Upravljanje performansama procesa

1. Upravljanje performansama procesa Predavanje br. 5 Dragan Domazet 10.4.2009. Projektovanje proizvodnih sistema pomoću računara - predavanje br. 5

2. Uvod • Modeliranje poslovnih procesa se vrši primenom posebnih metoda i softverskih alata za projektovanje poslovnih procesa. • Njihovom primenom, projektanti poslovnih procesa mogu da provere • ostvarljivost, • kompletnost i • efektivnost predloženog projektnog rešenja poslovnih procesa. • Ovi alati olakšavaju bolje razumevanje procesa koji se razmatraju i probleme sa kojim sa oni sučeljavaju. Projektovanje proizvodnih sistema pomoću računara - predavanje br. 5

3. Alati i principi projektovanja procesa Projektovanje proizvodnih sistema pomoću računara - predavanje br. 5

4. Podaci o svakoj aktivnosti • Neophodni podaci: • vremena rada u aktivnostima • redosled odvijanja aktivnosti procesa. • Kako ih dobiti? Dokumentovanjem svake aktivnosti. • Najvažnije dokumentovati vreme trajanja aktivnosti • Koriste se dva dokumenta: • Dokument o aktivnostima procesa • Dokument o radnoj stanici Projektovanje proizvodnih sistema pomoću računara - predavanje br. 5

5. Dokument o aktivnostima procesa • Dokument o aktivnostima procesa: • opisuje sve aktivnosti jednog posla, • daje tzv. pripremna vremena i operacijska vremena. • Ovaj dokument prati pripremak, tj. proizvod u svim fazama njegove proizvodnje, i unose se podaci o • aktivnosti tj. o mašini, količini delova na ulazu i izlazu i o • vremenupočetka i završetka svake aktivnosti • Ovako prikupljeni podaci o vremenima su ulazni podaci za softverske alate za modeliranje procesa. Projektovanje proizvodnih sistema pomoću računara - predavanje br. 5

6. Dokument o radnoj stanici • Sadrži sve aktivnosti koje se realizuju na određenoj radnoj stanici (npr. mašini). • Može se utvrditi stepen iskorišćenja i potencijalni kapacitet radne stanice. Projektovanje proizvodnih sistema pomoću računara - predavanje br. 5

7. Analiza toka procesa • Za analizu toka procesa koriste se najčešće četiri dijagrama i tabela: • Opšti tabela procesa (engl. the general process chart) • Dijagram toka procesa (engl. the process flow diagram) • Tabela aktivnosti procesa (engl. the process activity chart) • Dijagram toka (engl. flowchart) Projektovanje proizvodnih sistema pomoću računara - predavanje br. 5

8. Uobičajeni simboli za aktivnosti procesa operacija zakašnjenje transport fizičkog objekta inspekcija transport informacije uskladišćenje Projektovanje proizvodnih sistema pomoću računara - predavanje br. 5

9. Opšta tabela procesa Projektovanje proizvodnih sistema pomoću računara - predavanje br. 5

10. Dijagrama toka procesa • Alat koji dozvoljava analitičaru procesa da predstavi kretanje • pripremka, tj. delova i proizvoda u svim fazama proizvodnje (u proizvodnji) ili • dokumenata (u administraciji) od jedne aktivnosti (mesta u pogonu ili administraciji) ka drugoj aktivnosti (odn. mesta) procesa koji se odvija u određenom pogonu, tj. prostoru. • Meri performanse procesa u jedinicama vremena i jedinicama rastojanja. Projektovanje proizvodnih sistema pomoću računara - predavanje br. 5

11. Dijagrama toka procesa • Analiza obuhvata sva rastojanja između aktivnosti preko koji se kreće posao na obradi dela, odn. dokumenta, • uključujući i horizontalna i vertikalna rastojanja, kada proces se odvija na više spratova neke zgrade. • Dijagram pretpostavlja da je potrebno izvesno vreme • za kretanje resursa za transformaciju (materijal, informacija), • za kretanje od aktivnosti do aktivnosti i da je to • vreme proporcionalno njihovom rastojanju, kao i da je • vreme parametar koji utiče na performanse procesa. • Zato je važno da se ovi dijagrami toka procesa precizno urade u slučajevima procesa za obradu radnih naloga. Projektovanje proizvodnih sistema pomoću računara - predavanje br. 5

12. Označavanja mesta odvijanja aktivnosti Projektovanje proizvodnih sistema pomoću računara - predavanje br. 5

13. Poboljšanje procesa promenom mesta aktivnosti Projektovanje proizvodnih sistema pomoću računara - predavanje br. 5

14. Cilj: Minimizacija kretanja materijala ili dokumenata • Cilj je da se minimiziraju nepotrebna kretanja resursa za transformisanje. • To se vidi preko dužina puteva kretanja resursa za transformisanje između aktivnosti procesa. • Efektivan tok procesa • smanjuje dužinu putanja kretanja resursa za transformaciju i • eliminiše njihova ukrštanja na taj način što raspoređuje aktivnosti po redosledu izvršenja. • Aktivnosti koje obrađuju veliki broj resursa za transformaciju postavljaju se blizu jedne drugoj. Projektovanje proizvodnih sistema pomoću računara - predavanje br. 5

15. Pitanja u vezi raspoređivanje reusrsa za transformisanje • Pri fizičkom raspoređivanju ljudi, opreme i prostora u procesu postavljaju se sledeća pitanja: • Koji će radni centri biti uključeni u rasporedu? • Koliki prostor zahteva svaki radni centar? • Kako treba da se konfiguriše svaki radni centar? • Gde treba da bude lociran svaki radni centar? Projektovanje proizvodnih sistema pomoću računara - predavanje br. 5

16. Gde treba da bude lociran svaki radni centar? LD poeni • Dijagram toka procesa najviše pomaže u određivanju lokacija radnih centara. • može koristiti i jednostavni kvantitativni metod za upoređenje alternativnih projektnih rešenja. • Metod se oslanja na računanje poena (LD poeni) za izražavanje rastojanja između radnog centra (i) i radnog centra (j) uz pomoć sledećeg izraza: LD poeni (i,j) = Količina (i,j) x Rastojanje (i,j) Količina je mera obima transporta između dva radna centra. Projektovanje proizvodnih sistema pomoću računara - predavanje br. 5

17. LD poeni • Vrednost količine je mera obima transporta između dva radna centra. • količina materijala ili broja delova koji se transportuje između dva radna centra (npr. dve mašine). • Cilj projektovanja procesa je da se nađe takav tok procesa koji ima najmanji broj LD poena. Projektovanje proizvodnih sistema pomoću računara - predavanje br. 5

18. D A B C E F a) Sadašnje rešenje B A C E D F b) Novo rešenje Primer Tabela 9.3 Tabela 9.4 Novo rešenje je bolje jer obezbeđuje manji broj LD poena (570) nego sadašnje rešenje (790). Projektovanje proizvodnih sistema pomoću računara - predavanje br. 5

19. Proračun rastojanja između dve tačke • Rastojanje po katetama trougla = │x1 – x2│ + │y1 – y2│ • Rastojanje po dijagonali trougla = [(x1 + x2)2 + (y1 + y2)2]½ (x1,y1) y (x2,y2) x Projektovanje proizvodnih sistema pomoću računara - predavanje br. 5

20. Tabela aktivnosti procesa • Opšta tabela procesa ne prikazuje aktivnosti po redosledu izvršenja, • nije pogodno za upoređivanje dva procesa sa različitim redosledom aktivnosti. • Tabela aktivnosti procesa • obezbeđuje informaciju o redosledu aktivnosti procesa i druge informacije potrebne za upoređenje dva procesa. Projektovanje proizvodnih sistema pomoću računara - predavanje br. 5

21. Tabela aktivnosti procesa sadrži prosečne vrednosti za vremena trajanja aktivnosti. Sabiranjem ovih vremena, dobija se prosečno vreme trajanja procesa. Tabela aktivnosti procesa Projektovanje proizvodnih sistema pomoću računara - predavanje br. 5

22. Tabela aktivnosti procesa • Ne dobija se varijacija vremena trajanja procesa usled varijacija vremena trajanja aktivnosti. • Tabela aktivnosti procesa • nije zgodna ako se porede više varijanti, jer je za svaku od njih, neophodno napraviti posebnu tabelu aktivnosti. • ne mogu da prikazuju paralelne, već samo redno povezane aktivnosti. Projektovanje proizvodnih sistema pomoću računara - predavanje br. 5

23. Dijagram toka procesa • Dijagram toka procesamože prikazati i paralelne aktivnosti • Grafički simboli za aktivnosti se ucrtavaju po redosledu izvršavanja, počev od gornjeg levog ugla dijagrama i kretanjem udesno, ka donjem desnom uglu. • Dijagram toka procesa može da prikaže i • petlje aktivnosti (aktivnosti koje se iterativno ponavljaju). • alternativne puteve, tačke odlučivanja, i paralelne aktivnosti. Projektovanje proizvodnih sistema pomoću računara - predavanje br. 5

24. Dijagram toka procesa transport fizičkog objekta operacija zakašnjenje uskladišćenje transport informacije odlučivanje inspekcija Nalozi čekaju prodavca Operator diže slušalicu Nalozi se nose supervizoru Supervizor proverava naloge Nalozi čekaju za obradu Nalozi čekaju kod supervizora ne Da li su nalozi kompletni? da Nalozi se ispunjavaju Projektovanje proizvodnih sistema pomoću računara - predavanje br. 5

25. Proračun vremena aktivnosti • Gde je: • Vreme obrade – vreme potrebno za realizaciju • pojedinačnog posla • Veličina serije – broj poslova koji se rade u seriji • Vreme pripreme – vreme potrebno za pripremu procesa • da počne obradu nove serije • Efikasnost – mera koja ukazuje na brzinu obrade • posla u odnosu na standardno vreme Projektovanje proizvodnih sistema pomoću računara - predavanje br. 5

26. Standardno vreme • Standardno vreme odgovara radu radnika koji ima 100% efikasnost. • Ako neki radnik ne pokazuje tu standardnu efikasnost, već nižu, onda se vreme trajanja aktivnosti povećava. • Na primer, pretpostavimo: • da je 2 minuta potrebno za kontrolu kompletnosti jednog naloga u procesu realizacije naloga. • da supervizor proverava naloge u seriji od po 20 naloga i da mu je potrebno 10 minuta da se pripremi za proveru te serije naloga. • supervizor je novi i nema još standardnu efikasnost, te se njegova efikasnost uzima da je na nivou 80% od standardne. • Primenom gornjeg izraza, u ovom slučaju dolazi se do vremena trajanja aktivnosti. Projektovanje proizvodnih sistema pomoću računara - predavanje br. 5

27. Za proveru 20 naloga bilo bi potrebno 50 minuta. Pri ovom proračunu, pretpostavljeno je da je procenjeno vreme provere jednog naloga i vreme za pripremu tačno. Ako se nalozi ne obrađuju u seriji već pojedinačno, onda nije potrebno vreme za pripremu, te je vreme trajanje aktivnosti provere jednog naloga: Vreme trajanja procesa sa jednom aktivnošću Projektovanje proizvodnih sistema pomoću računara - predavanje br. 5

28. Dinamika procesa • Kada se radi sa verovatnoćama, onda dijagram za tok procesa nije dovoljan za potpuno razumevanje dinamike procesa. • neophodno je primeniti simulaciju procesa u uslovima javljanja diskretnih poremećaja. • Simulacija koristi dijagram toka procesa, ali kreira dinamičko predstavljanje procesa, jer omogućava dobijanje i verovatnoće dobijanja ukupnog vremena trajanja procesa. • Izrada dijagrama toka procesa se najčešće radi upotrebom specijalizovanih softvera, Projektovanje proizvodnih sistema pomoću računara - predavanje br. 5

29. Mapa uslužnog sistema • Mapa uslužnog sistema (Service System Map – SSM) je proširenje dijagrama toka procesa, jer • dokumentuje kako neki poslovni proces komunicira sa svojim kupcima, kao i • ulogu koju kupci igraju u procesu obezbeđenja usluge. • Mapa uslužnog servisa prikazuje kako aktivnosti doprinose zadovoljavanju kupaca Projektovanje proizvodnih sistema pomoću računara - predavanje br. 5

30. Ciljevi korišćenja mape uslužnog servisa • Da obezbedi zajedničku i konsistentnu percepciju iskustva koje kupac ima sa celim poslovnim procesom. • Da utvrdi sve tačke dodira između poslovnog procesa i kupaca. • Da obezbedi osnovu za razvoj ekonomskog modela poslovanja. • Da obezbedi okvir za projektovanje poslovnih procesa. • Da pomogne utvrđivanju kontrolnih tačaka i strateških meraperformansi. Projektovanje proizvodnih sistema pomoću računara - predavanje br. 5

31. Povoljnosti korišćenja SSM • Poboljšanje performansi • Usmerenje na istraživanje tržišta • Projektovanje operacija i upravljanja procesom • Primena informacionih tehnologija • Usmerenje na merenje kritičnih performansi Projektovanje proizvodnih sistema pomoću računara - predavanje br. 5

32. Poboljšanje performansi • Mapa obično značajnije pomaže poboljšanju procesa u odnosu na tekstualni opis procesa. • smanjuje rizik netačnog opisa procesa i od učinjenih promena i • predstavlja temelj saradnje unutar kompanije na polju usavršavanja poslovnog procesa. • Mapa (SSM) pomaže zaposlenima da sa sadašnjeg, pređu na novi proces. Projektovanje proizvodnih sistema pomoću računara - predavanje br. 5

33. Usmerenje na istraživanje tržišta • Mapa poboljšava sposobnost menadžmenta da se usmeri u područja koja su kritička za zadovoljstvo kupca. • Kako? Obezbeđenjem tačnog, korak-po-korak, opisa tačaka kontakta sa kupcem, iz perspektive kupca, • Potreba da se poboljša razumevanje određenih aspekata nekog kontakta sa kupcem, može da dovede do daljih istraživanja tržišta. Projektovanje proizvodnih sistema pomoću računara - predavanje br. 5

34. Projektovanje operacija i upravljanja procesom • Efekti na prve i kasnije aktivnosti se lakše utvrđuju kada vrše brisanja i dodavanja i druge promene u mapi. • Mapa dozvoljava da se operacije ili aktivnosti unutar organizacije vide u širem kontekstu vezanim za kupce. Promena Dijagram procesa Efekti na aktivnosti Vidljivost aktivnosti Projektovanje proizvodnih sistema pomoću računara - predavanje br. 5

35. Primena informacionih tehnologija • Informacioni sistemi se mogu projektovati sa strateškog stanovišta upotrebom SSM mapa, • jer one, pored tačaka kontakta sa kupcima, toka materijala i prikaza specifičnih aktivnosti, prikazuju i tok informacija koji je neophodan za izvršenje ključnih aktivnosti procesa. • Mogu se projektovati novi informacioni sistemi (ili da se poboljšaju postojeći) radi povezivanja aktivnosti koje dodaju vrednosti u osnovnom poslovnom procesu. Projektovanje proizvodnih sistema pomoću računara - predavanje br. 5

36. Usmerenje na merenje kritičnih performansi • Mapa (SSM) • olakšava prikupljanje ključnih mera koje su neophodne u projektovanju procesa. • podstiče kreiranje efektivne poslovne politike, procedura, preporuka i programa obuke kojim se postavlja kontekst sistema za upravljanje performansama sistema. • Sa mapom, projektni tim može da se usmeri ka kritičnim mernim tačkama. Projektovanje proizvodnih sistema pomoću računara - predavanje br. 5

37. Mapa uslužnog procesa i performanse • Grafički prikaz olakšava projektovanje mera koje ostvaruju najbolju ravnotežu između kvaliteta usluge, kvaliteta proizvoda i profitabilnosti. • Mere performansi su najefektnije • kada kontrolišu horizontalni tok posla u skladu sa prikazom na mapi i • kada su neograničene vertikalnom strukturom organizacije. • Mapa ovo obezbeđuje prikazom svih aktivnosti u vidu jednog kontinualnog toka, umesto deljenja posla po organizacionim jedinicama, odn. funkcijama. Projektovanje proizvodnih sistema pomoću računara - predavanje br. 5

38. Horizontalne trake • Svrha horizontalnih traka -prikaz aktivnosti koje su povezane sa određenim učesnicima u procesu • Najčešće mapa uslužnog sistema ima sledeće horizontalne trake: • Traka krajnjeg korisnika ili kupca. • Traka distributivnog kanala ili isturene linije kompanije. • Traka aktivnosti unutar organizacije. • Traka centralne podrške ili informacionog sistema (IS). • Traka snabdevača ili dobavljača. Projektovanje proizvodnih sistema pomoću računara - predavanje br. 5

39. Primer primene horizontalnih traka Potrebe kupaca A K Odnosi sa okruženjem B C G J Unutrašnje aktivnosti D 70% Informacioni sistem E F I 30% Dobavljači H Umesto horizontalnih traka na SSM dijagramima, mogu se koristiti vertikalne trake Projektovanje proizvodnih sistema pomoću računara - predavanje br. 5

40. Prijem naloga Realizacija naloga Isporuka Slanje računa Potrebe kupaca A K Odnosi sa okruženjem B C G J Unutrašnje aktivnosti D 70% Informacioni sistem E F I Dobavljači 30% H Segmenti procesa Projektovanje proizvodnih sistema pomoću računara - predavanje br. 5

41. Primena dodatnih simbola u SSM dijagramima • Dodatni simboli kojima se opisuju neke informacije. • Na primer, simbol kompjutera postavljenim pored strelice označava da se komunikacija odvija elektronskom poštom ili prenosom datoteka. • Telefonski simbol označava telefonski poziv, a simbol faks mašine označava slanje faks poruke. • Softverske kompanije su razvile programske sistema za izradu dijagrama toka procesa kojim se povećava fleksibilnost i funkcionalnost. Projektovanje proizvodnih sistema pomoću računara - predavanje br. 5

42. Obezbeđivanje orijentacije prema proizvodu u procesu • Skup aktivnosti se može predstaviti na dva osnovna načina: • prema funkciji koju obavljaju, i • prema proizvodu ili usluzi Projektovanje proizvodnih sistema pomoću računara - predavanje br. 5

43. Funkcionalna orijentacija (1) • Pri funkcionalnoj orijentacji, radne stanice ili odelenja se grupišu u skladu sa njihovm funkcijom. • sve bušilice su grupisane u određenom posebnom delu fabričke hale, ili • svi ljudi koji daju tehničku podršku kupcima su locirani u istom odelenju softverske kompanije. • Funkcionalna orijantacija je najčešća kada ista aktivnost mora da opslužuje puno različitih kupaca. • kada menadžment ne želi da rezerviše unapred svoje resurse samo za određeni proizvod, uslugu ili kupca. Projektovanje proizvodnih sistema pomoću računara - predavanje br. 5

44. Funkcionalna orijentacija (2) • U funkcionalnoj organizaciji, • teži se velikom iskorišćenju ljudi i mašina time što • oni opslužuju sve proizvode i usluge koji se mogu grupisati oko istih aktivnosti. • Nadzor od strane poslodavca u ovom slučaju može da bude više specijalizovan. Projektovanje proizvodnih sistema pomoću računara - predavanje br. 5

45. Orijentacija prema proizvodu • Sve neophodne aktivnosti za izradu nekog proizvoda ili za proizvodnju neke usluge su organizovane u vidu jednog specifičnog redosleda radnih stanica. • Na taj način se ovi resursi namenjuju isključivo određenom proizvodu ili usluzi. • Aktivnosti se organizuju u skladu sa postupkom proizvodnje proizvoda ili usluge materijal Aktivnost n Aktivnost 2 Aktivnost 1 Proizvod Projektovanje proizvodnih sistema pomoću računara - predavanje br. 5

46. Prednosti orijentacije prema proizvodu • Veća je brzina odvijanja procesa. • Manje su zalihe nezavršene proizvodnje. • Manje je neproduktivnog vremena izgubljeno prilikom promene naloga. • Manje je vreme transpoirta. • Manji je broj primopredaja posla. Projektovanje proizvodnih sistema pomoću računara - predavanje br. 5

47. Primer Projektovanje proizvodnih sistema pomoću računara - predavanje br. 5

48. Preduslov za primenu orijentacije prema proizvodu • Zahteva veća kapitalna ulaganja, jer dovodi do slabijeg iskorišćenja resursa. • U našem primeru, broj kupaca, tj. korisnika usluga A i B mora da bude dovoljan da bi se opravdala organizacija procesa prema proizvodu, • Obim usluge nije uvek dovoljno veliki da bi opravdao primenu posebnih resursa za samo jedan proizvod ili jednu uslugu. • U takvim slučajevima se može primenjivati hibridna orijentacija u procesu. Projektovanje proizvodnih sistema pomoću računara - predavanje br. 5

49. Grupna tehnologija – hibridna orijentacija • Hibridna orijentacija je poznata pod imenom grupna tehnologija. • Grupiše delove ili proizvode sa sličnim karakteristikama u familije sličnih delova. • Mašine se postavljaju prema tehnološkom procesu proizvodnje jedne familije sličnih delova • Time se mnogo bolje koriste mašne, jer delova jedne familije uvek ima više nego samo jednog dela. Projektovanje proizvodnih sistema pomoću računara - predavanje br. 5

50. Grupni poslovi • U poslovnim procesima ekvivalent hibridnoj orijentaciji je primena tzv. grupnih poslova (npr. grupa sličnih naloga ili kupaca). • Familije se formiraju prema sličnosti tehnološkog, proizvodnog ili uslužnog procesa kojim se proizvode, odn. uslužuju sve članovi jedne familije sličnih poslova. Projektovanje proizvodnih sistema pomoću računara - predavanje br. 5