Efectos de la Modelación visual participativa Ejercicio

1. Efectos de la Modelación visual participativaEjercicio • Equipo Carpe Diem • Tatiana Palma • Claudia Figueroa • Gustavo Ramos • Raúl Salinas • Víctor Silva • Juan Bravo

2. * Ver páginas 114 a 117, 237 a 239 y 313 a 316 del libro Gestión de Procesos 5ª Ed.

3. Ejercicio efectos de la modelación visual participativa • Primera parte: modelos visuales en borrador con una lista de contingencias • Segunda Parte: mejoras logradas durante los borradores o que se pueden realizar antes de terminar la modelación: • Efecto de la participación • Uniformar el proceso • ¿Existen gatos amarrados? • ¿Existen carencias evidentes? • ¿Se puede agregar controles básicos? • ¿Qué dice el diagnóstico con base en el MIC? • ¿Cómo se nota la mejor comunicación ? • ¿Cuáles contingencias serán evitadas? • Otros • Tercera parte: oportunidades de mejora futuras (se revisarán después de elaborar el procedimiento)

4. Ejemplo de desarrollo del ejercicio Primera parte: modelos visuales en borrador con una lista de contingencias

6. LISTAS DE TAREAS Lista de tareas de la actividad Entregar Tomar las GDs Buscar el producto Registrar la salida Rebajar el stock Verificar el producto Entregar GD1-2 al cliente Enviar a finanzas GD3 Lista de tareas de la actividad Preparar despacho Recibir al cliente Ingresar OE Imprimir GDs Archivar OE y GD4 Guardar GDs 1 a 3 Realizada por el Despachador de la bodega Realizada por el Administrativo de la bodega

7. Lista de contingencias Preparar despacho No se puede ingresar la OE porque el cliente no la trae. No hay stock de papel autorizado por el SII para imprimir GDs. No hay stock del producto cuando consulta el administrativo. Entregar No se encuentran GDs en la carpeta porque se caen del mesón por el movimiento de productos. No se encuentra en bodega el producto requerido (aunque ya estaba reservado). No se puede rebajar el stock por caída del sistema. Aunque el producto se verificó con el cliente, persisten problemassobre modelos y estado del producto.

8. Segunda Parte: mejoras logradas durante los borradores o que se pueden realizar antes de terminar la modelación

9. Efecto de la participación: • Se logró mejorar la coordinación para el despacho de productos. • Se actualizó la documentación relacionada. • Sirvió como efecto de autocapacitación. • Se realizaron ajustes menores en los recursos necesarios para el buen funcionamiento del proceso: detalles de mobiliario, sillas, elementos para mover productos, etc. • Todos los participantes comprenden el proceso completo.

10. 2. Se logró uniformar el proceso en los siguientes aspectos: • El mesón de despacho y la secuencia física para llegar con el producto. • La hoja de registros al sacar un producto de la bodega. • La forma de almacenar y de entregar las GDs impresas. • La forma de tratar con el cliente, tanto del administrativo como del despachador, se creó un instructivo. • La forma de almacenar y entregar la GD2 (en lugar de la GD3) firmada por el cliente. • 3. Se liberaron los siguientes gatos amarrados: • La GD4 ya no es necesario imprimirla. • La OE pasó a ser interna, era innecesaria porque el administrativo tenía la información por sistema.

11. 4. Se solucionaron carencias evidentes: • Disponibilidad de recursos de apoyo para la verificación del producto que se entrega. • Aviso a bodega en cuanto se conoce el producto que está pagando el cliente. • 5. Se agregaron controles básicos: • Verificación semanal del stock de productos. • Asegurar que el cliente es quien corresponde a la entrega en curso.

12. 6. Desde el diagnóstico con base en el MIC se decidió: • Elaborar y aplicar instructivo para ordenamiento de la bodega de cada local. • Comunicar a todos los participantes los objetivos fijados por la dirección. • Aplicar instructivo de entrenamiento para todos los bodegueros y certificar la competencia (una vez completado el procedimiento). • 7. Se logró mejor comunicación interna a través de: • Objetivar las interacciones gracias a la formalización del proceso. • Discutir aspectos ambiguos con base en la modelación y no solo en creencias.

13. 8. Contingencias que serán evitadas: • En Preparar despacho • No se puede ingresar la OE porque el cliente no la trae. Ya está resuelto al enviar la OE por sistema. • No hay stock de papel autorizado por el SII para imprimir GDs. Se implementó un control semanas de insumos. • En Entregar • No se encuentran GDs en la carpeta porque se caen del mesón por el movimiento de productos. Se incorpora formulario con numeración correlativa de las GDs en la carpeta y se va marcando la que se ingresa y la que sale. • Aunque el producto se verificó con el cliente, persisten problemas sobre modelos y estado del producto. Ya está resuelto con la disponibilidad de recursos de apoyo para la verificación del producto que se entrega.

14. 9. Otras mejoras logradas durante la modelación: • Al revisar el aspecto normativo se realizaron ajustes y capacitaciones para el mejor cumplimiento, por ejemplo, aspectos de forma de la GD y se comenzó a entregar al cliente los ejemplares 1 y 3, en lugar de 1 y 2 como venía sucediendo, erróneamente. • Se completaron carencias y aspectos ambiguos en los manuales de usuario. El entrenamiento será parte de la implantación del procedimiento.

15. Tercera parte: oportunidades de mejora futuras (se revisarán después de elaborar el procedimiento)

16. Oportunidades de mejora futuras Sistema computacional muy antiguo. Se aprecian pérdidas de tiempo que ameritan un estudio. Actividades con apoyo tecnológico son lentas (los dos bodegueros comparten el mismo computador, con 5 años de uso promedio) Excesiva división del trabajo en la bodega (administrativo y bodeguero se pueden llevar a un solo cargo).