BÜROLARDA DOSYALAMA

1. BÜROLARDA DOSYALAMA

2. DOSYALAMA Bürolarda yapılan faaliyetler sırasında ortaya çıkan her türlü yazılmış, basılmış, kayıt edilmiş, banda veya filme alınmış bilgilerin, • Raflarda, • Çekmecelerde, • Ciltlerde, • Kütüphanelerde, • Bilgisayar ortamında belirli bir amaca hizmet etmesi için sistemli ve planlı bir şekilde saklanması işlemidir.

3. DOSYALAMA Dosyalama da temel olarak örgütsel faaliyetlerin yürütülmesi sırasındaki; • Giden yazıların 2. sureti veya kopyaları, • Gelen yazıların ise asılları bir düzen içinde saklanır.

4. DOSYALAMANIN AMACI • Amaç; her bilgi-belgenin yapısına uygun yerlerde bulundurularak saklanmasıdır. DİKKAT!! Kıymetli evrakların aslı saklanmalı ve mutlaka zarar görmeleri engellenmelidir. DİKKAT! Yazışmalarda daima bir kopya saklanmalıdır.

5. İYİ BİR DOSYALAMA SİSTEMİNİN ÖZELLİKLERİ • İşlerin zamanında ve doğru olarak yapılması, yönetimin verdiği kararlarda isabetli olması için iyi bir dosyalama sistemi gereklidir. İyi bir dosyalama sistemi ise KULLANIŞLI, VERİMLİ ve AKILCI olur. Diğer özellikler ise: • BASİT • TUTARLI • DİREKT • ESNEK • EKONOMİK • TRANSFER KOLAYLIĞI

6. DOSYALAMA SİSTEMİNİN SEÇİMİ Dosyalama; • Bilgilerin oluşturulması, • Yazılması ve • Dosyalanması evrelerinden meydana gelir. Bürolarda dosyalama sistemini seçimi şu veriler doğrultusunda yapılmalıdır: • Sistem ihtiyaca uygun olmalıdır. • Dosyalar kolaylıkla tanınabilmelidir. • Evrakın kolay ve süratli dosyalanması ve dosyalarında kolayca bulunabilmesi gerekir. • Hatalı dosyalama en aza inmelidir. • En basit malzemelerle bile dosyalama sistemi kullanılabilmelidir. • Dosyalama işini yapan kişinin hafızasına fazla ihtiyaç duyulmamalıdır.

7. İHTİYACA YÖNELİK EN İYİ SİSTEMİ GELİŞTİRME • Bir dosyalama sistemi geliştirirken veya gözden geçirirken, bu sistemle ilgili herkesin gereksinimleri göz önüne alınmalıdır. Yani, sadece sistemi kullanacakları değil, bilgiyi üretecek insanların görüşleri dikkate alınmalıdır. • TEMİZLİK PLANI • MALZEME ARAŞTIRMASI • SINIFLAMA

8. Dosyalamanın iyi yürütülebilmesi için gerekli koşullar • İşe yeterli ve deneyimli kişiler bulunarak başlanmalıdır. • Bu kişiler ilgilendikleri konularda iyi bir eğitim görmeli, aynı zamanda devamlı olarak ve yalnızca dosyalama ve evrak işleri ile görevlendirilmelidirler. • Dosyalama işlerinin başında nitelikli bir yönetici bulunmalıdır. • Kurallar standart hale getirilmelidir. • İyi bir kontrol sistemi kurulmalı, periyodik raporların yardımı ile işlerin daha iyi ve verimli hale getirilmesi temin edilmelidir.

9. DOSYALAMA SÜRECİ • FİHRİST HAZIRLAMA: Özellikle numaraya göre tasnif sistemi ve karma tasnif sisteminin kullanılabilmesi için gereklidir. Belgelerin hangi dosyaya konulacağını gösteren yardımcı bir araçtır. Fihrist, kitapların içerisindeki bilgilerin başlıklandırıldığı “İçindekiler” kısmı ile aynı niteliktedir. Belge ve dosya sayısının fazla olduğu işletmelerde mutlaka tercih edilmelidir.

10. DOSYALAMA SÜRECİ • DOSYA AÇILMASI: Dosya, mektupların, raporların ve benzeri yazılı belgelerin konulduğu kartondan veya plastikten yapılmış bir dosyalama aracıdır. Bir dosya yaklaşık 100 belge alır. Bir dosya dolmadan yerine yenisi açılmamalıdır. Bunun amacı dosya sayısını minimumda tutmak ve aynı nitelikteki belgeleri bşr arada toplamaya çalışmaktır.

11. DOSYALAMA SÜRECİ • DOSYANIN KODLANMASI: Kontrolü yapılan evrakın hangi dosyaya konulacağı belirlenir. Belirleme sonucunda ortaya çıkan isim veya numaraya “KOD”, bu işleme de “KODLAMA” denir. Kod, yazının üzerine karışmasını önlemek ve dikkat çekmek için yazılır.

12. DOSYALAMA SÜRECİ • DOSYANIN ÖDÜNÇ VERİLMESİ: Belgeler dosyaya konulduktan sonra, dosyadan bir belge görmek isteyen bir bölüm veya çalışan için belge dosyadan çıkarılmaz. Belge dosya ile verilir. Bunun nedeni belgenin kaybolma ihtimalini ortadan kaldırmaktır.

13. DOSYALAMA SÜRECİ • DOSYANIN İZLENMESİ: Ödünç verilen dosyanın takibi, dosyalama görevini yürüten memurun görevidir. Bunun için dosya takip çizelgesi hazırlanmalı ve sık sık bu çizelge kontrol edilmelidir. Ödünç alınan dosyaların geri getirilmesi veya kaybolması durumunda hangi dosyanın olmadığı, dolayısıyla hangi belgelerin iade edilmediği bu şekilde takip edilir.

14. DOSYALAMA SÜRECİ • DOSYANIN KONTROL EDİLMESİ VE SAKLANMASI: Ödünç alınan dosyalar geri geldiğinde mutlaka kontrol edilmeli, eksik veya fazla belge olup olmadığına bakılmalıdır. Dosyalama işleminin son aşaması ise dosyaların uygun ortamlarda saklanmasıdır. Saklama için ayrı bir bölüm var ise dosyalar orada, eğer dosyalama herhangi bir bölümde yapılıyor ise bu bölümde ayrılan yerlerde muhafaza edilir. Sağlıklı bir dosyalama için dosyaların dosya dolaplarında saklanması gerekir.

15. DOSYA TASNİF SİSTEMLERİ • Dosyaların tasnif edilmesinde amaç, birbiriyle ilgili evrak ve belgelerin bir arada bulunmasını, aranan evrak, belge ve dosyanın en süratli biçimde bulunup isteyene sunulmasını sağlayacak bir düzen kurmak olmalıdır. Ayrıca tasnif sistemi kurarken getirilecek sistemin, dosyaların arşive transferi içinde esas ve kolaylık sağlayıcı türde bir düzenlemeye sahip olması önemle göz önünde tutulmalıdır.

16. DOSYA TASNİF SİSTEMLERİ • ALFABETİK DOSYA TASNİF SİSTEMİ: Bürolardaki dosyaların çoğu “konularına”, “yerlerine” ve “isimlerine” göre dosyalanır. Bu tip dosyalamada genellikle klasör dosyaları, harflere bölünmüş indekslere göre hazırlanır. Klasörler ise isimlere veya konulara göre sınıflandırılır. Klasör oluşturmanın nedeni, isimler ve konulara, aynı harfle başlayan veya aynı bölgeye ait dosyaları bir arada bulundurarak, istenen dosyaya kolay ulaşmayı sağlamaktır.

17. DOSYA TASNİF SİSTEMLERİ • ALFABETİK DOSYA TASNİF SİSTEMİ: bu dosyalamada aynı harfle başlayan isimler veya konular aynı dosya içinde bulunur. Alfabetik dosyalama sisteminde şahıs, firma, bilgi kolu, program, coğrafi bölge ve adresler bu usulde gösterilebilir. Dosya sayısının 10’dan fazla olması durumunda; Aa, Ab, Ac, Ad,…… Gibi alt gruplara ayrılır.

18. DOSYA TASNİF SİSTEMLERİ • ALFABETİK DOSYA TASNİF SİSTEMİ: Dosyalama isimlere göre yapılacak ise, “SOYADI” esas alınarak dosyalama sistemi yapılabilir. Genellikle personel özlük dosyaları, öğrenci dosyaları, hasta dosyaları, müşteri dosyaları u sistemle takip edilmektedir.

19. DOSYA TASNİF SİSTEMLERİ • KRONOLOJİK (TARİHSEL) DOSYA TASNİF SİSTEMİ: Bu sistemde tarih verisi esas alınır. Büroların dosyalarının tarihinin ne kadar geriye gittiğine bakılır. Buna göre dosyalar varsa yüzyıllara, yüzyıllar yıllara, yıllar aylara, eğer gerekli ise aylar günlere ayrılan dolaplara ya da raflara yerleştirilir. Bu sistemde güvenilir ve basit bir sistemdir ancak dosyalamanın tarihle ilgili olması ön koşuldur.

20. DOSYA TASNİF SİSTEMLERİ • BÖLGESEL ESASA GÖRE DOSYA TASNİF SİSTEMİ: Bu sistemde büroların çalışma ve ilgi alanına giren coğrafik bölgeler ele alınır. Büronun dosyaları kıtalara, ülkelere, illere, ilçelere, köylere, mahallelere, apartmanlara, evlere göre bölünebilir. Eğer, büronun işi küçük ya da büyük bölgesel birimlere ayrılmayı gerektirmiyorsa o zaman dosyalama daha dar kapsamlı tutularak yapılabilir.

21. DOSYA TASNİF SİSTEMLERİ • SAYISAL/İŞLEVSEL DOSYALAMA SİSTEMİ: İki farklı uygulama şekli vardır: • Sıra Numaralı Dosyalama Sistemi: Birden başlayarak devam eden numaralar kullanılır. Her yeni dosya için bir numara açılır. Bu sistemde hangi dosyanın hangi numara olduğunu tespit etmek içinde bir “FİHRİST” tutulmalıdır. Hatta fihristlerin alfabetik, bölgesel veya sıraya göre düzenlenmesi işleri daha da kolaylaştırır. Kolay ve etkin bir sistemdir. Bu sistemde yapılan faaliyetlere göre iş indeksleri de kullanılabilir. Yapılan her iş, bir indeks numarası takip ederek dosyalama yapılır.

22. DOSYA TASNİF SİSTEMLERİ 0 Genel Konular • Personel İşleri • Plan Proje İşleri • İnşaat İşleri • Hukuk İşleri • Teftiş • Sipariş ve Satış İşleri • Muhasebe İşleri • Reklam ve Halkla İlişkiler • Mekanizasyon ve Otomasyon

23. DOSYA TASNİF SİSTEMLERİ 1 PERSONEL 10 Personelle İlgili Yazılar 11 Personel İhtiyacının Saptanması 12 İşe Alma İşlemleri 13 İntibaklar 14 Atama İşleri 15 Nakiller 16 İzin İşleri 17 Sosyal Haklar 18 Ücretle İlgili işlemler 19 Emeklilik İşlemleri

24. DOSYA TASNİF SİSTEMLERİ 16 İZİN İŞLERİ 160 İzin İşleri Hakkında Genel Yazışmalar 161 Yöneticilerin İzin İşleri 162 Mühendislerin İzin İşleri …………………………………………. 162 Mühendislerin İzin İşleri 1620 Genel 1621 Mühendislerin Yıllık İzinleri 1622 Mühendislerin Hastalık İzinleri

25. DOSYA TASNİF SİSTEMLERİ • ONDALIK NUMARALI (DESİMAL) SİSTEM: Onlu gruplar halinde dosyalama işlemi yapılır. Örneğin ana grup 10’lu birinci alt gruba, 1. alt grup 10’lu ikinci alt gruba, 2. alt grupta 10’lu üçüncü alt gruba ayrılabilir. Yatay genişleme olanağı fazla olan sistem olması nedeniyle, büyük organizasyonlar için uygun bir dosyalama sistemidir. Bu sistemde dosyalar, 10’dan fazla olmayan kategorilere ayrılır ve bu kategorilerden her birine 000 serisinden başlayıp 900 serisinde biten 3 haneli bir sayı verilir. Daha sonra bu sayılar, 10 sayısıyla başlayacak şekilde kendi içerisinde iki haneli alt başlıklara ayrılır.

26. DOSYA TASNİF SİSTEMLERİ 600 Turizm 640 Turizm İşletmelerinde Mutfak Yönetimi 641 …………………………………………..

27. DOSYA TASNİF SİSTEMLERİ • KONU ESASINA GÖRE DOSYALAMA SİSTEMİ: Bu sistemde konulara göre ana gruplar ve alt gruplar oluşturulur. Sistemi oluşturan ana konular genellikle iki ya da üç harfle kodlanarak gruplandırılır. AR-GE, PER, ÜR gibi. Ana konular grubu ihtiyaca yetecek sayıda oluşturulur. Ana konular, ondalıklı dosya sistemindeki gibi 10’lu olarak sınırlaması yoktur fakat görevleri aynıdır. Dosya planındaki kodlar çoğunlukla alfabetik olarak dizilir. Ana konular, gruplarının saptanmasında kuruluş yapısının gözönünde tutulması, sistemin verimliliğini arttırır.

28. DOSYA TASNİF SİSTEMLERİ

29. DOSYA TASNİF SİSTEMLERİ • KARMA DOSYALAMA SİSTEMİ: Bazen kuruluşlar için tek tasnif sistemi yeterli olmayabilir. Uygulamada kolaylık sağlamak amacıyla 2 ya da 3 sistemin birlikte kullanımı yararlı hatta zorunlu olabilir. Örneğin bir büroda dosya tasnifi için alfabetik tasnif sistemi temel alınabilir ancak içerisindeki evraklar kronolojik sıraya dizilerek ve aynı zamanda da konularına göre ayrılarak dosyalanabilir.