1 / 32

PEMAHAMAN DAN PENYIAPAN MANUAL PROSEDUR DAN INSTRUKSI KERJA

PEMAHAMAN DAN PENYIAPAN MANUAL PROSEDUR DAN INSTRUKSI KERJA. Nur Hidayat LSIH – UB 2014. DOKUMENTASI SISTEM MUTU. Salah satu persyaratan mutlak suatu laboratorium bila ingin diakreditasi oleh Badan Akreditasi Laboratorium.

beck-stevens
Download Presentation

PEMAHAMAN DAN PENYIAPAN MANUAL PROSEDUR DAN INSTRUKSI KERJA

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. PEMAHAMAN DAN PENYIAPAN MANUAL PROSEDUR DAN INSTRUKSI KERJA NurHidayat LSIH – UB 2014

  2. DOKUMENTASI SISTEM MUTU • Salah satu persyaratan mutlak suatu laboratorium bila ingin diakreditasi oleh Badan Akreditasi Laboratorium. • Setiap unsur atau bagian dalam laboratorium harus terlibat dalam proses pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi yang berhubungan dengan sistem mutu

  3. DOKUMENTASI SISTEM MUTU • digunakanolehlaboratoriumpengujiandan/ataulaboratoriumkalibrasisebagaiacuan yang pastiuntukpenerapansistemmutusehinggadapatmenjagakonsistensimutu data hasilujidan/ataukalibrasi. • Setiaplaboratoriummestinyamemilikisistemdokumentasi yang dapatdigunakanuntukpelacakansetiapkebutuhan.

  4. DOKUMENTASI SISTEM MUTU • Panduanmutuataudokumentingkat 1 • Prosedurmutuataudokumentingkat 2 • Instruksikerjaataudokumentingkat 3 • Formulir/rekamanataudokumentingkat 4

  5. Berisi kebijakan, tujuan dan sistem mutu Berisis pelaksanaan rangkaian kegiatan operasional laboratorium Berisis tahapan rinci kegiatan operasional laboratorium Pembuktian bahwa kegiatan operasional laboratorium telah dilaksanakan Manual Mutu Manual Prosedur InstruksiKerja Formulir Mengapa (tingkat 1) Siapa, Apa, Kapan, Dimana (tingkat 2) Bagaimana (tingkat 3) Rekaman (tingkat 4) Hirarki Dokumentasi Sistem Mutu

  6. MANUAL PROSEDUR • Sebagaipelengkapmanual mutu • Prosedurpelaksanaanbertujuanmemberikanpenjelasanuntukkegiatanberbeda yang dilaksanakandalamlaboratorium, sehinggasistemmutu yang efektifdikembangkan, diterapkandandipeliharaolehmasing-masingfungsimanajemenataubagian yang ada.

  7. MANUAL PROSEDUR • suaturangkaianatautahapkegiatandalamsuatukegiatantertentu yang bertujuanuntukmemberipetunjukbagipersonelbagaimanakebijakandantujuansistemmutu yang tertuangdalammanual mutuharusdilaksanakandandicapai.

  8. PENYIAPAN MANUAL PROSEDUR • Manual Prosedurtergantungpadabesarataukecilnyaorganisasilaboratoriumsertaruanglingkuppengujiandan/ataukalibrasi. • Hal inikarenamanual prosedurberisiseluruhkegiatanoperasionallaboratorium yang adadarimasing-masingbagiandanmenguraikanapa yang dilaksanakan. • Bilamanual prosedurditerapkan, hasilnyaharusdicatatsecaratepatdanteliti, sertadievaluasisecaraberkesinambungandandiambiltindakankoreksi yang cepatdantepatapabiladitemukanketidaksesuaian.

  9. ISI PROSEDUR MUTU • Tujuan • Lingkup • Acuan • Definisi • Prosedur • Dokumenterkait

  10. Unsur-Unsur PROSEDUR PELAKSANA • Tujuan – yang memberikan gambaran atau informasi serta alasan diadakannya prosedur terkait; • Ruang Lingkup – yang menyebutkan penrapan,kegunaan,bagian atau personel mana yang melaksanakan prosedur tsb; • Acuan – yang menyebutkan daftar referensi yang digunakan dalam prosedur ybs • Definisi – yang memberikan batasan istilah dan mendefinisikan kata-kata yang penting dalam prosedur.

  11. Unsur-Unsur PROSEDUR PELAKSANA • Prosedur – yang menyebutkan secara detail tentang siapa, apa, kapan, dan dimana kegiatan operasional laboratorium dengan cara sistematis. • Dokumentasi – yang menjabarkan sistem dokumentasi yang digunakan dalam prosedur yang bersangkutan termasuk formulir atau contoh yang diacu.

  12. ProsesPenyusunanMANUAL PROSEDUR • menentukan personel yang kompeten dari masing-masing bagian yang terlibat dalam pembuatan prosedur pelaksanaan • membuat ringkasan kegiatan dari masing-masing bagian tsb, penggunaan bagan alir akan dapat membantu. • membuat konsep prosedur pelaksanaan dengan memperhatikan kebijakan dan tujuan sistem mutu yang tertuang dalam panduan mutu serta persyaratan standar untuk bagian tsb.

  13. ProsesPenyusunanMANUAL PROSEDUR • memverifikasi konsep prosedur pelaksanaan tsb serta uji coba pelaksanaannya, • persetujuan dan pengesahan oleh peronel yang berwenang,apabila prosedur tsb dapat diterapkan dalam kegiatan operasional laboratorium.

  14. INSTRUKSI KERJA • merupakan pedoman yang telah distandarkan dan digunakan oleh para pelaksana dalam melaksanakan suatu pekerjaan secara benar sejak awal. • menguraikan bagaimana kegiatan operasional laboratorium yang ada, untuk dilaksanakan sesuai dengan satu prosedur pelaksanaan. • merupakan suatu petunjuk yang detail atau rinci tentang bagaimana suatu proses atau prosedur dilaksanakan.

  15. INSTRUKSI KERJA • TUJUAN Instruksi Kerja sebagai pelengkap Prosedur Pelaksanaan serta dapat membantu dalam proses pengendalian. • BENTUK Instruksi Kerja dapat berupa lembar kerja, bagan alir, gambar, rekaman atau uraian tentang suatu kegiatan dll

  16. 3. INSTRUKSI KERJA • Instruksi Kerja dapat dibuat oleh Pelaksana yang setiap hari melaksanakan kegiatan opersional ybs, namun perlu bimbingan oleh atasan langsung, KARENA: • tidak semua pelaksana suatu kegiatan operasional laboratorium mengetahui pelaksanaan yang baik dan benar, tetapi hanya berdasarkan pengalaman yang terbatas.

  17. 3. INSTRUKSI KERJA Penulisan Instruksi Kerja yang baik meliputi antara lain: • berisitahapankegiatanlangkahdemilangkah • berisipenjelasansecararincisetiaplangkahbesertaperalaan, dokumenpenunjangdll yang diperlukan • sudahdiujidanditerapkan

  18. FORMULIR • Semua proses kerja laboratorium harus dicatat atau direkam pada formulir atau isian baku yang telah ditetapkan oleh laboratorium ybs, untuk mengurangi kesenjangan informasi serta kemampuan telusuran suatu kegiatan. • Adanya rekaman akan tersedia informasi yang dapat diidentifikasi dengan baik dan benar,sehingga dapat dievaluasi guna penyempurnaan secara berkesinambungan serta meningkatkan efisiensi

  19. 4. FORMULIR • Formulir yang telah diisi menjadi rekaman merupakan bukti bahwa kegiatan operasional laboratorium telah dilakukan dan sistem mutu telah diterapkan secara efektif.

  20. 4. FORMULIR Beberapa formulir yang dibutuhkan oleh laboratorium: • Formulir permohonan pengujian dan/atau kalibrasi • Formulir penerimaan dan distribusi contoh atau barang • Formulir analisis dan/atau pengukuran contoh atau barang • Formulir laporan hasiluji dan/atau kalibrasi • Formulir inventaris bahan kimia • Formulir inventaris peralatan laboratorium

  21. PENULISAN DAN PENGENDALIAN DOKUMEN SISTEM MUTU PRINSIP UMUM • Gunakantatabahasa yang baikdanbenar, sertajelas • Hindaripenggunaanbahasadankalimat yang menyebabkantimbulnya bias pengertian. • Gunakanbahasa yang sederhanadanmudahdimengerti. Sedapatmungkindihindaripenggunaankata-katabaru yang belumtentudimengertiartinyaolehseluruhpersonellaboratorium.

  22. PENULISAN DAN PENGENDALIAN DOKUMEN SISTEM MUTU PRINSIP UMUM • Disarankan memakai sistem penjilidan lepas untuk memudahkan penggantian halaman bila ada perubahan, revisi, atau amandemen terhadap dokumen sistem mutu. Semua halaman baru dan revisi harus diberi nomor dan tanggal untuk memudahkan pengendalian atas setiap halaman. Karena dokumen sistem mutu bukan merupakan dokumen yang statis, tetapi selalu diperbaruhi sesuai dengan kebutuhan laboratorium. • Hanya dokumen terbaru yang harus tersedia di lokasi tempat kerja dan digunakan oleh personel yang tepat.

  23. PENULISAN DAN PENGENDALIAN DOKUMEN SISTEM MUTU PRINSIP UMUM • Bila laboratorium membutuhkan banyak dokumen atau prosedur, dapat dilakukan pembuatan beberapa dokumen terpisah, tetapi semua dokumen tersebut harus saling merujuk kepada dokumen tunggal yaitu panduan mutu. • Dokumen induk sistem mutu harus disimpan dan dipelihara oleh personel yang berwenang.

  24. PENULISAN DAN PENGENDALIAN DOKUMEN SISTEM MUTU Penulisan DOKUMEN SISTEM MUTU Harus menerapkan kaidah Good Documentation Practice: • Jenis huruf biasanya “Times New Roman” atau “Arial” ukuran huruf 11-14 • Satu paragraf mencerminkan satu pokok pikiran serta hindarkan penulisan paragraf yang menggunakan kalimat panjang. Disarakan setiap kalimat berisi tak lebih dari 15 – 20 kata.

  25. PENULISAN DAN PENGENDALIAN DOKUMEN SISTEM MUTU Penulisan DOKUMEN SISTEM MUTU Harus menerapkan kaidah Good Documentation Practice: • Setiap paragraf harus diberi identifikasi atau penomoran yang jelas dan gunakan jarak antar-paragraf. • Harus dihindarkan penggunaan tanda baca seperti: >, *, -, dan lainnya, untuk memudahkan penelusuran balik bila terjadi perubahan.

  26. PENULISAN DAN PENGENDALIAN DOKUMEN SISTEM MUTU Penulisan Dokumen Sistem Mutu Harus menerapkan kaidah Good Documentation Practice: • Gunakan nama jabatan dalam struktur organisasi dan hindari pencantuman nama orang, karena personel dapat pindah kerja, pindah unit, diberhentikan, atau pensiun. • Setiap halaman termasuk lampiran, diagram, tabel, dan format harus mempunyai kode atau identifikasi khusus, untuk mengurangi resiko tidak terdeteksinya halaman dokumen sistem mutu. Identifikasi tsb berguna untuk sistem kemamputelusuran dokumen,sehingga dapat diketahui apakah dokumen tsb sudah kadaluarsa atau merupakan revisi terbaru.

  27. PENULISAN DAN PENGENDALIAN DOKUMEN SISTEM MUTU Penulisan Dokumen Sistem Mutu Harus menerapkan kaidah Good Documentation Practice: • Bagianatauhalaman yang seringmengalamirevisiatauamandemensebaiknyadiletakkansebagailampiranuntukmemudahkanpenggantianbilaterjadiperubahan. • Harusmemilikiprosedurpengendaliandokumensistemmutu yang menjelaskanpenanggungjawab, prosedurperubahan, penerbitankembali, penggantiandokumendan lain-lain

  28. TerimaKasih Adapertanyaan?

More Related