Un archivio ben organizzato: per chi? per cosa?

1. Un archivio ben organizzato: per chi? per cosa? Archivi Udi Linda Giuva 22 giugno 2013

2. Fare ordine • Un’attività femminile: perché no in archivio? • Archivio: • Strumento di gestione • Natura amministrativa • Autodocumentazione • Rapidità nelle decisioni • Come ho fatto la volta precedente?: continuità e rottura, tradizione e innovazione • Il presente come valore culturale, quello che facciamo come valore storico

3. Costruire una tradizione • Abbiamo scoperto le madri, non dimentichiamo le figlie • “Perché noi valiamo” • Produrre è una necessità, conservare è un progetto.

4. Unitarietà dell’archivio • L’importanza di chi c’è (presente) per lasciare una testimonianza a chi ci sarà (futuro). Vale a dire: il futuro comincia da oggi • Tradizione italiana, approccio internazionale

5. Costruiamo oggi il nostro archivio • Identify what you want to save • Decide what is most important to you • Organize the content (Personal Archiving in The Library of Congress,)

6. Esistono norme? • Regole per gli enti pubblici e per gli archivi privati dichiarati di notevole interesse culturale: normativa e ruolo della Soprintendenza • Esistono best practices? • Quali gli strumenti indispensabili • Sistema di classificazione e indice di classificazione • Repertorio dei fascicoli • Piano di conservazione • Manuale di gestione

7. Identificare • Registro di protocollo? • Che cos’è? • È importante per un piccolo ente privato • Fino a che punto va formalizzato? • Quali elementi indispensabili?

8. Classificare • Attività indispensabile e fondamentale per: • Cartaceo • Digitale • Ibrido

9. Che cos’è la classificazione • Attività comune a tutte le scienze dell’informazione “1. L’operazione, l’effetto, il modo del classificare; divisione o distribuzione in classi, cioè in categorie: c. delle piante, degli animali, avente lo scopo di dare un ordine alla immensa varietà delle specie, e insieme un nome che consenta di individuarle facilmente; analogamente, c. dei minerali, delle gemme, dei reperti archeologici; […….].” (Vocabolario, Treccani)  • Individuare i criteri per ordinare i documenti sulla base delle necessità funzionali dell’ente produttore dei documenti stessi al fine di creare un sistema in grado di garantire coerenza, efficienza, stabilità nel tempo

10. Classificare vuol dire ordinare • la classificazione è lo strumento per la formazione dell’archivio, cioè per l’ordinamento di TUTTI i documenti prodotti e acquisiti nello svolgimento delle attività

11. L’ARTICOLAZIONE DEL PIANO Funzioni/attività I CRITERI PRINCIPALI Autonomia dalla struttura Strutturazione su livelli

12. GLI ELEMENTI DESCRITTIVI DI UN PIANO DI CLASSIFICAZIONE • Ogni voce comprende: • un indice (espresso secondo criteri omogenei), • la denominazione della voce, • l’eventuale descrizione integrativa, • i criteri di ordinamento dei fascicoli • il collegamento alle informazioni relative ai tempi e alle modalità di conservazione (permanente, temporanea) dei fascicoli • il collegamento ai termini di consultabilità (accessibile a tutti? Esistono informazioni riservate sulla base del Codice della privacy?)

13. IL FASCICOLO • E’ l’elemento di base che andrebbe individuato già dal piano di classificazione • È un insieme di documenti relativi a un determinato affare/materia. • E’ entità logica e fisica nel caso di documenti cartacei, solo logica nel caso di documenti elettronici. • Il piano di classificazione si limita a indicare la tipologia dei fascicoli creata per ogni voce e il criterio di ordinamento (alfabetico, cronologico ecc) • Il fascicolo si apre con il primo documento inserito in relazione a un determinato oggetto e include documenti ricevuti (originali), spediti (minute), di corredo di natura preparatoria, interni (minute e originali)

14. LA FORMAZIONE DEI FASCICOLI • Nella progettazione delle tipologie di fascicoli è necessario evitare allo stesso tempo: • la frammentazione non necessaria • l’accorpamento eccessivo di documenti all’interno della stessa unità • la tendenza a costituire fascicoli intestati ai destinatari (invece che basati sull’analisi delle funzioni)

15. LA RICERCA E IL RECUPERO DEI DOCUMENTI E DEI FASCICOLI • I documenti devono essere accorpati (fisicamente se cartacei, logicamente se elettronici) in modo da soddisfare le esigenze di lavoro di chi produce i documenti e svolge le attività • Non si tratta di favorire il reperimento dei documenti per qualunque tipo di ricerca (che comunque potrà essere soddisfatta in ogni caso grazie a funzioni di information retrieval nel caso di sistemi informatici), ma soprattutto di recuperare i documenti in modo funzionale (per fascicoli in base al piano di classificazione) rispetto alle decisioni assunte o da assumere

16. L’INDICE DI CLASSIFICAZIONE • E’ il codice alfanumerico che rappresenta il livello di dettaglio del piano di classificazione

17. CLASSIFICARE QUINDI SIGNIFICA Attribuire al documento un codice Indice Inserirlo in una struttura di voci Pianodi classificazione E associarlo a una definita unità archivistica Fascicolo

18. Specifiche di ciascuna area organizzativa omogenea LA STRUTTURAZIONE SU LIVELLI Il piano di classificazione dovrebbe articolarsi su non più di tre livelli: • Funzioni • Macroattività • Attività Natura delle funzioni: Istituzionali Di funzionamento Attività di funzionamento comuni a tutte le PA e a tutte le AOO

19. utilità della fascicolazione sistematica e coerente • Principi coerenti di formazione dei fascicoli consentono di creare un sistema documentario che • riflette e facilita il concreto processo di lavoro di un’organizzazione (supportando la creazione di pratiche e dossier completi e gestibili) • permette l’integrazione tra sistemi elettronici e cartacei • evita la ridondanza nella produzione/acquisizione di documenti originali e di copie • consente lo scarto e la conservazione efficiente secondo principi di utilità amministrativa e tecnica della documentazione (si scartano gruppi di fascicoli, non singoli documenti)

20. elementi per creazione e la gestione dei fascicoli • Indice di classificazione • Posizione fisica del fascicolo • Titolo del fascicolo • Data di apertura • Data di chiusura

21. Il manuale di gestione • È un documento che descrive i procedimenti, gli strumenti, le regole del sistema documentario in funzione • va scritto dopo aver organizzato il sistema • Va monitorato e aggiornato continuamente sulla base dei cambiamenti che si produco nel sistema documentario • È un documento importante perché permette: • Condivisione delle attività e dei processi di lavoro • Normalizzazione dell’agire soprattutto in organizzazioni “leggere” che non vedono figure stabili responsabili • Consegna al futuro il funzionamento del sistema documentario

22. Decidere cosa è importante • Il paradosso della conservazione: distruggere • Farlo in maniera consapevole prima che il tempo, le necessità del momento (traslochi, chiusure di sedi…) lo facciano in maniera “brutale” • Operazione impegnativa: quale immagine voglio che sia trasmessa al futuro? • Manipolazione? • I professionisti della memoria come mediatori di cultura