Ms Access Tabulas 2. daļa

1. Ms Access Tabulas 2. daļa Andris Šteins, 2009

2. Tabulas struktūras modificēšana Lai modificētu tabulas struktūru, tabula jāatver projektēšanas skatā (Design View). Izveidotās tabulas struktūru var mainīt, veicot šādas darbības tabulā Darbinieki.

3. Tabulas struktūras modificēšana • Lai pievienotu jeb izveidotu jaunu datu lauku, pirmajā tukšajā rindā ievada lauku vārdu un izvēlas datu tipu. • Izveidojam lauku Hobijs ar tipu Memo • Lai pārvietotu datu lauku, to atlasa (tāpat kā excel rindu), novieto peles rādītāju uz baltā trijstūra un pārvieto lauku uz vajadzīgo vietu. • Pārvietojam lauku Hobijs uz pirms lauka Adrese • Lai dzēstu datu lauku, to atlasa un dzēš, lietojot taustiņu Delete, vai Labo peles pogu + Delete Rows • Nodzēšam lauku Hobijs.

4. Datu lauku īpašības Apskatīsim, kā var modificēt vai noteikt šādus datu lauku atribūtu laukā Field Properties: • Field Size – lauka lielums tekstam vai skaitļiem; • Format – skaitļu un datuma attēlošanas formāts; • Validation Rule – datu ievadīšanas noteikumi; • Required – lauka ievades nepieciešamība.

5. Lauka lielums tekstam Lauka lielums tekstam var būt robežās no 0 līdz 255 rakstzīmēm. Pēc noklusējuma tas ir 50 rakstzīmes. Jo mazāks ir lauka lielums, jo mazāk vietas atmiņā aizņem dati un ātrāk tiek apstrādāti. Ja samazina lauka lielumu, jāuzmanās no iespējamās datu zaudēšanas. Piemēram, ja lauka lielumu samazina no 50 uz 30, tad rakstzīmes, sākot ar 31, ja tādas ir, tiks zaudētas. Vajadzīgo lauka lielumu ievada atribūta Field Size laukā.

6. Lauka lielums skaitļiem Populārākie lauka lielumi skaitļiem: • Byte – veseli skaitļi no “0” līdz “255”; • Integer – veseli skaitļi no “-32768” līdz “32767”; • Long Integer – no “-2147483648” līdz “2147483647”; • Single – skaitļi ar precizitāti 7 zīmes aiz komata; • Double – skaitļi ar precizitāti 15 zīmes aiz komata.

7. Skaitļu vai datumu attēlošanas formāts Skaitļu formāts: • General Number – 356,789 • Currency – Ls 3 456,79 • Euro - € 3 456,79 • Fixed – 356,79 • Standard – 3 456,79 • Percent – 123,00% Datumu formāts: • General Date – 19.06.1994. 17:32:23 • Long Date – svētdiena, 1994. gada 19. janvāris • Medium Date – 19-Jūn-94 • Short Date – 19.06.1994. • Long Time – 17:34:23 • Medium Time – 5:34 • Short Time – 17:34

8. Datu lauku īpašības Lai izprastu datu ievadīšanas noteikumu veidošanu un nozīmi, apskatīsim piemēru, veicot šādas darbības: • Izveidojam datu tabulā Darbinieki lauku ar vārdu Skaits, kura tips ir Number; • Ievadam atribūta Validation Rule laukā izteiksmi <100. Tas nozīmē, ka ievadītajam skaitlim jābūt mazākam nekā 100. • Pārejam uz tabulas skatu un piekrītam saglabāt izmaiņas. • Parādās brīdinājuma logs, kurā norādīts, ka mainīti datu ievadīšanas noteikumi. Tiek vaicāts, vai pārbaudīt eksistējušos datu atbilstību jaunajiem noteikumiem. Spiežam No, jo dati nav ievadīti. • Datu laukā Skaits ievadam skaitli 123 un nospiežam Enter vai Tab. Parādīsies brīdinājuma logs, kurā norādīts, ka pārkāpti datu ievadīšanas noteikumi un kā jāievada atļautā vērtība. Kamēr tas netiks izdarīts, citas darbības netiks atļautas. • Nospiežam pogu Ok, tad ievadam skaitli 99 un nospiežam taustiņu Enter. Skaitļa ievadīšana tika apstiprināta un brīdinājuma logs neparādās. • Pārejam uz projektēšanas skatu un izdzēšam lauku Skaits.

9. Datu lauku īpašības Datu ievadīšanas jeb “validācijas” noteikumus izmanto datu ievadīšanas pareizības pārbaudei. Daži piemēri:

10. Indeksu lietošana Indeksu lietošana paātrina ierakstu atlasi vai kārtošanu pēc indeksētā datu lauka. Lai iesaistītu indeksu jebkuram datu laukam, atver atribūta Index sarakstu un izvēlas kādu no iespējām: • Yes (Dublicates OK) – iesaistīt indeksus, pieļaujot vērtību atkārtošanos datu laukā; • Yes (No Dublicates) – iesaistīt indeksus, nepieļaujot vērtību atkārtošanos datu laukā. Piemēram, ierakstu atlase un kārtošana parasti notiek pēc primārās atslēgas, kas ir unikāla, tad tai noklusējot tiek piešķirta atribūta Indexed vērtība Yes (No Dublicates). Ja ir zināms, ka kādā citā laukā dati var atkārtoties, tad jāizvēlas Yes (Dublicates OK). Indeksāciju vajag lietot tikai tiem laukiem, pēc kuriem tiks veikta ierakstu meklēšana vai kārtošana, jo indeksu iesaistīšana palēnina datu ievadi.

11. Rediģējam tabulu Darbinieki

12. Izveidojam tabulu Maršruti

13. Ievadam datus tabulā Maršruti Laukā Cena ievadam tikai skaitli, jo valūtas formātā tas tiks attēlots automātiksi Laukā Darbinieka_ID tiek ievadīta darbinieka primārā atslēga, piemēram, 2, kas nozīmē, ka maršrutu Francija apkalpo menedžeris Pēteris Pavasaris.

14. Izveidojam tabulu Klienti

15. Ievadam datus tabulā Klienti Laukā Samaksāts vērtība Yes (Jā) tiek attēlota šādi -  (ir samaksāts), bet No (Nē) - šādi  (nav samaksāts). Laukā Maršruta_ID ir ievadīta primārā atslēga, piemēram, 3 – tas nozīmē, ka klients brauc uz Vāciju.