Văn phòng ảo - Xu hướng mới được nhiều doanh nghiệp lựa chọn

1. Văn phòng ảo là gì? Virtual Office là một cụm từ dùng để nói tới một hình thức cho thuê văn phòng đại diện mà trong đó tất cả thông tin giao dịch đều được chuyển hướng về nơi làm việc chính. Virtual Office cho phép người sử dụng sở hữu được nhiều tiện ích như một văn phòng thực tế như: bộ phận lễ tân, địa chỉ đăng ký kinh doanh, số điện thoại, số fax, phòng tiếp khách,… Theo Công ty Office168 có địa chỉ tại Building168 Số 4 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường Đa Kao, Quận 1, TP HCM, đối với một số công ty, cá nhân mới tham gia vào thị trường kinh doanh. Trong môi trường cạnh tranh đầy cam go, khắc nghiệt này, họ buộc phải giảm bớt nhiều kinh phí để có thể thu lợi nhuận và tiếp tục hoạt động doanh nghiệp của mình. Tuy nhiên, những công ty, cá nhân này chưa có nhiều vốn để có thể thuê một địa điểm làm việc chính thức dài hạn. Vì thế, phương án thuê virtual Office giúp các doanh nghiệp không còn băn khoăn về việc đầu tư vốn của mình nữa. Các doanh nghiệp không còn cần phải bỏ ra một số tiền khủng để thuê văn phòng dài hạn trong một thành phố xa hoa như Sài Gòn. Nhiều doanh nghiệp, cá nhân vẫn có thể thuê văn phòng ảo với cơ sở vật chất được trang bị đầy đủ, phục vụ cho nhu cầu làm việc của mọi người. Cho nên đây được coi như là một biện pháp tuyệt vời giúp những công ty tiết kiệm được rất nhiều kinh phí. Tính pháp lý của virtual Office văn phòng ảo có hợp pháp hay không? Luật Doanh Nghiệp định nghĩa “doanh nghiệp” là đơn vị kinh tế có tên riêng, có vị trí giao dịch ổn định, có tài sản được đăng ký nhằm mục đích thực hiện những hoạt động kinh doanh. Theo Điều 43, Luật Doanh nghiệp 2014 quy định:”Trụ sở chính của công ty là nơi liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định bao gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”.

2. Hiện nay pháp luật không có nội dung quy định cấm công ty thuê văn phòng ảo để làm địa điểm hoạt động. Chính điều này đã tạo điều kiện cho mô hình văn phòng ảo hoạt động mạnh. ý kiến của các chuyên gia về dịch vụ văn phòng ảo Theo Sở Kế hoạch và đầu tư TP HCM cho biết: Doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm về tính trung thực khi khai địa chỉ trụ sở khi đăng ký kinh doanh vì Sở không thể kiểm tra xem hình dáng trụ sở như thế nào, cũng không có nguyên nhân để từ chối cấp phép sử dụng địa chỉ virtual Office và không quy định một địa điểm thì được đặt tối đa bao nhiêu trụ sở”. Quyền Viện trưởng Viện Nghiên cứu quản lý kinh tế trung ương nói thêm: Việc nảy sinh những xu hướng mới là tiến triển của một xã hội hiện đại. Dù văn phòng thực tế hay virtual Office thì pháp nhân vẫn còn có con người là thật. Có người đại diện pháp luật, chịu trách nhiệm về hoạt động công ty. Cơ quan quản lý chỉ cần tìm cách quản lý con người là được. Giám đốc Viện nghiên cứu kinh tế ứng dụng lại cho biết: Không nhất thiết phải bổ sung quy định mới cho mô hình văn phòng ảo. Thời điểm này cũng không có thông tư, nghị định nào không cho phép doanh nghiệp kinh doanh ở virtual Office… Đồng thời luật không quy định địa chỉ kinh doanh cũng phải là nơi làm việc và nơi làm việc phải có diện tích ít nhất bao nhiêu mét vuông. Nghĩa là virtual Office được quyền hoạt động bình thường. Cơ quan Nhà nước lấy lý do luật chưa quy định để làm khó nghĩa là cơ quan đó lạc hậu, đi chậm hơn so với thực tế cuộc sống. Những chuyên gia pháp luật kinh Tại sao nhiều đơn vị sử dụng dịch vụ văn phòng ảo tế nhận xét: hiện việc cho thuê virtual Office là đúng pháp luật. Vì thế, nếu cho rằng việc tồn tại mô hình văn phòng ảo sẽ gây trốn thuế, gây nên tình trạng lợi dụng mua bán hóa đơn thì cơ quan quản lý phải chứng minh bằng số liệu thực tế. Nếu mọi người vì lo sợ văn phòng ảo gây nên khả năng trốn thuế mà từ đó siết quy định về trụ sở đối với thể loại văn phòng ảo thì chưa đủ sức thuyết phục và có thể ảnh hưởng tới các doanh nhân chân chính. Qua các thông tin mà chúng tôi cung cấp phần nào sẽ giúp các doanh nghiệp, cá nhân có cái nhìn tổng quan về mô hình virtual Office này. Thế nhưng, để có thể thuê được một văn phòng ảo chất lượng những doanh nghiệp, cá nhân nên chọn một số dịch vụ virtual Office có uy tín lớn trên thị trường hiện nay mà chúng tôi đã gợi ý cho mọi người ở phía trên. Một số công ty dịch vụ này sẽ đảm bảo được tính chuyên nghiệp và hình ảnh của thương hiệu của người thuê.