Orchestrarea si executarea proceselor in sistemele de gestiune

1. Orchestrarea si executarea proceselor in sistemele de gestiune Marian Augustin Chendea Bucuresti, octombrie 2004 Contact : m.chendea@free.fr +33 616 74 55 41

2. Arhitectura clienti-servicii vazuta din unghiul business Demersul « Process » se construieste in jurul practicii profesionale, pe când sistemele « clasice » impun practicii profesionale constructia in jurul arhitecturii informatice. Arhitectura sistemului des informatii este, in acest fel, reprezentarea modelului activitatilor interprinderii. Deci nu este vorba numai de structurarea informatiei pentru a fi tratata informatic, ci si realizarea unei cartografii complete a realitatii interprinderii. Pe scurt : tranzitia de la arcitectura client-serveur imaginata de informaticieni la arhitectura clienti-servicii vazuta de expertii business operationali

3. Modelizarea proceselor in realitatea societatii Modelizarea nu este un scop in sine, este un mijloc eficient pentru a traduce realitatea economica a inteprinderii in paralangaj operational de exploatare : mijloaceleinformatice asociate mecanismelor economice. Constatarea si analiza unei situatii anterioare necesita luarea in cansideratie a unui numar foarte mare de parametrii pentru a angaja si a acompania actiuni pentru viitor. Colaborea actorilor inteprinderii (departamente, filiale, parteneri) este ameliorata considerabil atunci când este adpotat un model de reprezentare unic si pe intelesul tuturor. Performanta creste considerabil atunci când modelul nu ramâne un simplu document in fundul unui sertar dar sub o forma capabila sa interactioneze cu sistemul operational (strategie, planificare, productie, comercial, transport, marketing, …). De unde necesitatea structurarii acestui model sub forma informatica.

4. Cu ce scop demersul « process »? Cartografiere Identificarea si analiza proceselor organizationale Optimizare/Verificare Control / Validare / Conformitate a datelor « process ». Masuri si calcule. Pilotare Reactie rapida (anomalii) Elaborarea si manipularea indicatorilor pentru verificare Communicare Achizitie de date (multi surse) Restituirea si difuzarea informatiilor in functie de modul de functionare Executie si supraveghere strategica Executie si supraveghere operationala Motor de reguli formalizarea si descrierea functiunilor

5. Dinamica modelului pe baza caruia se orchestreaza si se executa procesele Activitate economica globala Activitate inter societati Activitate intra societate Modelul suporta modificarile pe care le induc schimbarile la nivelul sistemului, a procesului sau al organizarii. « Memoria » dinamica a acestui model este referentialul (repository) Verticalizare Orchestrarea si executarea proceselor se face pe baza modelului ce este: Federator --- Modulabil --- Parametrabil

6. Ce procese? Ce interactie intre proces si procedura? Beneficiari Procese strategice si de regulare Procese operationale continue Proceduri Procese « suport » (resuces umane, control de gestiune…)

7. Interactiunile cu sistemele existente Data input Data output Procese de productie Furnizori de analize si studii Sisteme interne de gestiune Validari de conformitate Rezultate Validari Sisteme externe de gestiune Organisme de observatie si control Solutie BPM Rapoarte Sinteze Informatii structurate Organisme de certificatre sau normalizare Standarde si norme Control si pilotaj Actiuni corective si evolutive Procese de pilotaj

8. Combinatia modul/actiune Modelizare Repository Business Rules Exchange Web Services Query Actiuni Structurare Schimburi Pilotaj Module • Elaborarea modelului • Reguli de consolidare • Alimentari si extractii • Elaborarea indicatorilor • Instrumente de • control • Exploatarea modelului • Reguli de implementare • Redistribuirea elementelor dictionarului • Cartografia comunicatiilor • Resultate Informatia captata, este integrata, validata, organizata, analizata si distribuita in organizatie, conformt nevoilor exprimate.

9. Concept et demers = Actiuni recursive Sistem Process Organizatie Formalizare / analiza 1- Modelizare Orchestrare si executie 2- Structura de exploatare Parametraj 3- Reguli in / out

10. Implementarea Business Process Management Proces continu de constructie si de validatire à modelului Integrare progresiva tehnica si fonctionala, ne intruziva in sistemul informatic existent cu un volum de investitii tehnologice redus si cu posibilitatea reutilizarii continue a modelului elaborat pe baza analizelor sistemului, a proceselor si a organizarii. Tehnicile si metodele BPM offera firmelor possibilitatea de-a construi un sistem informational federator si coerent la nivelul intergii organizatii.

11. Cauzele popularitatii relativ reduse • Adoptarea sistemelor BPM implica un proces complex de « conducere si acompaniarea schimbarilor » nu atât la nivel operational cât la nivel decizional. • Actorii majori a fost implicati de la inceput dar fara sa comunice suficient de mult asupra implicatiilor lor. Schimbarea sau adoptarea metodelor noi est foarte « dureroasa » pentru firmele de talie mare desi au capacitatea de-a « incasa » schimbarile rapide, uneori categorice. • Cartografierea (si termenul « urbanizare » este folosit) est un proces lung atunci când se folosesc instrumente neadecvate. Primele experiente s-au soldat cu rezultate mediocre la nivel operational si ... consiterate excelente din punct de vedere teoretic. • Nivelul de cheltuieli IT in perioada 1995 - 2002 foarte ridicat a fost combinat cu o cojunctura economica defavorabila in perioada 2001-2004

12. Avantaje si exemple de problematici RISCURI PERFORMANTA FINANCIARA BPM ROI rapid si masurabil • Controale (fiscale, calitate, securitate) • Trasabilitate • Audit intern • Pilotarea indicatorilor de performanta • Diminuarea costurilor de gestiune • Alerte asociate indicatorilor CALITATE SECURITATE • Rapiditatea informatiilor : reactivitate • Structurarea informatiei in functie de procese • Fiabilitatea restitutiirilor analizelor proceselor • Conformitate / reglementari • Securitatea datelor • Transparenta ROI = Return of investissement

13. Concluzie Metodele si tehnicile BPM sânt astazi in faza de maturizare. Noii si viitorii membri UE au posibilitatea de-a face un adevarat salt anticipând generalizarea acestor metode si tehnici pentru ca au avantajul de-a putea suporta schimbarile, mai ales atunci când beneficiile sânt rapide si vizibile. Schimbarea si evoluarea est o dorinta ce joaca un rol motor pe când in alte parti consolidarea si mentinerea inertiala sânt motoarele, sau cel putin factori extrem de importanti.