Tilgængelighed i PDF-filer

1. Tilgængelighed i PDF-filer - Århus kommune Helene Nørgaard Bech Sensus ApS 12. august 2009

2. Væsentligt for at skabe tilgængelige pdf-filer: • At du benytter et værktøj, der kan lave en tilgængelig PDF-fil. • At PDF-filen indeholder tekst, der er genkendelig som tekst. • At PDF-filen har en struktur, og at den er opmærket sådan, at du kan navigere i indholdet • At evt. oplæsningsudstyr altid kan få adgang til indholdet – også selvom der er tale om en låst fil.

3. Væsentligt for at skabe tilgængelige pdf-filer: • Når der konverteres til pdf skal tags tages med. Anvend eksempelvis ikke ’print til pdf’, men ’Gem som/konvertér til pdf’ • Sørg for at skabeloner er tilgængelige • Tænk ikke kun visuelt – tænk også i struktur

4. Grundlæggende forudsætninger Velstrukturerede dokumenter starter i det redskab, hvor dokumentet bliver dannet. • Struktur • Korrekt opmærkning Som basis er det vigtigt at tagge: • Overskrifter • Bullets: enten liste eller tal angivelser • Kolonner: hvis man har siden delt i to kolonner, så brug ’Format’ i stedet for tabulator • Alternativ på billeder • Sprog/sprogskift skal være angivet • Det resulterende dokument skal være i Tagged PDF

5. Word Det er muligt at gøre word-filer til tilgængelige pdf-filer: • Marker al tekst op efter type (formatering) • Headings (i hierarki) • Normal • Lister • Tabeller • ... • Bemærk at indhold i header/footer ikke vil blive læst op som udgangspunkt

6. Word Det er muligt at gøre word-filer til tilgængelige pdf-filer: • Lav ændringer globale via Formater og Typografi • Skab indholdsfortegnelse via indbygget reference-funktion • Indsæt alternativ tekst til grafik (højreklik på grafik  formater  her kan alternativ tekst skrives – i nogle tilfælde i word 2007 under størrelse)

7. InDesign Ifølge Adobe er der 2 ting som har indflydelse på tilgængeligheden i filer som konverteres til PDF fra InDesign (CS 3): • Tekstkæder (Threads) • Mærker (Tags)

8. InDesign Tekstkæder • Den måde, hvorpå man kæder tekstbokse sammen i InDesign, vil medføre at tags i den konverterede PDF-fil, vil blive sat sammen i en tilsvarende rækkefølge. Derfor bør man sørge for at kæde sine tekstbokse sammen, i den rækkefølge som man ønsker, at teksten skal læses op i den endelige PDF-fil. For beskrivelse af sammenkædning af tekstbokse: http://livedocs.adobe.com/en_US/InDesign/5.0/help.html?content=WSa285fff53dea4f8617383751001ea8cb3f-6f98.html.

9. InDesign Tekstkæder 2 Man bør dog ikke kæde alle tekstbokse sammen i en lang fil, da dette vil medføre få, men dybe tag-strukturer. Man skal derfor kæde tekstbokse sammen i logiske sektioner. Desværre er det ikke muligt at kæde andre elementer sammen, end tekst. Derfor bør man, hvis man har grafik o. lign. mellem tekst, efter konvertering gennemgå hvorvidt billederne o. a. er placeret fornuftigt i læserækkefølgen.

10. InDesign Tags – kan sættes på grafik Tags i InDesign giver muligheden for, at indsætte alternative tekster på grafik. Det gøres på følgende måde: (Indsæt billede: Brug rektangelrammeværktøj og indsæt ramme  Filer  Indsæt  Vælg billede).

11. InDesign Alt attribut på grafik • Marker billede og højreklik  Automatisk mærkning (eller vælg: Vindue  Mærker  Vælg menupil  Automatisk mærkning) • For at se billede i struktur: Vis  Struktur  Vis struktur

12. InDesign Alt attribut på grafik 2 • Klik på Root pil  Klik på billede pil  Marker billede. • Tryk på attribut ikon (Tilføj en attribut)  i ’Navn’ skrives ’Alt’ og i ’Værdi’ skrives den reelle alt-tekst.

13. InDesign Konvertér til PDF • ’Gem fil og konverter til PDF: Filer  Eksporter. Sørg for at ’Opret kodet PDF’ er markeret. • Gennem Adobe Acrobat Professional kan resten af filen gøres fuldt tilgængelig.

14. Grundlæggende forudsætninger Sikkerheds- niveauet skal være korrekt (Content Extraction for Accessibility)

15. Adobe Professional Bemærk! Det er vigtigt inden det følgende, at slå fast at de redskaber og metoder, som beskrives i det følgende, anvendes til at reparere et dokument som ikke er fuldt tilgængeligt. Det er ikke et redskab til at danne tilgængelige PDF-filer.

16. Adobe Professional Tilgængelighedscheck Start med at lave et tilgængelighedstjek og gem en rapport: Advanced  Accessibility  Full check.

17. Adobe Professional Sprog Hele dokumentet skal have en sprogdefinition. Dette gøres således: File  Document Properties  Advanced. Sprog kan også defineres for enkelte tags, ved at højreklikke på tagget og vælge sprog (hvis man fx. har en titel eller et citat på et andet sprog end resten af dokumentet).

18. Adobe Professional Tags Indsæt herefter tags: Advanced  Accessibility  Add Tags To Document Herefter fremkommer en rapport. For at se tags rækkefølgen: View  Navigation tabs  Tags. Gennemgå tags i ’Content’ for at sikre at elementerne er tagget korrekt. Fx. at billeder er tagget som figurer og overskrifter er markeret som dette osv.

19. Adobe Professional Tekst Tekst som er tagget forkert eller ønskes tagget kan defineres således: Tools  Advanced Editing  TouchUp Text Tool. Herefter markerer man den tekst, man ønsker at omdefinere og vælger ’Porperties’. Her kan man så ændre sin tag-type. Det kan også gøres via højreklik på elment i ’Content’-træet.

20. Adobe Professional Grafiske elementer Grafiske elementer om-tagges på same måde hvor man vælger: Tools  Advanced Editing  TouchUp Object Tool. Man tegner en firkant rundt om det element, som man ønsker at omdefinere, højreklikker og vælger ’Properties’.

21. Adobe Professional Læseorden Hvis man ønsker at lave læseordenen om, i forhold til den rækkefølge en skærmlæser vil læse det i, kan man flytte rundt på elementer via: Tools  Advanced Editing  TouchUp Reading Order

22. Adobe Professional Læseorden Det kan også gøres i order-træet (dette er ofte den bedste løsning, især hvis man ikke ønsker at lave om på elementernes type).

23. Adobe Professional Artifact Adobe giver elementer (ofte grafiske) status som værende ’artifact’, sådan så de vil blive ignoreret af et skærmlæserprogram. For at sikre sig at der ikke er elementer som Adobe har defineret som ’artifact’, kan man checke sine tags igennem. Man vælger fra sit tag tree: Options  Find. Her kan man så vælge at se alle ’artifacts’. Hvis man ønsker, at en af disse skal ændres til en anden elementtype, så klikker man på’Tag element’. Man kan også gøre et element til et ’artifact’. Man vælger elementet og højreklikker og vælger ’Change to artifact’.

24. Adobe Professional Alternativer til grafik* I ’Tools’ vælges ’Advanced Editing’ og herefter ’TouchUp Object Tool’. Så tegnes et rektangel rundt om indholdet som man ønsker at tilføje alternativ tekst. Der højreklikkes på billedet og der vælges ’Properties’ fra menuen. Under ’Tag’-fanen angives den alternative tekst i feltet hertil.

25. Hurtig tjekliste i Acrobat Pro • Lav et tilgængelighedstjek og følg anvisninger • Tjek læserækkefølge • Tjek opmarkering - især overskrifter

26. Spørgsmål og kommentarer ?!