1 / 60

Zarządzanie projektem w ramach Europejskiej Współpracy Terytorialnej

Zarządzanie projektem w ramach Europejskiej Współpracy Terytorialnej. Cele warsztatu. Dlaczego warto zarządzać projektem na każdym jego etapie? Zrozumienie finansowych i administracyjnych zasad oraz wymogów zarządzania projektem

bert-monroe
Download Presentation

Zarządzanie projektem w ramach Europejskiej Współpracy Terytorialnej

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript


  1. Zarządzanie projektem w ramach Europejskiej Współpracy Terytorialnej

  2. Cele warsztatu • Dlaczego warto zarządzać projektem na każdym jego etapie? • Zrozumienie finansowych i administracyjnych zasad oraz wymogów zarządzania projektem • Zilustrowanie poszczególnych wyzwań oraz możliwych rozwiązań w zarządzaniu międzynarodowym projektem i partnerstwem

  3. …innymi słowy Czy mój projekt jest wystarczająco dobry? Czy dostanę dofinansowanie? Jakie są wymagania? Jak znaleźć partnerów? Jak nie popaść w kłopoty? Co robi koordynator? Jak sprawić, żeby każdy partner przygotował swoją część? …???

  4. Czym jest projekt? Zasoby (budżet, personel)‏ PROJEKT Cele (ilościowe i jakościowe)‏ Czas

  5. Cechy charakterystyczne projektu EWT • Konkretny kosztorys ze strony wszystkich partnerów • Różne języki i kultura pracy • Różne typy partnerów • Praca grupowa na odległość • Zasady i wymagania programu • Zasady i wymagania krajowe • … • = bardziej złożone zarządzanie projektem

  6. Czemu służy zarządzanie projektem? • Zapewnienie przejrzystości • Zapewnienie wspólnych dla wszystkich partnerów celów • Dzielenie się pracą • Wypracowanie efektywnych struktur, podział odpowiedzialności • Koordynowanie działań • Zapewnienie zgodności z programem • …

  7. Oczekiwania wobec projektów EWT Współpraca Projekty w ramach EWT muszą być adekwatne dla wszystkich regionów – partnerów projektu. Powinny być budowane w oparciu o wiele czynników, z których najważniejszym jest WSPÓŁPRACA Jasne rezultaty Różne perspektywy Podejście strategiczne Połączony z innymi politykami lokalnymi Komplementarność

  8. Cykl życia projektu

  9. Pomysł na projekt, nawiązywanie partnerstwa

  10. Zadania w etapie 1. • Przygotowanie podstawowej koncepcji projektu – jaki problem ma on rozwiązać • Analizy źródłowe • Poszukiwanie i identyfikacja partnera • Zdefiniowanie zakresu projektu • Zaangażowanie kluczowych grup społecznych • Ustanowienie „kontaktu” z programem

  11. Koncept projektu – od czego zacząć? • Partnerstwo Idea • Łatwe do zidentyfikowania wspólne cele • Często bliskość geograficzna • Partnerzy na ogół się znają • Zadania: analiza potrzeb, zapewnienie poparcia regionalnych/lokalnych grup społecznych • Idea Partnerstwo • Wspólne potrzeby, regiony partnerskie mają różne opcje rozwiązania problemów • Możliwość zaangażowania partnerów różnego typu • Zadania: rozpowszechnienie idei, poszukiwanie partnera

  12. Czy pomysł jest odpowiedni? Ocena potrzeb grup docelowych, zaangażowanie grup społecznych Czy ktoś inny robi to samo? Ocena istniejących projektów i aktywności Czy możemy budować na istniejących doświadczeniach? Integracja rezultatów zakończonych projektów, przygotowanie projektów kontynuacji Czy pomysł jest zgodny z wymaganiami programu? Dokładne sprawdzenie programu i innych strategicznych dokumentów Analizy źródłowe

  13. Sformułowanie idei • Krótki i przejrzysty opis (1-2 strony)‏ • Dane osób do kontaktu (osoba musi znać język angielski!)‏ • Co projekt oferuje partnerom? • Oczekiwania wobec partnerów: kraj pochodzenia, doświadczenie, typ instytucji

  14. Jak znaleźć partnera do projektu? • Wykorzystanie istniejących kontaktów • Organizacje sektorowe • Wspólny Sekretariat Techniczny danego programu • Strony internetowe programów: • www.eu.baltic.net • www.central2013.ue • www.interreg4c.net • Urząd Marszałkowski – zadzwoń 071 7769036 • lub napisz: sekretariat-ewt@dolnyslask.pl

  15. Dobre partnerstwo Wymagania wobec partnera: • wiedza • zasoby (czas, personel, pieniądze)‏ • zaangażowanie i zaufanie • dzielenie potrzeb Dobre partnerstwo: • pogłębiona wiedza, doświadczenie, • współpraca • równość • wspólne cele Dobre partnerstwo to mix: • umiejętności • doświadczenia • różnego typu organizacji: publicznych, NGO • ważne: równowaga geograficzna

  16. Spotkania przygotowawcze • Projektów nie pisze się przez telefon czy poprzez e-maile, potrzebne są spotkania „twarzą w twarz”! • ustanowienie/wzmocnienie osobistego kontaktu • zapewnienie pełnego zrozumienia • zrozumienie motywacji • wyjaśnienie tego, co jest potrzebne • osiągnięcie porozumienia • zintegrowanie potrzeb i interesów • wymiana pomysłów, zbadanie możliwości • Powiedz mi - zapomnę, pokaż mi, może zapamiętam, • zaangażuj mnie –zrozumiem (chińskie przysłowie)‏

  17. Opis idei • badania źródłowe • luki, analiza potrzeb • wpasowanie się w kontekst • wymagania krajowe, regionalne, lokalne • wymagania programu • zbieranie feedback’u • grupy docelowe, grupy społeczne • poziom programu • wkład specjalistów • konsultacje • grupy eksperckie Zaangażowanie wszystkich partnerów!

  18. Zaangażowanie grup społecznych • Jakie kategorie/typy organizacji chcemy zaangażować? • Którzy ludzie z organizacji są najbardziej przydatni dla projektu (wiedza, doświadczenie, pozycja)? • Dlaczego angażujemy daną grupy? • Jak chcemy ją zaangażować? • Jaki jest cel tej grupy? • Czy ma cele, które mogą być sprzeczne z celem projektu i mogą mu zagrozić? • Czego oczekuje od projektu?

  19. Zadanie 1

  20. Przygotowanie projektu i aplikacja

  21. Zadania w etapie 2. • Decyzja o wyborze Lead Partnera • Ustalenie celów • Przygotowanie budżetu • Umocnienie kontaktu z instytucjami programu • Ustalenie wskaźników projektu • Złożenie aplikacji

  22. Podział obowiązków Lead Partner: • koordynuje wkład partnerów • przygotowuje i zgłasza aplikację • podpisuje umowę o dofinansowanie • ponosi ogólną odpowiedzialność za wdrażanie projektu • zapewnia, że wydatki zostały poniesione na planowane działania • otrzymuje płatności z programu i przekazuje je pozostałym partnerom Pozostali partnerzy: • wszyscy partnerzy muszą zgodzić się na wybór danego Lead Partnera • ponoszą odpowiedzialność za wszystkie działania, które winni wykonać zgodnie z projektem • ponoszą odpowiedzialność za nieprawidłowości w wydatkach

  23. Kryteria współpracy

  24. Lead Partner jako koordynator projektu • Doświadczenie • znajomość przedmiotu projektu, doświadczenie w zarządzaniu, kontakty, doświadczenie w programach UE, wystarczające zasoby • Aktywna koordynacja • strategia i planowanie, monitorowanie postępów, negocjacje z partnerami, zarządzanie ryzykiem • Komunikacja i informacja • podtrzymywanie zaangażowania/motywacji partnerów, kanał komunikacji między programem a partnerami • Zarządzanie finansowe • zapewnienie, że wszyscy partnerzy znają wymagania oraz mają dostęp do wszystkich niezbędnych informacji

  25. Od pomysłu do aplikacji = pomysł na projekt = ustalenie celów = zdefiniowanie work packages = przygotowanie budżetu = zdefiniowanie systemu wskaźników

  26. Planowanie projektu Cele strategiczne Work packages

  27. Jak formułować cele? SPECIFIC (konkretny): czy jest bezpośrednio powiązany z projektem? MEASURABLE (mierzalny): czy może być zdefiniowany ilościowo i jakościowo w sposób pozwalający na ocenę? ACHIEVABLE (osiągalny): czy mieści się w zakresie projektu? RELEVANT (odpowiedni): czy odnosi się do tego, co projekt zamierza osiągnąć? TIME-RELATED (określony w czasie): jak długo trwa jego osiągnięcie?

  28. Po co planować? • Jasność co do wspólnych celów • Pewność co do ponoszonej odpowiedzialności i wymaganych zasobów • Gotowość do wdrażania • Minimalizacja ryzyka porażki • Realistyczny i dający się osiągnąć plan działania • Wzmocnione zaangażowanie partnerów

  29. Zadanie 2

  30. Budżet projektu • Planowanie zasobów: • Zdefiniowanie działań i zadań wynikających z celów • Umieszczenie tych przedsięwzięć w perspektywie czasowej – ustalenie „kamieni milowych” • Szacowanie kosztów: • Jakie zasoby są niezbędne dla każdego działania (ludzie, sprzęt, materiały)? • Jaki jest koszt każdego z zasobów? • Zdefiniuj rozsądne maksimum dla „nieznanego” • Wykorzystaj wcześniejsze doświadczenia • Czy pamiętasz o kosztach koordynacji i kosztach pośrednich? • Stworzenie budżetu: • Umieść koszty zasobów w liniach budżetowych • Przydziel roczny budżet każdemu partnerowi

  31. Nie zapomnij… • o kosztach: • zatrudnienia pracownika/pracowników • zewnętrznych ekspertyz, konsultacji • podróży i zakwaterowania • spotkań, konferencji, seminariów, działań promocyjnych, publikacji • wyposażenia • ogólnych

  32. Wskaźniki wpływu Czy rezultaty doprowadziły do żądanych zmian? Długoterminowe skutki działań: spadek liczby długotrwale bezrobotnych, wzrost PKB Wskaźniki produktu Co zostało „wyprodukowane”? Wynik działań, aktywności: liczba seminariów, ilość otwartych centrów innowacji, itd. Wskaźniki rezultatu Jaka jest korzyść wynikająca z produktów? Bezpośrednie zalety przeprowadzenia określonych działań: uczestnicy w szkoleniu, liczba nowych przedsiębiorstw Typy wskaźników

  33. Proces aplikacyjny Aplikacja Ocena kwalifikowalności projektu Odrzucenie Ocena zgodności z programowymi kryteriami wyboru Decyzja Komitetu Monitorującego Zmiany w budżecie, zatwierdzenie warunkowe Odrzucenie Zatwierdzenie Poprawiony projekt Kontrakt

  34. Dobra aplikacja Zgodność z programem: • odnosi się do programu • jest zgodna ze szczegółowymi wymaganiami programu • wspiera cele i priorytety programu • zidentyfikowanie i zaangażowanie grup społecznych • szerszy wpływ na szczebel krajowy/regionalny, odniesienie do innych programów, inicjatyw, mechanizmów finansowych. Wewnętrzna spójność projektu: • jasno zdefiniowany wspólny problem – potrzeba współpracy • zgoda dotycząca aplikacji • logiczne powiązanie między celem głównym, celami szczegółowymi, działaniami i wynikami • dobrze zbudowany system wskaźników • jasny podział ról i obowiązków • przejrzysty budżet

  35. Zadanie 3

  36. Realizacja projektu

  37. Zadania w etapie 3. • Podpisanie umowy o dofinansowanie • Porozumienia o partnerstwie, ustalenie struktur podejmowania decyzji • Dokładne planowanie i wyznaczenie „punktów kontrolnych” (milestones)‏ • Uzgodnienie wspólnej kultury pracy • Implementacja

  38. Umowa o dofinansowanie • Obejmuje obowiązek stosowania się do zasad i wymagań programowych, krajowych oraz unijnych • Zezwala na podejmowanie zatwierdzonych działań • Dodatkowe działania wymagają zgody ze strony struktur programu

  39. Porozumienia o partnerstwie • Jasno zdefiniowane obowiązki każdego partnera • Rozkład najważniejszych zasad współpracy (wymagania dotyczące: współpracy, informacji, terminów wykonania zadań)‏ • Pomaga zminimalizować ryzyko • Definiuje odpowiedzialność finansową partnerów i zapewnia bezpieczeństwo finansowe partnera wiądącego

  40. Planowanie Lista działań i zadań Wyznaczenie odpowiedzialnych za poszczególne działania Ustalenie wzajemnych relacji Oszacowanie rzeczywistego czasu i ewentualnych opóźnień Zdefiniowanie „punktów kontrolnych” (milestones)‏

  41. Aspekty kulturowe Bariery językowe: • brak wspólnego dla wszystkich języka komunikacji • mix native speakerów ipozostałych • różneznaczenia, interpretacje poszczególnych wyrażeń Komunikacja: • różne sposoby przekazywania i rozpowszechniania informacji Kultura pracy: • struktura organizacyjna, sposób podejmowania decyzji • współpraca • podejście do zmian i problemów Różnice kulturowe: • gesty i zwyczaje • różne odczucia w danejsytuacji

  42. Żelazne zasady współpracy • Otwarta i uczciwa komunikacja • Postrzeganie siebie nawzajem - partnerów jako profesjonalistów • Wzajemne wspieranie się • Możliwość zadawania pytań na każdym etapie realizacji projektu • Dzielenie się informacjami, wiedzą, umiejętnościami • Aktywny udział wszystkich członków zespołu • Zdroworozsądkowe podejście do konfliktów

  43. Zadanie 4

  44. Realizacja projektu

  45. Zadania w etapie 4. • Trzymanie się wyznaczonej ścieżki! • Przeprowadzenie procedur zamówień publicznych • Zarządzanie finansowe, sprawozdawczość • Monitoring i ewaluacja • Zmiany • Informacja i komunikacja

  46. Zarządzanie finansowe • Najczęściej spotykane problemy: • brak odpowiednich dowodów na wykonanie zadania, • dokonanie wydatków nie uwzględnionych we wniosku, • dokonanie wydatków niekwalifikowalnych

  47. Sprawozdawczość • Terminy: • Okres realizacji projektu jest podzielony na sześciomiesięczne okresy trwające od: • stycznia do czerwca • lipca do grudnia • Dla każdego półrocznego okresu, w WST należy złożyć sprawozdanie z postępów w realizacji. Sprawozdanie musi być złożone w ciągu trzech miesięcy po zakończeniu okresu sprawozdawczego ( 1 października, 1 kwietnia).

  48. Kontrola pierwszego stopnia • Weryfikuje: • czy poniesione koszty są kwalifikowalne? • zgodność z warunkami programu, przestrzeganie zatwierdzonych wniosków aplikacyjnych i umów o dofinansowanie • pokrywanie kosztów i prawidłowe sprawozdania faktur • czy działania rzeczywiście miały miejsce i czy kontraktowane towary i usługi zostały dostarczone • czy zasady społeczne były respektowane zwłaszcza w odniesieniu do informacji, publikacji, równych szans, ochrony środowiska

  49. Monitoring i ewaluacja Rezultaty projektu i jego oddziaływanie Wkład Produkty projektu Monitoring Skupia się na zagadnieniach sprawnego zarządzania projektem Ewaluacja Skupia się na strategicznych aspektach: jakości, zarządzania i efektów

  50. Czemu służy monitoring? • Wspiera wdrażanie projektu, wskazuje czy założone cele są osiągane • Zapewnia wiarygodność rezultatów • Przewiduje potencjalne problemy w odpowiednim czasie i ułatwia podejmowanie decyzji

More Related