PANDUAN PENGGUNAAN OUTLOOK - PowerPoint PPT Presentation

slide1 l.
Download
Skip this Video
Loading SlideShow in 5 Seconds..
PANDUAN PENGGUNAAN OUTLOOK PowerPoint Presentation
Download Presentation
PANDUAN PENGGUNAAN OUTLOOK

play fullscreen
1 / 34
PANDUAN PENGGUNAAN OUTLOOK
497 Views
Download Presentation
Download Presentation

PANDUAN PENGGUNAAN OUTLOOK

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript

  1. MICROSOFT OFFICE OUTLOOK AtyantirarasRetnoWidayu (30111271) DewiRatnasari (30111427) GiandaniAnnisaAvioni(3111344) PIS 11-11 Politeknik Telkom Bandung

  2. Pendahuluan …. Email sudahbertahun-tahunmenjadisalahsatujalanpenggunateknologiinformasiuntukberkomunikasidanberhubungan, orangdipermudahuntukmengirimkaninformasiberupa text yang jugadapatdisisipi data lain yang biasanyadikirimkanmenggunakanfiturattachement. Email dapatdiaksesmenggunakan webmail jikakitamenggunakanbrowseruntukmembuka email kitaatapunmenggunakanPOP / IMAP client semisal Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird ataupunaplikasi-aplikasi mail client yang terpasangdiperangkatberjalanseperti notebook dansmartphone.

  3. PANDUAN PENGATURAN GMAIL DI MICROSOFT OFFICE OUTLOOK 2007

  4. Langkahpertama yang haruskitalakukanadalahmengaktifkanIMAPdi Gmail / Google Apps ( Janganlupauntukklik‘Save Changes’ketikakitasudahselesai)

  5. Membuka Microsoft Office Outlook 2007 • Untukpembuatanbaru, pilih‘Tools’, kemudianklik ‘Account Setting’

  6. Secaraotomatisakanmuncultampilansepertiberikut : klik‘New’jikainginmembuat account baru,

  7. Munculsebuahtampilansecaraotomatis, pilihpadabagian ‘Microsoft exchange, POP3, IMAP, of HTTP’. Kemudianklik‘Next’

  8. Akanmuncul‘Auto Account Setup’ box, masukkan : NamaAnda, Alamat Email ( username@domainname.com ), dan Password. • Tandaipadakotak‘Manually configure server settings or additional server types’,kemudianklik‘Next’.

  9. Muncul‘Choose E-mail Service’ box, Pilih‘Internet E-mail’. Klik‘Next’.

  10. Akanmuncul‘Internet E-mail Setting’ box,

  11. dimanadidalamnyakitadapatmelakukanpengaturansepertiberikut : • Padabagian‘User Information’ , masukkannamadanalamat email secaralengkap • Padabagian‘Server Information’ , dalamkolom ‘Account Type’ pilih menu IMAP, dalam‘Incoming mail server’ ketikkanimap.gmail.com, dandalam‘Outgoing mail server’ ketikkansmtp.gmail.com • Padabagian‘Logon Information’ , dalamkolom'User Name', masukkanalamatlengkap Gmail / Google Apps Andadanmasukkanpassword padakolom‘Password’. • Setelahselesaimembuatpengaturanini, klik‘More Setting’ untukmembawaAndakepengaturanterakhir

  12. Makaakanmuncultampilansepertiberikut :

  13. Klik‘Advanced’kemudianaturhinggasepertitampilandibawahini :Klik‘OK’

  14. Setelahituakanmuncultampilansepertisebelumnya, yaitusepertidibawahini : Klik‘Next’ untukmenuju step selanjutnya

  15. Muncultampilansepertidibawahini, yang menandakanbahwapengaturangmailtelahselesai, klik‘Finish’

  16. PENGGGUNAAN MICROSOFT OFFICE OUTLOOK UNTUK PENGELOLAAN EMAIL

  17. Membaca Email • Untukmembaca email pastikan Outlook beradapada folder “Inbox”, cukupdobelklikpadapesan yang ingindibaca. Pesanakanterbukapadajendelabaru. • Untukmengetahuiadanyapesanbaru, pada windows toolbar ( sudutkiri monitor ) akandiberitandaamplop yang diiringidengansuara “ding” sebagaibunyi default untuk email yang tibapada Outlook.

  18. Membaca File Attachment • JikaAndamenerimapesanberisi file lampiran (attachment), di folder Inbox pada Outlook akandiberitanda paperclip disebelahnya. Untukmembuka file attachment lakukanlangkahberikut : • Bukapesan/mail message. • Akanada icon dengannama file di body text. • Dobelklik icon file. File attachment akanterbukasesuaidengan program aplikasinya. Andabisamenyimpannyaataumenutupsajafilenya. • Cara menyimpan file attachment : • Sorot file attachment • Klik menu File – kemudian Save attachment. • Pilih folder tempatmenyimpan file yang diinginkan. 

  19. Membuat Sub Folder pada Inbox • Apabilakitainginmengelompokkan email danmenempatkannyapada folder tertentuhalinidapatdilakukandenganmembuat folder barudidalam folder Inbox. Lakukanlangkahberikut : • Pada folder Inbox klik File • Pilih New – pilih Folder • Ketiknama folder padakolom yang tersedia • Klik OK atautekan enter

  20. Membuat / Mengirim Email • Untukmembuatpesan (message) barupada Outlook ikutilangkahberikut: • Klik menu File • Sorot New • Klik menu Mail Message • Note: Prosesinidapatdisingkatdenganmenekan icon New Mail Message (sudutkiriatas) pada toolbar standart .

  21. Membuat / Mengirim Email • Ada 3 jenistujuanpengirimanyaitu : To, Cc dan Bcc. Deskripsinyasbb : • To : tujuanstandarpengalamatanpesan. • Cc : singkatandari Carbon Copy. JikaAndainginmengirimpesankepadaseseorang, tetapiinginjugamemberikan copy pesanpadaorang lain, cantumkanalamatemailnyapadakolom Cc selainpadakolom To. • Bcc : singkatandari Blind Carbon Copy. JikaAndainginmengirimpesanpada 2 orang, padakoIom To danpadakolom Bcc, keduanyaakanmenerima email tetapipenerima yang adadikolom To tidakakanmengetahui (blind) bahwa email jugadikirimkepihakke 2 (Bcc).

  22. Membuat / Mengirim Email • Setelahmenentukanbagaimanadankemanapesanakandikirim, ikutilangkahberikut : • Kliktombolpengalamatan (addressing) (To, Cc, or Bcc). • Padakolom "Show Names From The :" , pastikan address list ygbenartelahdipilih, kliktandapanah down untukmemilih. • Dobelklik ( tekan To->, Cc->, Bcc-> ) namaorang yang ingindikirim.Andadapatmemilihlebihdarisatunamadengandobelklikpadanamatsb. • Kliktombol OK . Andaakankembalike menu pesan/New Mail Message denganalamat email yang telahdipilihtadi. • Masukkan text padahalamanisianpesan. • Setelahselesaimengetikpesankliktombol Send, danpesanakansegeradikirim.

  23. Mengirim Attachments( File Lampiran) • JikaAndainginmenyertakansebuah file ataulebihpadapesanAnda, sepertidokumenatau spreadsheet, lakukanlangkahberikut: • Sepertibiasa, buatpesanbarubesertaelamatemailnya. • Setelahselesaimengetikpesantekantombol Insert pada toolbar. • Klik File. • Cari file yang inginandasertakan. • Dobelklikpada file yang akandisertakan

  24. Membalas ( Reply ) Pesan Ketikamenerimadantelahmembacasebuahpesan (email) kemungkinanAndainginlangsungmembalaspesankeorang yang mengirimnya. Untukmelakukanhaltersebutlakukanlangkahberikut : Standard Reply • Pada folder Inbox dobleklik email yang inginAndabalas. • Kliktombol Reply . • Alamatpengirimakanotomatistercantumpadabagian To: • Ketikpesanandapada body pesan. • Klik Send. Reply To All • Kliktombol reply to all. • Semuapenerimaakantercantumdibagian To : dansemuaalamatbagian Cc akantercantumpadabagian Cc : • Ketikpesanandapada body pesan. • Kliktombol send.

  25. MeneruskanPesan KetikaAndasudahmembacapesan, danAndainginjugamenyampaikan/meneruskanpesantersebutkeorang lain, lakukanlangkahberikut : 1Buka email/pesan yang inginAndateruskankeorang lain. Kliktombol Forward, Masukkanalamat email penerima. Andadapatmenambahkankomentardi body text pesanjikadiinginkan. Setelahselesai, klik Send.

  26. Membuat Group ( Distribution List) • Pada Address Book kitajugabisamembuatbeberapa Group yang merupakangabungandaribeberapa personal email, yang bergunabagikitadalampengiriman email. Sehinggamemudahkankitadalampengiriman email kebanyakorangtanpamengetikalamat email merekasatu-persatu. • Untukmembuat “Group” lakukanlangkahberikut : • Buka menu “ Address Book” • Klik File – pilih “New Entry” • Pilih “New Distribution List “ klik Ok • Tulisnamadari Group padakolom yang tersedia ( mis : Bintek ) • KemudianKliktombol “Select Member” untukmemilihsiapasaja yang masukdalam Group ini. • Pilihsiapasajadenganmengklik 2 kali padanamaataumengkliktombol “Add” • Klik Ok • Kemudianklik “Save and Close”.

  27. Format Font & Background • Pada menu Outlook klik menu Tools • Pilih Options • Pilih Mail Format ( adadi menu atas ) • Pilih format email pada “Send in this message format” : pilih HTML • Klik Font untukmemformat font • Klik Stationery Picker untukmemformat background • Klik Ok

  28. Message Rule Denganmenggunakan rule “Defer” dalam Outlook, kitadapatmensetupsebuah rule yang menghentikanseluruhpesan yang dikirimuntukbeberapamenitsetelahandamelakukanklikpadatombol Send, untukmemberikanandasebuahkesempatanuntukmerecover. Pilih Rules and Alerts dari menu Tools dankemudiankliktombol New Rule. Pada “Start from s blank rule”, pilihChekc messages after sending, dankemudianklik Next.

  29. Message Rule • Kliktombol Next lagipada screen “Which conditions do you want to check”, danandaakandituntundengan dialog yang menginformasikanandabahwa rule akandigubakanpadaseluruhpesan. Jikaandamauandadapatmengatur rule inihinggahanyamnegerjakangruptertentu. • check box “defer delivery by a number of minutes”, dankemudianklik “a number of” danubahperbedaanmenitmenjadisesuatuseperti 5 menitwalaupunandadapatmengubahnyamenjadiapapun yang andainginkan. • Kliktombol Next dankemudianberikan rule sebuahnama yang mudahuntukdiingatsehinggaandadapatmengetahuinyadalam list.

  30. FITUR BARU DALAM MICROSOFT OFFICE OUTLOOK 2007

  31. FiturBarudalam Microsoft Office Outlook 2007 Beberapafiturbarupada Microsoft Outlook 2007, antara lain : • Color Categorize : digunakanuntukmengelompokkan e-mail, tugasataukontakdenganpilihanwarnatersendiri. • Mail Client jugamenawarkanfasilitaskeamanan yang lebihbaikdibandingkanversisebelumnya, yaituDigital IDdari Microsoft. Fasilitasiniakanmengaktifkanpemberiansandipadasetiappesan yang dikirimkanuntukmenjagakerahasiaan. • Fasilitassinyalpesanmemberiperingatanbahwa mailbox telahpenuh. Denganbegitu, andabisasegeramenghapuspesan yang sudahdibaca. • Fasilitas Instant Search merupakanpengembangandari menu Find dari Microsoft Outlook versiterdahulu. Fasilitasinimemilki 2 submenu baru, yaitu Expand the Query Builder dan Search All Mail Item. • Pesan yang dikirimkanakanterlihatdalamlembarbalasan. Andabahkanbisamenambahkankomentartanpamengubahisinya.

  32. KEUNTUNGAN EMAIL CLIENT DIBANDINGKAN WEB MAIL

  33. Keuntungan Email Client dibandingkan Web Mail • Keunggulannya Email Client dibandingkan Web Mail adalahkitabisamenghematkoneksi internet. Kita cukupterkoneksiketikamelakukanSend and Receiveterhadappesan-pesan e-mail kita. Setelahitu, kitabisamembacadanmengetik e-mail secaraoffline. Keunggulanlainnya, prosespembacaanpesansangatlahgampang. Kita tinggalmengkliksubjectsebuahpesan, laludalamsekejapkitaakanbisamembacanya. Bahkanhampirsemua program Email Clientmemilikifasilitas Auto Preview, yang membuatprosespembacaan email menjadilebihmudah. kitajugatakperlukhawatirsoalkuota, karenapesan-pesan email kitatelahberpindahdarimail serverkekomputerpribadikita.

  34. THANK YOU