Týmová práce TYMP 1 / C9

1. Týmová práce TYMP1/ C9 Time management/ 1 Pavla Kotyzová UNIVERZITA TOMÁŠE BATI VE ZLÍNĚ, FAKULTA MULTIMEDIÁLNÍCH KOMUNIKACÍ, ÚSTAV MARKETINGOVÝCH KOMUNIKACÍ 2012-2013

2. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management Hodnota času • Čas nemůžete koupit. • Čas nemůžete uspořit. • Čas nemůžete zastavit. Ztracený čas už nikdy nemůžete nahradit…

3. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management Čas je nejcennějším zdrojem našeho úspěchu. Představuje v našem životě vysokou hodnotu. Potřebujeme čas na práci, na přemýšlení, na vzdělávání se, na odpočinek,zábavu i na lásku a přátelství. Úspěch však nepřijde sám. Kdo o něj chce usilovat, musí se v prvé řadě naučit zacházet efektivně se svým časem. Čas… PhDr. Pavla Kotyzová, Ph. D., kotyzova@fmk.utb.cz

4. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management Obsah a cíle kurzu Se znalostí time managementu dokážete: • Rozpoznat své nedostatky v řízení času. • Zaměřit se na změnu problematických oblastí vašeho pracovního typu. • Využívat technik řízení času. • Stanovit své priority. • Eliminovat své největší konzumenty času.

5. Kolik % lidí by chtělo mít víc peněz? 27% lidí Kolik % lidí by chtělo mít víc času? 43% lidí Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management Jak jste na tom Vy? Jestliže nezvládnete udělat, co chcete a cítíte se pracovně přetíženi, nemusí to být proto, že máte hodně práce.

6. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management Důvody pocitu nedostatku času • Množství operativních záležitostí • Stále stejné nevyřešené problémy • Čekání na opozdilce • Vytržení z jednání telefonem • Neočekávané návštěvy pak snaha dohnat práci… Analýza časových ztrát

7. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management Paradox zaneprázdněné osoby Čím více je člověk zaneprázdněn, tím méně času má na to, naučit se jej lépe využívat. Naučit se efektivně řídit svůj čas vyžaduje • sebedisciplínu • určitý čas.

8. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management Řídit svůj čas znamená • Používat techniky, které umožňují získat maximum z minima investovaného času. • Koncentrovat se na věci, které jsou důležité a odkládat všechny ostatní. • Naučit se delegovat pravomoce. V tom je tajemství úspěchu.

9. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management Znaky špatného řízení času/ 1 • Neustále přetížený program, více než 55 pracovních hodin týdně, častá práce po večerech a víkendech, sotva čas si vzít dovolenou. • Neschopnost splnit termíny, stálé zpoždění, neustálý pocit, že je třeba něco stihnout. • Nedostatečné řešení problémů do hloubky. • Ukvapená rozhodnutí. • Strach delegovat práci nebo akceptovat iniciativu jiných.

10. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management Znaky špatného řízení času/ 2 • Preference krátkodobého zisku před střednědobým nebo dlouhodobým, neustálé denní řešení krizí. • Neschopnost odmítnout nový úkol. • Pocit, že nemáte situaci pod kontrolou, že ztrácíte přehled o vašich cílech a prioritách. • Perfekcionismus. • Stres. • Málo času nebo žádný čas na rodinu, společenské události a zábavu.

11. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management Výlet na neznámou planetu • Jak čas na planetě využijete? • Podmínky plánu:- využít celých 24 hodin- naplánovat 6 hodin spánku- naplánovat 3x1 hodinu na jídlo • Uvažte svoje priority a najděte shodu v týmu.

12. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management Pracovní typy • Způsob, jakým řídíme čas, je odrazem naší vlastní osobnosti. • Naše osobnost nám pomáhá si vymezit pracovní model. • Ten zase určuje způsob, jakým řídíme čas. Test Jestliže tedy budeme chtít změnit způsob, jakým řídíme čas, budeme možná muset změnit svůj pracovní styl.

13. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management Pracovní typy A a B Typ A • Pocit naléhavosti • Soutěživost • Rychlá chůze i pohyby • Rychle jí • Nenávidí odklady • Cítí se vinen, když odpočívá • Netrpělivý Typ B • Uvolněný • Nechává si čas na rozmyšlenou • Chodí pomalu • Přemýšlivý • Umí naslouchat • Trpělivý • Má hodně koníčků

14. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management • Jen málo lidí je typickým typem A nebo B. Většinou jsme směsí oboutypů.Obecně se však kloníme k jednomu nebo druhému typu. • Mnoho charakteristik těchto pracovních typů je dobrých a není důvod je měnit. Některé však zabraňují lepšímu výkonu a na těch bychom měli pracovat.

15. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management Problematické oblasti typu A • Kontrola práce - nepromýšlí souvislosti (čas, lidé, rozpočet). • Delegování - má tendenci dělat vše sám. • Plánování - velice dobré dlouhodobé vize, ale často chybí detailnější plánování, které ho nudí. • Lidé - nemá dost času pro ostatní, může být ostrý a agresivní. Někdy problémy v týmu. • Odpočinek -zřídka odpočívá, cítí se pak vinen. Koníčky rychlé a agresivní, méně týmové sporty. • Priority - všechno se mu zdá být prioritní. Má tendenci proletět dnem se spoustou částečně udělaných úkolů, ale málokterým dokončeným.

16. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management Problematické oblasti typu B • Cíle -často chybí jasné cíle v práci, v kariéře, v životě. • Delegování - shledává složitým nebo dává vágní instrukce. • Lidé - dokáže vycházet dobře s lidmi, ale má problémy říci NE! Vyhýbá se konfliktům. • Jakost - Velice důkladný, ale občas to přehání. Tendence k perfekcionismu.

17. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management Doporučení pro typ A Pokud se snažíte naložit si více než jste schopni unést, platí pro Vás: • Stanovte si dosažitelné cíle. • Plánujte jak dosáhnout svých cílů. • Delegujte. • Více odpočívejte. • Vyhraďte si čas pro lidi. • Získejte rovnováhu mezi prací, rodinou a svou osobou (koníčky, odpočinek, zdraví). • Naučte se říkat NE.

18. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management Doporučení pro typ B Pokud se Vám nedaří dokončovat úkoly, platí pro Vás: • Stanovujte kvantifikované cíle. Začněte měřit svůj výkon. • Vyhýbejte se odkládání věcí, ke kterým se budete muset vrátit později, kdy budete pod větším časovým tlakem. • Buďte více asertivní - neobávejte se vyjadřovat své pocity a názory. • Posuďte přiměřenou úroveň jakosti - mějte se na pozoru před tím, stát se perfekcionistou.

19. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management Biorytmy a koncentrace • Maximální produktivity dosahujeme kolem desáté hodiny dopoledne. • Každý má individuální křivku výkonnosti. • Po jedné hodině práce je vhodná malá přestávka, výrazně klesá pozornost. • Vyrušováním vzniká efekt pilového listu. • Před plánováním sestavme denní křivku rušení. • Důležité úkoly plánujme na jiný čas.

20. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management Workoholik • Člověk chorobně závislý na práci. • Má nutkavé pocity pracovat. • Do závislosti na práci se dostává už v dětství. • Mnoho očekává i od ostatních. • Sám si dává stále náročnější úkoly a termíny. • Špatně vnímá své pocity a potřeby, své tělo. Není to nemoc, ale mnoho nemocí se může z workoholismu vyvinout.

21. Týmová práce TYMP1/ C9 Time management/ 2 Pavla Kotyzová UNIVERZITA TOMÁŠE BATI VE ZLÍNĚ, FAKULTA MULTIMEDIÁLNÍCH KOMUNIKACÍ, ÚSTAV MARKETINGOVÝCH KOMUNIKACÍ 2012-2013

22. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management Techniky řízení času Dobře stanovené cíle Vám umožní efektivně zaměřit Váš postup, poskytnou vám časový rámec pro plánování, pomohou motivovat vás i ostatní.

23. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management Postup při stanovování cílů • Pojmenovat svoje poslání. • Vytvořit si vizi. • Cíle si napsat – SMART. • Hovořit s ostatními o svých cílech. • Transformovat cíle do úkolů. • Jednat. JASNÝ CÍL = JEDNODUŠŠÍ ROZHODOVÁNÍ I ŽIVOT Cíle

24. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management Jak naložit s časem? Ptejte se sami sebe než začnete nějakou činnost: • Umožní mi to dostat se blíže k mému cíli? • Stojí za to investovat do toho čas? • Není zde jiný úkol, který mě posune blíže k mému cíli? Jakmile identifikujete činnosti, které Vám nepomáhají přiblížit se k Vašim cílům nebo Vás dokonce od nich vzdalují, zeptejte se sami sebe, které opatření byste mohli realizovat, abyste se jich zbavili nebo je omezili.

25. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management Jak být efektivnějším • Minimalizovat všechny činnosti, které nejsou ziskové, které skutečně nepomáhají dosáhnout našeho hlavního cíle. • Při dodržování této zásady se můžete říditParetovým principem, známým také jakopravidlo 80/20.

26. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management Paretovo pravidlo • 20 % obyvatelstva vlastní 80 % majetku, • 20 % zákazníků nebo výrobků znamená 80 % obratu, • 20 % zákazníků je autory 80 % stížností, • 20 % pracovníků udělá 80 % práce, • 20 % výrobních chyb způsobuje 80 % zmetků, • 20 % novin obsahuje 80 % informací, • 20 % času stráveného na poradě ovlivní 80 % usnesení nebo výstupů, • 20 % Vašich priorit má za následek 80 % vaší ziskové produktivity.

27. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management Nepracujte tvrději, pracujte chytřeji! Peter Drucker: Výsledky jsou způsobeny děláním správné věci, nikoliv děláním věcí správně. Jednou z nejužitečnějších aplikací Paretova pravidla je tato: 20 % úsilí dává 80 % výsledku

28. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management 20 % úsilí dává 80 % výsledků ÚSILÍ VÝSLEDKY

29. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management Co jste dělali uplynulý týden? Cvičení: Eisenhowerův princip – ABC analýza/ 1. část • sepište 10 – 20 činností uplynulého týdne (do sloupce)

30. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management Eisenhowerův princip – ABC analýza - priority Rozdělení úkolů podle stupně naléhavosti a důležitosti: Úkoly A - vysoce naléhavé i důležité. Jsou nejdůležitější, můžete je vyřídit jen vy sami, nemůžete je delegovat, mají největší hodnotu pro splnění vašich cílů. Úkoly B – důležité, ale méně naléhavé. Mohou počkat. Aby se z nich nestaly problémy, musíme jejich splnění naplánovat. Nedají se delegovat? Úkoly C - velice naléhavé, ale méně důležité. Pokud lze, delegujte. Úkoly s nejmenší hodnotou pro splnění vašich cílů, ale mají největší podíl na množství práce. Úkoly O - málo důležité i málo naléhavé. Pro tyto úkoly měl D. E. jediné místo - odpadkový koš ! Cvičení E princip – ABC analýza/ 2. část: Zařaďte týdenní činnosti

31. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management ABC analýza - hodnota X čas • Z hodnotové analýzy časové náročnosti vyplývá, že podíl velmi důležitých (A), důležitých (B) a méně důležitých (C) úkolů na časové náročnosti neodpovídá bezpodmínečně jejich podílu na hodnotě všech úkolů. • Hodnota činností…………….…Nárok na čas 65 % A - velmi důležité úkoly………...15 % 20 % B - důležité úkoly rutinní…..…. 20 %15 % C - drobné úkoly…………..….…....65 %

32. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management ABC analýza v praxi • Denně si naplánujete 1 až 2 úkoly A (asi 3 hod). • Určete si další 2 až 3 úkoly B (asi 1 hod). • Zbytek si rezervujte na úkoly C (asi 1 hod). • Nikdy se nesnažte si naplánovat denně každou minutu. Pokud to není přímo naivní, je to aspoň nerealistické. • Jestliže chcete splnit všechny své úkoly, naplánujte si jen 60 % vašeho času. Vždy musíte počítat s vyrušeními a nepředvídatelnými okolnostmi.

33. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management • Na základě svého strategického plánu si vypracujte seznam priorit. • Jak přiřadit důležitost A? Položte si otázku: "Co bych si z tohoto seznamu úkolů vybral, kdybych mohl před odjezdem na prázdniny udělat jen jednu jedinou věc?„ nebo: vytvořte jejich hierarchii Co je na prvním místě? • S tímto seznamem pak můžete dělat měsíční, týdenní a případně i denní plány.

34. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management Plánování cílů • V plánu je vše konkrétní a měřitelné. • Máte přehled, co je hotovo a co zbývá udělat. • Dokážete odhadnout čas, který na to budete potřebovat. • Sestavte celkový seznam činností. • Vyberte ty, které budete dělat každý týden a ty, které budete dělat každý den. • Jediným způsobem, jak zjistit, co vybrat ze seznamu a přetransformovat do týdenních a denních plánů činnosti, jestanovit si priority.

35. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management Stanovování priorit Dobře definované priority mají řadu výhod. Pomohou Vám: • Vykonávat činnosti podle jejich stupně naléhavosti a důležitosti. • Směřovat neustále za svými cíli. • Vyhnout se plýtvání časem na nevýznamné činnosti. • Delegovat úkoly, které mohou být delegovány. • Soustředit se současně jen na jeden úkol. • Pracovat podle Paretova pravidla.

36. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management Shrnutí, pravidla • Neplánujte si na den více než 10 úkolů. • Činnosti více náročnější a komplexní si rozdělte na dílčí, snadněji plánovatelné. • Učte se dělat přesné odhady času potřebného pro splnění úkolu. • Buďte ambiciózní, ale nepřetěžujte se. • Naplánujte si jen 60 % Vašeho času. • Pravidelně svůj plán revidujte. • Dokončete nejdříve jeden úkol než se pustíte do dalšího.

37. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management Konzumenti času • V průměru je člověk ve své kanceláři vyrušen každých 8 minut. Vyrušení trvá 3 minuty. • Když k tomu připočteme čas potřebný k tomu, aby se znovu koncentroval na práci, zjistíme, že 40 % pracovního času připadá na neplánovanou a obvykle neziskovou činnost. Při čtyřicetihodinové týdenní pracovní době to činí za rok 752 hodin– to je 94 pracovních dnů... Cvičení: Neschopný šéf (Bělohlávek, Košťan, Šuleř: Management, 2001)

38. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management Bariéry dosahování cílů • Častou příčinou neuskutečnění našich záměrů bývá absence krajního termínu dokončení. • V angličtině existuje pro tento konečný termín výraz, který demonstruje jeho význam - deadline (dead = mrtvý, line = čára; tedy něco jako čára smrti). • Jestliže chcete skutečně něco splnit, stanovte si svůj deadline a všechny činnosti plánujte s ohledem na toto datum. Vaše záměry se díky krajnímu termínu stanou realitou.

39. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management Z čeho bariéry vyplývají/ 1 • Nesprávně stanovený krajní termín.U nového úkolu můžete udělat chybu při odhadu potřebného času. Abyste se tomu vyhnuli: • Požádejte o radu lidi, kteří mají s takovým úkolem větší zkušenosti. • Požádejte ostatní, kteří budou zapojeni do tohoto úkolu, aby udělali svůj odhad potřebného času. • Své odhady pravidelně vyhodnocujte a analyzujte příčiny nesprávně stanovených termínů. Termín by měl být vzdálen natolik, aby umožnil kompletní a efektivní provedení úkolu a současně natolik blízký, aby každý byl vytížený a produktivní.

40. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management Z čeho bariéry vyplývají / 2 • Nesprávně pochopené instrukce.Vždy se ujistěte, že jste správně pochopili, co se od vás očekává nebo zda vaši podřízení přesně ví, co od nich očekáváte vy. • Termíny jiných útvarů.Buďte při stanovování termínů realističtí! Nemůžete se zaměřit jen na svůj záměr. V úvahu musíte brát i termíny jiných. • Nedostatek informací. • Máte jasno v krocích, které musíte podniknout, abyste splnili konečný termín? • Je váš pracovní plán přiměřený a realistický? • Byly úkoly jasně a precizně delegovány? • Obdrželi jste všechny potřebné informace?

41. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management Z čeho bariéry vyplývají / 3 • Syndrom "Ano. Ano".Častou příčinou nesplnění termínů je ujišťování ze strany podřízených, že všechno je v pořádku i tehdy, kdy to nemohou stihnout. • Perfekcionismus.Tendence trávit hodiny, dny a týdny vybrušováním své práce. Vymezte přesně, co úkol obsahuje a zastavte snahu jít za to, co je nezbytné a užitečné. • Časový tlak.Pozitivní časový tlak umožní produkovat maximum v minimálním čase. Posuňte konečný termín o 10 až 15% dopředu. Vytvoříte tak výzvu a mírný stres. Pozor na individuální reakce lidí. Někteří pracují lépe pod tlakem, jiní v takovém případě propadají nervozitě a panice.

42. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management Jak říkat NE Proč vlastně tak často odpovídáme kladně na žádosti jiných, ačkoliv bychom raději odmítli? Je to proto, že: • Věříme, že odmítnout je sobecké. • Ostatní očekávají, že budeme souhlasit. • Osoba, která nás o něco žádá, by naším odmítnutím byla rozzlobena nebo dotčena. • Myslíme si, že je nezdvořilé odmítnout. • Cítili bychom se provinile. • Obáváme se, že bychom nebyli oblíbeni.I pozitivní člověk může říkat: NE.

43. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management Asertivní odmítání K tomu, abychom se odhodlali říci NE, mohou pomoci pravidla: • Můj čas je stejně cenný jako čas kohokoliv jiného. • Mám právo odmítnout na mne vznesenou žádost a odpovědnost za následky. • Když řeknu NE, odmítám tím žádost, nikoliv člověka. Umět říkat NE je dovednost, která se dá naučit a cvičit.

44. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management Postup při asertivním odmítnutí • Posuďte požadavek. Položte si tyto otázky: • Je to rozumný požadavek? • Je to priorita? • Chci to udělat? • Jaké by byly následky odmítnutí? • Mohu přijmout tyto následky? • Požádejte o více informací. • Odmítněte. Odmítnutí by mělo být stručné, ale zdvořilé. Odmítáme žádost, ne člověka. • Vyjádřete lítost (upřímnou!). • Omluvte se. Hovořte krátce a k věci. • Kontrolujte svou řeč těla.

45. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management Jak zvládnout krizovou situaci/ 1 • Nejdříve se uklidněte. • Pečlivě posuďte situaci. Snažte si vytvořit celkový přehled. • Překontrolujte seznam úkolů a termíny, které musíte splnit. • Přehodnoťte krajní termíny některých úkolů. Potřebujete více času? Když je to nutné, posuňte termíny. • Informujte zainteresované lidi. Dejte to na vědomí všem, kterých se to týká. • Hledejte možné alternativy. První myšlenka nemusí být ta nejlepší.

46. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management Jak zvládnout krizovou situaci/ 2 • Jmenujte zástupce. Můžete si tak vytvořit větší prostor pro řešení krizové situace. • Vytvořte podmínky podporující vaši koncentraci. • Přehodnoťte své priority. • Čelíte-li skutečně vážné situaci, neváhejte požádat kolegy, kterým jste v minulosti pomohli, aby vám to oplatili. Nezapomeňte vrátit, až to budou potřebovat. • Připravte se na příští krizi. Najděte si čas na hodnocení toho, co se přihodilo a zaměřte se na možnosti, jak předejít opětovnému vzniku takovéto situace v budoucnosti.

47. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management Nikdy nezapomeňte Každý splněný cíl zasluhuje odměnu! Nezapomínejte ani na sebe. Odměňte sami sebe vždy, když se vám podaří dokončit práci včas!

48. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management Shrnutí

49. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management Harmonizace životních aktivit

50. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management Nejméně hodnotné využití času • Věci, které ostatní chtějí, abyste udělali. • Věci, které se vždycky dělaly takto. • Věci, ve kterých obvykle nejste dobří. • Věci, které vás nebaví. • Věci, které jsou vždy přerušeny. • Věci, o které se zajímá jen málo dalších lidí. • Věci, které již teď trvají dvakrát tak dlouho, než jste původně očekávali. • Věci, kdy nedostáváte kvalitní podklady od kolegů. • Věci, jejichž cyklus je předvídatelný. • Telefonování.