İŞ HAYATINDA KURUMSAL E-POSTA KULLANIMI

1. İŞ HAYATINDA KURUMSAL E-POSTA KULLANIMI

2. İÇİNDEKİLER Kurum/Şirket Temsili Kurumsal E-Posta Yazımında Temel Kurallar Örnekler

3. Kurum/Şirket Temsili • Bilgi teknolojisindeki gelişmeler, internet ve e-posta sayesinde hızlı ve kolay iletişim imkanları oluşmuştur. Bu hız ve kolaylığı daha işlevsel hale getirmek ancak bazı önemli noktalara dikkat etmekle mümkündür. • Eğitim boyunca üzerinde durduğumuz bu önemli noktalar izlenirse, iş yaşamında e-posta yoluyla yapılan iletişimde etkili, faydalı ve işleri kolaylaştırıcı sonuçlar elde edilebileceği gibi, daha sağlıklı iş ilişkilerinin geliştirilmesi de sağlanmış olur.

4. Kurum/Şirket Temsili • Araştırmalar, çalışanların iş ortamında harcadıkları zamanın ortalama dörtte birini e-posta hazırlarken ya da okurken harcadıklarını göstermektedir. Yine aynı araştırmalarda, çalışanların büyük bölümünün doğru e-posta gönderim kuralları konusunda haberdar olmadıkları da ortaya çıkmıştır. • İş hayatında hatalı gönderilen e-postalar utandırıcı durumlara yol açabilmekte veya profesyonel ilişkilerin zarar görmesine sebep olabilmektedirler. • Kurumsal e-posta yazmak iş hayatında her çalışandan beklenen bir beceridir. Bir işletme ya da kurum adına e-posta yazarken işletmeyi temsil etmekte olduğunuzu unutmamalısınız.

5. Kurumsal E-Posta Yazımında Temel Kurallar • Profesyonel bir e-posta adresi kullanın. Bir kurumda çalışanlar kurumlarının kendileri için belirlediği e-posta adresini kullanırlar. Ancak serbest çalışanlar ya da iletişim için kişisel e-posta adreslerini kullananlar, özellikle profesyonel yazışmalarında kullandıkları adresi doğru seçmelidirler. E-posta adresleri mutlaka sahibinin adını ve soyadını taşımalıdır. • Kurumsal e-posta adreslerini özel işleriniz için kullanmayın. • Yazım kurallarına dikkat edin, günlük dilden uzak durun. • Alıcıya hitap ederken doğru unvan kullanın. Yazıştığınız kişinin unvanını araştırın ve saygı çerçevesinde hitap etmeye özen gösterin.

6. Kurumsal E-Posta Yazımında Temel Kurallar • E-postanız olabildiğince kısa ve öz olmalıdır. İş hayatında hiç kimse uzun e-postalar okumak istemez, buna vakti de olmaz. Bu sebeple, mesajınız kısa ve öz olmalıdır. Ancak karşı tarafa iletmek istediğiniz fikri de içermelidir. • Büyük harf kullanmayın: Zira BÜYÜK harfler duruma göre “bağırmak”, “kızgınlık” anlamına gelmektedir. Her alıcının bu şekilde algılamama ihtimali olsa da buna dikkat etmeli ve metin içerisinde önemli olduğunu vurgulamak istenen kelimeler ya da cümlelerin haricinde BÜYÜK harf kullanmamaya özen gösterilmelidir. • Noktalama işaretlerini, özellikle ünlem işaretini kullanırken dikkatli olun. Arka arkaya kullanılan ünlem işaretleri (!!!) karşı tarafın sizi yanlış anlamasına sebep olabileceği gibi nezaketsiz olarak da algılanabilir.

7. Kurumsal E-Posta Yazımında Temel Kurallar • İletilerde konu başlığı açıkça yazılmalıdır. Gönderilen mesajın alıcısına doğru ve vaktinde ulaşmamasının en önemli nedenlerinden biri yeteri kadar açık olmayan “konu” (subject) satırlarıdır. “Re” ya da “Fw” ön ekleri ile dolu ve içeriğini tam yansıtmayan konu satırları alıcıları tarafından zamanında açılmayacak ya da göz ardı edilecektir. Konu satırı, “Toplantı Tarihi Değişikliği”, “Teklif İçin Öneriler” veya “Sipariş Onay Talebi” gibi kısa, net ve anlaşılır olmalıdır. • Saldırgan yorumlardan ve açıklamalardan kaçının.Hakaret içeren, küçük düşürücü, açık saçık, saldırgan yorumlar, açıklamalar, anlatımlar, ithamlar asla kurumsal e-postalarda yer almamalıdır. Bunlar şaka bile olsa profesyonel yaşamda kabul edilemez.

8. Kurumsal E-Posta Yazımında Temel Kurallar • Duygu ifadeleri içeren ikonları ve işaretleri kullanmaktan kaçının. Bir şirketin ya da kurumun e-posta adresinden mesaj yazılırken duygu ifadeleri içeren ikonları ve işaretleri kullanmak profesyonelce olmaz. • Tüm ileti gönderilmeden önce mutlaka okunmalıdır. Bir e-posta tamamlandıktan sonra, gönderici tarafından hataları ve anlaşılırlığı gözden geçirilmelidir. • İletinizi göndermeden önce gizli bilgi olup olmadığını gözden geçirin. Çünkü e-postalar alıcılardan başka kişiler tarafından da okunabilirler. E-postalarda yer alan şifreler ve gizli bilgiler paylaşılmamalı ve kullanılmamalıdır.

9. Kurumsal E-Posta Yazımında Temel Kurallar • Mesajınız bir akış içermelidir.Orijinal mesajda bulunması gereken tercihler e-posta ayarlarından düzenlenmelidir. Böylece her bir mesaj gönderiminde, tüm adımda ayarlanan bilgiler kaydedilmiş olur ve tekrar tekrar bu bilgilerin yazılması gerekmez (dijital imza vb.). • Cevaplama sorumluluğuna sahip olun. İnsanlar genellikle gönderdikleri e-postalara karşılık kısa bir cevap beklerler. Alıcılar gelen mesajı 24 saat içinde cevaplamaya çalışmalıdırlar. Aslında bunun ideali mesajın gönderildiği iş gününde cevaplanmasıdır. Ayrıca, gelen e-posta cevaplanırken, e-postada yer alan her bir sorunun cevaplandığından emin olunmalı ve gereksiz açıklamalardan kaçınılmalıdır.

10. Kurumsal E-Posta Yazımında Temel Kurallar • Alıcı adreslerini en son ekleyin. Henüz yazmakta olduğunuz bir e-postayı yanlışlıkla yarım bir şekilde gönderebilirsiniz. Eğer alıcı adresini en sona bırakırsanız böyle bir durumla karşılaşmazsınız. • Kalabalık alıcılara e-posta gönderirken dikkatli olun. Kişilerin adreslerinin doğru yazılıp yazılmadığına ya da alıcı listesinde eksik olup olmadığına dikkat edin. • Mesai saatleri dışında e-posta atmayın. Çok acil ve o an çözülmesi gereken konular dışında mesai saatlerinde değilken e-posta atmamalısınız. Her ne kadar e-postayı iş için kullansanız bile mesai saatleri dışında atılan e-postalar karşı tarafta olumsuz bir izlenim bırakabilir. Ayrıca mesai saatlerinde çözülmesi gereken bir konuyu daha önceden e-posta olarak atarsanız kişi bu e-postayı unutabilir.

11. Kurumsal E-Posta Yazımında Temel Kurallar • Dosya eklerini kontrol edin. Eğer iletinize eklediğiniz dosyalar varsa doğru dosya olup olmadığından emin olun. • E-posta özelliklerini ve nasıl kullanıldıklarını mutlaka öğrenin. Doğru e-posta özelliklerini doğru yerde kullanmayı mutlaka alışkanlık haline getirin. Örneğin her mesajınızı Acil ya da Önemli seçenekleri ile göndermeyin. Ayrıca “Okundu İletisi”nin (Return Receipt) çok fazla kullanımı da karşı tarafı rahatsız edebilir. Bu konuda bir başka uyarı da hatalı gönderilen mesajların geri çağırılması konusundadır. Mesaj karşı tarafta okunduktan sonra gönderilecek “Recall” talepleri, mesajın ve sizin değerinizi karşı taraf gözünde düşürebilir.

12. Kurumsal E-Posta Yazımında Temel Kurallar • E-postalara – size hata ile gönderilmiş olsalar bile – yanıt vermeye çalışın. Size gelen her e-postaya cevap vermek elbette ki vakit alıcı bir iştir. Ancak, gönderilen e-postalara mümkün olduğu kadar yanıt verilmeye çalışılmalıdır. Örneğin sizden talep edilen bilgi elinizde yoksa ya da yanıtlamanız zaman alacaksa bile, mesajı aldığınızı, konu ile ilgilendiğinizi ve netleştiğinde geri döneceğinize dair kısa bir yanıt vermek uygun olacaktır. • “GİZLİ” konuları e-posta ile tartışmayın.

13. Örnekler • "Şirket/Kurum dışındayım" mesajının kullanımı: Şirket içinde herkesin e-postasında kullandığı imza formatı aynı olmalıdır yoksa kurumsal kimlik bozulur. Ve çok atlanan bir konu, eğer 1 günlüğüne bile olsa ofis dışında olacaksınız ve e-postalarınıza cevap veremeyecekseniz lütfen “out of office” mesajı koyun. Size e-posta atıp akşama kadar sizden cevap bekleyen ve sonunda dayanamayıp ofisi aradığında sizin o gün izinli olduğunuzu öğrenen insanlar için bu hoş bir durum değildir. Ayrıca, ertesi gün konuştuğunuzda “dün ofis dışındaydım o yüzden cevap veremedim kusura bakmayın” açıklaması da çok profesyonel gözükmeyecektir.

14. Örnekler • Kızgınken e-posta göndermek: Müşterilerle sürekli muhatap olunan bir işyerinde çalışıyorsanız, müşterilerin şikayetçi olduklarında çok kızgın e-posta gönderdiklerine şahit olabilirsiniz. Bu tip e-postalarda söylenenleri şahsınıza almadan müşterinin sorununu çözmek çok önemlidir. Eğer siz de aynı şekilde bir cevap verirseniz işin içinden çıkılmaz hale gelecek ve ileride bu yazdıklarınız sizin aleyhinize kullanılabilecek bir delil olacaktır. Kızgınken yazdığınız e-postayı kaydedin ama göndermeyin. Ertesi gün aynı e-postaya bir kez daha baktığınızda ne kadar isabetli karar verdiğinizi daha iyi anlayacaksınız.

15. Örnekler • Alıcılar arasında bulunmayan kişileri de e-postaya dahil etmek: E-posta yazarken alıcılarınız arasında bulunmayan kişileri ilgilendiren işler hakkında bilgi vermek ya da bu kişiler hakkında yorum yapmak halihazırda tamamlamaya çalıştığınız süreçte karışıklıklar yaratabilmektedir. Hatta kimi zaman sürecin dışında olan kişi, bu tip e-postalar yüzünden zor durumda kalabilir. Dolayısıyla metinde sadece alıcılarınıza hitap etmeniz, onların iş planlaması hakkında yorum yapıp bilgi istemeniz daha sağlıklı bir iletişim kurmanız için büyük önem taşımaktadır.

16. Örnekler • İletide dijital imzanın bulunmaması: İletilerinizin altında mutlaka bir dijital imza bulunmalıdır. E-posta programınızda kullandığınız otomatik imzanız mümkün olduğu kadar basit ve anlaşılır olmalıdır. 20 satır uzunluğunda, felsefik içerikler ve gereksiz resimler içeren bir imza, ihtiyaç duyulduğunda iletişim bilgilerinize erişimi zorlaştıracağı gibi alıcının gözündeki değerinizi de etkileyecektir.