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Efficient Guide for Managing Cases in GLPI System

Comprehensive guide for generating cases in GLPI, from logging in to creating cases, selecting types and categories, adding details, attaching files, and submitting requests. Also includes instructions for generating reports and documenting and resolving assigned cases efficiently.

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Efficient Guide for Managing Cases in GLPI System

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Presentation Transcript


  1. GUIA GENERACIÓN DE CASOS GPLI

  2. GUIA GENERACIÓN DE CASOS GPLI

  3. GUIA GENERACION DE CASOS GPLI El Ingreso a GLPI se realiza a través de la página www.soporte.alcaldiabogota.gov.co, los datos de ingreso se realiza con el usuario y contraseña de red.

  4. GUIA GENERACION DE CASOS GPLI Usuario Red Coordinador coordinador_yomasa coordinador_luceros coordinador_tunal coordinador_santalucia coordinador_candelaria coordinador_bosa coordinador_scadebosa coordinador_cademuzu coordinador_servita coordinador_toberin coordinador_patiobonito coordinador_fontibon coordinador_kennedy coordinador_plazaamericas coordinador_gaitana coordinador_scade20julio coordinador_victoria coordinador_scadesuba coordinador_scadecalle13 coordinador_suba coordinador_chico coordinador_santahelenita coordinador_scadeamericas coordinador_scadecad coordinador_scadeengativa coorscadesocial USUARIO GLPI coordinador_yomasa coordinador_luceros coordinador_tunal coordinador_santaluc coordinador_candelar coordinador_bosa coordinador_scadebos coordinador_cademuzu coordinador_servita coordinador_toberin coordinador_patiobon coordinador_fontibon coordinador_kennedy coordinador_plazaame coordinador_gaitana coordinador_scade20j coordinador_victoria coordinador_scadesub coordinador_scadecal coordinador_suba coordinador_chico coordinador_santahel coordinador_scadeame coordinador_scadecad coordinador_scadeeng coorscadesocial El sistema solo permite ingresar 20 caracteres como usuario, ejemplo para el caso de Super CADE Bosa el usuario seria coordinador_scadebos y la contraseña es la misma del correo electrónico.

  5. GUIA GENERACION DE CASOS GPLI Una vez se ingrese aparece la siguiente ventana, se debe dar click en “Crear un caso”

  6. GUIA GENERACION DE CASOS GPLI El sistema nos muestra el siguiente formulario

  7. GUIA GENERACION DE CASOS GPLI En la lista “Tipo” se debe seleccionar que tipo de solicitud se desea reportar. Incidente: Por incidente se podrán reportar todas las solicitudes asociadas con temas de Tecnología y Mantenimiento Locativos Requerimiento: Por requerimiento se podrán reportar todas las solicitudes asociadas con temas de Servicios, Administrativos y de Guía De Trámites.

  8. GUIA GENERACION DE CASOS GPLI En la lista “Categoría” se debe seleccionar la naturaleza de la solicitud a reportar Mas adelante categorización Red CADE

  9. GUIA GENERACION DE CASOS GPLI En la lista “Localización” se debe seleccionar la entidad que se desea reportar. Se selecciona “Red CADE” cuando lo reportado está asociado con solicitudes para soporte técnico, los arquitectos y reportar solicitudes con el personal de secretaria general. En caso que la solicitud se deba reportar a algún profesional de enlace se debe escoger la entidad ejemplo “Bomberos”

  10. GUIA GENERACION DE CASOS GPLI En el campo “Observadores” se agregan la cuentas a las cuales se desea mantener informado de la solicitud

  11. GUIA GENERACION DE CASOS GPLI En el campo “Título” únicamente se debe colocar el punto de atención seguido de la entidad, ejemplo Cade Muzu – VANTI Gas Natural / SuperCade 20 de Julio – ENEL Condensa

  12. GUIA GENERACION DE CASOS GPLI En el campo “Descripción” se debe colocar el detalle de la solicitud

  13. GUIA GENERACION DE CASOS GPLI Al dar click sobre el botón “Elegir Archivos” nos abre una ventana del explorador de Windows para seleccionar archivos para adjuntar si el caso lo requiere.

  14. GUIA GENERACION DE CASOS GPLI Se diligencia todos los campos de acuerdo a los pasos anteriores y se da click sobre el botón “Enviar mensaje”

  15. GUIA GENERACION DE CASOS GPLI Nos aparecerá el siguiente mensaje de confirmación de que nuestra solicitud ha sido enviada de forma correcta.

  16. GUIA GENERACIÓN DE REPORTES

  17. GUIA GENERACIÓN DE REPORTES Para descargar la gestión de los casos que se han reportado a través de la herramienta GLPI, en la parte superior derecha hay un desplegable, por defecto nos aparecerá “Solicitante”, debemos dar click y cambiarlo a perfil “Read Only”

  18. GUIA GENERACIÓN DE REPORTES Luego dar click en “Sus casos en curso”

  19. GUIA GENERACIÓN DE REPORTES En la parte superior aparece una sección para realizar filtros de búsqueda

  20. GUIA GENERACIÓN DE REPORTES Por ejemplo: Se realiza el filtro de solicitante, y fecha de apertura de 1 a 30 de abril para descargar el reporte del mes de abril de Super CADE Bosa y dar click sobre el botón “Buscar”

  21. GUIA GENERACIÓN DE REPORTES Después de realizada la búsqueda nos aparece un desplegable para seleccionar el formato en el que se necesita bajar el reporte, se selecciona y luego se da click sobre el botón Exportar

  22. GUIA PARA DOCUMENTAR Y SOLUCIONAR CASOS

  23. GUIA PARA DOCUMENTAR Y SOLUCIONAR CASOS Para solucionar y documentar los casos asignados se debe cambiar el perfil a “Técnico”

  24. GUIA PARA DOCUMENTAR Y SOLUCIONAR CASOS Después de estar con perfil “Técnico” se debe dar click en “Vista de Grupo”, allí nos saldrá “Casos en estado pendiente” en esta sección nos aparece todos los casos que nos han asignado para gestión.

  25. GUIA PARA DOCUMENTAR Y SOLUCIONAR CASOS Para dar gestión se debe dar click sobre la descripción del caso

  26. GUIA PARA DOCUMENTAR Y SOLUCIONAR CASOS Nos saldrá al detalle el caso asignado

  27. GUIA PARA DOCUMENTAR Y SOLUCIONAR CASOS Para gestionarlo dar click en “Procesando caso”

  28. GUIA PARA DOCUMENTAR Y SOLUCIONAR CASOS Para colocar seguimientos o comentarios al caso damos click en “Seguimiento”, luego en el campo “Descripción” ponemos el comentario y damos click en “Agregar”

  29. GUIA PARA DOCUMENTAR Y SOLUCIONAR CASOS Para adjuntar un documento damos click en “Documento”, luego en el botón “Elegir archivos” agregamos el documento y por último en “Añadir un nuevo archivo” para guardar

  30. GUIA PARA DOCUMENTAR Y SOLUCIONAR CASOS Para solucionar un caso se debe dar click en “Solución”, luego en “Plantilla de Solución” se escoge Plantilla Solucionado.

  31. GUIA PARA DOCUMENTAR Y SOLUCIONAR CASOS En el campo descripción de documenta la solución y se da click en “Agregar” para salvar.

  32. GUIA PARA DOCUMENTAR Y SOLUCIONAR CASOS Después de realizar estos pasos el caso ya quedo solucionado, debemos volver a inicio

  33. GUIA PARA DOCUMENTAR Y SOLUCIONAR CASOS Y el caso desaparecerá de nuestra bandeja de pendientes

  34. CATEGORIZACION REDCADE

  35. CATEGORIZACION REDCADE CATEGORÍAS SUB-CATEGORÍAS SERVICIO Caída del sistema SAT Configuración Pantalla / Display Generación de reportes Fallas del SAT Gestión de entidades Gestión de Usuarios Asistencia equipos de computo, capacitación y configuración Acompañamiento Técnico Asistencia de impresoras, capacitación y configuración Cambios de consumibles de impresoras Daños en Cartelera Digital (Totem) Verificación de puntos de red Control de Componentes Aire Acondicionado Caída general del sistema UPS SAT T E C N O L O G I C O EQUIPOS Asistencia Capacitación Configuración Copias de grabación Posibles daños de cámaras Daño y revisión línea telefónica Solicitud CCTV Telefonia Traslado Módulos

  36. CATEGORIZACION REDCADE CATEGORÍAS SUB-CATEGORÍAS SERVICIO Capacitaciones Descansos Programado Horarios de Servicio Jornadas especiales Jornadas pedagógicas Orden Publico Incumplimiento Horario Suspencion temporal del servicio Suspención de turnos Campañas Promocionales Entrega de publicidad Novedades y daños Talento Humano S E R V I C I O S Horarios Campañas Cajeros Automáticos

  37. CATEGORIZACION REDCADE CATEGORÍAS SUB-CATEGORÍAS SERVICIO Reemplazo de personal Rotación de personal Tutoria Urgencia medica Vacaciones Sanción o suspensión Ausencias no justificadas Capacitación Talento Humano Compensatorios Dotaciones Caída de sistema entidad Novedades personal de entidades Novedad en módulos Retiro de la entidad Otros Talento Humano (SG) A D M I N I S T R A T I V O Entidades Insumos Aseo y cafetería Novedades de personal Insumos Novedades Novedades de la compañía Incidencias en servicio Préstamo de auditorio a entidades externas Prestamos de auditório a SG Papelería Internos Vigilancia Auditorios

  38. CATEGORIZACION REDCADE CATEGORÍAS SUB-CATEGORÍAS SERVICIO Bitácoras certificaciones Internos T R A M I T E S G U I A Novedades del servicio diarias solicitud actualización portafolio de servicios Solicitud de información solicitudes que NO son de nuestra competencia campañas Publicación Novedades del Servicio Capacitaciones Delegaciones Actualización Guia de Tramites y servicios Operativo D E Internos

  39. CATEGORIZACION REDCADE CATEGORÍAS SUB-CATEGORÍAS SERVICIO Mantenimiento de Sistema de Iluminación interior, informar el espacio Cambio de reflectores (luminarias exteriores) Revisión y reparación de interruptores Cambio de interruptor y/o tomas sencillo, doble o triple Instalación de nuevos puntos de red eléctrica, voz y datos Revisión, limpieza y reparación de caja de inspección Fugas de griferías de lavamanos Fugas de griferías de lavaplatos Fugas en tuberia y/o accesorios de agua potable en baños y cocinas Fugas en tubería y/o accesorios sanitarios en baños o cocina Destape de sanitarios, orinales, lavamanos y rejillas de pisos Cambio de aparatos sanitarios lavamanos, orinales, sanitarios. Reparacion, mantenimiento y cambio de registros Mantenimiento de todo tipo de rejillas y/o sifones de piso y de aparatos Mantenimiento y/o reposición de bizcochos para sanitarios Mantenimiento y/o reposición de flotadores para cisternas de baños y/o tanques. Mantenimiento de bajantes aguas lluvias Limpieza de viga canales aguas lluvias Limpieza y mantenimiento de cajas de aguas lluvias Pintura muros coordinación Pintura muros en baños y/o cocinetas Pintura de muros y/o cielorrasos en zona servicio al ciudadano Mantenimientos de enchapes en cocina y /o baños Mantenimientos de enchapes en Coordinación o espacio especifico Enchape piso zona de servicio al ciudadano Pintura muros exteriores Resanar y pintar techos bajo placa según necesidad. ELECTRICOS M T O L O C A T I V O S HIDRAULICOS PINTURA INTERIOR, EXTERIOR Y ENCHAPES

  40. CATEGORIZACION REDCADE CATEGORÍAS SUB-CATEGORÍAS SERVICIO Mantenimiento manto asfaltico Sellado de canales Sellado de ventanas Sellado de puertas Sellado de bajantes Mantenimiento de cubiertas - limpieza y lavado Cambio de teja plástica Cambio teja metálica Cambio teja tipo sándwich Goteras cubierta Bicicleteros Soportes camillas / botiquin Soporte manguera/ escalera Soporte escobas y traperos Soporte microondas Mantenimiento sillas tándem Mantenimiento sillas escritorio Mantenimiento sillas usuarios Mantenimiento superficies de trabajo (mesas) Mantenimiento de cajoneras, no cerraduras ni suministro de llaves Mantenimiento e instalación de mesones para usuarios Mantenimiento de puertas : Fallebas, Manijas, Aceitado, Puertas de vidrio, madera o metálicas Soldar bisagras y otras partes y elementos en puertas Instalación y/o mantenimiento de brazos hidráulicos Construcción de muros en Drywall y/o Super board Adecuación de nuevos puestos de trabajo Obras civiles menores IMPERMEABILIZACION M T O CUBIERTAS L O C A T I V O S SOPORTES MOBILIARIO PUERTAS Y VENTANAS VARIOS

  41. GRACIAS

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