WYDZIAŁ WSPÓŁPRACY Z ORGANIZACJAMI POZARZĄDOWYMI URZĄD MARSZAŁKOWSKI WOJEWÓDZTWA DOLNOŚLĄSKIEGO

1. WYDZIAŁ WSPÓŁPRACY Z ORGANIZACJAMI POZARZĄDOWYMI URZĄD MARSZAŁKOWSKI WOJEWÓDZTWA DOLNOŚLĄSKIEGO Forum Dobrych Praktyk jednostek samorządu terytorialnego na rzecz wspierania społeczeństwa obywatelskiego

2. Zakres tematyczny • Realizacja zadania publicznego, • Przygotowanie sprawozdania z realizacji zadania, • Wolontariat.

3. Obowiązki informacyjne • Obowiązek informowania, że zadanie jest współfinansowane/finansowane ze środków otrzymanych od samorządu. • Informacja na ten temat powinna się znaleźć we wszystkich materiałach, publikacjach, informacjach dla mediów, ogłoszeniach oraz wystąpieniach publicznych dotyczących realizowanego zadania publicznego.

4. umieszczania logo samorządu na wszystkich materiałach, w szczególności promocyjnych, informacyjnych, szkoleniowych i edukacyjnych, dotyczących realizowanego zadania oraz zakupionych środkach trwałych, • proporcjonalnie do wielkości innych oznaczeń, w sposób zapewniający jego dobrą widoczność.

5. Uprawnienia samorządu • rozpowszechnianie w dowolnej formie, w prasie, radiu, telewizji, Internecie oraz innych publikacjach, nazwy oraz adresu zleceniobiorcy, przedmiotu i celu, na który przyznano środki, oraz informacji o wysokości przyznanych środków.

6. Realizacja zadania • Możliwość przesunięcia środków między pozycjami kosztorysu, a nie kategoriami wydatków (koszty merytoryczne, obsługi zadania, pozostałe w tym wyposażenia i promocji) • Bez dokonania aneksów jedynie w % wymiarze określonym w umowie realizacji zadania, • Przekroczenia limitów – dotacja pobrana w nadmiernej wysokości

7. Harmonogram i inne ważne terminy • Zmiany w harmonogramie realizacji jedynie w formie aneksu, • Daty wystawienia i płatności faktur/rachunków jedynie w okresie realizacji zadania (zawartego w umowie),

8. Prawidłowy opis faktur • Faktury/rachunki, umowy (o dzieło, zlecenie) związane z realizacją zadania winny być opisane zgodnie z wymogami określonymi w Art.21 Ustawy o rachunkowości • na odwrocie winny zawierać:

9. pieczęć organizacji oraz • sporządzony w sposób trwały opis: • a. „Operacja dotyczy realizacji zadania (nazwa zadania i nazwa konkursu) .........., • b. zgodnie z zawartą umową nr ....... z dnia ..... • c. w przypadku aneksu do umowy należy dopisać: oraz zgodnie z Aneksem nr ...... z dnia......)

10. opis merytoryczny zadania, którego dotyczy (w tym czas i miejsce) • a. przeznaczenie zakupionej usługi, towaru lub opłaconej należności. • b. w jakiej części (kwotowo) została należność z faktury/rachunku opłacona ze środków pochodzących z dotacji. • c. „Stwierdzam zgodność merytoryczną” • data i czytelny podpis osoby/osób uprawnionych, zgodnie z KRS

11. sprawdzono pod względem rachunkowym i formalnym” • data i czytelny podpis osoby odpowiedzialnej za prowadzenie ksiąg rachunkowych • dekret księgowy - sposób ujęcia dowodu w księgach rachunkowych wraz z podpisem osoby dokonującej wpisu do ewidencji księgowej oraz numerem dowodu księgowego

12. Każda z faktur (rachunków) jeśli tak wskazuje umowa powinna zawierać informację o stosowaniu ustawy „Prawo zamówień publicznych” wraz z przywołaniem stosownego artykułu ustawy

13. Płatnicy podatku VAT są zobowiązani do opisu każdej faktury VAT przedkładanej do rozliczenia z dotacji. • Opis winien w sposób szczegółowy wskazywać czy podatek VAT jest kosztem dla beneficjenta.

14. Jeżeli do sprawozdania z realizacji zadania dołączane są kserokopie dokumentów księgowych, winny być to kserokopie dwustronne tak opisanych faktur/rachunków. • Kserokopie muszą być obustronnie potwierdzone za zgodność z oryginałem z datą i podpisem osoby uprawnionej, zgodnie z KRS • Przykład opisu faktury - załacznik

15. Zleceniobiorca jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej i ewidencji księgowej zadania publicznego, zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.), w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych.

16. Księgowość i kontrola zadania • Zleceniobiorca zobowiązany jest do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją zadania publicznego przez 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku, w którym realizował zadanie publiczne. • Obowiązek poddania się kontroli w tym samym terminie

17. Wykorzystanie odsetek • Zleceniobiorca zobowiązuje się do wykorzystania przekazanej dotacji zgodnie z celem, na jaki ją uzyskał i na warunkach określonych umową. • Dotyczy to także ewentualnych przychodów uzyskanych przy realizacji umowy, których nie można było przewidzieć przy kalkulowaniu wielkości dotacji, oraz odsetek bankowych od przekazanych środków, które należy wykorzystać wyłącznie na realizację zadania publicznego.

18. Rozliczenie wkładu własnego • Rozliczenie wkładu finansowego – zestawienie faktur rachunków, • Rozliczenie wkładu osobowego (społeczna praca członków/wolontariuszy) – przykład oświadczenia, • Wydatkowanie wkładu własnego a zapisy umowy,

19. Sprawozdanie z realizacji zadania publicznego • Sprawozdanie częściowe i końcowe, • Sprawozdanie częściowe powinno być złożone w terminie i na warunkach określonych w umowie (np. po wykorzystaniu wskazanego % przekazanej transzy środków), • Sprawozdanie końcowe powinno być złożone w terminie 30 dni od zakończenia realizacji zadania (data zakończenia zadania określona jest w umowie)

20. Sankcje za niezłożenie sprawozdania w terminie • Organ administracji publicznej wyznaczy nowy termin na złożenie sprawozdania, • Niezłożenie sprawozdania w nowym terminie skutkuje nałożeniem na organizacje grzywny w wysokości określonej w umowie (maksymalnie do 10% wartości dotacji nie więcej jednak niż 1000 zł), • Niezłożenie sprawozdania może być podstawą do rozwiązania umowy,

21. Naruszenie dyscypliny finansów publicznych • Zgodnie z art. 9 ust. 2 Ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych nie rozliczenie w terminie otrzymanej dotacji stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych. • Skutkuje to zgłoszeniem faktu do rzecznika dyscypliny finansów publicznych.

22. Kary za naruszenie dyscypliny • Art. 31.1. Karami za naruszenie dyscypliny finansów publicznych są: • 1) upomnienie; • 2) nagana; • 3) kara pieniężna; • 4) zakaz pełnienia funkcji związanych z dysponowaniem środkami publicznymi.

23. Kary pieniężne • Karę pieniężną wymierza się w wysokości od 0,25 do trzykrotności miesięcznego wynagrodzenia osoby odpowiedzialnej za naruszenie dyscypliny finansów publicznych

24. Sprawozdanie z realizacji zadania • Datę złożenia sprawozdania wypełnia urząd, • Część merytoryczna i finansowa sprawozdania

25. Część merytoryczna • Informacja czy zakładane cele realizacji zadania publicznego zostały osiągnięte w wymiarze określonym w części III pkt 6 oferty. Jeśli nie, wskazać dlaczego. • Opis wykonania zadania (część III pkt 9 oferty) • Opis, w jaki sposób dofinansowanie z dotacji inwestycji związanych z realizacją zadania wpłynęło na jego wykonanie,

26. Opis osiągniętych rezultatów (rezultaty miękkie), • Liczbowe określenie skali działań (rezultaty twarde).

27. Część finansowa • Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów, • Rozliczenie ze względu na źródło finansowania, • Informacja o kwocie przychodów uzyskanych przy realizacji umowy i odsetek bankowych od środków z dotacji zgromadzonych na rachunku bankowym, • Zestawienie faktur i rachunków dot. zadania

28. Zestawienie faktur • numer faktury (rachunku), • datę jej wystawienia, • wysokość wydatkowanej kwoty i wskazanie (opisanie na odwrocie faktury) , w jakiej części została pokryta z dotacji, oraz rodzaj towaru lub zakupionej usługi. • każda faktura (rachunek) powinna być opatrzona pieczęcią organizacji pozarządowej oraz zawierać sporządzony w sposób trwały opis zawierający informacje: z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta oraz jakie było przeznaczenie zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłaconej należności. • Informacja powinna być podpisana przez osobę odpowiedzialną za sprawy dotyczące rozliczeń finansowych organizacji.

29. Do sprawozdania nie załącza się faktur (rachunków), które należy przechowywać zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz postanowieniami umowy i udostępniać na żądanie Zleceniodawcy. • W przypadku umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego Zleceniodawca może żądać także faktur (rachunków) dokumentujących pokrycie kosztów ze środków innych niż dotacja przekazana przez Zleceniodawcę.

30. Załączniki • Np. listy obecności, • Publikacje, • Umowy cywilno-prawne wraz z rachunkami, • Dokumentacja fotograficzna, • Materiały prasowe

31. Oświadczenia • Nie zmienił się status prawny Zleceniobiorcy, • Informacje podane w sprawozdaniu są zgodne ze stanem prawnym i faktycznym, • Kwoty wymienione w zestawieniu faktur zostały faktycznie poniesione, • zamówienia na dostawy, usługi i roboty budowlane za środki finansowe uzyskane w ramach umowy zostały dokonane zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.) – jeśli dotyczy

32. w zakresie związanym z otwartym konkursem ofert, w tym z gromadzeniem, przetwarzaniem i przekazywaniem danych osobowych, a także wprowadzaniem ich do systemów informatycznych, osoby, których te dane dotyczą, złożyły stosowne oświadczenia zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.).

33. Najczęściej popełniane błędy w sprawozdaniach • Składanie sprawozdań dzień po terminie (np. zadanie realizowane było do 31 grudnia, sprawozdanie złożone jest 31 stycznia), • Brak jakichkolwiek załączników do sprawozdania, • Nie wykazywanie odsetek od dotacji, • Brak odniesienia do zakładanych celów i rezultatów wskazanych w ofercie i umowie,

34. Przesunięcia między pozycjami kosztorysu niezgodnie z postanowieniami umowy, • Brak wyjaśnień dot. np. zmniejszonej ilości uczestników, niezrealizowanych działań itp. • Realizacja zadania niezgodnie z harmonogramem określonym w umowie, • Nie wykorzystanie (w całości lub w części wkładu własnego)

35. W sprawozdaniu wykazywane są faktury/rachunki spoza okresu realizacji zadania (poniesione przed lub po) okresie wskazanym w umowie realizacji zadnia, • Pojawiają się „nowe” pozycje nie ujęte w umowie, • Na materiałach dołączanych do sprawozdań brak wizualizacji – loga, herbu samorządu czy wskazania informacji o źródle finansowania,

36. Wolontariat a prawo • Ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, • Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 października 2007 r. w sprawie placówek opiekuńczo-wychowawczych • Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 17 listopada 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad działania publicznych poradni psychologiczno-pedagogicznych, w tym publicznych poradni specjalistycznych

37. Do kogo stosują się unormowania dot. wolontariatu zawarte w ustawie? • obywateli polskich, • cudzoziemców przebywających legalnie na terytorium RP, • jednak jeżeli Polska zawarła z innym państwem lub organizacją międzynarodową umowę, która inaczej reguluje kwestie związane z angażowaniem wolontariuszy, stosuję się wówczas zapisy tejże umowy.

38. Kto to jest wolontariusz? • To osoba, która ochotniczo i bez wynagrodzenia wykonuje świadczenia na zasadach określonych w ustawie (art.2 pkt. 3) • Świadczenie wolontariusza jest świadczeniem odpowiadającym świadczeniu pracy.

39. Kto może korzystać ze świadczeń wolontariuszy? Organizacje pozarządowe oraz stowarzyszenia jst Podmioty lecznicze w zakresie wykonywanej przez te podmioty dzielności leczniczej Kościelne osoby prawne i jednostki organizacyjne Organy administracji publicznej oraz jednostki organizacje podległe lub przez nie nadzorowane

40. Kto nie może korzystać ze świadczeń wolontariuszy? • Podmioty uprawnione, jeżeli chcą zaangażować wolontariusza przy pracach związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. • Podmioty komercyjne - nastawione na zysk (np.przedsiębiorstwa).

41. Spółdzielnie socjalne a wolontariat • Spółdzielnie socjalne mogą angażować wolontariuszy wyłącznie w zakresie działalności pożytku publicznego (działalności na rzecz zawodowej i społecznej reintegracji członków spółdzielni). • Nie mogą angażować wolontariuszy do prowadzonej działalności gospodarczej.

42. Jakie kwalifikacje powinien posiadać wolontariusz? • Powinien posiadać kwalifikacje i spełniać wymagania odpowiednie do rodzaju i zakresu wykonywanych świadczeń, jeżeli obowiązek posiadania takich kwalifikacji i spełniania stosownych wymagań wynika z odrębnych przepisów (art. 43)

43. Przykłady: • kierowca – prawo jazdy • opiekun dzieci – uprawnienia pedagogiczne • kucharz – książeczka SANEPID

44. Kto może być wolontariuszem? • osoba pełnoletnia, • osoba niepełnoletnia - wymagana zgoda rodziców lub opiekunów, • cudzoziemiec przebywający legalnie na terytorium RP, • osoba bezrobotna

45. wolontariusz  pracownik • wolontariusz nie jest pracownikiem bo za wykonywane świadczenia nie pobiera wynagrodzenia, • wolontariusz wykonuje świadczenia na podstawie porozumienia a nie umowy o pracę, • świadczenie wykonywane przez wolontariusza jest świadczeniem odpowiadającym świadczeniu pracy, • okres wykonywania świadczeń wolontarystycznych nie wpływa na uprawnienia pracownicze (urlop wypoczynkowy, zaopatrzenie emerytalne)

46. stosunek prawny łączący korzystającego z wolontariuszem nie jest stosunkiem pracy, tylko stosunkiem cywilnoprawnym, • do spraw nie uregulowanych w porozumieniu wolontariackim i ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie stosuje się przepisy kodeksu cywilnego

47. Zakres, sposób i czas wykonywania przez wolontariusza świadczeń określa korzystający i wolontariusz w porozumieniu

48. W porozumieniu należy określić: • zakres prac, • sposób i miejsce ich wykonywania, • czas współpracy, • warunki rozwiązania

49. Forma porozumienia • jest uzależniona od okresu wykonywania przez wolontariusza świadczeń na rzecz korzystającego: • jeżeli porozumienie będzie zawierane na okres krótszy niż 30 dni korzystający nie będzie zobowiązany potwierdzać na piśmie treści porozumienia, chyba że wolontariusz wyrazi taka wolę, • obowiązek sporządzenia porozumienia na piśmie powstaje gdy świadczenie wolontariusza będzie wykonywane przez okres dłuższy niż 30 dni

50. Okres 30 dni traktowany jest jako 30 dni kalendarzowych liczonych od pierwszego dnia w którym wolontariusz wykonywał świadczenie.