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REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA Presidenza Servizio Trasparenza e comunicazione. Linee Guida per la gestione e tenuta dei documenti e degli archivi dell’Amministrazione Regionale (Delibera Giunta Regionale 27/1 dell’8 giugno 2004)

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regione autonoma della sardegna presidenza servizio trasparenza e comunicazione
REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNAPresidenza Servizio Trasparenza e comunicazione

Linee Guida per la gestione e tenuta dei documenti e degli archividell’Amministrazione Regionale

(Delibera Giunta Regionale 27/1 dell’8 giugno 2004)

Organizzazione e gestione degli archivi della Regione Autonoma della Sardegna

Cagliari, 6 marzo 2006

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REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNAPresidenza Servizio Trasparenza e comunicazioneContenuti dell’intervento
  • Questa presentazione ha ad oggetto:
  • la descrizione delle ragioni che hanno portato all’adozione delle Linee Guida e l’esame di alcune disposizioni significative
  • il collegamento con diverse altre iniziative intraprese, attraverso brevi cenni
  • il punto sulle altre iniziative in corso in materia di protocollo ed archivi correnti e di deposito a cura del Servizio Trasparenza e comunicazione della Direzione Generale della Presidenza della Regione Sardegna
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REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNAPresidenza Servizio Trasparenza e comunicazioneAttività del Servizio Trasparenza e comunicazione
  • Il Servizio Trasparenza e comunicazione cura le seguenti attività di competenza:
  • Coordinamento degli Uffici relazioni con il pubblico e trasparenza
  • Diritto di accesso e privacy
  • Comunicazione istituzionale
  • Coordinamento degli archivi correnti e di deposito dell’Amministrazione regionale
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REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNAPresidenza Servizio Trasparenza e comunicazioneIstituzione dell’Ufficio di coordinamento degli archivi
  • Con il Decreto del Presidente della Giunta Regionale n° 115/2001, riguardante l’assetto organizzativo dell’apparato dell’amministrazione regionale, si è prevista l’istituzione dell’ ”Ufficio di coordinamento degli archivi correnti e di deposito” presso il Servizio Relazioni con il Pubblico, valorizzazione della comunicazione interna ed accesso agli atti dell’amministrazione, all’interno della Direzione Generale della Presidenza della Regione Sardegna
  • Si descrive ora brevemente il percorso seguito fino all’adozione delle Linee guida per la gestione e tenuta dei documenti e degli archivi
regione autonoma della sardegna presidenza servizio trasparenza e comunicazione avvio dell attivit
REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNAPresidenza Servizio Trasparenza e comunicazioneAvvio dell’attività

L’Ufficio si attiva nel Marzo 2003 e stabilisce i seguenti obiettivi:

  • Ricognizione sullo stato dell'arte in materia di gestione informatica dei flussi documentali, della trasparenza e degli archivi
  • Avvio di consulenze con esperti in materia di archivi correnti e di archivi di deposito e storici Avvio di sperimentazioni interne alle Direzioni Generali riguardanti la gestione dell’archivio correnti e di deposito
  • Collaborazione all’interno del gruppo di lavoro per gli archivi delle Regioni per la elaborazione del Titolario, del Massimario di conservazione e di indicazioni per il Manuale di gestione
  • Costituzione ed operatività di un gruppo di lavoro per la omogeneizzazione dei sistemi di archiviazione per l’automazione del protocollo e dei flussi documentali
  • Avvio della programmazione dell’attività formativa e di iniziative in materia
regione autonoma della sardegna presidenza servizio trasparenza e comunicazione avvio dell attivit1
REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNAPresidenza Servizio Trasparenza e comunicazioneAvvio dell’attività

Si è costituito un Gruppo di lavoro composto da archivisti ed informatici, assistito da due consulenti esperti in materia di archivi, il Dottor Gianni Penzo Doria dell’Università di Padova ed il Dottor Stefano Vitali dell’Archivio di Stato di Firenze, e con la collaborazione della Dottoressa Paola Loi della Soprintendenza Regionale per la Sardegna, con l’intenzione di definire una prima versione del manuale di gestione del protocollo informatico secondo quanto previsto dall’articolo 5 del DPCM 31 ottobre 2000, Regole tecniche sul protocollo informatico

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REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNAPresidenza Servizio Trasparenza e comunicazioneLe ragioni delle Linee Guida
  • E’ subito emersa la necessità di definire un testo di regolamentazione “alta” sul protocollo, sugli archivi e sui documenti, per stabilire regole generali in materia
  • Esisteva una Direttiva per la gestione delle procedure di registratura e di archiviazione delle pratiche (Delibera della Giunta Regionale n° 49/67 del 28 dicembre 1993) ispirata al Regio Decreto 35 del 1900 allora in vigore, e rivolta anche alla previsione di una gestione informatizzata del protocollo, ma risultava inadeguata per diverse ragioni
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REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNAPresidenza Servizio Trasparenza e comunicazioneLe ragioni delle Linee Guida
  • L’attuazione degli adempimenti indicati in proposito dal DPR 445/2000 ha previsto come termine ultimo il 1° gennaio 2004, richiedendo i seguenti passaggi obbligati di rilievo:
  • definizione delle strutture organizzative di riferimento (AOO)
  • soppressione dei protocolli di settore (interni, di fax, riservati,etc.)
  • istituzione di un Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi e nomina di un Responsabile
  • definizione di un manuale di gestione del sistema del protocollo e dei flussi documentali
  • attività formativa diffusa e rivolta ai diversi livelli di utenza
  • istituzione di una casella di posta elettronica ufficiale dell’Ente
  • integrazione del sistema di protocollo con posta elettronica e firme elettroniche
  • iscrizione all’Indice delle P.A.
  • piano di sicurezza dei documenti informatici
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REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNAPresidenza Servizio Trasparenza e comunicazioneLe ragioni delle Linee Guida
  • La notevolissima produzione normativa e di indirizzo in materia, prodotta negli ultimi anni dal legislatore nazionale, ha richiesto l’elaborazione di una nuova ed aggiornata regolamentazione
  • Dopo una fase necessaria di stesura, correzione, condivisione e verifica, anche attraverso un passaggio presso la Conferenza dei Direttori Generali delle strutture regionali, si è giunti alla definizione delle “Linee Guida per la gestione e tenuta dei documenti e degli archivi dell’Amministrazione Regionale”
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REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNAPresidenza Servizio Trasparenza e comunicazioneApprovazione delle Linee Guida
  • La Giunta Regionale ha approvato le Linee guida nella seduta dell’8 giugno 2004 (argomento numero 27/1)
  • Successivamente, con decreto del Presidente della Regione n° 115 del 16 giugno 2004, si è provveduto alla pubblicazione sul BURAS n° 22 del 9 luglio 2004 (Supplemento straordinario n° 1)
  • Il documento contiene le linee guida per l’organizzazione della gestione e della tenuta dei documenti in tutte le fasi dell’attività amministrativa della Amministrazione Regionale, dal momento della acquisizione fino alla loro archiviazione.
  • I processi, le attività e le procedure operative per la gestione e la tenuta dei documenti, nonché le rispettive modalità organizzative, sono descritte in un Manuale di gestione che ciascuna Area organizzativa omogenea della Amministrazione Regionale è tenuta a redigere.
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REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNAPresidenza Servizio Trasparenza e comunicazioneIl titolo: “Linee Guida per la gestione e tenuta dei documenti e degli archivi dell’Amministrazione Regionale”

Il titolo: perché “Linee guida”:

  • per organizzare in modo omogeneo e normalizzato la gestione e la tenuta dei documenti dell'Amministrazione, dal protocollo all'archivio di deposito; si legge in premessa nel decreto presidenziale di approvazione (n. 115 del 16 giugno 2004):
  • “… per un efficace coordinamento delle attività concernenti gli archivi correnti e di deposito, è necessario che l’Amministrazione regionale si doti di un nucleo di regole condivise adeguate, che consentano di svolgere in modo omogeneo, ordinato e corretto i compiti relativi”
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REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNAPresidenza Servizio Trasparenza e comunicazioneIl titolo: “Linee Guida per la gestione e tenuta dei documenti e degli archivi dell’Amministrazione Regionale”

Il titolo: perché “gestione dei documenti”:

  • perché l'attività amministrativa è caratterizzata da atti collegati fra loro all'interno di procedimenti
  • la rappresentazione di tali atti è costituita dai documenti che impongono una attività di gestione per il perseguimento dei fini dell'Ente
  • è documento amministrativo “ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell'attività amministrativa”(D.P.R. 445 art. 1 comma 1)
  • gestione = acquisizione, registrazione, repertoriazione, classificazione, smistamento, istruttoria, archiviazione
  • l’intero capo V delle Linee guida (articoli da 44 a 66) è dedicato alla descrizione del “Sistema informativo documentario, flusso e gestione archivistica del documento”
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REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNAPresidenza Servizio Trasparenza e comunicazioneIl titolo: “Linee Guida per la gestione e tenuta dei documenti e degli archivi dell’Amministrazione Regionale”

Il titolo: perché “tenuta dei documenti”:

  • perché la organizzazione prevista per la gestione dei documenti deve consentire la loro ordinata conservazione ed il loro rapido reperimento secondo un sistema logico (e non soggettivo e arbitrario), nel pieno rispetto della normativa vigente
  • Gli articoli da 61 a 66 delle Linee guida, in particolare, sono riferiti a questi aspetti, insieme al Capo VI , “Adempimenti nell’archivio corrente e di deposito”
  • La garanzia di efficienza ed efficacia del sistema è data dall’effettiva osservanza del complesso delle disposizioni contenute nelle Linee guida
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REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNAPresidenza Servizio Trasparenza e comunicazioneL’intera struttura delle linee guida

Struttura delle Linee guida

  • Sono articolate in otto capi:
  • 1. Ambito di applicazione e definizioni
  • 2. Definizioni generali
  • 3. Il documento
  • 4. Il protocollo
  • 5. Sistema informativo documentario, flusso e gestione archivistica del documento
  • 6. Adempimenti nell'archivio corrente e nell'archivio di deposito
  • 7. Disposizioni transitorie
  • 8. Disposizioni finali
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REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNAPresidenza Servizio Trasparenza e comunicazioneGli articoli 2, 3, 4 delle Linee guida
  • Esame degli articoli maggiormente significativi:
  • L’articolo 1 individua l’ambito di applicazione, rinviando al Manuale di gestione la disciplina più specifica
  • Gli articoli 2e3contengono leDefinizioni (documento, archivio corrente, di deposito, storico, strutture, manuale di gestione) e l’individuazione dei centri di acquisizione, gestione e tenuta della documentazione: AOO, UOR, RPA
  • In sostanza: l’AOO è l’Area Organizzativa Omogenea e coincide sostanzialmente con la Direzione Generale
  • L’UOR è l’Unità Organizzativa Responsabile (art. 4 Legge 241/1990) e coincide con il Servizio
  • L’RPA è il Responsabile del procedimento amministrativo (art. 5 Legge 241/1990)
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REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNAPresidenza Servizio Trasparenza e comunicazioneGli articoli 2, 3, 4 delle Linee guida
  • All’articolo 4 si introduce la figura del Responsabile del sistema del protocollo, dell’archivio e dei flussi documentali:
  • “In ogni AOO è individuato un responsabile del sistema del protocollo, dell’archivio e dei flussi documentali, nella figura di un dirigente o di un funzionario in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di formazione”.
  • Si definiscono la figura ed i compiti:
  • “Tale responsabile cura il corretto funzionamento del sistema e coordina le attività di protocollazione, classificazione e archiviazione, oltre che di aggiornamento del titolario di classificazione, e delle attività di gestione dell’archivio di deposito”.
  • Si tratta di una figura professionale nuova con competenze e formazione culturale diversificate (giuridica, amministrativa, archivistica, informatica)
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REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNAPresidenza Servizio Trasparenza e comunicazioneLinee Guida - gli articoli da 5 ad 8
  • Gli articoli da 5 ad 8, che formano il capo II, definiscono gli Archivi dell'Amministrazione nei vari livelli di organizzazione e responsabilità
  • All’articolo 7 sono definiti i compiti del Servizio Relazioni con il Pubblico, valorizzazione della comunicazione interna ed accesso agli atti dell’Amministrazione, ora denominato Servizio trasparenza e comunicazione:
  • “Il Servizio … cura le attività di coordinamento degli archivi correnti e di deposito garantendo l’efficienza e la normalizzazione degli strumenti di gestione (linee guida, titolari di classificazione, indici, adeguamento informativo, etc.)”.
  • “Il Servizio cura altresì le attività di valorizzazione e di promozione degli archivi correnti e di deposito attraverso l’ampliamento dei servizi, l’organizzazione di conferenze e la gestione di attività formative e divulgative”.
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REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNAPresidenza Servizio Trasparenza e comunicazioneLinee Guida - gli articoli da 9 ad 24
  • Nel capo III (articoli da 9 a 24) si descrive, nel rispetto dei principi del diritto di accesso e della tutela della riservatezza, il trattamento dei documenti ai fini della protocollazione e della gestione
  • Sono descritte, tra l’altro, le modalità di gestione dei documenti interni, di quelli soggetti a registrazione di repertorio, delle copie, di quelli pervenuti via fax e via posta elettronica
  • Inoltre, si elencano gli elementi necessari per la composizione dei documenti prodotti dall’Amministrazione, che forniscono garanzia circa l’avvenuta ricezione e l’invio dei documenti ed indispensabile strumento informativo
  • E’ un impianto che tiene conto da un lato delle potenzialità di descrizione degli applicativi informatici di protocollo, e dall’altro dell’utilizzo sempre più frequente di documenti registrati su supporti diversi, tutti di uso comune nell’ordinaria attività
regione autonoma della sardegna presidenza servizio trasparenza e comunicazione linee guida capo iv
REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNAPresidenza Servizio Trasparenza e comunicazioneLinee Guida - Capo IV
  • Al capo IV si descrive il protocollo (articoli da 25 a 43) e la sua rilevanza ai fini giuridico-probatori e gestionali
  • E' il nucleo principale delle disposizioni che descrivono le procedure di trattamento dei documenti sotto il profilo giuridico e gestionale
  • Si definisce il complesso degli elementi del protocollo, obbligatori ed accessori, della registrazione e del suo annullamento, della segnatura, della registrazione riservata, del registro di emergenza e delle modalità di utilizzo, della stampa del registro di protocollo
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REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNAPresidenza Servizio Trasparenza e comunicazioneLinee Guida – L’articolo 26

All’articolo 26 si introduce il protocollo unico per ciascuna AOO:

“In ogni AOO della Amministrazione Regionale è istituito un protocollo informatico unico, con regole, modalità, infrastrutture e tecnologie omogenee, in armonia con le presenti Linee guida e le disposizioni dettate in materia dal Servizio Informativo Regionale”.

Si sopprimono i protocolli interni:

“Non è ammesso l’utilizzo del cosiddetto protocollo interno o di qualsiasi altra forma di protocollazione o di registratura diversa dal protocollo unico; nel qual caso, la registrazione è nulla di diritto”.

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REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNAPresidenza Servizio Trasparenza e comunicazioneLinee Guida – L’articolo 12 – Documenti interni

La soppressione dei protocolli interni implica la riconduzione dei documenti interni nel protocollo unico; l’articolo 12 indica come gestire i documenti interni:

“1. I documenti interni si distinguono in:

  • documenti di preminente carattere giuridico-probatorio, soggetti a registrazione di protocollo;
  • documenti di preminente carattere informativo, non soggetti a registrazione di protocollo”.

I commi 2 e 3 spiegano la differenza fra i due tipi di documento.

Al comma 4 è previsto il rinvio per le indicazioni di dettaglio:

“Nel manuale di gestione del protocollo informatico sono individuati i documenti interni da non protocollare”.

regione autonoma della sardegna presidenza servizio trasparenza e comunicazione linee guida capo iv1
REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNAPresidenza Servizio Trasparenza e comunicazioneLinee Guida - Capo IV

Il capo V descrive i principi per la gestione del flusso dei documenti:

  • ricezione della corrispondenza
  • Modalità di protocollazione (anche per casi particolari: es. busta di gara, protocollo differito) ed oggetto del documento in arrivo
  • ricevuta del documento in arrivo e modalità di rilascio
  • determinazione della struttura competente ed assegnazione del documento
  • adempimenti del responsabile del procedimento (RPA)
  • requisiti e forma del documento in partenza
  • requisiti e forma del documento interno
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REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNAPresidenza Servizio Trasparenza e comunicazioneLinee Guida – L’articolo 48 – parte prima

Nel capo IV si segnala l’articolo 48, Rilascio di ricevuta del documento in arrivo:

  • “1. Qualora un documento sia consegnato personalmente dal mittente o da altra persona incaricata e venga richiesta l’attestazione di avvenuta ricezione, l’ufficio protocollo è autorizzato a fotoriprodurre gratuitamente il documento protocollato; tale ricevuta di consegna da allegare al documento non è riconosciuta valida ai fini giuridici e probatori in assenza del numero di protocollo.
  • 2. Qualora non sia possibile protocollare immediatamente il documento, l’ufficio protocollo comunica al mittente o ad altra persona incaricata il termine entro il quale il documento verrà protocollato, impegnandosi a far pervenire la copia del documento protocollato o la indicazione degli estremi del protocollo (data e numero, struttura ricevente) all’indirizzo o recapito, anche informatico (e-mail, telefax, etc.) indicato dal mittente”.
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REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNAPresidenza Servizio Trasparenza e comunicazioneLinee Guida – L’articolo 48 – parte seconda

Rilascio di ricevuta del documento in arrivo, commi 3 e 4:

  • 3. Qualora il documento sia composto di più pagine, è sufficiente la fotoriproduzione della prima pagina, mentre eventuali ulteriori costi di riproduzione sono a carico di chi presenta il documento da protocollare.
  • 4. Il documento in arrivo può essere preventivamente visionato dalla UOR del procedimento amministrativo al fine di rilevare la completezza e la regolarità della documentazione presentata”.
  • Anche in questo caso, per il dettaglio la disciplina è da inserire nel Manuale di gestione
regione autonoma della sardegna presidenza servizio trasparenza e comunicazione linee guida capo iv2
REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNAPresidenza Servizio Trasparenza e comunicazioneLinee Guida - Capo IV

Inoltre agli articoli 51 e seguenti si segnala l'importanza della corretta conservazione e custodia dei documenti da parte del RPA: a lui compete la corretta fascicolazione dei documenti di competenza attraverso gli strumenti archivistici ed il loro utilizzo:

  • gestione archivistica del documento (articolo 61)
  • titolario di classificazione (art. 62)
  • massimario di selezione (art. 68)
  • repertorio dei fascicoli (art. 66)
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REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNAPresidenza Servizio Trasparenza e comunicazioneLinee Guida – Compiti del RPA
  • L’articolo 51 descrive i compiti del responsabile del procedimento amministrativo:
  • “1. Non può essere avviata o proseguita l’istruttoria di procedimenti con documenti non registrati a protocollo.
  • 2. Spettano al responsabile del procedimento amministrativo le incombenze relative alla gestione del documento e alla registrazione delle informazioni ad esso collegate, cioè degli elementi accessori del protocollo descritti all’art. 34 (classificazione, fascicolazione, termini di conclusione del procedimento amministrativo, termini di conservazione, etc.)”.
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REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNAPresidenza Servizio Trasparenza e comunicazioneLinee Guida – Titolario - concetto
  • Cos'è ed a cosa serve il Titolario di classificazione?
  • Concetto: il titolario di classificazione è un

“quadro alfanumerico di riferimento per l’archiviazione, la conservazione e la individuazione dei documenti.”

E’ uno strumento per la corretta gestione dei documenti

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REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNAPresidenza Servizio Trasparenza e comunicazioneLinee Guida - Il Titolario – giustificazione normativa

La giustificazione normativa del titolario:

  • il titolario trova fondamento normativo all’interno del DPR 445/2000.
  • Articolo 64 comma 4 DPR 445/2000:
  • “Le amministrazioni determinano autonomamente e in modo coordinato per le aree organizzative omogenee, le modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli che li contengono e ai relativi procedimenti, definendo adeguati piani di classificazione d’archivio per tutti i documenti, compresi quelli non soggetti a registrazione di protocollo.”
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REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNAPresidenza Servizio Trasparenza e comunicazione Linee Guida - il Titolario - utilità

Utilità del titolario:

il titolario offre una efficace rappresentazione dell’archivio e della attività amministrativa

Collega i documenti ai procedimenti, facilitando il reperimento delle informazioni:

  • per l’utenza
  • per l’attività decisionale
  • per la selezione periodica dei documenti
  • per gestire archivi ibridi, cioè cartacei e digitali insieme
  • per l’assegnazione di uno stesso documento a diverse attività istruttorie (classificazione multipla, anche ai fini dei tempi di conservazione)
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REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNAPresidenza Servizio Trasparenza e comunicazioneLinee Guida - Il Titolario delle Regioni

Nel gennaio 2002, attraverso Decreto del Ministero per i Beni e le Attività Culturali, è stato istituito un Gruppo di lavoro degli Archivi delle Regioni

  • Compiti del Gruppo di lavoro: adempimenti imposti dal DPR 445/2000 (indirizzi condivisi per la gestione dei sistemi archivistici regionali e Titolari in particolare, massimario di scarto e manuale di gestione) e profili professionali
  • Il Titolario delle Regioni è il risultato di un lavoro che ha trovato la sua definizione attraverso il confronto di idee, esperienze ed impostazioni di metodo
  • Indirizzo per consultare il progetto, riferito sia ai Consigli che alle Giunte regionali : http://archivi.beniculturali.it/divisione_III/archiviregioni.htm
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REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNAPresidenza Servizio Trasparenza e comunicazioneLinee Guida - Il Titolario delle Regioni
  • Nelle Linee guida è inserito il rinvio al Titolario delle Regioni come modello di riferimento (articolo 75 ed allegato 2)
  • All’interno delle Linee guida, si è scelto di inserire il riferimento ad un modello (Titolario delle Regioni) all’allegato 2 : “Nella prospettiva della prossima approvazione del Titolario delle Regioni, che sarà successivamente adottato dall’Amministrazione Regionale, si applica quanto disposto dall’articolo 75 del presente documento”
  • L’articolo 75 delle Linee guida – Efficacia delle Linee guida - descrive i tempi dell’applicazione delle Linee guida stesse, del titolario, e prevede il passaggio dal vecchio al nuovo sistema di classificazione, fase delicata e decisiva per la riuscita dell’applicazione diffusa ed omogenea
  • Il Servizio Relazioni con il Pubblico (ora Servizio Trasparenza e comunicazione) assiste le Direzioni Generali nelle attività descritte (art. 75 comma 4 Linee Guida)
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REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNAPresidenza Servizio Trasparenza e comunicazioneLinee Guida – il capo VI – l’articolo 69
  • Ritornando all'esame dei capitoli restanti delle Linee guida, il capo VI descrive gli adempimenti riferiti alla gestione del trasferimento dei fascicoli al deposito, e le importanti fasi della selezione e dello scarto dei documenti.
  • L’articolo 69 - Scarto d’archivio:
  • “1. Annualmente e comunque prima del passaggio dei fascicoli all’Archivio storico della Amministrazione Regionale, devono essere effettuate le operazioni di scarto, previa autorizzazione dell’Amministrazione archivistica statale, sulla base del massimario di selezione previsto nell’art. 68.
  • 2. Ogni AOO nomina un apposito gruppo di lavoro interdisciplinare che provvede alla istruttoria delle operazioni di scarto”.
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REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNAPresidenza Servizio Trasparenza e comunicazioneLinee Guida – l’articolo 70 – parte prima

L’articolo 70 annuncia Linee guida per la gestione dell'archivio di deposito, di prossima diffusione a seguito di approvazione della Giunta Regionale

Il contenuto è sostanzialmente quello elencato all’articolo 70:

  • l’ordinato passaggio della documentazione non più utile al disbrigo degli affari in corso dagli archivi correnti a quelli di deposito delle singole AOO;
  • gli strumenti di descrizione che devono accompagnare la documentazione nel passaggio dagli archivi correnti a quelli di deposito e le loro caratteristiche essenziali;
  • le caratteristiche dei locali da adibire ad archivi di deposito, sotto il profilo della sicurezza, della funzionalità e dell’igiene;
  • gli strumenti descrittivi di gestione degli archivi di deposito (topografici, guide sommarie del deposito);
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REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNAPresidenza Servizio Trasparenza e comunicazioneLinee Guida – l’articolo 70 – parte seconda

Gli altri punti previsti dall’articolo 70:

  • le modalità di individuazione dei materiali documentari da versare all’Archivio storico;
  • gli strumenti di descrizione che devono accompagnare la documentazione nel passaggio dall’archivio di deposito all’archivio storico;
  • le prime linee generali per la costruzione di sistemi di conservazione a lungo termine della documentazione prodotta su supporti digitali.
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REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNAPresidenza Servizio Trasparenza e comunicazioneLinee Guida – il capo VII
  • Segue il capo VII sulle disposizioni transitorie: attivazione del protocollo unico, differimento dell'utilizzo delle tecnologie informatiche ai fini della conservazione sostitutiva
  • L’articolo 72: Differimento dell’utilizzo delle tecnologie informatiche e dei supporti informatici per finalità di conservazione
  • “1. La conservazione dei documenti informatici deve essere assicurata in modo da garantire la certezza del diritto e l’efficacia probatoria.
  • 2. In attesa dell’emanazione di standard per la conservazione dei documenti su supporto informatico, sono differite le procedure per la conservazione sostitutiva di originali cartacei su supporto digitale”.
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REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNAPresidenza Servizio Trasparenza e comunicazioneLinee Guida – il capo VIII
  • Infine le disposizioni finali al capo VIII:
  • entrata in vigore delle Linee guida
  • norme abrogate (in particolare, Delibera della giunta Regionale n. 49/67 del 28 dicembre 1993)
  • efficacia delle Linee guida
  • rinvio alla normativa vigente.

Nei due allegati in chiusura si rinvia a separati opportuni provvedimenti per quanto riguarda:

  • l'elenco delle Aree Organizzative Omogenee (AOO)
  • il Titolario di classificazione delle Regioni
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REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNAPresidenza Servizio Trasparenza e comunicazioneLinee Guida – presentazione
  • La presentazione delle Linee guida è avvenuta il 20 ottobre 2004 a Cagliari, unitamente:
  • alla presentazione del Titolario delle Regioni approvato dal Gruppo di Lavoro delle Regioni
  • al piano di lavoro per gli archivi di deposito a cura del Servizio Relazioni con il Pubblico, che ha consentito di attivare il censimento degli archivi di deposito regionali
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REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNAPresidenza Servizio Trasparenza e comunicazioneLinee Guida – presentazione
  • La Direzione Generale degli Archivi del Ministero per i beni e le attività culturali ha pubblicato le Linee guida all'indirizzo:
  • http://wwwdb.archivi.beniculturali.it/norma_old/
  • Alla voce:Consultazione
  • nella pagina di ricerca dei testi, indicare sotto la voce “TITOLO”: Linee guida
  • Sul sito istituzionale della Regione Autonoma della Sardegna: www.regione.sardegna.it alla voce tematica Cultura, sotto “Atti”, oppure alla voce tematica Innovazione tecnologica, sotto “Atti”
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REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNAPresidenza Servizio Trasparenza e comunicazioneAltre iniziative – Il piano di conservazione

Il titolario di classificazione è una tappa nel processo di rinnovamento della Pubblica Amministrazione

  • Il Gruppo di lavoro delle regioni ha avviato in ciascuna realtà locale la fase di sperimentazione
  • Il lavoro continua con la elaborazione di un PIANO DI CONSERVAZIONE DELL’ARCHIVIO (art. 68 DPR 445/2000), che è il risultato della integrazione del titolario con il massimario di conservazione e scarto
  • Per ogni voce di titolario (codice di classificazione) si stabilisce un periodo di conservazione nell’archivio corrente e nell’archivio di deposito, per facilitare le operazioni di selezione periodica della documentazione, da cui scaturiscono la conservazione illimitata (ARCHIVIO STORICO) o lo scarto, sia per i documenti cartacei che per quelli in formato elettronico
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REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNAPresidenza Servizio Trasparenza e comunicazione Altre iniziative - Il Manuale di gestione

Inoltre, la normativa in materia di protocollo informatico (articolo 5 del DPCM 31 ottobre 2000) prevede l’adozione del MANUALE DI GESTIONE

  • “Il manuale di gestione descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio (per la tenuta del protocollo informatico, per la gestione dei flussi documentali e degli archivi)”.

E’ dunque un documento che ogni struttura deve predisporre per fissare le regole di funzionamento, i percorsi ed i ruoli all’interno del sistema di gestione dei flussi documentali, il piano di sicurezza degli archivi

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REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNAPresidenza Servizio Trasparenza e comunicazione Altre iniziative - Il Manuale di gestione
  • E’ la condizione per una efficace gestione delle attività connesse al trattamento dei documenti all’interno delle strutture
  • Richiede una stesura personalizzata per ogni diversa realtà: un esempio, è la descrizione del flusso dei documenti, specifica per ogni AOO →
regione autonoma della sardegna presidenza il manuale di gestione percorso successivo
REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNAPresidenzaIl Manuale di gestione – percorso successivo
  • Il Servizio Trasparenza e comunicazione ha terminato la stesura del manuale di gestione della Direzione Generale della Presidenza
  • Il percorso per la presentazione del Manuale sarà Il seguente:
  • approvazione con Determinazione del Direttore Generale della Presidenza
  • pubblicazione sul sito istituzionale (www.regione.sardegna.it)
  • pubblicazione sul BURAS per estratto
  • presentazione alle Direzioni Generali prossimamente
  • In tale occasione sarà replicato il Modulo di formazione sul CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale), già anticipato il 19 dicembre 2005
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REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNAPresidenzaIl Manuale di gestione – stesura del testo
  • La redazione, condivisione e presentazione del Manuale è uno degli obiettivi del Servizio Trasparenza e comunicazione, sotto la Direzione della Dottoressa Michela Melis
  • Il testo è stato predisposto con la consulenza scientifica del Dottor Gianni Penzo Doria, docente dell’Universtà di Padova e Direttore dell’Archivio Generale di Ateneo
  • Hanno partecipato alla stesura: Licia Pani, Micol Raimondi, Pierfranco Nali, Gianluca Tocco, Gianluigi Contini
  • Il testo è stato successivamente riletto e riesaminato con il Direttore del Servizio Affari Generali e le archiviste del Servizio
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REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNAPresidenzaIl Servizio Trasparenza e comunicazioneAltre attività
  • Si accenna ad alcune altre iniziative in corso:
  • Censimento degli archivi di deposito
  • Disposizioni sugli archivi di deposito, per la gestione degli archivi di deposito regionali, di cui già si è fatto cenno
  • Avvio della digitalizzazione delle serie dei decreti del Presidente e delle deliberazioni della Giunta dalle origini, già censite all’interno del progetto relativo ai depositi regionali
  • Supporto per l’avvio dei sistemi informativi di base (SIBAR), per la parte relativa alla gestione documentale
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REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNAPresidenzaIl Servizio Trasparenza e comunicazioneAltre attività
  • In conclusione, è prevista una revisione delle Linee guida, anche in relazione alle innovazioni che vanno ad introdursi nell’attività amministrativa e nei rapporti con il cittadino
  • Alcuni temi sono già attuali: documenti informatici, digitalizzazioni, interoperabilità dei registri di protocollo, procedimento amministrativo e gestione documentale informatica, firma digitale
  • Tutto questo con l’intento di non aggravare il procedimento, in applicazione dei criteri di economicità, di efficacia, di pubblicità e di trasparenza di cui all’articolo 1 della legge 241 del 1990, da integrare necessariamente con la previsione di cui all’articolo 3 bis:
  • “Uso della telematica:
  • Per conseguire maggiore efficienza nella loro attività, le amministrazioni pubbliche incentivano l'uso della telematica, nei rapporti interni, tra le diverse amministrazioni e tra queste e i privati”.
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REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNAPresidenzaIl Servizio Trasparenza e comunicazioneIndirizzi

REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNAPresidenza Direzione Generale

Servizio Trasparenza e comunicazione

Direttore: Dott.ssa Michela Melis (tel. 0706062201)

Settore di coordinamento degli archivi correnti e di deposito

Dott. Gianluigi Contini (tel. 0706062552)

Dott.ssa Micol Raimondi (tel. 0706062369)

www.presidenza.archivi@regione.sardegna.it