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HOPITAL PUBLIC - INTERMEDICA 2002. Organisation et gestion des archives médicales : enjeux et exemples L ’approche du Records Management. Georges Keslassy – Directeur AMIG. Mardi 21 mai 2002. Déroulement. Présentation du Records Management. Analyse de l ’existant.

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Presentation Transcript
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HOPITAL PUBLIC - INTERMEDICA 2002

Organisation et gestion des archives médicales :

enjeux et exemples

L ’approche du Records Management

Georges Keslassy – Directeur

AMIG

Mardi 21 mai 2002

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Déroulement

  • Présentation du Records Management.
  • Analyse de l ’existant.
  • Mise en œuvre d ’un projet global.
  • L’informatisation.
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INTRODUCTION

  • De la gestion des archives au Records Management
  • Norme ISO 15489
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Définitions

  • Records Management : englobe la gestion des documents et des archives.
  • Description par activité et rattachement aux services versants.
  • Préoccupation précoce.
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Caractéristiques

  • Le point de vue adopté se situe au moment de la création du document (papier ou électronique).
  • Le document créé est un document d’archives, c’est-à-dire qu’il doit être complet et exact et rendre compte de l’activité qui l’a produit.
  • Le document sera soumis à des règles de conservation et de consultation.
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Caractéristiques

  • Les outils comprennent un système d’enregistrement des documents relié à un plan de classification approprié fondé sur l’analyse des fonctions et activités du créateur.
  • Ces outils permettent au créateur de définir et d’identifier les documents et leurs regroupements actuels.
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Le Records Management à l ’hôpital

  • Englobe l’ensemble du dossier patient : papier et électronique.
  • Le tri des documents à conserver est généralement centralisé.
  • La maîtrise de la nomenclature et de la classification des actes est forte.
  • La transmission des données comptables est souvent une responsabilité centralisée.
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Gestion des archives (papier).

Gestion des collections / fonds.

Après l’action.

Archives Records Management

  • Gestion des dossiers papier et électroniques.
  • Gestionnaire et Conseil de l’Information médicale et comptable.
  • Pendant l’action.
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L’archivage et les problèmes actuels

  • Les espaces disponibles : dans les services et aux archives.
  • Moins de personnel pour les tâches de classement.
  • Conséquences de la RTT (réduction du temps de travail).
  • Pas ou peu d’embauches.
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L’archivage et les problèmes actuels

  • Pas ou peu de formations nationales dédiées à ces sujets.
  • Pas ou peu de liaisons avec les dossiers électroniques.
  • Les consultations des dossiers par le public et par les services.
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Analyse de l’existant

  • La gestion physique des documents.
  • Le Système Informatique Hospitalier.
  • Les dossiers électroniques.
  • Les documents et les courriers électroniques.
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Analyse de l’existant

  • La gestion physique des documents :
  • Les types de dossiers : commun ou par spécialité.
  • Les types de classement.
  • Les types de communication.
  • Les durées de conservation.
  • Les procédures de versement, de tri et de destruction.
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Analyse de l’existant

  • Le système informatique hospitalier :
  • Les archives sont-elles intégrées dans les procédures informatiques ?
  • Les types d ’information nécessaires :
      • Les identités
      • Les mouvements des patients
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Analyse de l’existant

  • Les dossiers électroniques :
  • Les archives physiques sont-elles intégrées dans la gestion des dossiers électroniques ?
  • L ’existence de données communes ou de documents communs ?
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Analyse de l’existant

  • Les documents et les courriers électroniques :
  • Les documents numériques : photos, radios, documents externes, etc.
  • Le courrier électronique :
  • Il devient le moyen de communication le plus important.
le courrier lectronique

Analyse de l’existant

Le courrier électronique
  • Il transfert et draine également un nombre important d’autres documents.
  • Il n ’y a pas de « méthodologie forte » comme la correspondance traditionnelle.
  • L’impact des logiciels reste très fort.
le courrier lectronique18

Analyse de l’existant

Le courrier électronique
  • Actuellement l’utilisateur est le seul responsable.
  • Des lignes directrices plus vagues que celles de l’utilisation du téléphone.
le courrier lectronique19

Analyse de l’existant

Le courrier électronique
  • Il faut donc établir des lignes directrices précises.
  • Les messages doivent être accessibles, organisés et indexés.
le courrier lectronique20

Analyse de l’existant

Le courrier électronique
  • Appliquer les mêmes règles archivistiques : classement par activité, à la source, ...
  • Magasin électronique et mise en place des répertoires avec les services.
  • Coordination avec le service informatique, essentiel pour la mise en place et les destructions.
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Analyse de l’existant

  • Définir les objectifs.
  • Les exposer à la Direction.
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Analyse de l’existant

  • Les gains de productivité.
  • L’efficacité des services.
  • La réponse aux dysfonctionnements actuels.
  • Accompagner le changement dans les pratiques des utilisateurs.
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Organisation et gestion des archives médicales

MISE EN OEUVRE D’UN PROJET GLOBAL

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Mise en œuvre

  • LA REPRISE DE L’EXISTANT
  • Les documents physiques
        • Dossiers en pochette ou en carton
        • Dossiers courants et définitifs
        • Dossiers dans les services
        • Dossiers administratifs
  • Les documents électroniques
        • Interface au SIH
        • Interface aux logiciels de dossiers patients
  • Le courrier électronique et les documents associés
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Mise en œuvre

  • LES LOCAUX D’ARCHIVES
  • Localisation des locaux :
        • Proches des services ou éloignés
        • Capacité en nombre de dossiers
        • Capacité en durée d’archivage
        • Dossiers administratifs
  • Les procédures
        • Communications de dossiers
        • Tris et éliminations
  • Gestion manuelle ou informatique
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Mise en œuvre

  • LES RELATIONS AVEC LES SERVICES
  • Partage de l ’Information :
        • Via le SIH
        • Via Intranet
        • Base de données commune ?
  • Les procédures
        • Communications de dossiers
        • Levées et distributions
  • Gestion manuelle ou informatique
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Mise en œuvre

  • L’INFORMATISATION
  • Les grandes fonctions pour les archives
  • Les fonctions pour les services
  • Les relations avec les autres systèmes informatiques
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Mise en œuvre

  • L’INFORMATISATION
  • L ’évolution des équipements techniques informatiques.
  • La cohabitation des systèmes d ’information.
  • Les incidences sur le projet.
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Les grandes fonctions

  • Les recherches :
  • La base de données doit être la plus complète possible.
  • L ’état physique du dossier, ainsi que sa localisation, sont des priorités.
  • Recherche multi-critères.
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Les grandes fonctions

  • Les communications et mouvements :
  • Ouvertes à tous ou limités à des « propriétaires » de dossiers.
  • Traçabilité.
  • Utilisation de codes barres.
  • Procédure de distribution et reprise de dossiers.
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Les grandes fonctions

  • Pour le stockage, la prise en compte :
  • Type de mobilier : fixe ou mobile.
  • Type de classement : en continu, par date de naissance, par service, etc.
  • Les sites : proches des services ou éloignés; avec ou sans sous-traitance.
  • Les dossiers: en pochette ou en carton.
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Les grandes fonctions

  • Le récolement :
      • Reprise ou pas.
      • Si reprise, quelle ampleur ?
      • Les moyens humains et techniques.
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Les grandes fonctions

  • Les tris et éliminations :
  • Procédure agréée.
  • Moyens humains compétents.
  • Responsabilité.
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Les grandes fonctions

  • La gestion du service :
        • Tableaux de bord.
        • Statistiques.
        • Éditions de contrôle.
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Les grandes fonctions

  • Les archives vitales :
  • Quelle différence entre les archives vitales et les documents sensibles ?
  • Exemples d ’archives vitales.
  • Définir un programme de sécurité.
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Les grandes fonctions

  • L’audit annuel :
  • Le récolement des archives vives.
  • Les services : analyse du service rendu.
  • Mise à jour des procédures.
  • Statistiques pour les services.
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Les grandes fonctions des services

  • Intranet : Outil puissant pour donner accès à l ’information.
  • Les recherches accessibles à tous.
  • Les demandes accessibles à tous.
  • Permet un passage rapide entre des applications différentes.
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Conclusions

  • Approche du Records Management : ne pas oublier les informations électroniques.
  • Analyse de l’existant : dossiers physiques et électroniques.
  • Mise en œuvre d’un projet global : organisation et informatisation.
  • Pertinence des interfaces.