Governança de Tecnologia da Informação: conceitos, modelos e sua aplicação no TCU

1. Governança de Tecnologia da Informação: conceitos, modelos e sua aplicação no TCU Gledson Pompeu Corrêa da Costa

2. Governança de Tecnologia da Informação: conceitos, modelos e sua aplicação no TCU • Governança de TI • Conceitos e boas práticas • ITIL • Estrutura, conceitos e processos • COBIT • Estrutura, conceitos e processos • CMMI, ISO 17799, PMBOK e outros modelos • Visão geral • Integração e aplicação dos modelos

3. Governança de TI Qual é o seu significado? Qual é a sua importância?

4. O que é Governança de TI? “Modelo que define direitos e responsabilidades pelas decisões que encorajam comportamentos desejáveis no uso de TI” (Weill e Ross, 2004) “Processo pelo qual decisões são tomadas sobre os investimentos em TI, o que envolve: como as decisões são tomadas, quem toma as decisões, quem é responsabilizado e como os resultados são medidos e monitorados” (Forrester Research, 2005)

5. O que é Governança de TI? “Capacidade organizacional exercida pela alta direção, gerência de negócios e gerência de TI para controlar a formulação e implementação da estratégia de TI e, com isso, assegurar o alinhamento entre negócios e TI” (Van Grembergen, 2004) “Responsabilidade da alta direção, consiste em liderança, estruturas organizacionais e processos que garantem que a TI corporativa sustenta e estende as estratégias e objetivos da organização” (IT Governance Institute, 2003)

6. Governança de TI “Modelo que define direitos e responsabilidades pelas decisões que encorajam comportamentos desejáveis no uso de TI”

7. Decisões que devem ser tomadas (Weill e Ross, 2004)

8. Responsabilidade pelas decisões (Weill e Ross, 2004)

9. Principais mecanismos utilizados (Weill e Ross, 2004)

10. Mapa da Governança de TI (Weill e Ross, 2004)

11. Como a governança de TI está estruturada hoje no TCU? (Weill e Ross, 2004)

12. Arranjos típicos (Weill e Ross, 2004)

13. Arranjos mais efetivos (Weill e Ross, 2004)

14. Precisamos mudar a forma como decidimos sobre... Princípios? Arquitetura? Infra-estrutura? Aplicações? Priorização?

15. Fatores críticos de sucesso • Transparência gera confiança • Planeje explicitamente a governança de TI • Muitos problemas vêm da ausência de definições • Altere o modelo somente quando necessário • Conscientize os gerentes • Governança requer escolhas • Não é possível atender a 100% das expectativas • Tenha processos para tratamento de exceções • Defina responsáveis, indicadores e metas • Projete a governança de TI em todos os níveis (Weill e Ross, 2004)

16. Governança de TI “Processo pelo qual decisões são tomadas sobre os investimentos em TI, o que envolve: como as decisões são tomadas, quem toma as decisões, quem é responsabilizado e como os resultados são medidos e monitorados”

17. Estruturas organizacionais e a Governança de TI • Estrutura centralizada • Orçamento de TI e decisões de investimento concentrados na área de TI corporativa • Possibilidade de o CIO assumir a coordenação dos processos de governança, com a participação dos demais executivos • Concentração do poder pode inibir a definição de processos formais de governança • Desafio: identificação e tratamento adequado de demandas específicas das áreas de negócio (Forrester Research, 2005)

18. Estruturas organizacionais e a Governança de TI • Estrutura descentralizada • Independência das áreas de negócio, com tendência de fragmentação dos processos de governança • Decisões sobre investimentos otimizadas apenas localmente, sem a visão da organização • Tendência à duplicação de esforços e investimentos, pelo não compartilhamento de soluções locais • Desafio: desenvolver processos corporativos de governança que permitam priorizar e compartilhar investimentos entre áreas de negócio distintas (Forrester Research, 2005)

19. Estruturas organizacionais e a Governança de TI • Estrutura federativa • Organização híbrida, com parte das responsabilidades por TI centralizadas e parte alocada às áreas de negócio • Combina otimização de custos compartilhados com flexibilidade no atendimento de necessidades pontuais • Infra-estrutura básica e aplicações corporativas tipicamente centralizadas, com possível repasse de custos • Independência das áreas de negócio para o desenvolvimento de soluções locais, com equipes próprias • Demanda esforços significativos para manter aderência das soluções locais aos padrões da arquitetura corporativa • Desafio: encontrar o ponto de equilíbrio entre padronização (ganhos de escala) e independência (flexibilidade) (Forrester Research, 2005)

20. Estruturas organizacionais e a Governança de TI • Estrutura baseada em projetos • Variante recente da estrutura centralizada, baseada no modelo de operação das empresas de consultoria • Equipes de desenvolvimento reestruturadas como centros de competências, cuja função é prover recursos para os projetos • Função dos gerentes de TI é otimizar o uso dos recursos e garantir que as necessidades dos projetos sejam atendidas • Sucesso do modelo depende fortemente de mecanismos de governança adequados para seleção e gestão de projetos • Desafio: estabelecimento de critérios e processos eficazes para avaliação e priorização de projetos (Forrester Research, 2005)

21. Qual seria o modelo mais adequado para o TCU? Centralizado? Descentralizado? Federativo? Baseado em projetos? Nenhum deles?

22. Componentes da governança de TI (Forrester Research, 2005)

23. Estruturas de governança de TI • Posicionamento do CIO • Vinculação direta do CIO ao dirigente máximo da organização, com participação ativa em discussões estratégicas • Comitês • Grupos formados por representantes da alta direção, da área de TI e das áreas de negócios, para decisão de temas específicos • Papéis específicos • Gestor da governança de TI, responsável pela manutenção de foco permanente sobre o tema • Gerentes de relacionamento, para traduzir as implicações da governança de TI para as áreas de negócio e, por outro lado, traduzir as necessidades dessas áreas para a TI (Forrester Research, 2005)

24. Processos de governança de TI • Gestão de portfólio • Compreende a gestão integrada dos ativos de TI, do portfólio de soluções existentes e do portfólio de projetos em andamento • Decisões baseadas em visão holística da TI na organização • Gestão de demandas • Centraliza todas as demandas apresentadas à área de TI – de questões operacionais do dia-a-dia a solicitações estratégicas • Facilita a construção da visão holística da área de TI • Acordos de nível de serviço • Explicitam as condições de provimento dos serviços de TI, incluindo os custos associados, para que decisões sobre tais serviços sejam tomadas de forma consciente (Forrester Research, 2005)

25. Comunicação e governança de TI • Balanced Scorecard para TI • Construção de um BSC para TI, como instrumento para implementação, comunicação e mensuração da estratégia de TI (e seus mecanismos de governança) • Perspectivas: valor para o negócio, orientação para clientes, excelência operacional e orientação futura • Portal de Governança • Repositório para publicação de políticas, padrões, modelos de documentos e relatórios referentes à governança de TI (Forrester Research, 2005)

26. BSC para TI – Perspectivas Contribuição para o negócio Valor agregado ao negócio pelos investimentos em TI Orientação para clientes Avaliação dos usuários sobre os produtos e serviços de TI Orientação futura Capacidade de atendimento às futuras demandas por produtos e serviços de TI Excelência operacional Eficiência e eficácia dos processos associados aos produtos e serviços de TI

27. Maturidade da governança de TI (Forrester Research, 2005)

28. Dicas práticas • Patrocínio é essencial • Desenvolva as estruturas primeiro • CIO como membro do grupo executivo • Comitê para revisão, aprovação e priorização de investimentos em TI • Desenvolva os processos em seguida • Gestão de portfólio e gestão de demandas • Não reinvente a roda • COBIT, ITIL, ISO 17799, etc.

29. Governança de TI “Capacidade organizacional exercida pela alta direção, gerência de negócios e gerência de TI para controlar a formulação e implementação da estratégia de TI e, com isso, assegurar o alinhamento entre negócios e TI”

30. Gestão x Governança de TI • Gestão de TI • Oferta de produtos e serviços efetivos • Gerenciamento das operações atuais • Governança de TI • Atendimento às demandas atuais e futuras do negócio e de seus clientes (Van Grembergen, 2004)

31. Alinhamento entre negócios e TI • Não é suficiente distinguir as áreas de TI e de negócio; cada área deve ser subdividida • componentes externos  caráter estratégico • componentes internos  aspectos operacionais • Reconhecimento da necessidade de uma “Estratégia de TI” voltada para definições de escopo, competência e governança da área • Como definir essa estratégia? (Henderson e Venkatraman, 1993)

32. Modelo de Alinhamento Estratégico (Henderson e Venkatraman, 1993)

33. Como essas áreas interagem • Ajuste estratégico • Alinhamento entre o posicionamento externo e a organização interna • Integração Funcional – nível estratégico • Ligação entre as estratégias de negócio e TI • Definição de soluções de TI para modelar ou apoiar estratégias (de negócio e de TI) • Integração Funcional – nível operacional • Coerência entre as necessidades e expectativas organizacionais e a infra-estrutura de TI (Henderson e Venkatraman, 1993)

34. Como se dá o alinhamento 1. A partir da estratégia de negócios • Execução estratégica • Visão clássica de gerenciamento da área de TI • Automação de processos organizacionais, baseada em critérios de eficiência • Transformação tecnológica • Área de TI formula estratégias e organiza seus processos com base na estratégia de negócios • Menos sujeita a restrições decorrentes do atual desenho organizacional (Henderson e Venkatraman, 1993)

35. Como se dá o alinhamento 2. A partir da capacidade de inovação da TI • Potencial competitivo • Estratégia de TI influencia a estratégia de negócios • Redefine produtos e serviços e proporciona novas vantagens competitivas • Nível de serviço • Infra-estrutura de negócios é afetada diretamente pela estratégia e pela organização da área de TI • Aplicável quando produtos e serviços finais da organização são fortemente baseados em TI (Henderson e Venkatraman, 1993)

36. Modelo de Alinhamento Estratégico (Henderson e Venkatraman, 1993)

37. Antes de continuarmos... Uma revisão conceitual sobre planejamento e estratégia

38. Planejamento estratégico “Processo contínuo de, sistematicamente e com o maior conhecimento possível do futuro, • tomar decisões atuais que envolvem riscos; • organizar sistematicamente as atividades necessárias à execução dessas decisões; e • medir o resultado dessas decisões em confronto com as expectativas alimentadas.” (Drucker, 1984)

39. Gestão Estratégica “Conjunto de decisões que determinam o desempenho da organização no longo prazo. Esse tipo de gestão inclui uma análise dos ambientes interno e externo, a formulação de um referencial estratégico e a formulação, implementação, avaliação e controle da estratégia.” (TCU, 2006)

40. Estratégia “Caminho pré-definido a ser seguido para garantir a legitimidade e sobrevivência da organização no longo prazo. É o conjunto de ações necessárias ao cumprimento da missão institucional e ao alcance da visão de futuro da organização.” (TCU, 2006)

41. Objetivos Estratégicos “São os fins a serem perseguidos pela organização para o cumprimento de sua missão institucional e o alcance de sua visão de futuro. Constituem elo entre as diretrizes de uma instituição e seu referencial estratégico. Traduzem, consideradas as demandas e expectativas dos clientes, os desafios a serem enfrentados pela organização num determinado período.” (TCU, 2006)

42. Iniciativas Estratégicas “Conjunto de ações necessárias ao alcance dos objetivos estratégicos e ao preenchimento das lacunas de desempenho existentes entre a performance atual e as metas futuras. Elas se diferenciam dos objetivos estratégicos e da rotina organizacional • por serem mais específicas • por terem começo e fim predeterminados • por terem pessoas ou equipes alocados para a sua execução, bem como verba preestabelecida, se necessário. (TCU, 2006)

43. Modelo de planejamento e gestão (TCU, 2006)

44. Qual perspectiva de alinhamento estratégico se aplica ao TCU? Execução estratégica? Transformação tecnológica? Potencial competitivo? Nível de serviço?

45. Alinhamento estratégico depende de seis fatores que descrevem o comportamento da TI Comunicação Valor mensurável Governança Parcerias Arquitetura e escopo Habilidades O fator “Governança” subdivide-se em: Planejamento estratégico de negócios Planejamento estratégico de TI Estrutura organizacional Controle orçamentário Gestão dos investimentos em TI Comitês de gestores Processo de priorização Maturidade no alinhamento estratégico (Luftman, 2000)

46. Governança de TI “Responsabilidade da alta direção, consiste em liderança, estruturas organizacionais e processos que garantem que a TI corporativa sustenta e estende as estratégias e objetivos da organização”

47. Desafios • Aproveitar a capacidade da TI de impulsionar e transformar as práticas de negócios • Garantir o retorno dos investimentos em TI, por meio do equilíbrio entre o valor da informação e os custos de TI • Gerenciar os riscos gerados pela dependência de elementos fora do controle direto da organização • Gerenciar o impacto da TI sobre a continuidade de negócios, causado pela dependência da informação • Evitar as falhas de TI, que cada vez mais prejudicam o valor e a reputação da organização (IT Governance Institute, 2003)

48. Responsabilidades da alta direção • Assegurar o alinhamento entre a estratégia de TI e a estratégia de negócios • Direcionar a execução da estratégia de TI • Decisões sobre priorização de investimentos e alocação de recursos • Assegurar o cumprimento da estratégia de TI • Diretrizes claras, indicadores e metas objetivas • Promover cultura de abertura e colaboração entre as áreas de negócios e a área de TI (IT Governance Institute, 2003)

49. Responsabilidades dos gerentes • Integrar estratégias, políticas e metas da organização aos processos de TI • Prover estruturas organizacionais que suportem a implementação da estratégia de TI (comitês envolvendo TI e áreas de negócio) • Definir responsabilidades pelo gerenciamento de riscos • Desenvolver competências gerenciais em TI • Coletar métricas de processo e de resultados da TI • Focar as competências essenciais do negócio que devem ser suportadas pela TI • Focar os processos que aumentam o valor agregado ao negócio • Gerenciamento de portfólio, mudanças, incidentes e problemas • Focar a otimização dos custos de TI • Desenvolver estratégias claras para contratação em TI (IT Governance Institute, 2003)

50. Visão sistêmica (IT Governance Institute, 2003)