
AL : services à valeur ajoutée
  • Indexation des données pour les moteurs de recherche
    • Mise en œuvre de pages spéciales pour les robots indexeurs
al politiques et d ploiement
AL : politiques et déploiement
  • Politiques et procédures de soumission précisées
  • Déploiement général défini
    • Phase 1 (2006 – 2007):
      • entités supplémentaires approchées
      • Peut-être : numérisation et dépôt des publications de quelques personnalités
    • Phase 2 (2007 – ) :
      • généralisation du service et extension à des collections non-textuelles.
    • Phase 3:
      • Obligation du dépôt pour tous les articles de périodiques (à l’exception des Romeo blancs)